クラウド型文書管理システム9選｜電帳法対応製品も比較【2025年】

テレワークや電子帳簿保存法対応が進み、紙書類や社内ファイルサーバーだけでは文書を探せない・共有できないなどの声が急増しています。本記事はクラウドでの文書管理を検討する担当者に向け、タイプ診断から製品比較、導入後の定着方法まで解説します。

上記のような課題を抱える企業が、短期間でクラウドへ移行できるロードマップを示します。

1. クラウド型文書管理システムとは？オンプレミスとの違いも解説

文書管理システム（DMS＝Document Management System）は文書の作成から廃棄までを一元管理する仕組みです。ここではライフサイクルとクラウド化で変わるポイントを整理します。

1. 文書管理のライフサイクルとクラウドで変わること3点

クラウド型の文書管理システム導入により作成・共有・保存・廃棄の全工程がオンライン化し、時間と場所の制約、災害リスクを大幅に削減できます。

2. オンプレミス型との違い・メリット/デメリット早見表

以下は、上記で紹介したクラウド型文書管理システムとオンプレミス型の違いを比較した表です。

コストと運用負荷を重視するならクラウド型、カスタマイズ重視ならオンプレミス型を選ぶのがおすすめです。

2. 自社に合うクラウド型文書管理システムを見極める４ステップ

クラウド型の文書管理システム導入を成功させるには、段階的な絞り込みが不可欠です。

1. ニーズの棚卸し
2. 文書管理システムのタイプ決定
3. 要件定義
4. 無料トライアルで使い勝手を検証

STEP-1 ニーズの棚卸し

検索性改善か契約書管理かを1分で可視化できるシートを用意しました。こちらの評価シートをもとに、部署横断で要望を共有しましょう。

STEP-2 文書管理システムのタイプ決定

「社内文書の保管・活用に強いタイプ」「社内文書の作成・共有に強いタイプ」「契約書や電子帳簿の保管・活用に強いタイプ」「社外との情報共有に強いタイプ」の4タイプに当てはめて候補を絞ります。

STEP-3 要件定義

Excelテンプレで機能・容量・セキュリティを定義し、RFP（提案依頼書）を簡易作成します。
以下のテンプレートを参考に、RFP作成を進めてみてください。

STEP-4 無料トライアルで使い勝手を検証

ログイン後に確認すべき6画面（ダッシュボード、検索、閲覧履歴、ワークフロー、モバイルUI、管理者設定）をチェックリスト化し、操作感とレスポンスを評価します。チェックすべき点の例は以下のようなものがあります。

3. タイプ別おすすめクラウド型文書管理システム９選

次の表は初期費用と月額、特長を一覧にしました。表から候補を絞り、詳細レビューは後章をご覧ください。