自治体におすすめな文書管理システム4選！導入事例や導入方法も紹介

自治体における文書管理は、住民サービスの質と効率性を向上させるために欠かせない要素です。しかし、伝統的な紙ベースの記録保持からデジタル化への移行は、多くの自治体にとって大きな挑戦となっています。このデジタルシフトは、情報アクセスの迅速化、検索性の向上、そして最終的にはサービス提供の効率化に繋がるでしょう。

そこで、この記事では、下記にフォーカスして自治体に特化した文書管理システムの選択肢を紹介していきます。

• それぞれのシステムがどのように役立つのか
• 実際の導入事例
• 導入する際のポイント
• 各システムが提供する機能の概要

この記事を通じて、自治体の皆さまが文書管理システムをより深く理解し、自身のニーズに合った最適な選択ができるように支援します。自治体が直面する文書管理の課題解決への一歩を踏み出すための知識と情報になれば幸いです。

自治体で文書管理システムが必要とされる背景

自治体での文書管理システム導入は、業務の効率化、情報の透明性向上、そして住民サービスの質の改善に不可欠です。公文書の管理は自治体の基本的な責務であり、このデジタル時代において、適切な文書管理システムの選択と導入は、その責務を果たす上で重要な役割を担います。

このセクションでは、自治体が直面する様々な課題に対応するために必要とされる文書管理システムの機能とその重要性を掘り下げていきます。

公文書管理の条例が改訂された

公文書管理の条例が改訂されたことは、自治体における文書管理システムの必要性を一層高めています。この改訂は、公文書の適切な管理と保存、さらには住民への情報公開の透明性を確保するためのものです。

この背景を踏まえると、自治体では以下のような点が求められます。

• 公文書の分類と索引付け：文書の種類に応じた分類と、簡単にアクセスできるよう索引をつけることが重要
• 長期保存：法的な要件を満たすため、公文書を長期にわたって保存する体制を整える必要がある
• アクセスの管理：誰がどの文書にアクセスできるかを厳格に管理し、適切な情報公開とプライバシーの保護を両立させる

これらの要件を満たすことは、改訂された条例の下での公文書管理の質を保つ上で不可欠です。文書管理システムを導入することによって、これらの要件への対応が可能となり、効率的かつ透明性のある文書管理が実現します。自治体はこの改訂を機に、現代のデジタル化の流れに適した文書管理システムを導入し、サービスの質の向上を図ることをおすすめします。

2026年3月までDX推進計画が提示されている

2026年3月までに実施されるDX推進計画は、自治体にとって文書管理システムの導入と運用を加速させる大きな動機となっています。この計画の目的は、行政業務のデジタル化を促進し、サービスの質を向上させることです。

具体的には、以下の点が期待できます。

• 業務プロセスの効率化：紙ベースの作業からデジタル化への移行により、業務プロセスが効率化
• 情報共有のスムーズ化：文書管理システムを通じて、関連部署間での情報共有がスムーズに行われるようになる
• 住民へのサービス提供の速度と質の向上：デジタル化により、住民への情報提供やサービス提供が迅速かつ正確に行えるようになる

DX推進計画に対応するため、自治体は適切な文書管理システムの選定と導入が求められます。これにより、行政サービスの質の向上、内部の業務効率化、そして住民とのコミュニケーション強化を実現することができるでしょう。自治体がこの計画に沿って文書管理システムを導入することは、デジタルトランスフォーメーションを成功させる上で不可欠なステップです。

自治体におすすめの文書管理システム4選

本章では数ある文書管理システムの中から特におすすめできる４製品をご紹介します。導入前の製品の比較検討の際にぜひ参考にしてください。

さらに多くの文書管理システムを比較検討したいという方はこちらの記事がおすすめです。

自治体の文書管理システムで必要となる主な10個の機能

自治体での文書管理システムの選択と活用は、効率的な公文書の扱いや業務プロセスのデジタル化において中心的な役割を担います。このようなシステムを取り入れることで、文書の整理、迅速な検索、安全な共有が可能になり、結果として行政作業の速度とサービス品質が向上します。

このセクションでは、自治体向けの文書管理システムが備えるべき主要機能に焦点を当て、それぞれがどのように業務改善に貢献するかを見ていきましょう。

1. 文書の登録・管理
2. アクセス権管理
3. バージョン管理
4. 検索機能
5. 電子署名・認証
6. 文書の共有・共同編集
7. 保存・保管機能
8. セキュリティ機能
9. モバイルアクセス
10. 法令遵守支援機能

