文書管理とワークフローを同時に使う3つの方法！おすすめの文書管理システムも紹介

文書管理システムとワークフローシステムは、企業の効率化と生産性向上に不可欠なツールです。しかし、それぞれが独立して動いているとその効果を十分に発揮できない場合があります。そこで重要になるのが、文書管理とワークフロー機能を同時に使うことです。ワークフロー機能を文書管理システムに組み込むには、以下のステップで行うのが有効です。

1. 目的を明確にする
2. 文書管理対象とする書類を決める
3. 各文書のライフサイクルを明確にする
4. ワークフローに組み込める処理を洗い出す
5. ワークフローの設定を行う
6. 役割に合った権限設定を行う

この記事では、このステップの詳細と、その前提として文書管理機能とワークフロー機能を同時に使うメリット、おすすめの文書管理システムを紹介していきます。文書管理システムとワークフローを掛け合わせて効率化と生産性向上に繋げたい方は是非参考にしてみてください。

それでは、基礎知識である文書管理システムとワークフローシステムの違いから見ていきましょう。

文書管理システムとワークフローシステムの違いは？

文書管理システムとワークフローシステムは、見た目が似ていても、それぞれが果たす役割には大きな違いがあります。それぞれのシステムの違いを明確に理解することは、適切なツールを選択し、業務を効率化する上で非常に重要です。ここでは、両者の主要な機能について見ていきましょう。

文書管理システムとは

文書管理システムは、文書の作成・保管・管理・配布を効率化することを目的としたシステムです。具体的には、企業や組織内で生成されるあらゆる文書をデジタル形式で安全に保管し、必要な時に迅速にアクセスできるように設計されています。このシステムの主な機能には以下のようなものがあります。

これらの機能により、文書管理システムは情報の整理と保護に重点を置いており、企業のコンプライアンス要件や運用効率の向上に繋がります。このようなシステムを導入することで、文書の紛失リスクを減らし、作業の効率を大幅に向上させることが可能になります。

基本的な機能や導入メリットなど文書管理システムについてより詳しく知りたい方はこちら

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、業務プロセスの自動化と最適化を支援するために設計されたツールです。このシステムの主な目的は、業務の各ステップをデジタル化し、業務フローを明確に管理することにあります。ワークフローシステムの核となる機能は次の通りです。

これらの機能によって、ワークフローシステムは業務の透明性を高めると同時に、組織内のコミュニケーションを促進し、プロセス全体の効率を改善します。業務の自動化と管理をこのようにデジタル化することで、時間とリソースの節約に繋がり、全体的な業務実行の質を向上させることが可能です。

次に、上記で解説した文書管理とワークフローの機能を同時に使う方法を見ていきましょう。

文書管理とワークフローを同時に使う3つの方法

文書管理とワークフローの機能を同時に活用することで、業務効率を大幅に向上させることができます。以下3つのいずれかの方法で同時に使うことが可能です。

1. ワークフロー機能が備わった文書管理システムを使う
2. 文書管理機能が備わったワークフローシステムを使う
3. 文書管理システムとワークフローシステムを連携する

ここでは、3つの方法について、どのようにしてこれらのシステムが相互に補完し合い、組織の効果的な運用を支援するかを解説していきます。

1.ワークフロー機能が備わった文書管理システムを使う

組織の効率を最大限に高めるため、ワークフロー機能を備えた文書管理システムの使用は非常に有効です。このアプローチは、文書の作成から保管、承認プロセスまでの一連の流れをシームレスに統合し、以下のような具体的なメリットを提供します。

• 作業効率の向上：文書に関するすべてのプロセスが一つのシステム内で完結するため、作業の重複が減少し、時間の節約に繋がる
• エラーの削減：自動化されたワークフローは、手作業によるエラーを最小限に抑え、文書の正確性を保証する
• コミュニケーションの改善：関連するスタッフ全員がプロセスの状況をリアルタイムで把握できるため、コミュニケーションが向上する

この方法を採用することで、業務の透明性が高まり、組織全体の文書関連の作業が効率的かつ効果的に行えるようになります。企業が目指すべきは、こうした統合システムを通じて、日常業務のスピードと品質を同時に向上させることです。

2.文書管理機能が備わったワークフローシステムを使う

ワークフローシステムに文書管理機能を組み込むことで、業務プロセス全体の流れが一元化され、管理が格段に簡単になります。この組み合わせにより、文書の作成から流通、保管までのプロセスがスムーズに連携し、以下のような明確な利点をもたらします。

• 迅速な情報アクセス：必要な文書を迅速に見つけ出し、業務の遅延を防ぐ
• 改善されたデータ一貫性：文書が一つのシステム内で管理されることで、情報の一貫性と正確性が保たれる
• 強化されたセキュリティ：適切なアクセス権限と監視システムにより、文書のセキュリティが強化される

