自治体の文書管理システム導入事例4選！背景と解決方法を詳しく紹介

文書管理システムは様々な企業で導入されており、自治体でも例外ではありません。特に公文書管理条例の改訂や2026年3月までのDX推進計画により、自治体での文書管理システム導入は進んでいます。そのため、文書管理システムを導入することでどのようなメリットがあるのか、具体的なものを知りたい方も多いのではないでしょうか？

そこでこの記事では、自治体で実際に文書管理システムを導入した4つの事例を取り上げ、以下の観点で詳しく見ていきます。

• 導入することになった背景
• 導入前に抱えていた課題
• 導入により出た効果

これらの観点で見ることで、あなたの自治体で導入するイメージが掴めるかと思います。是非この記事を参考に、文書管理システムの導入を検討してみてください。

なお、この記事で紹介する事例と導入された文書管理システムは以下の通りです。

※自治体における文書管理システムで必要な機能やメリット、導入する方法については「自治体におすすめな文書管理システム」の記事をご覧ください。

また文書管理システムとはなんなのか、どんなタイプの製品があるのか、そしてどのように選定すればいいのか詳しく解説・比較した記事はこちらをご覧ください。

【2024年・比較表】文書管理システム27選！用途別おすすめ製品を紹介

事例1.【神⼾市役所】DocuWorksでペーパーレス化による紙排出量削減を実現

神戸市は、約150万人の人口を抱える兵庫県の市です。働き方改革の一環としてペーパーレス化に取り組んでおり、その活動の中で富士フイルムビジネスイノベーションの文書管理システム「DocuWorks」の導入に踏み切りました。

※この事例は、DocuWorks公式に公開された情報を引用したものです。

導入した背景

神戸市役所は、「働き方改革」など全庁のデジタル化を推進していく中で、ペーパーレス化に取り組んでいます。その一環として導入したのが「DocuWorks」です。このシステム導入には、具体的には以下の背景があります。

• 行政サービスの質の向上
• 情報共有の効率化
• 市民への迅速な対応

これらの目標達成に向けて動いていたものの、次に挙げる課題が潜んでいました。

導入前に抱えていた課題

導入前の神戸市役所では、多くの課題が存在していました。特に顕著だったのは、以下の点です。

• 書類を主にFaxでやり取りをしていたため、文書が紙ベースで管理されており、検索や共有に時間がかかる
• 紙を多く使用し、かつ送信の場合は申請書1枚当たり数十枚の文書を、送付先ごとに仕分ける必要があった
• その結果、4名の担当者がFaxの前に陣取って送付作業を一日繰り返していた
• 他の人が印刷したくても、複合機がすぐ使えないこともしばしばあった

これらの問題を解決するために、DocuWorksを導入することとなりました。

導入による効果

まず、数多くの文書管理システムがある中、DocuWorksを導入する決めてとなったのは、以下のポイントによるものです。

• 紙のような操作感で使えるため、ペーパーレス化に抵抗なく役立つため
• 特に、WordやPDFなどの複数のファイルをDocuWorks上で紙のように束ねたりばらせる機能が便利
• 鍵直前の資料差し替えや入れ替えも簡単にできる

効果の一例として、2017年度実績対比で2024年度までに無線LAN導入部門で60%、それ以外の部門で30%削減のペーパーレス化の目標が、目標を上回るペースで順調に推移しています。また、他にも以下のような具体的な効果が出ています。

• Faxの紙印刷をやめたことで、紙排出量が2か月で約50,000枚削減
• 紙と変わらない見やすさ・使いやすさ・ページのめくりやすさが好評で、どう縫う1ヶ月程度で操作に慣れることができた
• 数十ページある文書でもごく検索で必要な箇所を見つけやすくなった
• メモや付箋の添付・矢印やマーカーペンの追記が容易になった
• 拡大・縮小が行えるため、細かい図が見やすくなった
• 手作業よりも仕分けや編集が簡単なため、調書の送付漏れも減少