1,文書の登録・管理

文書の登録・管理機能は、自治体が抱える膨大な情報量を効率的に扱う上で不可欠です。この機能により、文書の整理・追跡および保管が簡素化され、必要な情報への迅速なアクセスが可能になります。自治体では、日々多くの文書が生成され、それぞれが特定のプロジェクトや業務に関連しています。

この機能が提供する具体的な利点には以下の通りです。

• 即時性：必要な文書を迅速に見つけ出し、情報に基づいた決定を速やかに行える
• 整理性：文書をカテゴリやキーワードで分類し、管理することが容易になる
• 追跡可能性：文書の変更履歴やアクセス履歴を追跡でき、誰がいつどの文書を閲覧または編集したかが一目でわかる

このように文書の登録・管理機能は、自治体が直面する文書管理の課題に対して実用的な解決策を提供します。文書が適切に管理されることで、作業の効率化はもちろんのこと、情報の正確性やアクセスの透明性が向上し、結果的に住民サービスの質の向上につながります。

2,アクセス権管理

アクセス権管理は、自治体の文書管理システムで非常に重要な機能です。この機能は、情報へのアクセスを制御し、適切な人々だけが重要な文書に触れられるようにすることで、機密性の高い情報の安全性を保障します。自治体では、さまざまな部署や個人が多様な情報を扱っており、誤って情報が漏れるリスクを最小限に抑える必要があります。

アクセス権管理機能を適切に活用することによる、メリットは以下の通りです。

• 情報の機密保持：特定の文書やデータへのアクセスを限定することで、情報漏えいのリスクを軽減
• 役割に基づくアクセス制御：職員の役割や職務に応じてアクセス権を設定することで、必要な情報のみを適切な人が利用できるようにする
• 監査と追跡の容易化：誰がいつどの文書にアクセスしたかを追跡し、不正アクセスや情報漏えいの可能性を早期に特定できる

これらの点から、アクセス権管理は自治体が情報を安全に保ちながら、効率的かつ透明性のある文書管理を行う上で欠かせない機能です。適切なアクセス権の設定と管理によって、自治体は情報の安全性を高めつつ、職員が必要な情報に素早くアクセスできる環境を実現します。

3,バージョン管理

バージョン管理は、自治体の文書管理システムで不可欠な機能の一つです。この機能は、文書の変更履歴を保存し、いつでも以前のバージョンに戻れるようにすることで、文書の整合性と追跡可能性を保証してくれます。自治体では、政策の策定、会議の記録、法的文書の作成など、日々変更される可能性のある多くの文書が存在します。

文書の各バージョンを適切に管理することで、以下の利点の享受が可能です。

• 変更の透明性：文書の各改訂版は、誰がいつどのような変更を加えたかを明確に記録する
• エラーの訂正：誤った情報が文書に記載された場合、以前の正確なバージョンに簡単に戻れる
• 協働の効率化：複数の人が同一文書に作業する際、最新版の文書のみを使用することで作業の重複を避け、効率を高める

バージョン管理機能を備えた文書管理システムを利用することで、自治体は文書の信頼性を高め、誤情報の拡散リスクを減少できます。また、政策や決定の背後にある文書の変遷を追跡することで、政策決定プロセスの透明性を住民に対しても高めることが可能になります。

4,検索機能

検索機能は自治体にとっての文書管理システムにおける中心的な機能です。これは、膨大な数の文書の中から必要な情報を素早く見つけ出すことを可能にします。特に、日々の業務や緊急時の対応において、迅速な情報アクセスは極めて重要です。

高度な検索機能を備えたシステムは、以下の点で自治体の効率と対応力を大きく向上させます。

• 時間の節約：高度なフィルタリングオプションやキーワード検索により、必要な文書を素早く見つけられる
• 正確性の向上：文書のメタデータや内容を基にした検索が可能になるため、検索結果の正確性が向上する
• アクセス性の改善：クラウドベースの文書管理システムでは、どこからでも情報へのアクセスが可能になり、場所を選ばずに作業を進められる

このように、検索機能は自治体の業務をスムーズに進行させる上で欠かせない要素です。情報の即時性とアクセスのしやすさは、日々の業務効率のみならず、住民への迅速な対応とサービス提供の質を高めるためにも直結しています。文書管理システムにおける強力な検索機能は、自治体が直面する情報管理の課題に対する解決策を提供します。

5,電子署名・認証

電子署名・認証は、自治体の文書管理においてセキュリティを強化するための重要な機能です。この技術を利用することで、文書の改ざんを防ぎ、送信される情報の正当性を保証できます。特に、機密性の高い情報を扱う自治体では、文書の真正性と安全性を保証することが極めて重要です。

