文書管理システム 「SPA」とは？概要・特徴やおすすめポイントを解説！

業務効率化を目指す中で、文書管理の煩雑さに悩んでいる人は多いのではないでしょうか。そんな悩みを解決するのが、文書管理システム「SPA」です。

本記事では、SPAの概要や特徴について詳しく解説していきます。

文書管理システム「SPA」とは

株式会社システナが提供する文書管理システム「SPA」は、業務効率化と生産性向上を支援するソリューションです。SPAは、直感的な操作性とセキュリティ対策を両立させた、革新的なシステムとして注目を集めています。

このシステムは、文書の電子化、一元管理、検索、共有などの機能を提供し、煩雑な文書管理業務を簡素化することが可能です。また、アクセス権限の設定により、情報漏えいのリスクを軽減し、高いセキュリティ環境を実現しています。

SPAは、クラウド型とオンプレミス型の両方に対応しているため、企業のニーズや規模に合わせて導入することが可能です。さらに、システムの運用・保守・自動化サービスも提供されており、導入後の継続的なサポートを受けられるのも大きな利点といえるでしょう。

文書管理におけるさまざまな課題を解決し、業務の効率化と生産性向上を目指す企業にとって、文書管理システム「SPA」は最適なソリューションといえます。

文書管理システム「SPA」の特徴

本章では「SPA」の大きな特徴を3つ紹介していきます。他のサービスやシステムと比較し、導入の参考にしてください。

• 文書管理機能
• CSV出力
• 4つのOCRエンジン

文書管理機能

文書管理システム「SPA」は、電子化された文書を一元管理できる機能を備えています。キーワードやフォルダ構成で検索できるため、目的の文書をすばやく見つけ出すことが可能です。また、文書のバージョン管理もできるので、常に最新の状態を保ちながら作業を進められます。

SPAでは、文書の登録や整理に関する作業を自動化することが可能です。例えば、文書を登録する際に、あらかじめ設定されたルールに基づいて自動的に分類・タグ付けすることが可能です。これにより、人的な手間を大幅に削減できるだけでなく、分類の基準を統一できるため、文書管理の質も向上しますよ。

さらに、SPAでは文書の編集・共同作業もスムーズに行えます。複数のユーザーが同じ文書を編集する際も、リアルタイムで変更内容が反映されるため、常に最新の状態を確認しながら作業可能です。また、編集履歴も記録されるので、いつ、誰が、どのような変更を加えたのかを追跡もできます。

CSV出力

SPAには、管理している文書データをCSV形式で出力する機能があります。この機能を活用すれば、文書データを他のシステムやツールと連携させたり、データ分析に役立てたりできるでしょう。柔軟なデータ活用が可能になり、業務の幅が広がります。

CSV出力機能は、文書管理データの二次利用を可能にします。例えば、会計システムと連携させれば、請求書の情報を自動的に仕訳に反映可能です。また、在庫管理システムと連携させれば、受発注関連の文書から在庫数の変動を自動的に把握することも可能です。

さらに、CSV形式で出力されたデータを分析ツールに取り込めば、文書の利用状況や傾向を可視化できます。例えば、どの部署がどのような文書を頻繁に利用しているのか、どの文書が長期間アクセスされていないのかなどを分析可能です。こうした分析結果を基に、文書管理の改善点を見つけ出し、業務の最適化ができるでしょう。

4つのOCRエンジン

OCR（光学文字認識）機能も、SPAの大きな特徴の1つです。SPAでは、4つのOCRエンジンを採用しており、高い認識精度を実現しています。紙の文書をスキャンするだけで、簡単にデータ化できるため、業務の効率化に役立ちます。また、OCRの結果をAIが自動で分類してくれる機能もあり、文書管理の自動化にも貢献するでしょう。

SPAが採用している4つのOCRエンジンは、それぞれ異なる特徴を持っています。例えば、手書き文字の認識に優れたエンジンや、表形式のデータ抽出に特化したエンジンなどです。これらのエンジンを組み合わせることで、さまざまな形式の文書に対応できます。

