効果的な文書管理システムの運用方法とは？おさえるべきポイントを解説

文書管理システムは、業務の効率化だけでなく、人件費の削減やペーパーレス化など、多大なる効果を企業にもたらしてくれます。

しかし、その効果を最大限享受するためには、適切な運用ルールと全社的な運用が不可欠です。にもかかわらず、自社にとって適切なシステムを導入できず、効果的なシステム運用ができていない企業も少なくありません。それには、「思ったように社内に定着しない」、「導入前に持っていた課題が解決しない」、「費用対効果に見合っていない」といったような要因が挙げられます。

これらの要因の根底にある原因は何なのか、そして具体的にどのような解決策があるのかについてこの記事で詳しく解説していきます。適切な運用を行うかで文書管理システムの効果は0にも100にもなりえると言っても過言ではありません。そして、適切な運用方法は全ての企業に共通ではなく、それぞれの企業に合った運用が求められます。

この記事を通じて、文書管理システムの正しい運用方法を知り、システムの導入・運用の費用対効果を最大化していきましょう。

文書管理システムの運用でありがちな失敗3選

文書管理システムの導入は作業効率の向上や法律への対応など様々なメリットがあります。しかし、文書管理システムの運用は必ずしもうまくいくとは限りません。そこで、まずは多くの企業が陥る失敗例を三つ挙げ、それぞれの事例のポイントと対策について解説をしていきます。

文書管理システムの運用ルールを決める上での大前提として、この3つの要素からしっかりと吸収していきましょう。

1. 思ったように社内に定着しない
2. 導入前に持っていた課題が解決しない
3. 費用対効果に見合っていない

なお、文書管理システム自体についての理解を深めておきたい方は下記の記事を先に読むことをおすすめします。

基本的な機能や導入メリットなど文書管理システムについてより詳しく知りたい方はこちら

1.思ったように社内に定着しない

多くの費用と労力をかけて文書管理システムを導入したものの、思ったように社内に定着しない場合があります。その理由は、従業員の参加と支持が得られていないことが多いです。導入初期には熱意を持って取り組むことが多いものの、時間が経つにつれてその熱が冷め、徐々に元の手法に戻ってしまうことがあります。この問題を解決するためには、以下の対策が有効です。

• 従業員のニーズと期待を把握し、それに応じた機能説明やトレーニングを行う
• システムの利点と使い方を定期的に再確認するミーティングを設ける
• 小さな成功を積み重ねてモチベーションを保ち、結果を可視化する

これらのステップを踏むことで、従業員が新システムを日常業務に取り入れやすくなります。結局のところ、すべての従業員が文書管理システムの利益を理解し、使いこなせるようになることが、システム定着の第一歩となります。

導入前に持っていた課題が解決しない

文書管理システムは様々な課題の解決手段として導入することが多いかと思います。その目的には、業務の効率化や情報の整理整頓などが挙げられます。しかし、これらの課題が解決されないことがありがちな失敗の2つ目です。その原因は、システム選定の際に現場の実情が考慮されず、実際の業務に合っていない場合が多いです。この問題に対処するためには、以下の点を考慮する必要があります。

• 実際の業務プロセスを詳細に分析し、その上で最適なシステムを選ぶ
• 導入を検討する際には、必要な機能だけでなく、使用する部署の意見も積極的に取り入れる
• 導入後も柔軟にシステムを調整し、業務に合わせてカスタマイズ可能なものを選ぶ

これらの対策を実施することで、初めて文書管理システムが本来の機能を発揮し、導入前に存在した課題を効果的に解決することが可能です。適切なシステム選定と運用が、成功に欠かせません。

3.費用対効果に見合っていない

企業でシステムを導入する上で、費用対効果を見極めることは非常に重要です。実際に、多くの企業はその費用対効果を十分に検討しますが、期待された効果が得られないケースも少なくありません。その主な理由として、システムの過剰な機能や不十分な利用が挙げられます。効果的な費用対効果を達成するためには以下のポイントが重要です。

• 導入目的に合わせた機能の選定を行い、必要以上の高価なオプションは避ける
• 定期的なレビューを通じて、システムの使用状況と効果を評価する
• 従業員がシステムを最大限に活用できるように、継続的なトレーニングとサポートを提供する

