文書管理システムにおけるセキュリティ機能の重要性とは？セキュリティに強いシステム7選

1 高精度な文書仕分け＆読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減

独自開発のAIエンジンを活用し、ドキュメントの種類を自動で判別・仕分けした上で、あらゆる活字や手書き文字を高精度で読み取り可能。従来人手をかけていたデータ入力作業をSmartReadに置き換えることでその時間やコストを削減し、人にしかできない業務にリソースを投下できるため、生産性の向上を実現します。

2 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ

新しいツールのスムーズな導入を実現するためには、使いやすさが不可欠です。実際に利用する現場従業員への教育も不要なSmartReadのUI/UXは多くのお客様に評価されており、一部署だけでなく全社的な業務効率向上に貢献できます。

3 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる

ドキュメントの「データ化」は決してゴールではなく、そのデータをいかに活用できるかが重要です。SmartReadはAPIをはじめとする連携機能が充実しているため、RPAやデータ連携ツールを通して既存システムとスムーズに連携し、企業のデータ活用やDXを推進します。

1 AIが自動で、契約書の管理台帳を作成

OPTiM Contractは、契約書管理業務を劇的に効率化できるサービスです。
契約書の管理台帳をAIが自動作成してくれるので、手間のかかる入力業務をなくすことができます。契約終了や自動更新の時期を自動通知する機能があり、契約管理のミスも削減可能です。OPTiM Contractを導入すれば、契約管理業務の効率化だけでなく、ミスの削減にもつながります。

2 スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化

サービスの使いやすさもOPTiM Contractの大きな魅力といえます。
既存の契約書をOCR処理でテキストデータ化できるので、紙と電子の契約書が混在していても一元管理が可能です。スキャンデータの契約書に使われている単語でも検索でき、契約書の検索や確認にかかる時間の削減にも大きな効果を発揮します。

3 電子帳簿保存法に則して電子契約を保管可能

OPTiM Contractは、国内に利用企業の多い電子契約サービスとの連携機能も充実しています。連携済みのサービスで締結した契約書は、OPTiM Contractに簡単にアップロードが可能です。「Adobe Sign」や「クラウドサイン」、「GMOサイン」、「WAN-sign」、「Docusign」に対応しています。すでに電子契約サービスを利用している場合は、連携によりさらなる業務効率化につながります。

4 セキュリティ対策も万全

電子取引保存の法的要件認証であるJIIMA認証を取得しています。契約書PDFの手動アップロードも可能なので、紙契約と電子契約の両方を、改正電子帳簿保存法の電子取引の保存要件を満たした上で一元管理ができます。

1 基本の特長となる高精度な文字認識と全自動変換

AIのディープラーニングによる⾃動⽂字列認識機能で、ノイズのある画像でも⽂字列だけを探し出して、テキストに変換することが可能です。また、プロジェクションマッピング技術を用いた歪み・たわみ補正機能により写真で撮影した歪んだ書類、台形の書類も整形することができるので、様々なケースでも精度高く読み取れます。

2 各書類への対応力が高い、頼れるデータ抽出エンジン

高度なデータ抽出力により、請求書、決算書、勤務管理表、健康保険証、領収書、通帳、源泉徴収票など、書式の形式にかかわらず帳票画像のデータ化が可能です。また、フォーマットの異なる請求書から、共通のデータ抽出テンプレートを作成し「請求日」「会社名」「請求金額」「振込口座」 等の項目を自動的にデータ抽出もできます。

3 操作画面もユーザー管理も分かりやすく、セキュリティも安心の設計

文字の確認がしやすい操作画面を使用できます。ステータスが未確認・ダウンロード済などタグで色分けされたり、対応する文字色のついたラインがひかれるため一目で確認可能。ユーザー管理も、グループ内で情報の共有・分担作業ができるので効率的です。セキュリティ面も2段階認証、IPアドレス制限など厳重なので安心。

1 ラクラク電子保存、 AIが自動で分類・データ化

FAX、メール、スキャナーなどから帳票の読込み・文字の読み取り・データ化・帳票の分類化までをAI-OCRが自動で行います。もうデータを手打ち入力する必要はありません。

2 全ての保存帳票の文字列を検索可能（全文検索）

画像からもAI-OCRで項目をデータ化しているため紙帳票・電子帳票問わず、すべての帳票から全文検索することが可能です。また付与したタグの検索や、日付や金額の範囲検索にも対応しています。

3 どこからでも確認・検索OKでテレワークを促進

紙帳票と電子帳票を問わずどんな場所でも検索・閲覧可能なため、紙による制約がなくなり在宅勤務を促進します。

4 手書き文字の帳票もデータ化

Denho（デンホー）に搭載されているAI-OCRエンジンは手書き文字の読み取りも可能です。手書きの領収証や注文書をアップロードするだけで帳票内にある画像の文字がテキストデータへ変換されます。
今の手書きでの運用はそのままでも問題なく、取引先に負担を強いることもありません。 電子帳簿保存以外にも、ホワイトボードの写真を議事録として保存する等、使い方のアイデアは広がります。

5 大手企業で実績のある安心の技術

DenHoは実績の豊富な当社製品「スマートOCR」の超高精度・高速なAI-OCRエンジンを搭載しています。セキュリティやシステム可用性においては「スマートOCR」と同じ基準で運用されています。

「スマートOCR」は国税庁や、国勢調査、みずほ銀行、JTBなど、官公庁や大手企業でも採用されております。 また、社内でも複数の部門間で共有してガバナンスを高めることができます。

1 ウィキペディアのように利用し、情報を書き込み蓄積する

NotePMはマニュアル・ノウハウをWeb上で簡単に作成し、保存できる機能が備わっています。高機能エディタとテンプレートが搭載され、バラバラなフォーマットを標準化可能。矢印や吹き出しなどのマニュアルに便利な画像編集機能も搭載されており、ウィキペディアのように簡単に編集できます。

