文書管理システム「Easy Checkout」とは？主な機能や使い方を紹介

書類の管理にお困りではありませんか。重要な書類が見つからない、バージョン管理ができていない、といった悩みを抱えている人は多いのではないでしょうか。

そのような悩みを解決してくれるのが、文書管理システム「Easy Checkout」です。本記事では、「Easy Checkout」の主な機能や使い方を紹介します。

文書管理の重要性と課題

文書管理は、業務上必要な文書の作成から共有、保管、廃棄までを一元的に管理する仕組みのことです。企業活動では、人事関連書類、契約書、マニュアル、各種資料など、多種多様な文書が行き交います。

これらの文書を効率的に扱い、そのライフサイクル全体を適切に管理することが、文書管理の主眼となります。また、電子化された文書を管理するITシステム自体を指して「文書管理」と呼ぶこともあるのです。

現代のビジネス環境では、デジタル化の波が加速度的に進み、市場の変化のスピードが増しています。このため、意思決定の遅れが致命傷になりかねません。スピーディーかつ正確な意思決定のためには、文書を整然と整理し、必要な情報に迅速にアクセスできる環境が必要です。

加えて、企業が保有するデータベースには、顧客の個人情報や社員の機密情報なども含まれているため、文書の漏洩や紛失を防ぐセキュリティ対策も重要になります。

つまり、文書管理の本質は、文書の検索性を高めつつ、情報セキュリティを万全にすることにあるのです。こうした文書管理の一連の流れを支えるITソリューションには、「ドキュメント管理システム」や「文書管理ソフト」といった名称が付けられています。

文書管理システム「Easy Checkout」とは

本章では、文書管理システム「Easy checkout」の概要や魅力について解説します。導入するシステムに悩んでいる人は、参考にしてください。

文書管理システム「Easy checkout」の公式HPはこちら

製品概要

TOPPANエッジ株式会社の「Easy Checkout」は、企業や組織における文書管理業務を効率化するためのクラウドベースのソフトウェアです。ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で文書のアップロードや共有ができ、バージョン管理機能によって編集作業中のトラブルを防止。高度なフルテキスト検索機能を備えているため、目的の文書に素早くアクセスできるのも大きな特徴です。

セキュリティ面では、文書ごとにアクセス権限を設定可能。重要な情報を部外者から守りつつ、必要な人には適切なアクセス権を付与できます。また、監査ログ機能によって、文書へのアクセス記録を追跡。不正な操作を抑止し、トラブル発生時の原因究明をスムーズに行えます。

利用形態は、無料プランと有料プランの2種類を用意。無料プランは機能が限定的ながらも、基本的な文書管理ニーズを満たす内容になっています。一方、有料プランではストレージ容量が1TBに拡大し、ユーザー数の制限もなくなるため、大規模な組織での利用にも適しています。

クラウドベース

「Easy Checkout」はクラウドベースのシステムであるため、ユーザーは専用のソフトウェアをインストールする必要がありません。インターネットに接続できる環境があれば、WebブラウザからいつでもEasy Checkoutにアクセス可能。社内の文書管理サーバーを設置・運用する手間が省けるため、ITコストの削減につながります。

また、クラウド上で文書を一元管理できるため、バージョンの混同や重複作業のリスクを防げます。同じ文書を複数人で編集する場合も、常に最新のファイルを共有できるため、スムーズなコラボレーションが可能。さらに、クラウドベースであれば、サーバーのメンテナンスやバックアップなどの運用負荷も軽減できるのです。

アクセシビリティの高さ

「Easy Checkout」の大きな強みは、時間や場所を選ばずに文書にアクセスできる点にあります。クラウドベースのシステムであるため、インターネットに接続できる環境があれば、オフィスでも自宅でも、出張先でも、いつでも文書の閲覧や編集が可能。PCだけでなく、スマートフォンやタブレットにも対応しているため、通勤電車の中など、隙間時間を活用した文書確認も行えます。

この高いアクセシビリティは、業務の効率化と生産性の向上に直結します。営業担当者が外出先で商談資料を修正したり、経理担当者が自宅で請求書をチェックしたりと、場所や時間に縛られない柔軟な働き方を実現。ペーパーレス化による文書の検索スピードの向上も相まって、業務全体の生産性を大きく高めることができるのです。