これらの措置を講じることにより、投資した資金が適切に回収され、システムの導入が企業にとって実質的な価値をもたらすようになります。文書管理システムの費用対効果を最大化するには、単に導入するだけでなく、適切な運用が伴う必要があります。費用対効果を高める方法については、文書管理システムの費用対効果を高める方法の記事も参考にしてみてください。

上記で挙げたありがちな失敗の対策はしっかり実施するとして、次に運用する上でおさえるべきポイントについて、更に詳しく見ていきましょう。

文書管理システムを運用する上でおさえるべき7つのポイント

文書管理システムの効果的な運用は、その計画と実行の方法に大きく依存します。具体的には、運用を成功に導くために必要なポイントとして、以下7つが挙げられます。

1. 文書管理システムの目的を明確にすること
2. 自社に合った文書管理システムを導入すること
3. 管理体制をしっかりと整えること
4. 運用ルールをしっかり定めること
5. 運用方法を社内へ周知徹底すること
6. 費用対効果を逐次チェックすること
7. PDCAを回して運用改善を繰り返すこと

これらのポイントを適切に実行することで、システムから最大限の効果を引き出すことが可能です。

1.文書管理システムの目的を明確にすること

文書管理システムの運用で重要なポイントの一つ目は、その目的を明確に定義することです。目的が明確でないと、システムが本来提供するはずの価値を十分に活用できません。目的を定義する際には以下の点を考慮することが重要です。

• どの業務プロセスを改善したいのか具体的に特定する
• システムに期待する具体的な成果をリストアップする
• 関係するすべてのステークホルダーのニーズを把握する

これらのステップを通じて、文書管理システムの目的を明確にすることで、自社に合った最適なシステムが選べるようになります。また、目的が明確であることで、システムの評価や改善も効率的に行えるようになり、組織全体の生産性向上に寄与します。この過程で重要なのは、全員が同じ目標に向かって動くことです。

2.自社に合った文書管理システムを導入すること

文書管理システムの選定は、単に機能性だけでなく、自社の具体的なニーズに合致しているかを重視することが重要です。適切なシステム選びを行うためには、以下の点を考慮に入れると良いでしょう。

• 自社の業務フローや特有の要求を把握し、それに最適な機能を持つシステムを選ぶ
• 導入後の拡張性やカスタマイズの容易さを確認する
• システム提供者のサポート体制やユーザーコミュニティの活発さを評価する

これらの要素を考慮することで、ただ機能が多いシステムを選ぶのではなく、実際に自社の業務改善に寄与するシステムを選定することができます。適切なシステム選定は、その後の運用効率や従業員の満足度を大きく左右するため、慎重に行う必要があります。このプロセスを通じて、最も合理的で効果的な文書管理ソリューションを実現できるでしょう。

3.管理体制をしっかりと整えること

文書管理システムを効果的に運用するためには、強固な管理体制の確立が不可欠です。管理体制が整っていないと、システムはその機能を十分に発揮できず、文書の整理整頓やセキュリティの確保にも影響します。効果的な管理体制を構築するためには、以下のアプローチを採用することが効果的です。

• 文書管理責任者をしっかり設けて、その権限と責任範囲を明確にする
• チーム内での役割分担をはっきりさせ、それぞれの職員が何を担当しているかを全員が理解できるようにする
• 定期的にミーティングを開催し、文書管理の状況をレビュー及び評価する

これらの措置を講じることで、文書管理システムの効果を最大限に引き出すことが可能になります。管理体制がしっかりとしていることは、システムを通じて組織の効率を向上させるための基盤となります。

4.運用ルールをしっかり定めること

文書管理システムを効率的に運用するためには、明確な運用ルールの設定が必須です。適切なルールを設けることで、システムの利用が組織内で一貫性を持ち、エラーやデータの不整合を防ぐことができます。ルールを設定する際には次の点を考慮すると良いでしょう。

• 文書のアクセス権限を誰がどのように持つのか定義する
• 文書の保存期間やアーカイブ方法を具体的に決める
• 編集や更新のプロセスを標準化し、全員が同じ手順で作業できるようにする

これらのルールを社内に周知し、遵守を徹底することで、文書管理システムの機能を最大限に活用することが可能になります。ルールが明確であればあるほど、ユーザーはシステムをスムーズに、そして効果的に利用することができ、結果的に業務の効率が向上します。このプロセスにおいて重要なのは、ルール作りが現場の実情に基づいていることです。

