製造業で文書管理システムを導入する際のポイントとは?導入事例も紹介!
最終更新日:2024/06/08
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『デジタル化の窓口』は、この国のデジタル課題「2025年の崖」に備えるため2022年にサービスをスタートしました。1,500以上のIT製品、4,000以上の導入事例を掲載し、特長・選び方を分かりやすく整理して解説することで、自社に最適な製品・サービスを見つけるお手伝いをする紹介サービスです。
目次
紙の書類が山積みになり、必要な情報を探すのに時間がかかっている人は多いのではないでしょうか。効率的な文書管理は業務の生産性向上に欠かせません。そこで、本記事では製造業における文書管理システム導入のポイントと成功事例をご紹介します。文書管理の悩みを解決し、業務効率化を実現するヒントが見つかるはずです。
「文書管理システム」の製品比較表
※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています
-
- 製品名
- 料金プラン
- プラン名金額
- 無料トライアル
- 最低利用期間
- 製品名
- 基本的な機能
-
- あいまい検索
- ページ閲覧者表示
- 属性検索
- レポート機能
- ISO文書管理
- 自動アーカイブ
- アクセス制限
- 動画共有
- ログイン連携
- 属性登録
- OCR登録
- 外部連携
- モバイル利用
- ドラッグ&ドロップ登録
- ワークフロー管理
- 文書編集
- CSVファイル出力
- ライフサイクル管理
- いいね・コメント機能
- 変更履歴記録
- 製品名
- サービス資料
- 無料ダウンロード
- ソフト種別
- 推奨環境
- サポート
-
-
-
- DX Suite Lite 30,000円/月額 備考
- 無料枠18,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
- DX Suite Standard 100,000円/月額 備考
- 無料枠50,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート(2か月)
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート - DX Suite Pro 200,000円/月額 備考
- 無料枠200,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート(2か月)
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート
- Free trial
- Minimum usage period
- 1か月
- DX suite
-
-
- DX suite
-
-
- Software type
- クラウド型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- 無料トライアル 要相談
- スターター 9,980円/月額 備考
- 同時利用制限数は1で、月間アップロード上限は10です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。 - ビジネス 49,800円/月額 備考
- 同時利用制限数は5で、月間アップロード上限は100です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- OPTIM Contract
-
-
- OPTIM Contract
-
-
- Software type
- クラウド型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- 1ヶ月トライアルプラン 30,000円/月額
- スモールプラン(クラウド版) 36万円/年(月額3万円相当) 備考
- 初期費用は不要!処理可能枚数1.2万枚前後
- スタンダードプラン(クラウド版) 96万円/年(月額8万円相当) 備考
- 初期費用は不要!処理可能枚数6万枚前後
- エンタープライズプラン(クラウド版) 240万円/年(月額20万円相当) 備考
- 初期費用は不要!処理可能枚数26万枚前後
- オンプレミスプラン(オンプレミス版) お客様に最適な プランをご提案いたします 備考
- 初期費用は不要!
- Free trial
- Minimum usage period
- 1年
- SmartRead
-
-
- SmartRead
-
-
- Software type
- クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 要相談
- 利用料金 要相談
- Free trial
- Minimum usage period
- 利用期間の最低制限なし
- eValue V Air ドキュメン…
-
-
- eValue V Air ドキュメン…
-
- Software type
- クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 0円~ 備考
- プランは5種あり、プランによっては初期費用が発生し、タイムスタンプ機能の同梱などがなされます。
- 利用料金 30,000円~/10ユーザー/月額 備考
- プランはクラウドサービス、オンプレミスの利用形態ごとにご用意しています。
ユーザー、ストレージ、AI OCR画像数の課金制です。
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- invoiceAgent 文書管理
-
-
- invoiceAgent 文書管理
-
- Software type
- クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 無料
- 無料トライアル 月額無料 備考
- 年間アップロード上限:120(月間上限:10)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:6ヶ月 - スターターS1 月額 9,980円(税抜) 備考
- 年間アップロード上限:1,200(月間上限:100)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限 - スターターS2 月額 19,800円(税抜) 備考