また、アクセシビリティの高さは、災害対策の面でもメリットがあります。オフィスが被災して物理的な文書が失われた場合でも、クラウド上の文書は安全に保管されているため、事業の早期復旧に役立ちます。

文書管理システム「Easy Checkout」の主な機能

「Easy checkout」にはさまざまな機能が備わっています。本章では主な機能「文書のアップロード」「バージョン管理」「フルテキスト検索」「アクセス権限設定」「モバイル対応」の5つの機能を見ていきます。

1. 文書のアップロード/共有
2. バージョン管理
3. フルテキスト検索
4. アクセス権限設定
5. モバイル対応

1.文書のアップロード/共有

「Easy Checkout」では、ドラッグ＆ドロップの直感的な操作で文書をアップロードできます。アップロードされた文書は、クラウド上に保存されるため、インターネット環境があればどこからでもアクセス可能。社内の関係者と簡単に文書を共有できるので、スムーズなコラボレーションが実現します。

2.バージョン管理

文書の変更履歴を自動的に記録し、過去のバージョンにいつでも戻せる「バージョン管理」機能を備えています。これにより、編集作業中のトラブルによるデータ損失を防げるだけでなく、変更前の内容を参照したい場合にも便利。さらに、各バージョンの変更点を比較することもできるので、レビュー作業の効率化にも役立ちます。

3.フルテキスト検索

キーワードを入力するだけで、文書内のテキストを検索できる「フルテキスト検索」機能を搭載。目的の情報を素早く見つけ出せるので、膨大な量の文書を扱う場合でもストレスを感じません。また、検索結果のハイライト表示によって、関連箇所を一目で把握できるのもポイントです。

4.アクセス権限設定

文書ごとに、閲覧や編集、ダウンロードなどの権限を設定可能。機密性の高い文書を、関係者以外がアクセスできないようにしたり、編集可能なユーザーを限定したりと、きめ細かなセキュリティ対策が行えます。これにより、重要な情報の流出を防ぎつつ、円滑な情報共有を実現できるのです。

5.モバイル対応

スマートフォンやタブレットに対応したモバイルアプリを提供。外出先からでも、手軽に文書の閲覧や編集が行えます。クラウドにデータが保存されるため、デバイス間での同期も自動的に行われ、いつでも最新の状態で文書を利用できるのが魅力です。

文書管理システム「Easy Checkout」の使い方

本章では「Easy checkout」の使い方を解説していきます。導入した際に参考にしてください。

• ログイン方法
• フォルダ/ファイルの作成
• 共有設定
• 検索方法
• スマートフォンアプリの活用

ログイン方法

「Easy Checkout」にログインするには、まず専用のURLにアクセスします。ログイン画面が表示されたら、ユーザーIDとパスワードを入力し、「ログイン」ボタンをクリック。

初回ログイン時には、システム管理者から発行された初期パスワードを使用し、ログイン後に任意のパスワードに変更することをおすすめします。また、二要素認証を設定している場合は、SMS等で受け取った認証コードの入力も必要になります。

フォルダ/ファイルの作成

ログイン後の画面左側に表示されるフォルダツリーから、ファイルを保存したい場所を選択。フォルダ名の右側にある「+」アイコンをクリックすると、新しいフォルダを作成できます。

ファイルのアップロードは、保存先のフォルダを開いた状態で、画面上部の「アップロード」ボタンをクリックし、ファイルを選択するか、ファイルをドラッグ＆ドロップすることで行えます。また、「新規作成」ボタンから、Word、Excel、PowerPointなどの文書を直接作成することも可能です。

共有設定

フォルダやファイルを共有するには、対象のアイテムを右クリックし、表示されたメニューから「共有」を選択。共有設定画面で、共有したいユーザーやグループを指定し、それぞれの権限（閲覧のみ、編集可能など）を設定します。

「招待メールを送信」にチェックを入れると、指定したユーザーに共有についてのメールが自動で送られる仕組み。外部ユーザーとの共有も可能で、その場合はメールアドレスを入力するだけでOKです。

