【2024年】文書管理システムを徹底比較｜おすすめのクラウドサービス8選

最終更新日：2024/01/01

執筆者

デジタル化の窓口編集部

株式会社クリエイティブバンク

『デジタル化の窓口』は、この国のデジタル課題「2025年の崖」に備えるため2022年にサービスをスタートしました。1,500以上のIT製品、4,000以上の導入事例を掲載し、特長・選び方を分かりやすく整理して解説することで、自社に最適な製品・サービスを見つけるお手伝いをする紹介サービスです。

文書管理システムとは、社内にある紙文書を電子化してWordやExcelなどの電子文書とともに一元管理を行うことができるシステムのことです。文書の作成から保管・管理、廃棄までを行うことができ、特に検索性に長けているので、業務効率化を期待できます。テレワークが進む中、セキュリティを重視しながらパソコンやスマホ上で文書を共有できるのは大きなメリットであるといえるでしょう。本記事では、文書管理システムの選び方やメリットについて紹介していきます。

文書管理システムの種類

文書管理システムはオンプレミス型とクラウド型の2種類に分けられます。自社でサーバを保有して運用するオンプレミス型とサービス提会社のサービスを利用するクラウド型、それぞれの特性について理解することで、自社に適したシステムを選択しましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、サーバを社内に構築して自社で運用するシステムのことです。自社で保有するのでサービス提供会社の影響は受けませんが、導入の初期費用が高く管理のコストやメンテナンスが必要になります。クラウド型よりセキュリティが強固なものが多く、大規模な組織や頻繁に機能の追加・変更をする組織において独自のシステムとして運用したい場合にはおすすめです。

クラウド型

クラウド型とは、サービス提供会社のサービスを利用して始めるシステムのことです。自社でサーバを保有しないのでスペースを必要とせずコストもかからないことから、簡単に始めることができます。クラウド上の管理なので場所を問わずにアクセスでき、データ容量の追加も料金プランの変更をするだけで可能です。

またオンプレミス型だとシステムが古くなっていってしまう一方で、クラウド型では常に最新のシステムを利用できるという魅力があります。ただし、サービス提供会社側のサーバトラブルやメンテナンスの可能性があることは頭に入れておきましょう。

文書管理システムの主な機能5つ

文書管理システムは社内文書・契約書を保管・管理することに加えて、電子化された文書を活用することで多方面での業務効率化が期待できます。ペーパーレス化を進めることでテレワークの環境を充実させたい、文書の共有を簡単にすることで意思決定の迅速化を図りたいなど、文書管理システムを導入する目的を明らかにすることで適したサービスが見つかるはずです。

保管・管理の様々な手間を削減
欲しい情報を簡単に見つけられる
ログの参照によるミスの削減
時間・場所を選ばない情報共有
セキュリティ対策の強化

1.保管・管理の様々な手間を削減

クラウド型の文書管理システムの場合、増え続ける文書を保管するスペースを必要とせず、クラウド上での保管が可能です。水や紫外線などで簡単に劣化してしまう紙文書を電子化することで、安心して長期的な管理が可能になります。文書が増え続けると収納する場所の確保も難しくなり、管理の過程で様々な手間を要するようになります。

電子化された文書においては、見積書や請求書、契約書など様々な書類を仕分けてバインダーへファイリングしキャビネットへ収納するという収納の過程や、保存期間の設定によって、シュレッダーを利用して廃棄するといった手間の削減が可能です。

2.欲しい情報を簡単に見つけられる

キーワードを入力するだけで文書を検索することができるので、膨大な文書の中から必要な文書を探す手間を省くことができます。タグを設定することでタグ検索を利用できる機能や、文書のタイトルがわからなくてもあいまい検索ができる機能、文書を保管した日時を入力するだけで検索できる機能などが付与されており、簡単に必要な資料を探し出すことができます。

例えば、契約先との過去のやりとりをいつでもどこでも参照できるので、営業をスムーズに行うことが可能です。また、顧客情報をすぐに参照できるので、それぞれの顧客に適したサービスの提供や問い合わせに対してのスピーディな対応を実現できます。

3.ログの参照によるミスの削減

紙媒体で文書を管理していると、日付の記載のない文書があったり、記載があってもそれが最新かどうかを参照することが難しかったりします。文書を電子化して管理することで、いつ・誰が・どのような変更を加えたかを一目で確認できるので、修正・管理が簡単にできるようになり、最新のデータをすぐに参照することができます。