- 年間アップロード上限:6,000(月間上限:500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限 - スターターS3 月額 29,800円(税抜) 備考
- 年間アップロード上限:12,000(月間上限:1,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限 - ビジネスB1 月額 34,800円(税抜) 備考
- 年間アップロード上限:18,000(月間上限:1,500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限 - ビジネスB2 月額 39,800円(税抜) 備考
- 年間アップロード上限:24,000(月間上限:2,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限 - ビジネスB3 月額 49,800円(税抜) 備考
- 年間アップロード上限:36,000(月間上限:3,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- OPTiM 電子帳簿保存
-
-
- OPTiM 電子帳簿保存
-
- Software type
- クラウド型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- 無料プラン 0円 備考
- 5名まで無料で利用でき、200件までアップロード可能です。
- スタータープラン 月額9,800円~ 備考
- アップロード可能件数は500件で、10名まで利用できます。
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- バクラク電子帳簿保存
-
-
- バクラク電子帳簿保存
-
- Software type
- クラウド型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 要相談
- 利用料金 要相談
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- Legaledge(リーガレッジ)
-
-
- Legaledge(リーガレッジ)
-
- Software type
- クラウド型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 料金 要相談
- Free trial
- Minimum usage period
- 12か月~
- ジンジャーサイン
-
-
- ジンジャーサイン
-
- Software type
- クラウド型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 300,000円~ 備考
- パブリックSaaSの初期費用です。プライベートSaaS初期費用は1700,000円~です。
- プラン1 20,000円/月額 備考
- 「パブリックSaaS運用基本サービス10アカウント」です。
- プラン2 60,000円/月額 備考
- 「パブリックSaaS運用基本サービス50アカウント」です。
- プラン3 100,000円/月額 備考
- 「パブリックSaaS運用基本サービス100アカウント」です。
- 基盤サービス(最小構成) 240,000円/月額 備考
- プライベートSaaS運用基本サービスです。
- 基盤サービス(標準構成) 300,000円/月額 備考
- プライベートSaaS運用基本サービスです。
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- Documal SaaS
-
-
- Documal SaaS
-
- Software type
- クラウド型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 文書管理サービス(SaaS) 120,000円/月額 備考
- ディスク容量は10GBです。
- 文書管理パッケージ ライセンス 1,800,000円~ 備考
- 100ID~の料金です。
- Free trial
- Minimum usage period
- 6ヶ月
- EIMANAGER
-
-
- EIMANAGER
-
- Software type
- クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 要相談 備考
- スタンダードプランは300,000円、
MyQuickオンプレミスは600,000円かかります。 - スタータープラン 20,000円/月額 備考
- MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は10GB、設定可能IP数は5IP、利用可能データベース数は1です。 - スタンダードプラン 70,000円/月額 備考
- MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は50GB、設定可能IP数は20IP、利用可能データベース数は2です。 - プレミアムプラン 要相談 備考
- MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は8ユーザー、利用可能ディスク量は100GB、設定可能IP数は無制限、利用可能データベース数は5です。
- MyQuickオンプレミス 150,000円~/月額 備考
- MyQuickオンプレミス版です。
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- MyQuick
-
-
- MyQuick
-
- Software type
- クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 要相談
- 料金 要相談
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- クラウドサイン SCAN
-
-
- クラウドサイン SCAN
-
- Software type
- クラウド型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 要相談 備考
- 初回時に行う、契約書手動補正件数により異なります。