電子署名・認証を適用することで、以下のような具体的なメリットがあります。

• 文書の真正性保証：電子署名は文書が改ざんされていないことを保証し、文書の作成者が認証される
• 法的拘束力の確保：署名された文書は、法的に有効であり、紙の文書と同様の効力を持つ
• 情報漏洩のリスク低減：認証されたユーザーのみが文書にアクセスできるため、不正アクセスや情報漏洩のリスクが減少する

自治体が電子署名・認証機能を文書管理システムに組み込むことで、文書の安全性と信頼性が大幅に向上します。これにより、内部の効率化はもちろん、住民へのサービス提供の質の向上にも寄与することが期待できます。住民からの信頼を得るためにも、このようなセキュリティ対策の導入は不可欠です。

6,文書の共有・共同編集

文書の共有と協働は、自治体の文書管理システムにおいて極めて重要な機能です。この機能により、部署間やチームメンバー間での情報共有がスムーズになり、効率的な協働が可能になります。特に、プロジェクトの計画から実施・評価に至るまで、多様な情報を迅速かつ安全に共有することが求められる自治体では、この機能の利用が不可欠です。

文書の共有と協働を促進することで、以下のような利点が得られます。

• 情報の迅速な共有：関連する人々が必要な情報にアクセスできるようになるため、決定のスピードが上がる
• 協働の効率化：ドキュメントの同時編集やリアルタイムのフィードバックが可能になるため、作業の重複を避け、プロジェクトの進行がスムーズになる
• 決定過程の透明性向上：文書の共有履歴や編集履歴が記録されることで、プロジェクトの決定過程が明確になり、透明性が向上する

これらの利点を通じて、文書の共有と協働機能は、自治体がより迅速に、かつ効果的に業務を進めるためのキーとなります。チームメンバーが同じ情報を基に作業を進めることができれば、誤解を防ぎ、より一致した目標に向かって進むことが可能になります。このような協働の文化を促進することは、自治体が住民に対して高品質のサービスを提供する上で不可欠です。

7,保存・保管機能

保存と保管は、自治体における文書管理システムの核心機能です。この機能は、重要な文書が長期間にわたり安全に保管され、必要な時にいつでもアクセスできる状態を保つことを目的としています。特に、法的要件を満たすためには、文書の保存期間やフォーマットが重要な要素となります。

自治体で効果的に文書の保存と保管を行うことで、以下のような利点を得ることが可能です。

• 長期保存：法律や規制で定められた期間、文書を安全に保管
• 容易なアクセス：必要な文書を素早く見つけ出し、アクセスすることが可能
• 情報の安全性保持：暗号化やアクセス制御を通じて、文書の安全性を確保

自治体がこれらの機能を備えた文書管理システムを導入することで、効率的な情報管理が実現されます。さらに、法的責任の履行、情報の損失防止、および住民サービスの向上に寄与することが期待されます。保存と保管機能によって、自治体は文書のライフサイクル全体を通じて、情報の整合性と可用性を保つことができるのです。

8,セキュリティ機能

セキュリティは、自治体における文書管理システムを選定する際の最も重要な要素の一つです。この機能は、機密情報の保護、不正アクセスの防止、そしてデータ漏洩のリスク低減を目的としています。自治体では、住民の個人情報・政府の機密文書・重要な財務記録など、様々な種類の敏感な情報を取り扱っています。したがって、これらの情報を守るためには、高度なセキュリティ対策が必要不可欠です。

文書管理システムにおけるセキュリティ機能の強化によって、以下の利点が得られます。

• データの暗号化：文書が保存・転送される際の安全性を確保
• アクセス管理：不正なアクセスを防ぎ、適切なユーザーのみが情報にアクセスできるようにする
• セキュリティ監査：定期的なセキュリティチェックと監査を通じて、システムの脆弱性を早期に特定し修正

これらのセキュリティ機能を文書管理システムに組み込むことで、自治体は情報の安全性を確保し、住民の信頼を維持できます。情報の保護は、自治体がその機能を果たす上で不可欠な部分であり、セキュリティ対策の徹底はそれを支える基盤となります。

9,モバイルアクセス

モバイルアクセスは、現代の自治体における文書管理システムにおいてますます重要な機能となっています。この機能は、職員が外出中でも重要な文書にアクセスできるようにすることで、柔軟性と生産性を大幅に向上させます。自治体の業務はオフィス内だけでなく、現場での活動も多岐にわたるため、モバイルデバイスからのアクセスが可能であることは極めて重要です。