今は一部の部署のみでDocuWorksを使っている状態ですが、他部署でもDocuWorksを活用したペーパーレス化を進めたいと担当者は言っています。

今回導入された製品

事例2.【高知市上下水道局浄水課水質管理センター】楽々Document Plusで管理体制を最適化

高知市上下水道局浄水課水質管理センターは、高知市上下水道局において水質検査や水質管理業務を担う部門です。水道GLP文書管理のためISO対応の楽々Document Plusを導入しました。

※この事例は、楽々DocumentPlus公式に公開された情報を引用したものです。

導入した背景

高知市上下水道局は、水質検査の信頼性に関する認定制度「水道GLP(Good Laboratory Practice)」において要求される文書の管理を、自前で構築した水質管理システムで行っていました。しかし、システムの老朽化によりブラックボックス化が進み、次に挙げる課題を抱えていました。その課題を解決する方法として、楽々Document Plusを導入しました。

この導入は、国際規格ISOに準拠した文書管理プロセスの確立と、効率的な業務運営の必要性から動機付けられたものです。特に重視されたのは、文書の整理と検索機能の向上であり、これによって業務の迅速化と精度の向上が期待されていました。

導入前に抱えていた課題

導入前、旧システムの老朽化によるブラックボックス化により、具体的には以下のような課題が浮き彫りになっていました。

• 以前当センターに勤めていた職員が、あるデータベースプラットフォーム製品で構築した自前のものだった
• 構築した職員が退職したことにより、システムが次第にブラックボックス化していき、システムの改変などができなかった
• 旧システムは、Mac専用に構築されたシステムで、業務で使うWindows PCで使うために作業が必要となり、業務の負担となっていた

これらの問題が業務の効率性と精度に影響を与えていました。

導入による効果

まず、導入にあたってシステムに求める要件として以下を挙げていました。

• 水道GLP（水道法に基づくISO9001及びISO/IEC17025の一部を水質検査向けに具体化した品質保証基準）に準ずる文書管理体制が行えること
• Windows PCで動作できること

旧来のシステムでは、水道GLPに関する文書管理と検査結果などの水質データ管理を同じシステムで管理していましたが、楽々Document Plus導入にあたって使用方法を最適化しました。具体的には、水道GLPの文書管理を楽々Document Plusに移行、水質データ管理は別システムへ移行しました。システム間もうまく連携することができ、以下のように業務で活用しています。

• 検査結果の数値を水質データ管理システムに入力し報告書を作成
• この報告書や検査結果の根拠となる情報を楽々Document Plusに登録（その際に報告書番号や採水日などの属性情報も入力）
  →検索が簡単に行えるようになり、またデータのトレーサビリティが確保できるようになった
• 登録頻度の高い文書に関しては自動登録機能を活用

楽々Document Plusの導入により、日常業務の負担軽減に繋がり、以下のような具体的な効果も出ています。

• 操作機器の操作手順や検査結果報告の文書改訂がしばしば必要になるが、版管理のある楽々Document Plusは対応が容易
• 以前はWordやExcelをPDFに変換していたが、楽々Document Plusはビューワ表示が可能なため、WordやExcelのまま保存できて変換作業が不要になった
• 市民相談の文書についても、以前は紙の帳票で保存されていたが、楽々Document Plusでの管理へ移行
  →年度末に行われる集計作業が大幅に効率化

上記のように、水質管理センターの業務効率と品質が大きく向上し、市民へのサービス提供がより良いものとなりました。

今回導入された製品

事例3.【群馬県】SmartReadでデータ入力時間を75%削減

群馬県は関東地方北部に位置し、米麦栽培・養蚕・繊維工業などの伝統産業や畜産・野菜栽培・機械工業が盛んな地域です。群馬県全体でDX推進の動きがあり、その一環としてSmartReadを導入しました。