- ライセンス費用 要相談 備考
- 契約書の年間アップロード件数によって異なります。
- Free trial
- Minimum usage period
- 1年
- LegalForceキャビネ
-
-
- LegalForceキャビネ
-
- Software type
- クラウド型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- ライトプラン 132,000円(税込)/年額 備考
- 容量は5GBで、ユーザー数は無制限です。
- スタンダードプラン 264,000円(税込)/年額 備考
- 容量は20GBで、ユーザー数は無制限です。
- プレミアムプラン 528,000円(税込)/年額 備考
- 容量は50GBで、ユーザー数は無制限です。
- Free trial
- Minimum usage period
- 1年
- booMo
-
-
- booMo
-
- Software type
- クラウド型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 要相談
- 料金 要相談
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- ConTrack
-
-
- ConTrack
-
- Software type
- オンプレミス型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 70,000円
- 保守料金 800円/月額 備考
- リコー複合機1台ごとの契約となります。
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- Quickスキャン V5
-
-
- Quickスキャン V5
-
- Software type
- パッケージ型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- Team 500円/月額 備考
- 1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は10GB×契約ユーザー数。
- Business 1,500円/月額 備考
- 1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は200GB×契約ユーザー数。
- Enterprise 4,000円/月額 備考
- 1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は無制限。
- Free trial
- Minimum usage period
- 1年
- Fleekdrive
-
-
- Fleekdrive
-
- Software type
- クラウド型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ iOSアプリ Androidアプリ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- お問い合わせ お問い合わせ
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- SMILE V / eValue V…
-
-
- SMILE V / eValue V…
-
- Software type
- クラウド型ソフト パッケージ型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 料金 要相談
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- DocuWorks
-
-
- DocuWorks
-
- Software type
- クラウド型ソフト パッケージ型ソフト
- Recommended environment
- Windowsアプリ Macアプリ iOSアプリ Androidアプリ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 料金 要お問い合せ 備考
- 詳細は別途お問い合わせください。
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- 楽々Document Plus
-
-
- 楽々Document Plus
-
- Software type
- クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用・サポート費用 0円
- プラン 8 4,800円/月額
- プラン 15 9,000円/月額
- プラン25 15,000円/月額
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- NotePM
-
-
- NotePM
-
- Software type
- クラウド型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 料金 お問い合わせ
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- システムディ文書管理システム
-
-
- システムディ文書管理システム
-
- Software type
- クラウド型ソフト パッケージ型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
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-
- Project 開発キット50,160 円(税込)/年間 本番運用110,000円(税込)
- Unlimited 1,650,000 円(税込)/1開発者 備考
- 次年度以降は330,000 円(税込)/1開発者の値段になります。
- Corporate 3,300,000円(税込)/5台・年間~ 備考
- ユーザ企業(企業グループを含む)による「全社 Wagby 化」を実現可能です。
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- FastWagbyCloud
-
-
- FastWagbyCloud
-
- Software type