モバイルアクセス機能を持つ文書管理システムを導入することで、以下のような利点が得られます。

• リアルタイムでの情報アクセス：緊急の決定が必要な場合でも、適切な情報にすぐにアクセス可能
• 現場での効率的な作業：現場で直接文書を参照・編集できるため、時間とリソースの節約につながる
• 柔軟な働き方の支援：リモートワークやフレキシブルな勤務体系を実現する上でモバイルアクセスは不可欠

自治体がモバイルアクセスを可能にする文書管理システムを採用することで、より迅速で効果的なサービス提供が可能になります。また、職員の働き方に柔軟性をもたらし、業務の効率化を促進します。このように、モバイルアクセス機能は自治体が直面する現代の課題に対応するための鍵となるでしょう。

10,法令遵守支援機能

法令遵守支援は、自治体が運営する文書管理システムにおいて重要な機能です。この機能は、自治体が法的要件や業界の規制を満たしながら文書を管理できるように支援します。公的機関として、自治体は個人情報保護法・公文書管理法など、多岐にわたる法律や規制に従う必要があります。

法令遵守機能を備えた文書管理システムを使用することで、自治体は以下の利点の享受が可能です。

• リスクの軽減：法的な違反やその結果発生する罰金、訴訟リスクを減らすことが可能
• 信頼性の向上：住民や他の公的機関からの信頼を確保し、透明性の高い運営を実現
• 効率的な文書管理：法的要件に即した文書の分類・保存・廃棄プロセスを効率化し、コンプライアンスの負担を軽減

法令遵守機能を持つ文書管理システムを採用することによって、自治体は法的責任を果たし、住民の信頼を維持しながら、効率的に業務を進めることが可能になります。また、この機能は、自治体が日々の運営において直面する法的課題に対処するための確固たる基盤を提供します。

自治体で文書管理システムを導入するメリット5つ

自治体で文書管理システムを導入することによるメリットは多岐にわたります。このシステムは、業務の効率化、情報セキュリティの強化、法令遵守の容易化など、自治体の運営における根本的な課題に対処します。このセクションでは、これらのシステムが自治体にもたらす具体的な利点について詳しく解説し、導入が自治体のサービス向上にどのように寄与するかを見ていきましょう。

1. 効率性の向上
2. 法令順守の容易化
3. 情報のセキュリティ強化
4. コミュニケーションと透明性の向上
5. コスト削減

1.効率性の向上

文書管理システムを導入することによる効率性の向上は、自治体業務の質とスピードに直接影響を与えます。紙ベースの管理からデジタル化への移行は、文書の検索・共有・更新プロセスを劇的に改善します。この変化により、職員は時間をより生産的なタスクに割り当てることができ、住民へのサービス提供も迅速になります。

具体的に、文書管理システムがもたらす効率性向上のメリットは以下の通りです。

• 迅速な情報アクセス：必要な文書を素早く見つけ出すことができ、対応のスピードが向上
• プロセスの自動化：文書の承認や配布などのプロセスが自動化され、手作業によるエラーや遅延を減らす
• リアルタイムの協働：チーム間での文書共有と編集がリアルタイムで行えるため、プロジェクトの進行がスムーズになる

これらの改善により、自治体はより迅速に業務を進められ、住民への迅速なフィードバックとサービスの提供が可能になります。文書管理システムの導入は、単に文書をデジタル化すること以上の価値を自治体に提供し、業務の効率化と住民サービスの質の向上を実現します。

2.法令順守の容易化

文書管理システムの導入は、法令順守を容易にするという重要なメリットを自治体にもたらします。自治体は多くの法的要件に従う必要があり、これらの要件を満たすためには、文書の適切な管理が不可欠です。文書管理システムを利用することで、自治体は法令に基づいた文書の保存・アクセス・廃棄のプロセスを自動化し、法的リスクを低減できます。

具体的には、以下のような利点があります。

• 文書の分類と保管：法的要件に従って文書を分類し、適切な期間保存することが容易になる
• アクセスの記録：誰がいつどの文書にアクセスしたかの記録を自動的に保持することで、監査の準備が簡単になる
• リスクの軽減：法的要件を自動的に遵守することで、違反による罰金や訴訟のリスクを軽減

このように、文書管理システムは自治体が法的責任を果たす上での強力なサポートツールとなり、信頼性の高い運営を保証します。法令順守の容易化は、自治体がより効率的に、かつ安心して業務を遂行できるようにするために不可欠です。

3.情報のセキュリティ強化

文書管理システムを導入することでの情報セキュリティの強化は、自治体にとって非常に価値があります。現代社会では情報の安全性が日々の運営における大きな課題となっており、特に自治体は住民の個人情報を含む機密性の高い情報を扱っています。

