文書管理システムと他システムを連携する方法とは？連携に強い文書管理システム8選

文書管理システムは、作業効率化やペーパーレス化の促進など様々なメリットがあります。それだけでも十分利用価値がありますが、他システムと連携することで更にその価値を高めることが可能です。それでは、具体的にシステム連携することでどのようなメリットがあるのでしょうか？

この記事では、他システムと連携する方法からメリットまで詳しく解説をしていきます。特に以下のようなお悩みを抱えている方は是非参考にしてみてください。

• 文書管理システムを導入したいけど、既存システムと連携できるか知りたい
• 具体的にどのような手順で文書管理システムと他システムを連携できるか知りたい
• 連携に強い文書管理システムがどれか知りたい

この記事を通じて、文書管理システムを最大限に活用するための連携方法が理解できます。他システムと連携しながら、文書管理システムを十二分に活用していきましょう。

文書管理システムにおける連携とは

文書管理システムの連携機能は、異なるシステム間でデータを効果的にやり取りすることを可能にします。この連携により、情報の整合性が保たれ、業務の自動化や効率化が図れます。具体的にどのようなことができてどのような連携の種類があるのか、詳細を見ていきましょう。

システム連携によりデータやり取りができる

文書管理システムにおけるシステム連携は、異なるプラットフォームやアプリケーション間でデータを効率的にやり取りすることが可能です。この連携を通じて、文書や情報が自動的に交換され、手動でのデータ入力と更新の必要が減少します。これにより、時間の節約はもちろん、データの一貫性と精度が向上します。

文書管理システムと他システムとの具体的な連携例は以下の通りです。

• プロジェクト管理ツールとの連携により、プロジェクト関連文書が自動的に同期
• CRMシステムとの統合により、顧客関連の文書が最新の顧客データと連動
• 会計ソフトウェアとの連携で、請求書や受領書の管理が自動化

これらの連携は、情報の即時性とアクセス性を大幅に向上させるため、組織の効率化に直接寄与します。文書管理システムを活用することで、異なるシステム間のスムーズなデータフローを実現し、業務の自動化と最適化を推進できます。

文書管理システムの連携で代表的な種類（API、CSV）

文書管理システムの連携には、主にAPI連携とCSVインポートの二つの方法が存在します。API連携は、リアルタイムでのデータ交換を可能にし、システム間の通信を自動化します。これにより、更新が頻繁に必要なデータを最新の状態に保つことが可能です。一方、CSVインポートは、大量のデータを一度に転送する際に有効です。特に、異なるシステム間での一括データ移行が必要な場合に適しています。

各連携の主な利点は以下の通りです。

これらの方法を選択する際には、データの量・更新の頻度・セキュリティの要件など、業務の具体的なニーズを考慮することが重要です。適切な連携手法を選ぶことで、文書管理システムの効率と効果を最大限に引き出すことが可能となります。

次に、具体的に文書管理システムの連携でどのようなことができるのか詳細を見ていきましょう。

文書管理システムの連携でできること

文書管理システムと他システムとの連携は、多様な業務プロセスを自動化し、業務の効率化を実現することが可能です。この連携によって、手動で行っていた作業を削減し、より迅速かつ正確に業務を遂行することが可能になります。次に、具体的な連携の用途とその効果について詳しく見ていきましょう。

1. ワークフローに合わせたバッチ連携
2. 申請書類の自動登録
3. 既存の文書を一括登録
4. 重要なメール等を自動アーカイブ

1.ワークフローに合わせたバッチ連携

バッチ連携は、定期的なタスクを自動化することで、ワークフローをスムーズにします。特に時間がかかるデータ処理や大量の情報更新を必要とする場合、バッチ処理は大きな助けとなります。これにより、従業員は繰り返し行う手作業から解放され、より創造的または戦略的な業務に集中することが可能です。

バッチ連携の具体的な利用例は以下の通りです。

• 日次または週次でのレポート生成
• 複数データソースからの情報集約
• 定期的なバックアップとアーカイブ作成

これらの作業を自動化することで、時間とリソースの節約はもちろん、エラーの可能性も減少します。また、定期的に行われるこれらの処理は、組織内のデータ整合性と情報の正確性を維持する上で重要な役割を果たします。バッチ連携は、特に大量のデータを扱う環境でその真価を発揮し、業務の効率を大幅に向上させることが可能です。