このようなワークフローシステムの利用は、業務の自動化を推進し、全体的な効率を向上させることで、より迅速かつ正確な業務遂行を可能にします。企業が文書とワークフローの管理をシームレスに統合することで、業務プロセスの最適化を図り、組織全体のパフォーマンスの向上を目指せます。

3.文書管理システムとワークフローシステムを連携する

文書管理システムとワークフローシステムを効果的に連携させることで、組織の業務プロセスをさらに最適化することが可能です。このアプローチは、各システムの強みを活かし合うことで、次のような利点を提供します。

• 情報の整合性の向上：異なるシステム間での情報共有がスムーズに行われ、データの一貫性が保たれる
• 業務フローの加速：文書が関連するすべてのステップを迅速に通過するため、プロジェクトの完了時間が短縮される
• 柔軟なプロセスカスタマイズ：組織のニーズに応じて、ワークフローと文書管理のプロセスをカスタマイズできる

これらのシステムを連携させることにより、業務プロセスの透明性が高まり、エラーのリスクが低減され、効率的な業務遂行が促進されます。また、組織全体のコミュニケーションと協働が向上し、各部署間での連携がより密になります。これによって、業務の質と速度の両方が向上し、組織の生産性を全体的に高めることができるでしょう。

次に、ワークフロー機能が備わった文書管理システムを導入するメリットについて、より具体的に見ていきましょう。

ワークフロー機能が備わった文書管理システムを導入するメリット

ワークフロー機能を備えた文書管理システムを導入することで、多くのメリットが得られます。代表的なメリットは以下5つです。

1. バラバラで使うより効率が向上する
2. プロセスや責任などの透明性が向上する
3. 一元化することでセキュリティを強化できる
4. 一つのシステムに集約することでシンプルになる
5. 導入・運用コストの削減に繋がる

それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

1.バラバラで使うより効率が向上する

ワークフロー機能が備わった文書管理システムを利用する最大の利点の一つは、業務の効率化です。このシステムにより、文書関連のプロセスが自動化され、手作業による時間と労力が大幅に削減できます。具体的に効率化する業務内容は次の3つです。

• タスク自動化：ルーチンタスクの自動化により、従業員がより価値の高い業務に集中できるようになる
• 迅速な情報フロー：文書の承認と配布が迅速に行われ、プロジェクトの遅延が減少する
• 一貫したプロセス：すべての文書が一貫したプロセスで管理されるため、作業の透明性が向上し、ミスが減少する

これらの改善により、組織は時間を節約し、生産性を向上させられます。単にタスクを自動化するだけでなく、全体的な業務プロセスの質も向上させることが、このシステムの導入で得られる主なメリットです。

2.プロセスや責任などの透明性が向上する

ワークフロー機能が組み込まれた文書管理システムの導入によって、組織内の透明性が大幅に向上します。このシステムは、各文書のステータスとプロセスの進行状況をリアルタイムで追跡可能にすることで、以下のように透明性を促進することが可能です。

• 明確な責任割当：誰がどの文書に対して何を行ったかが明確に記録され、個々の責任とアカウンタビリティが強化される
• 進行状況の可視化：プロジェクトの進捗がすべての関係者にとって明確になるため、必要な調整や介入が容易に行える
• 承認プロセスの透明化：承認が必要な文書のフローが透明になり、遅延の原因を迅速に特定し対処できる

これらの機能により、組織は業務の進行において不明瞭な部分を減少させ、全体の運営効率を向上させることが可能です。プロセスの透明化は、信頼性の向上とリスク管理の強化にも寄与し、よりスムーズな業務フローを実現します。

3.一元化することでセキュリティを強化できる

ワークフロー機能が組み込まれた文書管理システムを一元化することは、セキュリティの面でも大きな利点をもたらします。文書と情報フローを単一のシステム内で管理することで、セキュリティ対策を集中し、強化することが可能になります。主要なセキュリティ向上の要因を挙げると以下の通りです。

• 一貫したセキュリティポリシーの適用：全ての文書に対して統一されたセキュリティプロトコルが適用され、安全性が確保される
• アクセス制御の強化：不正アクセスのリスクを減少させるため、ユーザーごとのアクセス権限が厳格に管理される
• 監視と追跡の容易さ：全ての文書のアクセス履歴と操作記録が詳細に追跡されるため、セキュリティ監視が容易になる

これらの措置により、文書管理システムは機密情報の保護を強化し、データ漏洩や不正アクセスから組織を守る重要な役割を担います。セキュリティの一元化は、より効果的なリスク管理と迅速な対応を可能にし、組織全体の信頼性を向上させます。