適切な文書管理システムを利用することによるセキュリティメリットは以下の通りです。

• データの暗号化：文書を保存または送信する際のデータ暗号化により、外部からの不正アクセスを防止
• アクセス制御：使用者による不正なアクセスを防ぐため、ユーザー認証や権限設定が強化される
• セキュリティ監査：定期的なセキュリティチェックと監査機能により、システムの脆弱性を早期に発見し対処

これらの措置により、自治体は情報漏洩のリスクを大幅に減少でき、住民からの信頼を維持することが可能になります。文書管理システムにおける情報セキュリティの強化は、自治体の情報管理戦略において中核をなす要素です。

4.コミュニケーションと透明性の向上

文書管理システムの導入によるコミュニケーションと透明性の向上は、自治体の運営において極めて重要です。このシステムを利用することで、部門間や職員間の情報共有が促進され、住民への情報公開もより透明に行えるようになります。効率的なコミュニケーションは、業務プロセスのスムーズ化に直結し、透明性の高い運営は住民の信頼を得るために不可欠です。

文書管理システムがもたらすコミュニケーションと透明性の向上には、以下のような具体的なメリットがあります。

• 迅速な情報共有：文書や情報のデジタル化により、必要な情報が迅速に共有され、部門間の連携が強化される
• 情報の一元管理：すべての文書を一元的に管理することで、情報の重複や食い違いを防ぎ、一貫性のある情報提供が可能になる
• 住民への透明性の提供：文書管理システムを通じて容易に公開できる情報は、自治体の透明性向上に貢献し、住民との信頼関係を強化する

これらのメリットにより、自治体はより効率的かつ透明性の高い運営が実現でき、住民からの信頼を獲得しやすくなります。コミュニケーションと透明性の向上は、住民サービスの質の向上に直接的に寄与するため、文書管理システムの導入は自治体にとって重要な戦略の一つと言えるでしょう。

5.コスト削減

文書管理システムを導入することでのコスト削減は、自治体の財政に直接的な利益をもたらします。紙ベースの文書管理には、印刷・保管・物理的な配送など、多額の経費が伴います。これに対し、デジタル化された文書管理システムは、これらのコストを大幅に削減可能です。さらに、作業プロセスの効率化によって、職員の時間をより価値の高い業務に充てることが可能となり、間接的なコスト削減にもつながります。

具体的には、文書管理システムがもたらすコスト削減のポイントは以下の通りです。

• 印刷コストの削減：デジタル文書の使用により、紙やインクなどの物理的な印刷コストが不要になる
• 保管スペースの節約：紙の文書を保管するための物理的なスペースが不要になり、賃貸料や管理費の削減につながる
• 作業時間の短縮：文書の検索、共有、更新のプロセスが効率化され、職員が他の業務に注力できるようになる

これらの節約効果は、自治体が限られた予算内でより多くのサービスを提供するための余地を生み出します。文書管理システムの導入によるコスト削減は、自治体の持続可能な運営にとって重要な要素であり、効率的かつ効果的な住民サービスの提供に貢献します。

文書管理システムを自治体へ導入する方法・流れ

文書管理システムを自治体に導入するプロセスは、計画的かつ段階的に進める必要があります。このプロセスを理解することは、システム導入の成功に不可欠です。このセクションでは、目的の明確化から始まり、選定・構築・試験運用、そして本稼働に至るまでの導入の流れを5つのステップに分けて説明します。自治体がスムーズにシステムを導入し、そのメリットを最大限に活用するためのガイドラインとなれば幸いです。

1. 目的とシステムに求める要件を明確にする
2. 導入するシステムを決める
3. システムを構築（用途に合わせて設定・カスタマイズ）する
4. 試験運用で問題点の洗い出し＆改善する
5. 本番稼働する

Step1.目的とシステムに求める要件を明確にする

文書管理システムを自治体に導入する第一歩は、目的の明確化とシステムに求める要件の特定です。この段階では、自治体が直面している課題を洗い出し、文書管理システムが解決すべき具体的な問題を定義します。

要件の明確化には、以下のポイントを考慮することが重要です。

• 業務プロセスの分析：現在の文書管理プロセスを詳細に分析し、効率化や改善が必要な領域を特定
• セキュリティ要件の特定：情報の機密性を保持するために必要なセキュリティ機能について要件を定める
• 利用者のニーズの把握：システムのエンドユーザーである職員や住民のニーズを理解し、使いやすさやアクセシビリティに関する要求を集める