2.申請書類の自動登録

文書管理システムと他の業務アプリケーションとの連携を活用することで、申請書類の自動登録が可能になります。これは、手動でのデータ入力作業を削減し、申請プロセスを迅速化するための効果的な手段です。自動登録により、データ入力の際の誤りを減らし、文書の処理時間を大幅に短縮できます。

自動登録を実現するためのステップは以下の通りです。

1. 関連する申請フォームや文書をシステムに事前登録
2. 申請データを自動で抽出し、適切なフォーマットでシステムに入力
3. 完成した申請書類を自動で関連部署にルーティング

このプロセスにより、申請が必要な各種業務での効率が向上します。例えば、新規プロジェクトの承認書類や、経費精算のためのフォームなど、定型的な文書が自動で処理されるため、従業員はより重要な業務に集中することが可能です。自動登録機能は、業務の迅速化だけでなく、全体的な生産性の向上にも寄与します。

3.既存の文書を一括登録

文書管理システムの連携機能を活用すると、既存の文書を一括で登録することが可能です。これにより、時間を要する文書の手動登録作業を削減し、効率的なデータ管理が実現します。一括登録は、特に大規模な文書移行が必要な時にその力を発揮します。

一括登録プロセスを簡潔にするためには、以下の手順で行うと良いでしょう。

1. 文書のフォーマットを統一して準備
2. 必要なメタデータ（タイトル、作成日、タグなど）を事前に設定
3. システムのインポート機能を利用して、複数の文書を同時にアップロード

この方法により、企業は大量の文書データを迅速にシステムに統合することが可能となり、データアクセスの速度と正確性が向上します。さらに、一括登録は文書の検索性を高め、必要な情報へのアクセスを容易にすることが可能です。結果的に、全体的な文書管理の効率が大幅に向上し、業務プロセスが加速されます。

4.重要なメール等を自動アーカイブ

文書管理システムとの連携を利用すると、重要なメールやその他の通信を自動でアーカイブすることができます。この機能は、組織が重要な情報を保持し、必要に応じて迅速にアクセスできるようにするために非常に役立ちます。自動アーカイブによって、情報の保護と規制遵守が強化され、情報漏えいのリスク軽減が可能です。

自動アーカイブの設定方法は以下の通りです。

1. メールサーバーと文書管理システムとの間に連携を設定
2. アーカイブの条件を定義（例：特定のキーワード、送信者、受信日など）
3. アーカイブされたデータに対するアクセス権を適切に管理

このプロセスは、日常的に発生する大量のコミュニケーションから重要な情報を選別し、安全に保存することを可能にします。また、監査や法的要求に応じたデータの抽出が必要な際にも、迅速かつ効果的に対応できるようになります。このように、自動アーカイブは組織の情報管理を効率化し、コンプライアンスを支援する重要なツールです。

文書管理システムを他システムと連携する6つのメリット

文書管理システムを他のシステムと連携させることは、企業運営の効率化とセキュリティ強化に大きく寄与します。この連携によって、データ管理がシンプルになり、業務プロセスがスムーズに運ぶようになります。具体的に挙げられるメリットは以下6つです。

1. データを一元管理できる
2. 業務効率の改善が見込める
3. 人的ミスが削減できる
4. データを確実に管理できる
5. 内部統制・セキュリティ向上に繋がる
6. コンプライアンスを強化できる

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

1.データを一元管理できる

文書管理システムと他のシステムを連携することで、データを一元管理することが可能になります。この一元管理は、データの整合性を保ち、情報アクセスの迅速化を実現します。企業全体で一貫したデータベースを持つことで、情報の重複や矛盾を減少させ、意思決定の精度を向上させることが可能です。

一元管理の主なメリットは次の通りです。

• 情報の整合性と透明性の向上
• 検索時間の短縮と情報アクセスの速度向上
• レポート作成やデータ分析の効率化

これらの利点は、組織内のさまざまな部署が共通のデータを共有し、協力して業務を進める際に特に重要です。データが一元管理されていることで、必要な情報を迅速に取得し、より迅速な対応が可能となります。結果として、全社的な生産性の向上に寄与します。