2 高機能の検索エンジンで欲しい情報が簡単に見つかる

Word・Excel・PowerPoint・PDFなどを保存できます。またその内容はデータベースに保管され、検索機能を使うことで簡単に表示可能です。全文検索でキーワードを入力すれば、欲しい情報がすぐに表示、情報を活用可能です。またページを見た人がわかる機能など検索に付随する機能も豊富です。

3 アクセス制限やファイル共有など機能が豊富

アクセス制限機能やページを見た人が分かる機能によって、企業の形態に応じた柔軟なセキュリティ設定が可能です。他にも便利な機能が豊富で、ファイル共有やチャット連携などチームの業務を円滑化する手段が豊富に用意。マルチデバイス対応なので、本社にいなくても情報共有が簡単にできます。

1 誰もが使いやすいインターフェイスで業務効率を向上

シンプルな操作でのファイル共有、管理はもちろん、大容量のファイルもダウンロードせずにブラウザ上で閲覧できるなど、働く人のニーズを捉えたきめ細かい設計が強みです。ファイルへのコメントや支持もFleekdrive上で完結するなど、業務効率をアップする機能が多く搭載されています。

2 管理者の手間を省く、現実的で豊富な管理機能が魅力

ユーザーの一括登録や期限付きアカウントの発行など、様々なビジネスシーンに有用な管理機能が豊富に使えます。セキュリティの機能も充実しており、IPアドレスによりアクセス元を制限したり、PDFのコピーや印刷を制限したりと、多くの手段で社内の情報資産を守ることができます。

3 モバイル活用もできるので、社外からの業務も行いやすい

モバイル端末ひとつで、業務の効率を改善します。スマホで撮った写真を直接共有することも、大容量データを閲覧・送信することも、自由自在に行えます。また、もし使用しているデバイスを紛失しても、スマホのアプリケーションロック機能により情報漏えいを防ぐことができるので安心です。

1 ISO文書管理や契約書管理、電子帳簿保存法に対応でき業務の適用性が高い

ISO9001/14001の要求事項を網羅しているので、マニュアルや規定文書の管理を効率的に運用可能です。契約書管理に関しては自動通知や自動更新などの期限管理機能を搭載、人的ミスをなくします。また電子帳簿保存法のうちスキャナ保存・電子取引に対応しており、JIIMA認証も取得済みのため、安心して利用可能です。

2 全文検索や高速ビューワ、ワークフローやセキュリティなど、充実した機能性

高性能な全文検索エンジンと、ヒットしたページを瞬時に表示する高速ビューワで、求める情報をスピーディに探し出すことができ、ユーザビリティの高いシステムです。ワークフロー機能を標準搭載しており、ペーパーレスでの登録・承認・公開が可能です。透かし文字の挿入、アクセス制御など、万全のセキュリティ性で情報漏洩の対策も行えます。

3 あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索性能が高い

高性能の検索エンジン・高速ビューワだけでなく、あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索方法が幅広く、効率的に検索できます。複合機からスキャンしたPDFファイルもOCR処理されるので、全文検索の対象となり効率的に書類を活用可能。誤認識した文字もあいまい検索でヒットできるためペーパーレス化が進みます。

1 インターフェイスの改善がなされさらに使いやすく、ワークフロー機能も強化されている

旧バージョンから見直しをし、基本的なインターフェイスが見やすく、かつ扱いやすくなっています。またワークフローの機能が強化されており、各種種別・アクションや申請を簡単に行える機能が標準搭載。機能を活用し、承認状況の把握や自動承認機能など、意思決定を速める機能が多く備わっています。

2 オプション製品を使用し、使用者のニーズに合わせて機能を拡張

たとえば「ASTRUX OptionKit」を使用することで大量のデータを一括で登録が可能。信用金庫向けオプションやDocuWorks変換オプションなど多彩な拡張機能があります。またIpadオプションを利用すれば、ネット環境が無くともオフラインでファイルの参照が可能になります。工場や現場、営業先などでの利用におすすめです。

3 年間保守サービスと、操作やプログラムサポートなどさまざまなサポートメニュー

保守サービスに関してはASTRUXサポートWeb、操作方法に関しては問い合わせで対応できます。またプログラムサポートとして最新のパッチなどの情報が記載されており、分からない質問はFAQで確認可能。保守サービスは3か月の猶予ののち、一年単位でサポート可能、企業の形態・年数に応じリーズナブルにサポートを利用できます。

1 機械学習とポリシー設定によるコンテンツの保護

アクセス制御や電子透かし、機密情報定義による分類機能により、クラウド上でもファイルは厳重に保護されています。またBox Shieldの機械学習とポリシー設定による脅威検知機能により、コンテンツを保護。共同利用が容易でありながら、同時に高いセキュリティ性を兼ね備えています。

2 共同作業を効率的に行い、ワークフロー作成を迅速に作成可能

ファイルに対する注釈やタスクまで作成可能で、共同作業をより効率的に行えます。クラウドなので社内外やデバイス、ソフトウェアを問いません。またコーディングなしのワークフロー自動化ツールもあり、作業を効率化。Box Relayを活用し、反復作業から従業員を解放できます。

3 電子サインの搭載とアプリの統合機能により業務を円滑に

電子サインがソフト上で行えるだけでなく、boxは1,500以上のアプリの統合機能を備えています。また開発者向けのAPIや改良ツールを活用し、企業によるニーズに合わせたboxのカスタマイズや拡張が可能。ソフト1つで業務をシームレスに行い、コンテンツへのアクセスを容易にします。