目的と要件が明確になれば、それに基づいて適切な文書管理システムを選定し、導入計画を立案する土台が築かれます。この初期段階の作業は、プロジェクト全体の成功に向けての礎となり、後のステップでの効率的な実装と運用に直結します。

Step2.導入するシステムを決める

導入するシステムの決定は、文書管理システム導入プロセスにおいて重要なマイルストーンです。この段階では、事前に定義された目的と要件に基づいて、市場に出回っているさまざまなシステムの中から最適なものを選び出します。

選定プロセスには、以下のステップが含まれます。

• 市場調査：現在利用可能な文書管理システムのオプションを広範囲にわたって調査
• 機能の比較：各システムが提供する機能を詳細に比較し、自治体の要件に最も合致するものを特定
• デモやトライアルの実施：候補となるシステムのデモンストレーションを見たり、試用期間を設けることで、実際の運用環境でのパフォーマンスを確認

この段階を慎重に進めることで、後になってから現れる可能性のある問題を未然に防ぎ、導入後の満足度を高められます。また、システムの選定は、コスト、サポート体制、将来の拡張性など、機能面だけでなく、運用面での要素も考慮に入れて行う必要があります。適切なシステムを選定することは、自治体の文書管理プロセスの改善と効率化を実現するための基礎を築くことが可能です。

Step3.システムを構築（用途に合わせて設定・カスタマイズ）する

システムを構築する段階は、自治体が文書管理システムを実際に導入するプロセスの中心的な部分です。このフェーズでは、選定したシステムを具体的な運用環境に合わせて設定し、カスタマイズします。成功の鍵は、システムが自治体の特定の要件に完全に合致するようにすることにあります。

システム構築の主要なステップは以下の通りです。

• 要件に基づく設定：選定プロセスで明らかになった要件に基づき、システムの設定を実施
• カスタマイズの実施：必要に応じて、システムの機能をカスタマイズし、自治体独自のニーズに合わせる
• 利用者向けのトレーニング：システムの効果的な使用を確実にするために、職員向けのトレーニングプログラムを実施

この段階を通じて、文書管理システムは自治体の日常業務に密接に統合され、業務プロセスの効率化・情報アクセスの改善・文書セキュリティの強化など、目的として設定された多くのメリットを実現する準備が整います。適切な設定とカスタマイズにより、システムは最大の効果を発揮し、長期的に自治体に価値を提供します。

Step4.試験運用で問題点の洗い出し＆改善する

試験運用の段階は、自治体が文書管理システムを実際の業務に適用し、日常的な運用の中で遭遇する可能性のある問題点を洗い出し、それらを改善するための重要なプロセスです。この期間は、システムのパフォーマンスを評価し、ユーザーからのフィードバックを集め、最終的な調整を行うために利用されます。

試験運用で注目すべきポイントには以下が含まれます。

• 実際の業務プロセスでのシステムのテスト：システムが日々の業務にどのようにフィットするかを確認
• 問題点の特定と解決：運用中に発生する問題や不具合を特定し、解決策を実施
• ユーザーからのフィードバックの収集：実際にシステムを使用する職員からの意見や感想を収集し、必要に応じてシステムの改善に役立てる

この段階を経ることで、システムの導入に際しての予想外の課題を事前に把握し、解決することが可能です。また、職員の使いやすさや効率性の向上に直結するような微調整を加えられます。試験運用は、システムが本番環境でスムーズに機能するための最後の確認作業として、非常に重要な役割を果たします。

Step5.本番稼働する

本番稼働の段階に移行することは、自治体が文書管理システムの導入プロセスを完了し、日々の業務にシステムを正式に組み込むことを意味します。この段階に至るまでには、目的の明確化・システムの選定・カスタマイズ、そして試験運用を通じて、システムが自治体の要件に適合し、実際の業務プロセスを支援できることが確認されています。

本番稼働への移行に当たっては、以下のポイントが重要です。

• 従業員への周知：システムの本番稼働日とその影響について、関連する全ての職員に周知
• サポート体制の整備：利用開始後に発生する可能性のある問題に迅速に対応できるよう、サポート体制を調整
• 定期的なレビューの実施：本番稼働後も、システムのパフォーマンスと利用状況を定期的にレビューし、改善点があれば対応を実施

本番稼働は、システム導入プロセスの最終段階ですが、継続的な改善と評価を伴うべきものです。この段階を経ることで、自治体は文書管理における効率性・透明性・セキュリティの向上といった目的を実現し、住民サービスの質の向上に寄与できます。文書管理システムの本番稼働は、自治体にとって新たな始まりであり、業務遂行能力を高めるための重要なステップです。