2.業務効率の改善が見込める

文書管理システムと他システムの連携により、業務効率の向上が期待できます。連携により自動化が進み、日々の作業がスピードアップするため、従業員はルーチンワークから解放され、より価値の高い業務に集中できるようになります。特に、報告書作成やデータ分析などの時間を要する作業が効率化されることが大きな利点です。

業務効率化を促す主な要素は以下の通りです。

• データ入力の自動化による時間削減
• エラー発生のリスク低減
• 必要な情報への迅速なアクセス

これらの改善により、全社的な生産性が向上し、従業員の満足度も高まるでしょう。自動化されたプロセスは、繰り返し発生するエラーを削減し、より正確なデータに基づいた意思決定が可能になるため、業務の質自体の向上も見込めます。このような連携は、組織の効率だけでなく、経済性にも寄与するため、多くの企業での導入が進んでいます。

3.人的ミスが削減できる

文書管理システムと他システムの連携は、人的ミスの削減に大きく貢献します。自動化されたデータ入力やプロセスにより、入力ミスや情報の不整合が大幅に減少させることが可能です。これは特に、情報が多岐にわたる大規模な組織で効果を発揮します。

具体的には、以下のような方法によりミス削減に繋がります。

• データの自動検証機能を利用して誤入力を即座に検出
• システム間での情報共有により、データの一貫性を保持
• 重要な情報のバックアップを定期的に自動実行

これらの対策により、業務プロセスがよりスムーズに行われ、エラーによるコストや時間の浪費が減少します。また、正確なデータは信頼性の高いレポーティングと分析を可能にし、組織全体のパフォーマンス向上に寄与します。このようにシステム連携は、業務の質を向上させるだけでなく、長期的な経営安定性にも貢献する重要な要素です。

4.データを確実に管理できる

文書管理システムと他システムの連携は、データ管理の確実性を格段に向上させます。一元化されたデータ管理システムを使用することで、情報の紛失や不正アクセスを防ぎながら、データの整合性保持が可能です。これにより、組織内のデータセキュリティが強化され、情報漏洩のリスクが軽減されます。

データ管理の確実性を高めるための主要な方法は次の通りです。

• セキュリティプロトコルの強化と暗号化技術の導入
• アクセス権限の厳格な管理と監査ログの定期的なチェック
• データの定期的なバックアップと災害復旧プランの実施

これらの措置は、不正アクセスやデータ損失から情報を守るだけでなく、規制遵守の要求にも応えることが可能です。信頼できるデータ管理システムは、組織の信用性を向上させ、顧客やパートナーからの信頼を確保するための基盤となります。このようにして、システム連携は組織全体の運用の質を高める重要な役割を果たします。

5.内部統制・セキュリティ向上に繋がる

文書管理システムと他システムとの連携は、内部統制とセキュリティの向上にも大きく寄与します。システム間で情報が一元管理されることで、データへのアクセス制御が強化され、内部監査の効率も向上します。これにより、企業のコンプライアンス体制が強化され、リスク管理がより効果的に行えるようになるでしょう。

内部統制の強化に役立つ主要な措置は以下の通りです。

• データアクセスのロールベース制御を実施し、適切な権限管理を行う
• 操作記録の自動化により、誰がいつどのデータを操作したかを追跡
• 定期的なセキュリティ監査と脆弱性評価の実施

これらの措置は、情報漏洩や不正アクセスの防止に効果的であり、組織のセキュリティポリシーの遵守を支援します。また、これらのシステム連携による強化された内部統制は、外部からの監査時にもその効果を発揮し、企業の信頼性と透明性を向上させます。結果として、企業全体のセキュリティ態勢が強化され、持続可能な成長をサポートする基盤を築くことが可能です。

6.コンプライアンスを強化できる

文書管理システムと他システムとの連携は、企業のコンプライアンス基準を強化する上でも非常に効果的です。適切なシステム連携を行うことで、法的要求や業界規範に適合する文書管理プロセスを確立できます。これは、監査の準備を容易にし、潜在的な法的リスクを減少させる重要なステップです。

コンプライアンス強化のためには以下の点が重要です。

• 情報保護に関する法規制に準拠したデータ管理とアクセスポリシーの実施
• 重要文書の保存期間と廃棄スケジュールの厳格な管理
• システムやデータへのアクセスに関する詳細な監査ログの保持