運用ルールを決める方法については、次のセクションで5つのステップに分解して解説していきます。

5.運用方法を社内へ周知徹底すること

運用方法を決めたところで、その方法が社内に浸透しないことには意味がありません。システムの正しい使い方を理解し、日常業務に取り入れることが、システムの価値を実感するための鍵となります。この目的を達成するために効果的な手段は以下のようなものがあります。

• 新しい運用方法のトレーニングセッションを定期的に開催し、使い方を具体的に説明する
• FAQや操作マニュアルを簡単にアクセスできる場所に設置し、必要な情報を随時参照できるようにする
• 実際にシステムを使って業務がどのように改善されるか、事例を共有することで理解を促進する

これらの取り組みを通じて、社内の各メンバーが文書管理システムの使い方を習得し、それを日々の業務に活かすことができるようになります。適切な知識と理解があれば、システムの導入目的と効果が明確になり、組織全体の文書管理が効率的かつ効果的に行えるようになります。

6.費用対効果を逐次チェックすること

文書管理システムの導入と運用には、常に費用対効果を考慮することが重要です。その効果的な管理と運用を行うためには、逐次的なパフォーマンス評価が必要となります。この評価を通じて、投資に見合ったリターンが得られているかを確認し、必要に応じて調整を行うことができます。以下は、費用対効果をチェックするための実践的なアプローチです。

• 定期的にシステムの利用状況と業務への影響を評価する
• システムの効果を量的にも質的にも分析し、目に見える成果を確認する
• 効率が改善された具体的な例や、コスト削減が達成された点を文書化し、共有する

これらのステップを実行することで、システムの継続的な改善点を特定し、より効果的な運用が可能になります。文書管理システムはただ導入するだけでなく、その運用と結果を定期的に評価し、組織にとって最大の価値を生み出すよう努めることが求められるわけです。

7.PDCAを回して運用改善を繰り返すこと

文書管理システムの効果を継続的に高めるためには、PDCAサイクル（Plan-Do-Check-Act）を効果的に回すことが重要です。このサイクルを運用することで、システムの利用状況を定期的に評価し、必要な改善を迅速に行うことができます。そのためには、以下のアプローチが役立ちます。

• 計画（Plan）：運用の目標と期待される成果を設定し、具体的な行動計画を作成する
• 実行（Do）：計画に基づいて文書管理システムを運用し、定められたプロセスに従って作業を進める
• 評価（Check）：定められた指標に基づきシステムの性能と運用成果を評価し、問題点や改善点を特定する
• 行動（Act）：評価から得られた洞察をもとに、システムやプロセスの改善を行う

このPDCAサイクルを定期的に回すことにより、システムの運用が徐々に最適化され、組織の効率と生産性の向上に寄与します。繰り返し改善を行うことで、文書管理システムの潜在的な価値を最大限に引き出すことが可能になります。

次に、文書管理システムを運用する上でのカギとなる運用ルールを作る方法について、詳しく見ていきましょう。

文書管理システムの運用ルールを作るステップ5つ

文書管理システムを効率的に運用するためには、明確なルールが必要です。このセクションでは、実践的な運用ルールを作成するためのステップとして、以下5つのステップについて解説します。

1. 文書管理する書類を決める
2. 各文書の分類方法を明確にする
3. 文書の命名ルールを決める
4. 明確な基準で担当者を決める
5. 従業員への周知・教育を徹底する

これらのステップを踏むことで、システムの効果を最大限に引き出し、業務の整理と効率化を実現します。

Step1.文書管理する書類を決める

文書管理システムを効率的に運用する第一歩は、管理する文書の種類を明確に決定することです。どの文書をシステムで管理するかを決めることで、システムの設計や構成を適切に行うことができます。以下の方法を用いて、管理する書類を選定します。

• まず、日常的に使用される書類とそれほど頻繁ではないが重要な書類をリストアップする
• 各部門から必要な文書の情報を収集し、全社的な文書のカテゴリを作成する
• 法的な保持期間が必要な書類とそうでない書類を区分けし、それぞれの管理方法を決定する