自治体における文書管理システムの活用例

自治体における文書管理システムの活用例は、その導入の利点を具体的に示しています。これらの活用例を通じて、自治体がどのように文書管理システムを使って業務効率化・サービスの質の向上・情報のセキュリティ強化を実現しているかが明らかになります。

このセクションでは、具体的な活用例を紹介し、文書管理システムが自治体にもたらす実際の価値について見ていきましょう。

• 会議資料を管理し参加者へ共有する
• 国や県からの法令・通達を管理する
• 住民からの申請書類を処理する
• 住民へ必要な情報を公開する
• 内部文書をバージョン管理・承認処理する

会議資料を管理し参加者へ共有する

会議資料の管理と参加者への共有は、文書管理システムを活用することで大幅に効率化できる一例です。自治体では、定期的な会議や緊急の対応が必要な時に迅速な情報共有が求められます。文書管理システムを利用することで、会議資料の作成・更新・配布が簡単かつ迅速に行えるようになります。

このシステムによる具体的な改善は以下の通りです。

• 迅速な資料配布：会議前に資料をデジタル形式で共有することで、参加者が事前に内容を把握し、議論を深める準備が可能になる
• リアルタイムでの更新：会議中に情報が変更された場合でも、リアルタイムで資料を更新し、参加者に即座に配布できる
• 環境への配慮：紙の資料を使わないことで、印刷コストの削減と環境保護にも貢献

このように、文書管理システムの活用は、自治体の会議運営をより効率的で、環境に優しいものに変えられます。会議資料の管理と共有のプロセスを改善することで、議論の質を高め、意思決定を迅速に行うことが可能になります。

国や県からの法令・通達を管理する

文書管理システムを活用して、国や県からの法令・通達を効率的に管理することは、自治体にとっての大きな利点です。これらの文書は自治体の日々の運営に直接的な影響を与えるため、迅速かつ正確に処理する必要があります。文書管理システムにより、法令や通達を一元的に収集・分類、および共有できます。

このシステムの利用により得られる具体的なメリットは以下の通りです。

• 即時性と正確性の向上：最新の法令や通達を迅速に受け取り、関連部門に正確に伝達できる
• アクセスの容易さ：必要な法令や通達を簡単に検索し、いつでもアクセス可能になる
• 履歴管理：改正や更新があった場合にも、過去のバージョンと比較して変更点を明確に把握できる

これらの機能によって、自治体は法令や通達の管理に関わる時間と労力を大幅に削減し、その他の業務により多くのリソースを割り当てることが可能になります。また、常に最新の情報に基づいて行動することで、法的な違反リスクを最小限に抑えられます。文書管理システムは、自治体が効率的かつ法令を遵守した運営を行うための強力なツールです。

住民からの申請書類を処理する

住民からの申請書類の処理は、自治体業務の中核を成す部分であり、ここでの効率化は住民サービスの質を大きく左右します。文書管理システムを導入することで、申請書類の受付から処理・保管に至るまでのプロセスがデジタル化され、大幅にスピードアップします。

このシステムによる改善点は以下の通りです。

• 迅速な文書処理：電子的に申請書類を受け付けることで、書類の即時処理が可能になり、住民への返答時間を短縮可能
• エラーの減少：手作業によるデータ入力ミスが減少し、申請書類の処理精度が向上
• アクセスと追跡の容易さ：申請の状態をリアルタイムで追跡し、住民からの問い合わせに迅速に対応可能

これらのメリットにより、自治体は住民からの申請をより迅速かつ正確に処理できるようになります。結果として、住民の満足度向上に寄与し、自治体の業務効率化を実現します。

住民へ必要な情報を公開する

住民への必要な情報公開は、自治体の透明性と信頼性を高める上で極めて重要です。文書管理システムを利用することで、自治体は重要な情報を迅速かつ効率的に住民に提供できるようになります。このシステムによって、最新の政策・公共の通知・重要な手続きのガイドラインなど、住民が知る必要がある情報が瞬時に共有されます。

文書管理システムによる情報公開の利点は以下の通りです。

• 情報の即時性：システムを通じて、更新された情報を即座に住民に提供可能
• アクセスの容易さ：オンラインで情報を公開することで、いつでもどこでも情報を入手できる
• 一貫性と正確性の保持：文書管理システムによる一元管理により、情報の一貫性と正確性が保たれる

これらの改善は、住民と自治体との間のコミュニケーションを強化し、自治体の透明性を向上させることに寄与します。また、住民が必要な情報を簡単にアクセスできる環境を提供することで、住民の満足度や自治体への信頼感を高められます。文書管理システムを通じた効果的な情報公開は、住民サービスの質を向上させるための重要な手段です。