4.一つのシステムに集約することでシンプルになる

文書管理とワークフロー機能を一つのシステムに統合することにより、企業のITインフラがシンプルかつ効率的になります。この集約化による主な利点は次の通りです。

• 操作の簡略化：異なるシステム間での移動が不要になり、ユーザーインターフェースが統一されることで、操作が簡単になる
• トレーニングコストの削減：従業員が学習するシステムが少なくなるため、トレーニング時間とコストが削減される
• メンテナンスの効率化：一つのシステムだけを管理することで、IT部門の負担が軽減され、システム全体のメンテナンスとアップデートがより迅速に行える

これらの改善によって、企業はリソースをより効果的に使用し、全体の管理負担を減らすことが可能です。文書管理システムとワークフローを統合することは、複雑性を減少させ、日々の業務をよりスムーズに進行させるための鍵となります。

5.導入・運用コストの削減に繋がる

ワークフロー機能を備えた文書管理システムの導入は、中長期的に見ても企業の運用コストを大幅に削減することが可能です。このシステムの導入がコスト削減に貢献する主な方法は次の通りです。

• 紙の使用量の削減：デジタル化された文書管理は、紙の使用を大幅に減少させ、印刷コストや物理的な保管スペースの必要性を低減する
• 効率的な資源利用：自動化されたプロセスにより、従業員の時間を効率的に利用できるようになり、他の業務に注力できる時間が増える
• システムメンテナンスの合理化：一元化されたシステムは、複数のシステムを個別に管理する必要がなくなるため、ITの保守やサポートのコストが削減される

これらの改善により、企業は直接的な資金の節約はもちろん、間接的な労力や時間の節約を実現し、全体的な運用効率を向上させることが可能になります。システムの導入初期にかかるコストはあるものの、長期的な運用においてはその投資が大きなリターンをもたらすことでしょう。

ワークフロー機能がある文書管理システムおすすめ5選

前述のメリットの通り、ワークフロー機能を備えた文書管理システムは

、業務効率を飛躍的に向上させることが可能です。具体的に、ワークフロー機能を備えた文書管理システムの中からおすすめの5つを厳選して紹介します。これらのシステムを活用することで、あなたの組織もより効果的に業務を進めることができるでしょう。

• SmartRead
• OPTIM Contract
• 楽々Document Plus
• ASTRUX文書管理システム
• box

文書管理システムでワークフローも行う流れ

文書管理システムにワークフロー機能を組み込むことは、業務の効率化と精度の向上に直接貢献します。しかし、適切なステップで組み込まないとうまく効率化できません。そこで、このセクションでは、文書管理システムを利用してワークフローを効果的に行うための具体的なステップを詳細に説明します。各ステップを実践することで、業務プロセスの最適化と管理の改善が可能になります。

1. 目的を明確にする
2. 文書管理対象とする書類を決める
3. 各文書のライフサイクルを明確にする
4. ワークフローに組み込める処理を洗い出す
5. ワークフローの設定を行う
6. 役割に合った権限設定を行う

Step1.目的を明確にする

文書管理システムでワークフローを実行する前に、最初のステップはその目的を明確にすることです。この段階では、組織が達成したい具体的な目標を定義し、それに基づいてワークフローの設計を行います。目的を明確にすることにより、以下の点に注力できます。

• 効率化したいプロセスの特定：どの業務プロセスが効率化の対象かを明確にし、それによって何を改善したいのかを定義する
• 期待する成果の設定：ワークフロー導入によって期待される具体的な成果を設定し、それを達成するための基準を確立する

この初期段階での明確な目標設定は、後続のステップでの具体的なアクションプランを策定しやすくするだけでなく、プロジェクト全体の方向性を定めるための基盤となります。これにより、全体のプロジェクトがスムーズに進行し、目標達成に向けた確かな第一歩を踏み出すことが可能です。

Step2.文書管理対象とする書類を決める

文書管理システムでワークフローを効率的に実行するためには、次に管理対象とする書類を正確に選定することが重要です。このステップでは、どの文書をシステムで管理するかを決定し、それぞれの文書がビジネスプロセスにおいてどのような役割を果たすのかを理解することが求められます。選定プロセスには以下のような点を考慮すると良いでしょう。

• 文書の種類の特定：契約書・報告書・プロジェクト計画書など、どの種類の文書をシステムで管理するかを明確にする
• 文書の使用頻度と重要性の評価：頻繁に使用される文書や、重要な決定に影響を与える文書を優先的に管理対象にする