これらの措置により、企業は法的要件を満たし、同時にデータと文書の安全性を保証します。さらに、連携されたシステムは透明性と追跡性を高め、万が一の監査や法的調査時に迅速に対応することが可能です。このような体制は、企業の信頼性を向上させ、ビジネスの持続可能性に貢献します。

以上のメリット6つを享受するためには、適切に文書管理システムと他システムを連携する必要があります。次に文書管理システムと他システムを連携する方法を見ていきましょう。

文書管理システムと他システムを連携する方法

文書管理システムを他のシステムと効果的に連携させるための方法を理解することは、業務効率化とデータ管理の最適化に不可欠です。具体的には以下3つのステップで連携させます。

1. 他システムと連携できる文書管理システムを選ぶ
2. 連携ルールを明確にする
3. 場合によって、カスタマイズの追加開発をする

これらのステップについて適切に理解・実行することで、ここまでで解説したメリットを企業にもたらすことが可能です。一つ一つのステップを見ていきましょう。

1.他システムと連携できる文書管理システムを選ぶ

効果的なシステム連携を実現するためには、まず他システムと連携可能な文書管理システムを選定することが重要です。選択する際には、互換性、拡張性、およびサポートされる連携技術の範囲を検討する必要があります。システムの選択は、将来のニーズにも対応できるように、拡張性に富んだものを選ぶことが望ましいです。

連携可能なシステムを選ぶ際の考慮点は以下の通りです。

• システムがサポートする連携の種類とその機能性
• システム間でのデータ交換を容易にするための標準プロトコルのサポート状況
• システムのカスタマイズ可能性と将来的なアップグレードオプション

これらの要素を考慮することで、現在および将来の業務要件に合わせて最適な文書管理システムを選択できます。適切なシステムを導入することで、業務の効率化はもちろん、長期的なIT戦略にも寄与することが期待されます。

後述で連携に強いおすすめのシステムも紹介するので、参考にしてみてください。

2.連携ルールを明確にする

他システムとの効果的な連携を実現するためには、連携ルールを明確に設定することが不可欠です。これには、データの共有方法、アクセス権限、およびデータ更新のプロトコルを定義することが含まれます。明確なルールとガイドラインを設けることで、システム間のデータの整合性とセキュリティを保ちながら、連携をスムーズに行うことができます。

連携ルールを設定する際に考慮すべきポイントは以下の通りです。

• 各システムから何を共有し、何を非公開にするかを決定
• データアクセスに関するセキュリティ要件を明確化
• データ同期の頻度や方法について具体的な規定を設ける

これらのルールを事前に確立しておくことで、連携プロセス中の誤解や誤操作を防ぎ、システム間でのデータ処理の効率を最大化します。また、これにより、データの一貫性が保たれ、全体的な業務の透明性が向上します。このアプローチは、組織全体の運用効率を高めるとともに、ITインフラの持続可能な発展を支える基盤となるでしょう。

3.場合によって、カスタマイズの追加開発をする

文書管理システムと他システムとの連携を最適化するためには、場合によってはカスタマイズや追加開発が必要になることがあります。特定の業務要件やユニークなプロセスを支援するために、標準機能の範囲を超えたカスタマイズが求められることがよくあります。このステップは、システムの機能を拡張し、企業特有のニーズに合わせるために重要です。

カスタマイズを検討する際のポイントは以下の通りです。

• 既存の機能だけでは解決できない特定の業務プロセスのニーズを特定
• システムの拡張性を評価し、将来的なアップグレードや変更に対応できるかを確認
• 専門の開発パートナーと協力して、必要なカスタマイズを計画・実施

カスタマイズや追加開発により、システムはより柔軟に業務に対応できるようになり、効率的な運用が可能になります。また、このアプローチは、技術的な障壁を克服し、企業が独自の競争優位を築く助けとなることが期待されます。

連携機能が充実している文書管理システム8選

文書管理システムは数多くありますが、全てのシステムが他システムとの連携に適しているわけではありません。そのため、連携機能が充実しているシステムを選ぶことが、業務効率を大幅に向上させる鍵となります。そこで、連携機能が充実している文書管理システムとして、8つのシステムを紹介します。

さらに多くの文書管理システムを詳細に比較検討したいという方はこちらの記事がおすすめです。

先に各システムの連携に関する情報を表でお見せすると以下の通りです。

※連携できる内容は2024/4/22時点のもの

それでは、各システムの特徴について一つずつ見ていきましょう。