もし文書に間違いがあったとしても、どの時点でなぜそのようなミスが起きたのかを把握することができ、適切な文書管理を行うことが可能です。文書を書き換えることが多い環境の場合、バージョン管理機能のある文書管理システムを利用すると過去の文書を簡単に参照できて便利でしょう。

4.場所・時間を選ばない情報共有

USBメモリやバインダーで文書を保管していると所持している当人以外閲覧することができず、文書が属人化してしまう危険性があります。文書管理システムでは、本社や支店、出張先など物理的な距離がある場合でも文書を共有することができ、情報共有の効率化が期待できるでしょう。例えば、出張先で必要な情報がそろっていないことに気が付いた際にも、手元にあるデバイスからすぐに必要な文書にアクセスすることができます。

また、ワークフロー機能が付与されている場合、文書のチェック・申請・承認のすべてをシステム上で行うことが可能です。場所を選ばず業務をスムーズに進めることができるので、テレワーク環境の充実には不可欠な機能だといえます。

5.セキュリティ対策の強化

システム上で管理している文書それぞれに適したアクセス権限を設定できるので、セキュリティ対策の心配がありません。文書にアクセスできるユーザーの中でも削除可能なユーザー、編集が可能なユーザー、ダウンロードが可能なユーザーなど、細かく権限を設定することで文書の管理を安全に行うことができます。いつ、どの文書に誰のデバイスでアクセスがあったか、文書のデータを誰が印刷したか、という行動も記録されるので、不正が起きるのを防ぐことが可能です。

文書を管理していた社員が会社を辞めたことで文書の場所がわからなくなった、文書が紛失したが誰が持ち出したかわからない、などの問題が起きてしまう可能性も十分にあり得ます。文書管理システムの導入によるセキュリティの強化は、かなり期待できる機能の1つです。

文書管理システムの選び方

文書管理システムは多くの種類が展開されているので、管理したい文書と導入の目的の組み合わせによって適しているサービスを選択すると良いでしょう。導入する目的を明確にすることで、自社の状況に最適なサービスを利用することができます。管理したい文書が「社内文書」なのか「契約書」なのか、導入の目的が「文書の保管」なのか「文書の作成・共有」なのかをはっきりさせておくことが重要です。

管理したい文書
導入の目的
管理したい文書と導入の目的に合った機能が備わっているか

1.管理したい文書

社内にある文書の中から電子化したい文書を洗い出し、どのような種類の文書が多いのか、どの程度の容量が必要となるのかを確認しましょう。文書管理システムを導入して文書管理を効率化するには、全ての文書を電子化する必要はないかもしれません。本当に電子化が必要な文書を厳選して、必要なサービスの規模を確かめましょう。例として、以下のような文書が挙げられます。

社内文書
稟議書
研究報告書
見積書
設計書
伝票
契約書

2.導入の目的

文書管理システムには、基本的な文書の保管・管理を行うだけのサービスから文書の作成・共有まで効率化できるサービスまで様々な種類があります。管理している文書が多すぎるため検索に手間がかかっているのであれば、検索機能が充実していることが重要ですし、チームでの作業効率化を目指しているのであれば、文書の共有は重視したい機能の一つです。例として、以下のような導入の目的が挙げられます。

文書の種類を問わず大量に電子化して保存したい
膨大な文書の検索を容易に行えるようにしたい
テレワークが進んで文書の共有を重要視するようになった
意思決定の迅速化を図りたい

3.管理したい文書と導入の目的に合った機能が備わっているか

管理したい文書と導入目的を組み合わせて、必要な機能が備わっているかどうかを確認しましょう。想定しているコストに対して本当に必要としている条件だけを満たすサービスを選択することで、過剰なコストをかけることなく文書管理を効率化することができます。代表的な例は以下の通りです。

●文書のファイリングや、シュレッダーによる破棄が面倒である
→電子化して管理することでペーパーレス化を実現。文書ごとに保存期間を設定できるので破棄の心配もない。

●大量の社内文書の中から必要な文書の検索に時間がかかっている
→あいまい検索機能やタグ検索機能によって簡単に文書を検索。

●テレワークが進み、文書を確認するために会社に行くのが億劫である
→細かなアクセス権限の設定で、セキュリティ対策を懸念することなくいつでもどこでも文書を共有。

●稟議書や契約書の承認が遠隔で行えない環境に不便さを感じている
→ワークフロー機能によって文書の承認を遠隔で行うことができ、意思決定が迅速化。

●優先度の低い文書の作成を手間に感じている
→レイアウトに沿って進めるだけで簡単に資料の作成が可能。

文書管理システムの比較ポイント4選

テレワークや電子帳簿保存法への対応により、多くのクラウド型文書管理システムが展開されています。その中でも重視するポイントを見極めて、様々な文書管理システムを比較してみましょう。特に重視したい、システムの使いやすさとセキュリティについて重点的に説明します。