これらの文書を適切に選定することで、システムの効果を最大限に引き出すことが可能です。文書が適切に選ばれることで、ワークフローの各ステージで必要な情報が迅速に提供され、業務の進行がスムーズになります。

Step3.各文書のライフサイクルを明確にする

次に、文書管理システムにおいてワークフローを効果的に組み込むためには、各文書のライフサイクルを明確に定義することが必要です。このステップでは、文書が生成されてから破棄されるまでの全過程を詳細に理解し、各フェーズで何が必要かを特定します。文書のライフサイクルを明確にすることで、次のような利点が得られます。

• 適切な保管とアクセス：文書の保存期間やアクセス権限を適切に設定し、セキュリティを保ちつつ効率的な情報アクセスを実現
• 効率的な更新と廃棄：文書の有効期限が切れた際の更新や廃棄プロセスを自動化し、コンプライアンス違反のリスクを軽減

文書のライフサイクルを明確にすることは、組織内の情報管理を整理し、無駄な作業を削減するために不可欠です。これにより、文書の各ステージで必要なアクションがクリアになり、全体的なプロセスの透明性と効率が向上します。

Step4.ワークフローに組み込める処理を洗い出す

次のステップは、特に重要な一つで、どの業務プロセスを自動化するかを決定することです。このステップで行うべきは、組織の日常的な業務を詳細に分析し、ワークフローシステムに組み込むことが可能で効果的な処理を特定することです。具体的には次のような点を考慮すると良いでしょう。

• 文書の承認フロー：どの文書にどのような承認プロセスが必要か、どの部門の承認が求められるかを明確にする
• 文書の配布と共有：文書が関係者間でどのように共有されるべきか、アクセス権の管理はどうするかを検討する
• 更新とアーカイブ処理：文書の定期的なレビューと更新のスケジュールを設定し、古い文書のアーカイブ方法を決める

これらのプロセスをワークフローシステムに組み込むことで、業務の自動化と効率化を図り、時間の節約とエラーの削減に繋がります。プロセスを明確にすることは、全体のワークフローの最適化に不可欠です。

Step5.ワークフローの設定を行う

ワークフローに組み込む処理が明確になったら、次は具体的なワークフロー設定を行います。このステップでは、各業務プロセスの流れを具体的に定義し、ワークフローシステム内での自動化の設定を実施します。ワークフローの設定に含むべきは次の要素です。

• フローのデザイン：文書がどのように流れるか、どのステップでどのようなアクションが必要かを図式化する
• ロールと責任の割り当て：各ステップで誰が何を行うのか、どの部門が関与するのかを明確にする
• 自動トリガーの設定：特定のアクションが完了したときに次のステップが自動的に開始されるようにトリガーを設定する

これらの設定を行うことで、ワークフローがスムーズに機能し、文書管理プロセスの自動化が効果的に行われます。正確なワークフローの設定は、業務の効率化だけでなく、エラーの減少とプロジェクトの進行速度の向上にも寄与します。

Step6.役割に合った権限設定を行う

ワークフローの設計とプロセスの自動化が完了したら、次は各ステップに関わる人員に適切な権限を設定することが重要です。この段階では、誰が文書にアクセスできるのか、どのレベルの操作が可能なのかを厳密に決定します。権限設定は、セキュリティと効率性を確保するために不可欠です。この際に考慮すべき点は次の点があります。

• アクセスレベルの定義：文書の重要性と機密性に基づいて、異なるアクセスレベルを設定
• タスクごとの権限割当：特定の業務やタスクを行うために必要な権限を、関連するスタッフや部門に割り当て
• 監視とログの管理：権限を持つ操作が行われた際には、それが記録され、必要に応じて監査が行えるようにする

適切な権限設定によって、文書管理システムはさらに信頼性とセキュリティを高めることが可能です。これにより、組織内の情報流通は適切に管理され、不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。

文書管理システムでワークフローを両立させよう

この記事を通じて、文書管理システムとワークフロー機能を統合することの重要性と具体的な方法について解説しました。ワークフロー機能を備えた文書管理システムを導入することで、次のようなメリットがあります。

• バラバラで使うより効率が向上する
• プロセスや責任などの透明性が向上する
• 一元化することでセキュリティを強化できる
• 一つのシステムに集約することでシンプルになる
• 導入・運用コストの削減に繋がる

各ステップを慎重に実施することで、組織の文書管理プロセスがスムーズに運行し、全体の生産性向上に寄与することが期待できます。

文書とワークフローの両方を効果的に管理することは、現代のビジネス環境において必須です。適切なシステムの選定と運用が、組織の持続的な成長と競争力の維持に不可欠です。そのため、今回解説した内容に基づいて、あなたの組織でも最適な文書管理システムとワークフローの統合を実現しましょう。