また、SPAのOCR機能は、多言語にも対応しています。日本語だけでなく、英語、中国語、韓国語など、主要な言語の文書もデータ化できます。グローバルに展開する企業にとって、多言語対応は重要な要件の1つです。SPAなら、海外拠点からの文書も一元管理できるので、グローバルな情報共有が可能です。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、国税関係書類を電子的に保存することを認める法律です。この法律に対応することで、紙の書類を保管するためのスペースや手間を削減できるようになります。

従来、税務関連書類は紙での保存が義務付けられていましたが、電子帳簿保存法の施行により、一定の要件を満たせば電子データでの保存が可能になりました。ただし、電子化された書類の真実性や可視性を確保するために、システムやプロセスに関する要件が定められています。

電子帳簿保存法に対応するには、次のようなポイントに注意が必要です。

・電子化された書類のデータ形式や保存方法が適切であること

・電子データの改ざんを防止する仕組みがあること

・必要に応じて電子データを検索・閲覧・印刷できること

これらの要件を満たすシステムを導入することで、電子帳簿保存法に対応しつつ、ペーパーレス化によるコスト削減と業務効率化を実現できるのです。

文書管理システム 「SPA」のメリット

文書管理システム「SPA」を導入することで受けられるメリットはいくつかあります。とくに業務の効率化や書類管理のしやすさなどが挙げられます。

本章では、文書管理システム 「SPA」のメリットについて見ていきましょう。

• 文書保管が簡単になる
• 業務が効率化する
• 書類の属人化防止

文書保管が簡単になる

文書管理システム「SPA」を導入すると、紙の書類をスキャンしてデジタル化し、一元管理できるようになります。物理的な書類の保管スペースが不要になるため、オフィスのスペースを有効活用できるだけでなく、倉庫代や書類の移動にかかる運搬コストなども削減可能です。

また、電子化された文書はキーワードやフォルダ構成で検索できるので、必要な書類をすばやく見つけ出せるでしょう。ファイル名や保管場所を覚えておく必要がなくなるため、業務の効率化につながります。

さらに、SPAは電子帳簿保存法に対応しているため、税務関連書類の電子保存も可能です。適切な運用を行えば、紙の書類を保管する手間から解放され、コンプライアンス対策も強化できるでしょう。

業務が効率化する

SPAは、文書の電子化や検索機能だけでなく、ワークフローの自動化も実現します。例えば、決裁プロセスをシステム上で行えるようになるので、書類を物理的に移動させる手間をカットできます。また、承認の状況をリアルタイムで把握できるので、業務の進捗管理もしやすくなります。

CSV出力機能を使えば、文書データを他のシステムやツールと連携できます。例えば、会計システムと連携させれば、請求書の情報を自動的に仕訳に反映可能です。こうしたデータ活用により、業務の自動化や効率化を図れるでしょう。

OCR機能も業務効率化に効果的です。SPAでは、4つのOCRエンジンを採用しているため、高い認識精度で紙の文書をデータ化できます。さらに、AIによる自動分類機能も備えているので、大量の文書を短時間で電子化・分類できます。

書類の属人化防止

紙の書類を個人が管理していると、担当者不在時に必要な書類にアクセスできないという問題が起こりがちです。SPAなら、文書を一元管理できるうえ、アクセス権限を設定できるので、必要な人が必要な時に文書を利用できる環境が整います。

また、バージョン管理機能により、文書の変更履歴を追跡できます。これにより、いつ、誰が、どのような変更を加えたのかを把握できるので、トラブル防止につながるでしょう。

セキュリティ面でも、SPAは優れた機能を備えています。アクセス権限の設定に加え、暗号化やログ管理など、多層的なセキュリティ対策を施すことが可能です。これにより、機密情報の漏えいリスクを軽減し、安心して文書を管理できます。

こうした機能により、SPAは書類の属人化を防止し、業務の停滞を防ぐとともに、情報セキュリティの強化にも貢献します。

文書管理システム 「SPA」を導入すべき機関の特徴

文書管理システム「SPA」は、さまざまな業種・業態の企業や組織で活用できるソリューションですが、とくに以下のような特徴を持つ機関にとって導入メリットが大きいといえます。本章では、文書管理システム 「SPA」を導入すべき機関の特徴について見ていきましょう。

• 大量の紙書類を扱う機関
• 法令遵守が求められる機関
• 在宅ワークやテレワークを推進する機関
• 業務の属人化が課題となっている機関
• 文書の電子化を進めたい機関