検索方法

画面上部の検索ボックスにキーワードを入力し、「検索」ボタンをクリックするだけで、文書内のテキストを検索できます。

検索オプションを使えば、ファイル名やフォルダ名、更新日時などの条件を指定したり、AND検索やOR検索を行ったりすることも可能。さらに、「詳細検索」画面では、ファイル形式や作成者などの詳細な条件を設定でき、目的のファイルに素早くたどり着けます。

スマートフォンアプリの活用

専用のモバイルアプリをダウンロードすれば、スマートフォンやタブレットからも「Easy Checkout」を利用できます。アプリのログイン方法はPCと同様で、ユーザーIDとパスワードを入力するだけ。

直感的な操作性を重視したインターフェースになっているので、PCに不慣れなユーザーでも戸惑うことはありません。外出先での資料確認や、移動中の隙間時間を使った文書の編集など、場所を選ばずに業務を進められるのが魅力です。

文書管理システム「Easy Checkout」の料金プラン

文書管理システム「Easy Checkout」には、無料プランと有料プランの2種類が用意されています。それぞれの特徴や利用法を詳しく見ていきましょう。

1. 無料プラン
2. 有料プラン

1.無料プラン

• 料金：完全無料
• ストレージ容量：10GB
• ユーザー数：最大5人
• 主な機能：文書のアップロード/共有、バージョン管理、フルテキスト検索、モバイルアプリ

無料プランは、小規模なチームでの利用や、システムの試用に最適です。基本的な文書管理機能が揃っているため、手軽に利用を始められるのが魅力です。

ただし、ストレージ容量が10GBに制限されているので、大量の文書を扱う場合は物足りなく感じるかもしれません。また、ユーザー数は最大5人までに限定されているため、大規模な組織での利用には向きません。

無料プランでは、文書の共有やバージョン管理、フルテキスト検索など、文書管理に必要不可欠な機能が一通り揃っています。また、モバイルアプリも無料で利用できるので、外出先でのファイル確認や簡単な編集も可能。小規模なプロジェクトチームでの情報共有や、個人的な文書管理にも活用できるでしょう。

2.有料プラン

• 料金：ユーザー1人あたり月額1,000円（年間一括払いの場合は月額800円）
• ストレージ容量：1TB
• ユーザー数：無制限
• 主な機能：無料プランの全機能に加え、アクセス権限の詳細設定、監査ログ、APIによる外部サービス連携など

有料プランは、本格的な文書管理を行いたい企業やチームにおすすめです。無料プランと比べて、ストレージ容量が大幅に増え、1TBもの大容量を利用できます。

また、ユーザー数に制限がないため、大人数でのコラボレーションにも対応可能。アクセス権限の詳細設定により、部署やプロジェクトごとに文書へのアクセスを制御できるため、セキュリティ面も安心です。

さらに、有料プランでは監査ログ機能が使えるため、誰がいつどの文書にアクセスしたのかを記録に残せます。これにより、不正アクセスの抑止や、トラブル発生時の原因究明がスムーズに行えるようになります。また、APIを使った外部サービスとの連携により、社内の他システムとのデータ連携も可能です。文書管理を業務フローに組み込むことで、より効率的な働き方が実現するでしょう。

料金は、ユーザー1人あたり月額1,000円（年間一括払いの場合は月額800円）。無料プランと比べると少し高く感じるかもしれませんが、大容量ストレージと充実した機能を考えれば、十分にコストパフォーマンスの高いプランだといえます。

文書管理システム「Easy Checkout」で業務効率化を実現

文書管理システム「Easy Checkout」は、企業や組織における文書管理業務の効率化を実現するクラウドベースのソフトウェアです。直感的な操作性と高度な検索機能、セキュリティ対策を備えており、時間や場所を選ばずに文書へのアクセスが可能です。

無料プランと有料プランの2種類が用意されており、小規模なチームから大規模な組織まで、幅広いニーズに対応できます。「Easy Checkout」を活用することで、情報共有の円滑化とペーパーレス化による業務の効率化を図れるでしょう。

また文書管理システムには様々な製品が存在するため、複数の製品を比較検討したうえで自社に最適な製品を選択しましょう。

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