テレワークへの対応
法令を遵守しているかどうか
サービスの使いやすさ
セキュリティへの対応

1.テレワークへの対応

テレワークが進む中で特に、スマートフォンやタブレットでも文書の観覧・編集・承認ができ、インターネット環境があれば場所を選ばずに文書を確認できる文書管理システムが便利です。遠隔で作業を進めていく中で、契約書などの承認状況や閲覧履歴を管理できるワークフロー管理機能も付与されていると、書類が滞っている地点を把握でき、意思決定の迅速化や業務の効率化に効果的でしょう。

例えば「ASTRUX文書管理システム」では、iPhoneやiPad等の各種デバイスから文書を参照することができるほか、ワークフローの承認・ルート変更・否認とリトライに対応しています。

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2.法令を遵守しているかどうか

令和４年１月より改正された電子帳簿保存法では、メールやWebなどの電子取引で受領した書面は電子データとして保存することが義務付けられました。文書に作成日時を印字するタイムスタンプや作成者を記入する電子署名がないと文書として認められないこともあるので、タイムスタンプと電子署名を付与できるかの確認は必要不可欠です。

例えば、「MyQuick」にはPDFファイルを保存するだけでタイムスタンプが自動付与される機能があり、研究開発の報告書において使用権を主張できるといったメリットも考えられます。

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3.サービスの使いやすさ

文書の属人化が問題視されている中で、文書管理システムを導入しても社内の全員がサービスを簡単に使うことができない場合、業務の効率化にはつながらない可能性があります。誰でも簡単に使いやすいかどうかという観点でサービスを比較してみると良いでしょう。特に注目したい使いやすさの観点として、電子化の簡単さと検索の簡単さに分けて紹介します。

①電子化の簡単さ

紙媒体で管理していた文書を電子化して管理するためには、文書ごとにカテゴリやタグを設定する必要があるため、自動入力や自動補正などの入力支援が充実していると使いやすいです。

例えば、「SmartRead」にはAI-OCR機能が搭載されており、あらゆる活字や手書き文字の高精度な文字読み取りに加えて複数の文書の自動仕分けやシステムの連携など、文書処理のさまざまなプロセスを効率化することができます。従来の手入力と比較してデータ化の作業時間を約75%削減することができ、人にしかできない作業へリソースを投下することで生産性の向上が可能です。

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②検索の簡単さ

誰でも書類の検索を簡単にかけられるかどうかも、サービスの使いやすさとして重要なポイントです。キーワード検索機能・全文検索機能・あいまい検索機能・AND検索機能などサービスによって違った検索機能が備わっています。

例えば「booMo」では、カテゴリやタイトル、タグ検索のほか全文検索、横断検索で文書を探すことができ、サムネイルの表示順も条件で切り替えることができます。ファイル名やフォルダ名だけでなく文書の中身でも検索できるサービスの方が便利でしょう。紙媒体の管理では文書を一枚一枚確認して探していたのに対して、検索作業にかかっていた時間を大幅に削減することができます。

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4.セキュリティへの対応

文書の外部流出や不正アクセスを防ぐためにセキュリティレベルをしっかり確認しておく必要があります。誰が文書にアクセスできるのか、閲覧だけなのか編集も可能にするのか、などと文書やユーザーごとに閲覧制限をかけられる文書システムが利用しやすいです。ダウンロード・印刷を禁止するセキュリティが付与されているものや、閲覧・作業履歴のログ管理をできるものだと、不正利用への対策が強化できます。

例えば「Fleekdrive」では、PDFファイルがダウンロードされると、日時・ユーザＩＤ・テキストなどといった透かし文字を紙面に表示する機能もあり、社外流出の危険性を下げることができます。バックアップを自動取得できればシステムの故障にも対応できるので、メーカーの保守・サポートも確認してみると良いでしょう。

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文書管理システムを導入するメリット3選

文書管理はExcelなどで行うことも可能ですが、業務効率やセキュリティを考慮して文書管理システムを導入するメリットは大いにあるといえます。文書管理システムの必要性について大きく3点を取り上げて考えてみましょう。