大量の紙書類を扱う機関

事務作業の中心が紙の書類である場合、保管スペースの確保や検索の手間が大きな負担となります。書類の量が増えるほど、倉庫のコストや管理の手間も増大しますよね。また、必要な書類を探すのに時間がかかるため、業務の滞りや生産性の低下につながります。

SPAを導入することで、書類をスキャンしてデジタル化し、一元的に管理可能に。これにより、物理的な保管スペースが不要になるだけでなく、キーワードやフォルダ構成での検索が可能になるため、目的の書類をすばやく見つけ出せます。大量の紙書類を扱う機関にとって、SPAは業務効率化に大きく貢献するソリューションといえるでしょう。

法令遵守が求められる機関

金融機関や医療機関など、法令遵守が厳しく求められる業界では、文書管理の適正化が不可欠です。とくに、個人情報を含む書類の取り扱いには細心の注意が必要であり、適切な管理体制の構築が求められます。

SPAは、電子帳簿保存法をはじめとする各種規制に対応しているため、コンプライアンス対策の強化に有効です。アクセス権限の設定により、機密情報へのアクセスを制御できるほか、監査証跡の取得により、書類の変更履歴を追跡できます。

また、バックアップ機能により、災害時のデータ損失リスクを軽減可能です。以上の機能により、SPAは法令遵守が求められる機関での文書管理を強力にサポートします。

在宅ワークやテレワークを推進する機関

働き方改革の一環として、在宅ワークやテレワークを推進する企業も増えています。しかし、紙の書類に依存していては、オフィス以外の場所で仕事をするのは困難です。社外からの文書へのアクセスを可能にするには、セキュアな文書管理システムが不可欠です。

SPAなら、クラウド環境で文書を一元管理できるので、場所を問わずに必要な文書にアクセスできます。在宅ワークやテレワークの環境でも、オフィスと同じように文書を閲覧・編集できるので、業務の継続性が保たれます。また、モバイルデバイスにも対応しているため、出先での業務にも活用可能です。SPAは、柔軟な働き方の実現を支援し、ワークライフバランスの向上にも貢献します。

業務の属人化が課題となっている機関

特定の個人に文書管理の知識やノウハウが集中していると、その人の不在時に業務が滞るリスクがあります。また、文書の保管場所や管理ルールが属人的だと、引き継ぎがスムーズにいかず、業務の継続性が損なわれます。

SPAを導入すれば文書の所在や管理方法が明確になるので、属人化を防ぎ、業務の継続性を高められるでしょう。文書の登録・検索・閲覧などの操作が統一されるため、担当者が代わっても業務の質を維持できます。

また、アクセス権限の設定により、機密情報の閲覧者を限定できるので、情報漏えいのリスクも軽減できます。SPAは、業務の属人化解消と組織力の強化に寄与するシステムといえます。

文書の電子化を進めたい機関

ペーパーレス化を推進するためには、文書の電子化が欠かせません。電子化された文書は、保管スペースの削減、検索性の向上、共有の容易さなど、さまざまなメリットがあります。しかし、大量の紙書類をデータ化するには、手間とコストがかかってしまうでしょう。

SPAは、OCRによる文書のデータ化機能を備えているため、スキャンした書類を自動的にテキストデータに変換可能です。また、AIによる自動分類機能により、大量の文書を短時間で仕分けできます。電子決裁機能も備えているため、決裁プロセスのペーパーレス化も実現します。こうした機能により、SPAは文書の電子化を強力に推進し、業務のデジタル化に最適です。

以上のような特徴を持つ機関では、文書管理システム「SPA」の導入により、業務効率の向上、コンプライアンス対策の強化、働き方改革の推進など、さまざまなメリットを享受できるでしょう。

文書管理システム 「SPA」を導入しましょう

シンプルな操作性と高度な機能を兼ね備えたSPAは、文書管理の悩みを解決し、業務効率化と生産性向上を実現します。情報セキュリティ対策も万全で、コストパフォーマンスにも優れています。文書管理を、ぜひSPAで革新してみてください。

また文書管理システムにはSPAだけではなく、様々な製品が存在します。そのため、以下の記事で複数の製品を比較検討し、自社に最適な製品を選定してみてはいかがでしょうか。

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