【初心者向け】Excelの共有・同時編集はこれで完璧｜設定方法やトラブル対処法を解説

社内でExcelファイルを複数人で同時に編集したいのに、「誰かが開いていて編集できない」、「上書きされてしまう」などのトラブルに頭を抱えていませんか？特にテレワークや部署を超えた共同作業が増える中で、効率よく、ミスなく、ファイルを共有・更新する仕組みが求められています。

本記事では、こうした悩みを解決するために、Excelでファイルを安全・便利に共有する方法やトラブルへの対処方法をわかりやすく解説します。あわせて、おすすめのクラウドサービスやIT製品の比較・選び方のポイントも紹介します。

📌この記事で解説すること

1. Excelファイル共有の基本と活用法
2. よくあるトラブルとその対処法
3. クラウド製品の比較と選定ポイント

1. はじめに：Excelファイル共有の基本と現状の理解

本章では、ビジネスの現場で欠かせないExcelファイルの共有について、その基本的な考え方と現状をわかりやすく解説します。Excelファイル共有の意味や種類、そして直面しやすい課題についても触れ、全体像をつかんでいただける内容です。

1-1. ビジネスにおけるExcelファイル共有の重要性

現代のビジネスシーンでは、複数人で同じデータを扱いながら効率よく業務を進めることが求められています。特にExcelは、経理や営業、企画などさまざまな部門で幅広く利用されており、データ共有の中心的役割を担っています。

例えば、複数の担当者が売上データをリアルタイムに更新しながら分析したり、プロジェクトの進捗管理に利用したりすることが多いでしょう。こうした共同作業がスムーズに進むかどうかは、ファイル共有の仕組みと運用に大きく依存しています。

1-2. Excelファイル共有とは何か？

Excelファイル共有とは、一つのExcelファイルを複数のユーザーが閲覧・編集できる状態にすることを指します。一般的に以下の方法があります。

• ローカル共有フォルダ：社内のファイルサーバーやNASにExcelファイルを置き、同一ネットワーク経由でアクセスする方法です。ただし、一度に編集できるのは基本的に1人のみで、他のユーザーは「読み取り専用」になることが多いです。
  
• ファイル共有サービスを利用した共有：OneDriveやGoogleドライブなどクラウド上にファイルを保存し、複数人が同時に編集できる環境を提供します。リアルタイムで変更が反映されるのが特徴です。
  

このように、共有の形態によって使い勝手や編集のしやすさ、トラブルの発生リスクが異なります。

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1-3. Excel共有の種類と現状

Excelファイル共有には大きく2種類の方法があります。

• 従来の「共有ブック機能」：
  ローカルネットワーク内の共有フォルダに置いたExcelファイルを、複数人で同時編集できるようにする機能です。ただし、Excel 2013以降から機能は非推奨となっており、Microsoft社から「クラウド共同編集」への移行が推奨されています。
• Microsoft 365の「クラウド共同編集」：
  Microsoft 365（旧Office 365）では、OneDriveやSharePoint上でのExcelファイル共有が主流です。複数人が同時に編集でき、リアルタイムに変更が反映されるため、非常に効率的で使いやすいのが特徴です。

企業の環境やITインフラによっては、まだローカル共有を続けているケースもあります。それぞれのメリット・デメリットを理解し、適切な方法を選ぶことが重要です。

2. Excelファイル共有の使用方法とよくあるトラブル

この章では、Excelによるファイル共有は、「クラウド共同編集」と「共有ブック機能」の大きく2種類です。それぞれの具体的な使用方法とよくあるトラブルを解説し、その対処法について解説します。実際のビジネス現場で役立つ情報をわかりやすくまとめました。

2-1. Microsoft推奨：クラウド共同編集を使う方法

Microsoft 365 版のExcelを使用している場合、OneDrive や SharePoint と連携するクラウド共有が主流で、複数人でのリアルタイム共同編集が可能です。

設定手順（Windows／mac共通）：

1. Excelファイルを開く
2. 画面右上の［共有］ボタンをクリック
3. OneDrive に保存するよう促されるので、保存先を選択して保存
4. 「リンクを送信」画面でアクセス許可/ユーザーのメールアドレスを設定
5. ［送信］ボタンをクリック