簡単な文書管理で業務の効率化
文書の共有・承認をスピーディに
セキュリティリスクの軽減

1.簡単な文書管理で業務の効率化

紙媒体の文書と電子データの文書をクラウド上で一括管理できるので、文書の印刷・ファイリングといった手間を省くことができ、人の手で管理するには難しかったバージョン管理も担ってくれることで、旧版を参照してしまうミスがなくなります。必要としている文書の検索も簡単なので人の手が必要な業務にリソースを割くことができ、テレワークをしている社員が文書を探すためだけに出社するという必要がなくなるのも便利な点だといえるでしょう。

取引履歴など過去のデータの参照もすぐに行うことができるので、それぞれの顧客に適したサービスの提供や、問い合わせに対してのスピーディな対応を実現できます。社内の業務が効率化するだけでなく、取引先をはじめとする顧客に対してもサービス向上が期待できるのは大きなメリットです。

2.文書の共有・承認をスピーディに

紙の文書での承認は手渡しで、１枚の文書に対して複数の担当者のハンコを求めてやりとりするため、時間がかかってしまう現状があります。文書管理システムを利用することで、本社と支社のように離れている状況でもシステム上で共有・承認が可能な文書管理システムは非常に便利です。

ワークフロー機能があるサービスだと文書のチェック・申請・承認のすべてをシステム上で行うことを可能にし文書がどの地点で滞っているかを確認することができるので、よりスピーディなやり取りを実現できます。

3.セキュリティリスクの軽減

紙媒体で文書を管理していると、増え続ける書類への管理が行き届かず紛失のリスクが考えられます。誰が持ち出しているか確認できなかったり、担当者しか場所を把握していなかったりなど文書の属人化のリスクもかなり大きいです。

アクセス権限の制限やタイムスタンプの付与によって、情報漏洩や改ざんなどの不正が難しい環境を作りだすことができます。このようにシステム自体が外部に対してのセキュリティが強固であることはもちろん、内部に対しても、文書自体への制限と文書を扱う人々への制限という二重のセキュリティで安心して文書を管理することが可能です。

文書管理システム導入における3つの注意点

2022年1月1日より電子帳簿保存法が施行され、文書の電子取引に関して抜本的な見直しが行われました。電子帳簿保存法で定められた内容に沿って文書を管理する必要があります。文書管理システムの選択において注意すべき点を3点紹介します。

文書の電子化への対応
運用コスト
ルールの作成や教育の必要性

1.文書の電子化への対応

法律上、文書を電子保存する際にはタイムスタンプや電子署名が必要となるので、そうした機能がついたサービスを選択しなければなりません。タイムスタンプは文書の作成日時を印字するもの、電子署名は作成者を記名するもので、文書が改ざんされていないことを証明する重要な要素となります。電子取引に関する文書に関しては、データ保存が義務付けられました。やり取りの頻度が多い電子文書を保管するには手間がかかるので、いかに簡単に文書を保管できるかが重要な観点となります。

また、紙文書の電子化にはかなりの時間や労力を必要とする可能性があるので、電子化の過程を手助けしてくれるサービス提供会社を選ぶのも良いかもしれません。サービス自体に電子化の過程を手助けする機能がなかったとしても、オプション製品で対応できる場合もあるので確認してみましょう。

2.運用コスト

クラウド型の文書管理システムの場合、利用料を定期的に支払う必要があるので自社の規模に対して必要なサービスかどうかを見極めることが重要です。社内でよくみる文書が30％以下の場合、電子化する方がコストが高いともいわれています。状況に応じてよく利用する文書のみを電子化する手段をとることも可能です。

社内の電子化する範囲の文書を決定し、それに対してサービスが納得できるコストで最低限の要件をしているかどうか確認しましょう。無料でトライアル期間を設けてるサービスもあるので、一度サービスを利用してみて、導入範囲を再検討することも可能です。

3.ルールの作成や教育の必要性

文書管理システムの導入のために運用ルールを設定し、社内全員で共有するための教育コストがかかるので、実装までに手間や時間がかかる点には要注意です。文書ごとの保存期間や権限の設定、必要な入力項目などを定める必要があります。

文書管理の方法がマニュアル化していないと、文書管理システムをうまく活用できず効果を見出せないかもしれません。手間や時間を要することにはなりますが、必要とする文書を誰でも探すことができるようにするための重要な工程になるため、ルールをマニュアル化し教育して周知させることを怠らないようにしましょう。

	トライアル期間	月額	データ量
SmartRead	30日間（3万円）	80000円程度	文書6万枚前後
NotePM	30日間	30000円	500GB
Documal SaaS	30日間	66000円	30GB
Freekdrive	30日間	75000円	10000GB
MyQuick	各社に応じて	77000円	50GB