内部文書をバージョン管理・承認処理する

内部文書のバージョン管理と承認処理は、自治体における効率的な文書管理のために不可欠です。文書管理システムを利用することで、文書の改訂履歴を維持し、適切な承認プロセスを経て公開や共有が行われることを保証できます。このプロセスにより、文書の整合性が保たれ、誤った情報の拡散を防ぐことが可能です。

特に、政策策定やプロジェクト管理においては、以下のようなメリットがあります。

• 整合性の維持：文書の各バージョンが保存されるため、常に最新かつ正確な情報に基づいて作業を進められる
• 透明性の向上：文書の編集履歴や承認履歴を追跡できるため、作業の透明性が確保される
• 責任の明確化：誰が文書を承認し、どの段階で変更が加えられたかが明確になるため、責任の所在がはっきりする

このように、文書管理システムを通じたバージョン管理と承認処理の機能は、自治体が情報を正確かつ迅速に管理するための鍵となります。このプロセスを導入することで、自治体はより信頼性の高い文書管理を実現し、内部コミュニケーションの効率化と品質向上に貢献できるようになります。

文書管理システムを自治体に導入した事例

自治体における文書管理システムの導入事例は、その効果と実用性を実証する貴重な資料です。各自治体が直面する独自の課題に対して、文書管理システムがどのように解決策を提供し、業務の効率化や住民サービスの質の向上に貢献しているかを具体的に示します。

このセクションでは、成功事例を2つ紹介し、文書管理システムの導入がもたらす実際の効果について見ていきましょう。

1. 【大阪府八尾市】新型コロナ対策の緊急給付金給付を迅速交付
2. 【群馬県庁】文書処理作業の効率が大幅に向上

1.【大阪府八尾市】新型コロナ対策の緊急給付金給付を迅速交付

大阪府八尾市は、新型コロナウイルス対策として、緊急給付金の迅速な交付を実現するために文書管理システムを導入しました。このシステムの導入により、申請から審査・給付までのプロセスが大幅に効率化され、住民への給付スピードが向上しました。

具体的には、以下のような改善が見られました。

• 申請書類のデジタル化：紙の申請書をスキャンし、デジタルデータとして管理することで、審査の迅速化を実現
• プロセスの可視化：申請の受付から給付金の交付までの各プロセスがシステム上で一元管理され、進捗状況をリアルタイムで把握できるようになった
• 迅速な対応：文書管理システムによる効率的な情報管理とプロセスの自動化により、住民への給付を速やかに行うことができた

八尾市の事例は、文書管理システムがいかにして自治体の危機管理能力を高め、住民サービスの質を向上させるかを示しています。緊急時の迅速な対応は住民の信頼を得る上で不可欠であり、このシステムの導入によって、八尾市はその能力を大幅に強化しました。

2.【群馬県庁】文書処理作業の効率が大幅に向上

群馬県庁では、文書管理システムの導入により、文書処理作業の大幅な効率化を実現しました。従来の紙ベースでの文書管理から脱却し、デジタル化を進めることで、文書の検索時間の短縮・情報共有のスピードアップ、そして保管スペースの削減など、多方面にわたる改善が達成されました。

具体的な成果には以下のようなものがあります。

• 検索時間の大幅な削減：文書のデジタル化により、必要な文書を瞬時に検索できるようになり、業務の迅速化を実現
• 情報共有の効率化：電子文書の活用により、部署間での情報共有がスムーズに行われるようになり、協働の促進に寄与
• 物理的な保管スペースの削減：紙の文書をデジタル化することで、大量の保管スペースが不要になり、オフィス環境の改善にもつながる

群馬県庁の事例は、文書管理システムが自治体の文書処理における課題をどのように解決し、業務効率化に貢献するかを明確に示しています。文書管理のデジタル化は、業務プロセスのスピードと品質を同時に向上させる有効な手段であり、自治体のサービス向上に直結することがこの事例からも確認できます。

上記2つの事例で利用された文書管理システム

自治体による文書管理システムの導入事例をさらに詳しく紹介した記事はこちら

各自治体に最適な文書管理システムを導入して業務効率化を実現しましょう

文書管理システムの導入効果やメリット、事例などを解説しました。自治体のDXの必要性が叫ばれている昨今、書類を一括管理し、可視化することができる文書管理システムの導入はその第一歩といえます。本記事で紹介したおすすめの文書管理システムの中から最適な製品を選択し、ペーパーレス化と大幅な業務効率化を実現しましょう。