このステップを通じて、文書管理システムの範囲と目的が明確になり、システムの構築において重要な基盤となります。適切な文書の選定は、後続の運用ルール作成の効率を大きく向上させます。

Step2.各文書の分類方法を明確にする

文書を効率的に管理するためには、それぞれの文書がどのように分類されるかをはっきりさせることが必要です。文書の分類を明確にすることで、情報の検索性が向上し、必要な文書を迅速にアクセス可能になります。文書分類のプロセスを構築する際には、以下の手順を踏むことが効果的です。

1. まず、文書の種類ごとに主要なカテゴリを設定します。例えば、財務文書、人事文書、プロジェクト関連文書などです。
2. 次に、それぞれのカテゴリ内でさらにサブカテゴリを定義します。これにより、文書管理がさらに細分化され、具体的な情報に素早くアクセスできるようになります。
3. カテゴリとサブカテゴリの定義が終わったら、それらを使って文書のタグ付けルールを作成し、文書が正しく分類されるようにします。

この分類方法を徹底することで、文書の管理が格段に効率的になり、日々の業務での時間節約にも繋がります。文書管理システムの全体的な利用効率を高めるためには、このステップが非常に重要です。

Step3.文書の命名ルールを決める

効率的な文書管理システムを実現するためには、文書の命名ルールを慎重に設定することが欠かせません。一貫性のある命名規則を採用することで、文書の検索と識別が容易になり、管理の効率が向上します。適切な命名ルールを確立するためには、次のステップを踏むことが重要です。

1. 文書の種類、作成日、作成者名を組み合わせた形式を基本とします。例えば、「契約書_20240422_山田」のようにします。
2. 略語や数字を使用する場合は、その意味が分かりやすいように、事前に一覧表を作成し、全社員に共有します。
3. 特定のプロジェクトやイベントに関連する文書には、その名称を含めることで、文書がどの活動に関連しているかを明確にします（例：【DX推進プロジェクト】契約書_20240422_山田）。

これらの命名ルールを適用することで、文書管理システム内の文書が整理され、必要な文書を迅速に見つけ出すことができます。また、文書の管理とアクセスの一貫性を保つことができ、情報のセキュリティと整合性が向上します。

Step4.明確な基準で担当者を決める

文書管理システムの成功は、明確に定義された責任範囲にも依存します。各文書や文書カテゴリに対して担当者を指名することは、効率的な管理と迅速な対応を保証する上で不可欠です。担当者を決める際には以下のポイントを考慮することが効果的です。

• 各部署から適切な知識とスキルを持つスタッフを選出し、その能力に基づいて担当文書を割り当てる
• 担当者には、文書の整理・更新・保管および廃棄のプロセス全体を管理する責任がある
• 定期的に担当者の業務を評価し、必要に応じて追加のトレーニングやリソースを提供する

これにより、各文書が常に最新の状態で保持され、必要な文書が迅速に見つかるようになります。担当者を明確にすることで、責任の所在がはっきりし、文書管理システムの全体的な効率と効果が向上します。

Step5.従業員への周知・教育を徹底する

文書管理システムを効率的に運用するためには、従業員全員がシステムの使用方法と運用ルールを完全に理解し、適切に活用できるようにすることが必要です。教育と周知のプロセスを効果的に行うためには以下のステップを踏むことが重要です。

1. 定期的にトレーニングセッションを開催し、文書管理システムの基本操作やルールについて教育する
2. 新入社員やシステム更新時には追加のオリエンテーションを行い、全員が最新の情報を持っていることを確認する
3. 実際の業務に役立つ具体的な使用例を示し、理解を深めるためのワークショップやQ&Aセッションを提供する

これらの教育活動を通じて、従業員は文書管理システムを効果的に利用するための知識と技能を身につけることができ、システムの導入目的が達成されやすくなります。結果として、文書管理の効率が向上し、組織全体の生産性が高まります。

運用しやすい文書管理システム8選

市場には多様な文書管理システムが存在しますが、その中でも特に運用しやすいものを選ぶことが重要です。このセクションでは、使い勝手が良く、効率的な文書管理が可能な8つのシステムを紹介します。それぞれの特徴を比較して見ることで、自社に合ったシステムを導入するようにしましょう。

おすすめ文書管理システム全27選の比較と選定ポイントについて詳しく解説した記事はこちら

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