- クラウド型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
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- ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス (初年度保守付) 684,750円(税込)
- ASTRUX文書管理システム 保守費用 (1年間) 136,950円(税込)
- ASTRUX2.0 Option Kit 1サーバーライセンス (初年度保守付) 258,500円(税込)
- ASTRUX2.0 Option Kit 保守費用 (1年間) 275,000円(税込)
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- ASTRUX文書管理システム
-
-
- ASTRUX文書管理システム
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- Software type
- クラウド型ソフト パッケージ型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ iOSアプリ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 料金 お問い合わせ
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- 文書管理システム ソリューション(D…
-
-
- 文書管理システム ソリューション(D…
-
- Software type
- クラウド型ソフト パッケージ型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 要お問い合わせ 備考
- Businessプラン
- Businessプラン 要お問い合わせ
- Business Plusプラン 要お問い合わせ
- Enterpriseプラン 要お問い合わせ
- Free trial
- Minimum usage period
- 制限なし
- box
-
-
- box
-
- Software type
- クラウド型ソフト
- Recommended environment
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ Windowsアプリ Macアプリ iOSアプリ Androidアプリ
- サポート
- 電話 / メール / チャット /
-
価格や製品機能など、見やすい一覧表から、気になる製品をまとめてチェック!
文書管理システムとは
文書管理システムとは、企業や組織における文書の電子化、一元管理、検索、共有を効率的に行うためのソフトウェアです。紙の書類やファイルサーバーとは異なる利点を備えており、業務の生産性向上に寄与する重要なツールといえるでしょう。導入により、情報の可視化、業務の標準化、コンプライアンスの強化など、さまざまなメリットが期待できます。
紙の書類との違い
文書管理システムは、紙の書類とは大きく異なります。
まず、文書の電子化により、物理的なスペースを大幅に節約することが可能です。倉庫や書棚に保管されていた膨大な紙の書類もデジタルデータに置き換えられるため、オフィスのスリム化にも貢献するでしょう。また、高度な検索機能を使えば目的の文書をすぐに見つけ出せ、必要な情報へのアクセスが格段に速くなります。キーワードや条件を指定することで、関連する文書を一括で検索・抽出できるのも大きな利点です。
さらに、電子化された文書は複数人で同時に閲覧・編集できるため、コラボレーションの効率化にも役立ちます。リアルタイムでの共同作業が可能となり、業務のスピードアップが期待できるでしょう。加えて、自動バックアップ機能により、災害時のデータ消失リスクも大幅に軽減されるといえます。このように、文書管理システムは紙の書類の抱えるさまざまな課題を解決に導くのです。
ファイルサーバーとの違い
文書管理システムは、ファイルサーバーとも異なる特徴を有しています。
ファイルサーバーでは、フォルダ構造によって文書を管理するのが一般的ですが、文書数の増加に伴い、必要な文書を探し出すのが困難になることがあります。フォルダの階層が深くなるほど、目的の文書にたどり着くまでに時間がかかってしまうのです。
一方、文書管理システムではメタデータ(文書の属性情報)を利用した高度な検索機能を備えているため、適切なキーワードを入力するだけで目的の文書に容易にアクセスできます。例えば、文書の作成者、作成日時、タイトル、内容などの情報を手がかりに、関連する文書を瞬時に見つけ出せるでしょう。
また、文書管理システムにはワークフロー機能が搭載されていることが多く、文書の承認や回覧のプロセスを自動化できるのもメリットの一つといえます。決裁者への申請、承認状況の追跡、履歴管理などを効率的に行えるため、ペーパーレス化とともに業務の生産性向上が見込めますよ。
セキュリティ面でも、アクセス権限の設定により、機密文書の管理を徹底することが可能です。部署や役職に応じて、文書の閲覧・編集・削除の権限を細かく制御できるため、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられるのです。このように、文書管理システムはファイルサーバーの弱点を克服し、より高度な文書管理を実現します。
基本的な機能や導入メリットなど文書管理システムについてより詳しく知りたい方はこちら
製造業で文書管理システムを導入するメリット
本章では、製造業における文書管理システムの導入メリットについて解説します。製造業では、設計図面、仕様書、品質管理文書など、大量の文書を扱う必要があります。文書管理システムを導入することで、情報共有の簡易化、セキュリティの強化、保管の効率化、検索の迅速化など、さまざまなメリットが期待できるでしょう。
- 情報共有の簡易化
- セキュリティ強化
- 保管がしやすくなる
- 検索が簡単になる
情報共有の簡易化
文書管理システムを導入すれば、社内外での情報共有が格段に簡単になります。
電子化された文書はクラウド上で一元管理されるため、インターネット環境があれば、どこからでもアクセス可能です。例えば、営業担当者が外出先で顧客から設計図面を求められた場合、その場で最新版をダウンロードして提供できるでしょう。この即時性は、顧客満足度の向上にも寄与します。