※この事例は、SmartRead公式に公開された情報を引用したものです。

導入した背景

導入の一番の背景は、「日本最先端クラスのデジタル県」となることを目標に、DX推進を進めていること。その中で、以下のようなことを実現したいと考えていました。

• デジタル技術に精通している事業者と地域の課題を把握している行政が連携・協働すること
• 県内における地域課題の解決を目指すこと
• そして、地域の課題だけでなく、県庁内の業務効率化による県民サービスの向上も重要なミッション

上記は、具体的には次に挙げる課題によるものです。

導入前に抱えていた課題

県民を対象に実施したアンケート結果の入力作業の業務負担が大きい状態でした。その中で、AI OCR機能が付いた文書管理システムが複数ある中、以下を決め手としてSmartReadの導入へ踏み切りました。

• トライアルした際、読み込み制度が高かった
• 初心者でも分かりやすいユーザーインターフェースだった
• 契約に際して、親身に相談に乗ってもらった

契約まで時間がない中での選択という課題もありましたが、柔軟かつ迅速な対応でスムーズに導入することができました。

導入による効果

一番の効果としては、データ入力時間が約4分の1になり、掛かる人でも4人から3人に削減できたことです。具体的には、アンケート業務において以下のような流れでSmartReadを活用しています。

1. 紙で届いたアンケート回答をスキャナーでPDFに変換
2. PDFファイルをSmartReadで読み込み
3. 読み取り結果をExcelで取り出してグラフなどの報告書を作成

今後、SmartReadの費用対効果を高めるために様々な課でも導入予定、その中で手入力で行っている申請書類の対応も行っていく予定だそうです。

今回導入された製品

事例4.【大阪府八尾市】SmartReadでコロナ対策の給付金給付を迅速交付

大阪府八尾市は、大阪府の中部に位置する製造業が盛んな地域です。新型コロナウィルスの拡大を受け給付金業務において、SmartReadの前身である「Tegaki」を導入しました。

※この事例は、SmartRead公式に公開された情報を引用したものです。

導入した背景

八尾市は、新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、関連する融資制度の保証認定の申請が従来の7倍から8倍と爆発的に急増していました。その結果、申請書をデータ化する職員やアルバイトの残業時間が大幅に増加していました。また、他の自治体でも給付金関連の業務により職員の残業時間が増えていることを聞いていました。

そこで、オンライン申請を検討し、併せてOCR機能の備わったシステムを導入することで、郵送の申請にも対応できるように考え、SmartRead導入に踏み切ったという背景があります。

導入前に抱えていた課題

上述の通り、新型コロナウイルス感染症拡大により、申請書をデータ化する職員やアルバイトの残業時間が増加していました。そして、以下の問題を解決する必要がありました。

• 当初予定していた郵送申請は紙データの申請内容を人手で転記
• 転記したものをデータ化
• そのデータ化に膨大な時間を要する

これらの問題を解消するために、より効率的なシステムが求められていました。

導入による効果

SmartRead（旧Tegaki）が選ばれた理由は以下によるものです。

• 日本語の認識制度が一歩抜きん出ていた
• 使いやすいAPIによるシステム連携のしやすさ
• 従量課金などのサービス形態が今の時代に即している

SmartReadを導入することによる最大の効果は、緊急事態で急を要する事業者の方に給付金の給付を迅速に行えたことです。また、以下のようなフローの中でSmartReadは使われましたが、申請内容のデータ化にかかる時間が大幅に削減され、担当者の残業時間がほぼゼロ近くまで削減できました。

今回導入された製品

まとめ

以上のように、様々な自治体で文書管理システム（兼AI OCR）により業務を改善しています。改めて、今回紹介した事例の概要は以下の通りです。

ここで紹介した事例はあくまでも一例です。他にも様々な自治体で文書管理システムは導入されており、効果を発揮しています。各自治体で適した文書管理システムは異なるため、まずは目的に合った機能が備わっているか確認した上で無料トライアルにて試してみることをおすすめします。