2-2. 従来の「共有ブック機能」を使う方法（Excel 2013以前、または手動設定）

この機能は現在非推奨ですが、ローカルネットワークでの利用など一部環境では使われています。

有効化手順（Windows／Excel 2016 以前）：

1. Excelファイルを開く
2. リボンの［校閲］タブをクリック
3. ［変更］グループ内の［ブックの共有］をクリック
   ※ボタンがない場合は「オプション＞リボンのユーザー設定」から追加が必要
4. 表示されるダイアログで、「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」にチェック
5. ［OK］を押すと、保存を求められるので保存
6. ファイルを共有フォルダに配置して他の人もアクセスできるようにする

2-3. Excelファイル共有でよくあるトラブルと対処法

Excelのファイル共有は便利な反面、ビジネスで利用する際にいくつか注意すべきトラブルがあります。代表的なものとその対策を紹介します。

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2-4. Excel共有機能の選択は業務のニーズに合わせて

近年では、クラウド共同編集やファイル共有サービスが機能面・操作性・セキュリティの面で優れているため、多くの企業で「共有ブック機能」からの移行が進んでいます。

• 個人事業主・個人プロジェクト：共有ブック機能でも対応可能な場合もある。
• 法人・複数人プロジェクト：クラウド共同編集やファイル共有サービスが最適

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3. Excelファイル共有におすすめのIT製品比較と選定ポイント

本章では、Excelファイル共有に適したIT製品を比較し、選定時に重視すべきポイントをわかりやすく解説します。ビジネスの現場で役立つ具体例を交えつつ、最適な共有環境構築をサポートします。

3-1. Excelファイル共有に使われる主なIT製品4選

Excelファイルの共有を効率的かつ安全に行うために使われるIT製品を紹介します。

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3-2. ツール選定時に重視すべきポイント

業務フローや社内ルールに合った共有サービスを選定することで、導入効果を最大化できます。単なる「ファイル置き場」ではなく、「業務基盤の一部」として活用する視点が、成功のカギです。Excelファイル共有のIT製品を選ぶ際、以下のポイントを重視しましょう。

1. 共同編集機能の充実度

Excelファイルを複数人で同時編集するには、リアルタイムでの反映速度や操作の安定性が求められます。特にプロジェクト資料や予算表など、編集頻度の高いファイルでは、遅延や競合の発生が業務効率を大きく下げてしまいます。

また、変更履歴の自動記録や復元機能があると、誤操作時にも安心です。ツールによっては、誰がどのセルを編集したのかまで追える機能があり、責任の明確化やミスの早期発見につながります。

2. セキュリティ対策の強さ

ファイル共有では「どこでもアクセスできる便利さ」と引き換えに、情報漏洩のリスクが高まるため、セキュリティは最優先でチェックすべき項目です。

具体的には、多要素認証（MFA）やファイル単位のアクセス権設定が可能かを確認しましょう。また、暗号化通信や監査ログの取得機能があるかも重要です。これらが揃っていれば、万が一のトラブル時にも原因を追跡しやすくなります。

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3. 既存環境との連携性

Microsoft 365やGoogle Workspaceなど、社内で既に導入している業務基盤との連携の良さは大きなポイントです。例えば、Microsoft TeamsやGoogle Chatとファイル共有機能がスムーズにつながっていれば、業務の流れを妨げることなく自然に利用が広がります。

また、自社のITポリシーやガバナンス基準を満たせるかどうかも確認が必要です。特に大企業や業界規制が厳しい業種では、導入前の整合性チェックが欠かせません。

4. 操作性とユーザーサポート

導入後に社員が使いこなせないようでは、本末転倒です。直感的なインターフェースであるかどうか、ファイル共有の流れが「1クリックで完結」するようなわかりやすさがあるかを重視しましょう。

また、トラブルが起きたときのために、サポート体制の充実度（チャット・電話・メールなど）や、ヘルプページやマニュアルの有無も大切な選定基準です。

5. コストパフォーマンス

どれだけ高機能でも、コストが見合わなければ長く使うことは難しくなります。初期費用・月額料金に加え、必要なアカウント数やストレージ容量が自社に合っているかをチェックしましょう。

特に中小企業では、無料プランの活用やスモールスタートも視野に入れるとよいでしょう。逆に、社内での利用が拡大しそうであれば、年額プランやボリュームディスカウントを検討する価値があります。

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💡ツールを選ぶ時のポイント

1. リアルタイム共同編集を重視するなら：Microsoft OneDrive
2. コラボレーションをGoogle中心で行っているなら：Google ドライブ
3. セキュリティ重視・権限管理の厳格化をしたいなら：Box
4. 自社完結型で管理・運用したいなら：ファイルサーバー（NAS含む）