また、複数の部署が関わるプロジェクトでは、文書の更新状況をリアルタイムで把握することができ、コミュニケーションの円滑化につながります。最新版の文書に全員がアクセスできるため、情報の行き違いによるミスや手戻りを防げるのです。
さらに、バージョン管理機能により、変更履歴も追跡できるため、トラブル発生時の原因究明も容易になるはずです。過去のバージョンを参照することで、問題の発生箇所や原因を特定しやすくなり、迅速な対応が可能となります。
加えて、文書管理システムは、社外の取引先とのコラボレーションにも威力を発揮します。クラウド上で文書を共有することで、メールでのファイルのやり取りが不要になり、業務の効率化が図れるでしょう。リアルタイムでの共同編集機能を活用すれば、遠隔地との打ち合わせもスムーズに進められます。
このように、文書管理システムは、社内外の情報共有を簡易化し、コミュニケーションの活性化と業務の効率化に寄与するのです。
セキュリティ強化
製造業では、設計図面や製品仕様書など、機密性の高い文書を多く扱います。
これらの重要文書が外部に漏えいした場合、企業の競争力に大きな影響を与えかねません。文書管理システムを導入することで、セキュリティを強化し、情報漏えいのリスクを最小限に抑えることが可能となります。
まず、アクセス権限の設定により、閲覧・編集・削除できるユーザーを細かく制限できるため、不必要な情報へのアクセスを防げるでしょう。部署や役職、プロジェクトごとに権限を設定することで、機密文書の管理を徹底できます。
また、監査証跡機能により、文書の変更履歴や閲覧履歴を記録できるため、不正アクセスの抑止力になります。いつ、誰が、どの文書にアクセスしたのかを追跡できるので、万が一の情報漏えいが発生した場合も、原因の特定が容易になるのです。さらに、クラウド型の文書管理システムでは、データの暗号化や二要素認証など、高度なセキュリティ対策が施されているケースも多いといえます。サーバー自体のセキュリティも強固であるため、社内の管理体制の不備によるリスクを軽減できるでしょう。
加えて、文書管理システムでは、機密文書の持ち出しを制御することも可能です。印刷や外部デバイスへのコピーを制限したり、watermarkを挿入したりすることで、不正な持ち出しを防げるのです。このように、文書管理システムは、製造業における重要文書の保護に欠かせないツールといえるでしょう。
保管がしやすくなる
製造業では、品質管理の観点から、文書の長期保存が求められることがあります。例えば、航空宇宙産業では、設計図面や製造記録を数十年にわたって保管しなければならないケースもあるのです。
紙の文書では、倉庫や書棚のスペースを大量に消費してしまいますが、文書管理システムを導入すれば、この問題を解決できます。電子化された文書はデータとしてサーバーに保存されるため、物理的なスペースを大幅に節約可能です。倉庫の維持コストや文書の劣化リスクを低減できるため、長期保存に適しているのです。
また、自動バックアップ機能により、災害時のデータ消失リスクも軽減されるでしょう。クラウドにデータを保存すれば、事業所が被災した場合でも、文書を失うことなく復旧できます。加えて、文書管理システムでは、文書の保存期間を設定しておくことで、保管コストの最適化も可能です。法的な保存期間を過ぎた文書を自動的に削除できるため、不要なデータを溜め込むことなく、効率的な文書管理が実現するのです。
さらに、電子化された文書は、劣化の心配がないため、長期的な見読性も確保されます。何十年も前の図面でも、作成当時と同じ品質で参照できるのは大きなメリットといえるでしょう。このように、文書管理システムは、製造業における文書の長期保存に最適なソリューションなのです。
検索が簡単になる
製造業では、過去の設計図面や仕様書を参照する必要が頻繁に発生します。例えば、類似製品の開発時に過去の設計を流用したり、トラブル発生時に類似事例を検索したりするケースがあるでしょう。
紙の文書では、目的の資料を探し出すのに多大な時間と手間がかかってしまいますが、文書管理システムを導入すれば、この課題を解決できます。文書管理システムでは、文書のタイトルや内容、作成者、作成日時などのメタデータを手がかりに、キーワード検索することが可能です。必要な情報を瞬時に見つけ出せるため、業務の大幅なスピードアップが期待できるのです。
また、OCR(光学文字認識)機能により、スキャンした紙の文書の内容もテキスト化され、検索対象に含められるでしょう。過去の紙の図面なども、デジタル化することで、検索可能な状態になるのです。
さらに、文書管理システムの中には、AIを活用した高度な検索機能を備えたものもあります。自然言語処理技術により、文脈を理解した上で関連する文書を抽出してくれるため、より的確な検索結果が得られるでしょう。
加えて、類似文書の検索機能も強力です。過去の類似設計を参考にすることで、設計の効率化や品質向上が期待できます。このように、文書管理システムは、膨大な文書の中から必要な情報を素早く見つけ出すことを可能にします。業務の効率化と生産性の向上に大きく貢献するツールといえるでしょう。
製造業における文書管理システムの選定ポイント
本章では、製造業で文書管理システムを選定する際のポイントについて解説します。文書管理システムには、オンプレミス型とクラウド型があり、それぞれにメリット・デメリットがあります。
また、自社の業務に適したシステム要件を確認することが重要です。さらに、将来的な拡張性を見据えたスケーラビリティも考慮すべきでしょう。これらのポイントを踏まえて、最適な文書管理システムを選定しましょう。
- オンプレミス型とクラウド型の比較
- システム要件の確認
- スケーラビリティの重要性
オンプレミス型とクラウド型の比較
文書管理システムは、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムを構築するタイプで、高いカスタマイズ性が特徴です。自社の業務プロセスに合わせて柔軟にシステムを設計できるため、独自の機能を実装することが可能となります。また、セキュリティ面でも、自社で管理できるため、安心感があるでしょう。
一方、クラウド型は、ベンダーが提供するクラウドサービスを利用するタイプで、初期コストを抑えられるのが大きなメリットです。サーバーの調達や保守は不要で、月額課金制のため、コスト負担が軽減されます。また、どこからでもアクセスできるため、リモートワークにも適しているのです。ただし、カスタマイズ性は限定的で、セキュリティはベンダーに委ねることになります。
自社の要件に合わせて、適切なタイプを選ぶことが肝要でしょう。
システム要件の確認
文書管理システムを選定する際は、自社の業務に必要な機能を洗い出し、システム要件を明確にすることが重要です。例えば、CADデータの管理が必要な場合は、CADファイルのビューア機能や、部品表との連携機能が不可欠でしょう。
また、電子承認機能が必要な場合は、ワークフロー機能の充実度をチェックすべきです。承認ルートの設定や、承認状況の可視化など、業務に適した機能を備えているかを見極めることが大切です。さらに、他システムとの連携も考慮すべきポイントです。例えば、ERPシステムとの連携により、製品情報や在庫情報と紐づけて文書を管理できれば、業務の効率化が図れるでしょう。
自社の業務フローを分析し、必要な機能を明確にした上で、システム要件に合致した文書管理システムを選定することが肝要です。
スケーラビリティの重要性
製造業では、事業の拡大に伴い、扱う文書の量が増大していくことが予想されます。そのため、文書管理システムには、将来的な拡張性を見据えたスケーラビリティが求められるのです。
例えば、ユーザー数や文書数が増えても、パフォーマンスが低下しないことが重要です。クラウド型の文書管理システムでは、サーバーリソースを柔軟に増強できるため、スケーラビリティに優れているケースが多いです。また、グローバル展開を見据えている企業では、多言語対応も必須の要件となります。海外拠点でもスムーズに文書管理システムを利用できるよう、言語切り替え機能などを備えているかをチェックすべきでしょう。
さらに、M&Aによる事業拡大を予定している場合は、他社の文書管理システムとのデータ移行の容易さも重要なポイントです。将来の事業展開を見据えて、スケーラビリティの高い文書管理システムを選定することが肝要といえるでしょう。
製造業の文書管理システム導入事例
本章では、製造業における文書管理システムの導入事例を解説します。自動車メーカー、機械メーカー、食品メーカーなど、さまざまな業種で文書管理システムが活用されています。
各社の導入事例を通じて、文書管理システムがもたらすメリットを具体的に見ていきましょう。業務の効率化や品質向上、コンプライアンス強化など、多岐にわたる効果が期待できます。
- 自動車メーカーの事例
- 機械メーカーの事例
- 食品メーカーの事例
自動車メーカーの事例(トヨタ自動車)
トヨタ自動車では、グローバルな開発拠点間での設計文書の共有に文書管理システムを活用しています。従来は、拠点ごとに異なるシステムを使用していたため、情報共有に手間がかかっていました。
しかし、文書管理システムを導入することで、全拠点で統一的な文書管理が可能になったのです。設計文書の検索性が向上し、開発のスピードアップが図れたといいます。また、バージョン管理機能により、設計変更の履歴を追跡できるようになり、品質管理の面でも大きな効果があったそうです。
さらに、アクセス権限の設定により、機密情報の漏えいリスクを低減することができました。グローバルな開発体制を支える基盤として、文書管理システムが大きな役割を果たしているのです。
機械メーカーの事例(山崎マザック株式会社)
工作機械メーカーの山崎マザック株式会社は、受注生産に伴う大量の製品図面の管理に文書管理システムを活用しています。同社では、数万点におよぶ部品図面を管理する必要があり、これまでは紙の図面を保管していたそうです。
しかし、文書管理システムを導入し、図面のデジタル化を進めたところ、検索性が大幅に向上し、設計業務の効率化が図れたといいます。また、過去の類似設計事例を容易に参照できるようになったため、設計品質の向上にもつながったそうです。
さらに、図面の電子化により、保管スペースを大幅に削減できたのも大きなメリットだったようです。受注生産における製品図面の管理に、文書管理システムが威力を発揮した事例といえるでしょう。
食品メーカーの事例(キユーピー株式会社)
食品大手のキユーピー株式会社では、品質管理文書の電子化に文書管理システムを活用しています。同社では、原料の受入から製品の出荷まで、さまざまな品質管理文書を扱う必要があります。従来は紙の文書で管理していたため、情報の共有や検索に時間がかかっていたそうです。
そこで、文書管理システムを導入し、品質管理文書の電子化を進めたところ、関連部署間の情報共有がスムーズになり、業務の効率化が図れたといいます。また、監査証跡機能により、文書の承認履歴を追跡できるようになり、コンプライアンス対策にも役立っているそうです。
さらに、クラウド型の文書管理システムを採用したことで、災害時のBCP対策にもつながったといいます。品質管理業務における文書管理の重要性を示す事例です。
そのほかの文書管理システムの導入事例をより詳しく紹介した記事はこちら
製造業における文書管理システムの活用シーン
本章では、製造業における文書管理システムの活用シーンを解説します。文書管理システムは、単なる文書の保管だけでなく、ERPやSCMとの連携により、業務の効率化に寄与します。また、DXの促進にも役立つでしょう。
さらに、AIやIoTとの連携により、より高度な文書管理の可能性が広がっています。文書管理システムの多様な活用方法を見ていきましょう。
- ERPやSCMとの連携
- DXの促進
- AIやIoTとの連携可能性
ERPやSCMとの連携
文書管理システムは、ERPやSCMシステムとの連携により、より効果的な活用が可能となります。
例えば、受発注業務では、注文書や請求書などの文書を自動的に登録・処理することで、手作業を大幅に削減できるでしょう。また、部品表や品質管理文書などをサプライチェーン全体で共有することで、情報の遅延や行き違いを防ぎ、円滑な連携が実現します。
さらに、生産計画や在庫管理などの情報と文書を紐づけることで、トレーサビリティの向上にも寄与するでしょう。ERPやSCMシステムとシームレスに連携する文書管理システムは、製造業のデジタル化に欠かせないツールといえます。
DXの促進
製造業におけるDXの取り組みにおいて、文書管理システムは重要な役割を果たします。
紙の文書をデジタル化することで、業務のペーパーレス化を推進し、効率化を図ることができるでしょう。また、電子化された文書は、クラウド上で共有・編集することが可能となり、リモートワークやコラボレーションの促進にもつながります。
さらに、文書データを活用することで、業務プロセスの可視化や分析が容易になり、業務改善のPDCAサイクルを回すことも可能です。加えて、電子署名や監査証跡機能により、コンプライアンス対策の強化にも寄与するでしょう。文書管理システムは、製造業のDXを加速する上で、欠かせないインフラとなっているのです。
AIやIoTとの連携可能性
文書管理システムは、AIやIoTとの連携により、さらなる高度化が期待されます。
例えば、AIを活用した自動分類機能により、大量の文書を効率的に整理することが可能となるでしょう。また、OCRとAIを組み合わせることで、紙の文書から自動的にデータを抽出し、分析に活用することもできます。さらに、IoTセンサーから収集したデータと文書を紐づけることで、設備の稼働状況や品質情報などを可視化し、トラブルの予兆を早期に検知することも可能になるかもしれません。
加えて、AIによる自然言語処理を利用することで、過去の設計文書から知見を抽出し、新たな製品開発に役立てることも期待されます。文書管理システムとAIやIoTの連携により、製造業の業務は大きく変革していくでしょう。
製造業におすすめの文書管理システム4選
本章では製造業において利用されることを想定した場合におすすめできる文書管理システムを4つ紹介します。ぜひ比較検討する際に参考にしてください。
【さらに多くの無料の文書管理システム製品を比較した記事はこちら】
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株式会社Cogent LabsのSmartReadは、独自開発のAIを活用することで認識率99.22%を誇るAI-OCRサービスです。コージェントラボが独自に開発した人工知能(AI)により、注文書や契約書、アンケート、預金通帳など多様なタイプのドキュメントを素早く正確に読み取り、情報を抽出。サードパーティツールを通して業務システム等に連携することで、データの利活用を促進します。SmartReadは事前学習済みのAIを活用することで、お客様による事前設定工数を大幅に削減できるだめ、作業時間やコストの削減に貢献します。
製品のおすすめポイント
1 高精度な文書仕分け&読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減
独自開発のAIエンジンを活用し、ドキュメントの種類を自動で判別・仕分けした上で、あらゆる活字や手書き文字を高精度で読み取り可能。従来人手をかけていたデータ入力作業をSmartReadに置き換えることでその時間やコストを削減し、人にしかできない業務にリソースを投下できるため、生産性の向上を実現します。
2 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ
新しいツールのスムーズな導入を実現するためには、使いやすさが不可欠です。実際に利用する現場従業員への教育も不要なSmartReadのUI/UXは多くのお客様に評価されており、一部署だけでなく全社的な業務効率向上に貢献できます。
3 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる
ドキュメントの「データ化」は決してゴールではなく、そのデータをいかに活用できるかが重要です。SmartReadはAPIをはじめとする連携機能が充実しているため、RPAやデータ連携ツールを通して既存システムとスムーズに連携し、企業のデータ活用やDXを推進します。
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 文書管理システム 外部連携 ワークフロー管理 文書編集 ISO文書管理 CSVファイル出力 アクセス制限 ドラッグ&ドロップ登録 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 取消線対応 英語対応 英語以外の言語対応 自動補正機能 非定型帳票対応 手書き文字対応 撮影画像対応 画像読み取り 準定型帳票対応 Excel変換 API連携 Word変換 RPA連携 ベリファイ機能
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文書管理システム AI OCR 契約書管理システム
株式会社オプティムのOPTIM Contractは、AIを活用した契約書管理サービスです。契約書データのアップロードでAIが契約書のタイトル・企業名・契約締結日・契約終了日を取得し、契約書一通ごとの情報を管理します。フリーワード・タグ・全文での検索など柔軟な検索機能を持ち、契約更新も自動でリマインドされるなど契約管理に必要な要素が詰まっています。また、権限の与えられた契約書にのみアクセスが許可され、役割に応じた権限管理が可能です。
製品のおすすめポイント
1 AIが自動で、契約書の管理台帳を作成
OPTiM Contractは、契約書管理業務を劇的に効率化できるサービスです。
契約書の管理台帳をAIが自動作成してくれるので、手間のかかる入力業務をなくすことができます。契約終了や自動更新の時期を自動通知する機能があり、契約管理のミスも削減可能です。OPTiM Contractを導入すれば、契約管理業務の効率化だけでなく、ミスの削減にもつながります。2 スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化
サービスの使いやすさもOPTiM Contractの大きな魅力といえます。
既存の契約書をOCR処理でテキストデータ化できるので、紙と電子の契約書が混在していても一元管理が可能です。スキャンデータの契約書に使われている単語でも検索でき、契約書の検索や確認にかかる時間の削減にも大きな効果を発揮します。3 電子帳簿保存法に則して電子契約を保管可能
OPTiM Contractは、国内に利用企業の多い電子契約サービスとの連携機能も充実しています。連携済みのサービスで締結した契約書は、OPTiM Contractに簡単にアップロードが可能です。「Adobe Sign」や「クラウドサイン」、「GMOサイン」、「WAN-sign」、「Docusign」に対応しています。すでに電子契約サービスを利用している場合は、連携によりさらなる業務効率化につながります。
4 セキュリティ対策も万全
電子取引保存の法的要件認証であるJIIMA認証を取得しています。契約書PDFの手動アップロードも可能なので、紙契約と電子契約の両方を、改正電子帳簿保存法の電子取引の保存要件を満たした上で一元管理ができます。
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 属性検索 外部連携 OCR登録 CSVファイル出力 アクセス制限 ドラッグ&ドロップ登録 他サービス連携 英語対応 手書きの読み取り可 スキャンデータの文字検索可 AI自動管理 リスク検出 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 英語対応 非定型帳票対応 手書き文字対応 画像読み取り 準定型帳票対応 タイムスタンプ API連携 データベース連携
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株式会社インフォディオのスマートOCRは、紙の文書や帳票をスキャン・撮影された画像データからテキストデータを抽出するクラウド型業務効率化支援ソリューションです。AIによるディープラーニングを活用し、手書き文字や非定型帳票などにも対応した高精度の読取を実現します。使用の際、毎回アップロードを行う必要はなく、フォルダ指定を行うだけで自動アップロードからOCR変換、そしてCSV出力までできる使い勝手の良さも魅力です。
製品のおすすめポイント
1 基本の特長となる高精度な文字認識と全自動変換
AIのディープラーニングによる⾃動⽂字列認識機能で、ノイズのある画像でも⽂字列だけを探し出して、テキストに変換することが可能です。また、プロジェクションマッピング技術を用いた歪み・たわみ補正機能により写真で撮影した歪んだ書類、台形の書類も整形することができるので、様々なケースでも精度高く読み取れます。
2 各書類への対応力が高い、頼れるデータ抽出エンジン
高度なデータ抽出力により、請求書、決算書、勤務管理表、健康保険証、領収書、通帳、源泉徴収票など、書式の形式にかかわらず帳票画像のデータ化が可能です。また、フォーマットの異なる請求書から、共通のデータ抽出テンプレートを作成し「請求日」「会社名」「請求金額」「振込口座」 等の項目を自動的にデータ抽出もできます。
3 操作画面もユーザー管理も分かりやすく、セキュリティも安心の設計
文字の確認がしやすい操作画面を使用できます。ステータスが未確認・ダウンロード済などタグで色分けされたり、対応する文字色のついたラインがひかれるため一目で確認可能。ユーザー管理も、グループ内で情報の共有・分担作業ができるので効率的です。セキュリティ面も2段階認証、IPアドレス制限など厳重なので安心。
ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 名刺スキャン 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 取消線対応 英語対応 自動補正機能 非定型帳票対応 手書き文字対応 撮影画像対応 画像読み取り 準定型帳票対応 スマホでスキャン可 API連携 RPA連携 ベリファイ機能 データベース連携
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文書管理システム AI OCR 電子帳票システム
株式会社インフォディオのDenHo(デンホー)は、オフィスの紙帳票・PDFをいつでもどこでも検索・閲覧可能に、電子帳簿保存はこれ1つで簡単対応できる電子帳簿保存クラウドサービスです。DenHo(デンホー)はAI-OCR・タイムスタンプも標準搭載だから、追加料金は不要。これひとつで電子帳簿保存法対応することができます。また、非常にシンプルな機能であることから誰でもすぐに使いこなすことができます。初期設定もほとんど不要なため、すぐに使い始めることができます。電子帳簿保存で業務効率化を図りたい企業はもちろん、電子帳簿保存の準備にまだ手をつけられていない企業や、電子帳簿保存の準備に人的リソースを割けそうにない企業への迅速な電子帳簿保存導入をDenHo(デンホー)は強力に支援いたします。
製品のおすすめポイント
1 ラクラク電子保存、 AIが自動で分類・データ化
FAX、メール、スキャナーなどから帳票の読込み・文字の読み取り・データ化・帳票の分類化までをAI-OCRが自動で行います。もうデータを手打ち入力する必要はありません。
2 全ての保存帳票の文字列を検索可能(全文検索)
画像からもAI-OCRで項目をデータ化しているため紙帳票・電子帳票問わず、すべての帳票から全文検索することが可能です。また付与したタグの検索や、日付や金額の範囲検索にも対応しています。
3 どこからでも確認・検索OKでテレワークを促進
紙帳票と電子帳票を問わずどんな場所でも検索・閲覧可能なため、紙による制約がなくなり在宅勤務を促進します。
4 手書き文字の帳票もデータ化
Denho(デンホー)に搭載されているAI-OCRエンジンは手書き文字の読み取りも可能です。手書きの領収証や注文書をアップロードするだけで帳票内にある画像の文字がテキストデータへ変換されます。
今の手書きでの運用はそのままでも問題なく、取引先に負担を強いることもありません。 電子帳簿保存以外にも、ホワイトボードの写真を議事録として保存する等、使い方のアイデアは広がります。5 大手企業で実績のある安心の技術
DenHoは実績の豊富な当社製品「スマートOCR」の超高精度・高速なAI-OCRエンジンを搭載しています。セキュリティやシステム可用性においては「スマートOCR」と同じ基準で運用されています。
「スマートOCR」は国税庁や、国勢調査、みずほ銀行、JTBなど、官公庁や大手企業でも採用されております。 また、社内でも複数の部門間で共有してガバナンスを高めることができます。ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 電子帳票システム 電子帳簿保存法対応 インボイス制度対応 タイムスタンプ AI OCR機能 帳票種類分け(タグ付け) 名刺スキャン 非定型帳票対応 手書き文字対応 撮影画像対応 画像読み取り 準定型帳票対応 ワークフロー スマホでスキャン可 タイムスタンプ Excel変換 API連携 Word変換 PDF編集 RPA連携
製造業で文書管理システムを導入しましょう
製造業における文書管理システムの導入は、業務効率化と生産性向上に大きく貢献します。導入のポイントを押さえ、自社に合ったシステムを選択することが成功への鍵となります。
本記事で紹介した導入事例を参考に、文書管理の課題解決に向けた一歩を踏み出してみてください。文書管理の改善により、業務の効率化を実現し、競争力の強化につなげましょう。
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