文書管理システムの導入事例6選｜導入前の課題や導入後の効果を紹介

本記事では、企業が文書管理システムを導入することで、どのような効果を得られたのかについて紹介します。導入した企業の業種と規模を確認し、導入前の課題から改善の施策、導入後の効果を知ることで文書管理システムを導入する際の参考にしましょう。

導入事例1：岡本株式会社（導入製品：楽々Document Plus）

契約書の審査・管理業務を⼀気通貫で遂⾏可能に　⼤幅な業務効率化と意識改⾰に寄与

※出典：契約業務の一気通貫化【事例：岡本様】 | 文書管理システム 楽々Document Plus

導入前の課題

楽々Document Plusを導入する以前、契約書管理業務では複数のシステムを利用し、情報の行き来や確認が煩雑でした。法務部以外の他部門は契約書の内容を確認する際に依頼をしなければならず、法務部にとっては検索や送付作業が負担となっていました。他部門にとっても契約書の確認が面倒であり、契約に対する意識も低かったという課題が存在しました。

改善の施策

楽々Document Plusの導入により、契約書管理業務における効率化と意識改革を図りました。全ての契約関連業務を楽々Document Plus上で一元管理できるようにすることで、契約審査申請から保管までのフローをシステム上で完結することが可能になります。

また、他部門にも閲覧制限付きで契約書の確認が可能になり、従業員自身が検索やチェックを行える環境を整えました。さらに、スキャンした契約書の全文検索機能を活用し、契約内容の確認や特定の情報の検索が容易になるようにしました。

導入後の効果

楽々Document Plusの導入により、契約書管理業務の効率化と他部門の意識改革が実現しました。楽々Document Plus上での一元管理により、契約書審査や保管までの工数が大幅に削減されました。

また、従業員自身が契約書を検索・閲覧できるようになり、契約漏れの防止や契約内容の把握が容易になっています。特に全文検索機能の活用により、必要な情報の迅速な検索が可能となりました。さらに、楽々Document Plusの利便性を実感した法務部は、他の業務でもシステムを活用し始めており、全社的な業務効率化への展開を目指しています。

導入事例2：大東電業株式会社（導入製品：NotePM）

【導入事例】社内報・人事通達・会社連絡を紙運用から電子化に成功！現場社員に情報が届くようになった – 大東電業株式会社

※出典：【導入事例】社内報・人事通達・会社連絡を紙運用から電子化に成功！現場社員に情報が届くようになった – 大東電業株式会社 – NotePM

導入前の課題

以前は、我々は会社からの連絡事項を一斉にメールで送信していましたが、現場の社員の方々が頻繁にメールを見逃してしまい、連絡事項が適切に伝わらないという問題が生じました。また、人事通知や社内表彰の手続きにおいても、紙媒体を使用することが煩雑であり、情報の共有や伝達にも問題が発生しました。

改善の施策

NotePMを無料トライアル期間中に試用しました。その優れた使いやすさと見やすさが高く評価され、経営陣の方々を招待してツールの使い勝手についてのフィードバックを受けました。その結果、NotePMは特に評判が良く、年配の方々でも利用しやすいことが明らかとなり、導入を決定しました。現在、NotePMを活用して議事録、報告書、人事通知、社内表彰などを効果的に管理しています。

導入後の効果

NotePMの導入により、連絡事項の見逃し問題が大幅に改善され、全社のお知らせがタイムライン上で表示されることで情報の確認が容易になりました。また、新入社員の受け入れ時間が短縮され、NotePM上のマニュアルを利用することで必要な情報に簡単にアクセスできるようになりました。さらに、紙から電子への変換により人事通知や社内表彰の運用が効率化され、社内コミュニケーションも活発化しました。

このように、NotePMの導入によって連絡事項の見逃しは解消され、情報の共有や受け取りが円滑に行われるようになりました。新入社員の教育効果も向上し、紙媒体にかかる手間も削減され、効率的な業務運営が実現されました。

導入事例3：東北電力株式会社（導入製品：Documal SaaS）

連携先企業との情報共有、進捗管理にDocumal SaaSを利用 3カ月間で導入、専門知識を必要とせずに容易に運用

※出典：連携先企業との情報共有、進捗管理にDocumal SaaSを利用3カ月間で導入、専門知識を必要とせずに容易に運用

導入前の課題

東北電力様のお客さま本部は、連携先企業との情報共有と進捗管理に課題を抱えていました。オンラインファイルストレージでは同一ファイルの編集や複数ドキュメントの管理が煩雑であり、短期間導入とサポート力も重要な要件でした。

改善の施策

導入した富士通のDocumal SaaSにより、当社と連携するパートナー企業との情報連携が円滑かつ効率的になりました。両社は対応状況を登録し、可視化することで進捗管理が円滑化しました。また、管理項目の追加や編集権限の設定が容易であり、紙を使わずに作業する環境が実現し、履歴管理も可能です。セキュリティを強化し、データのバックアップ処理も行い、業務の継続性を確保しました。

導入後の効果

導入により、お客さま本部と連携先企業の業務フローが改善され、誤入力が減少し、案件の抽出・検索が容易になりました。また、使いやすいユーザーインターフェースと便利な機能により、連携先企業からも好評を博しました。さらに、富士通のサポートにより、わずかな期間で導入が実現し、お客さま本部のソリューション対応力も向上しました。

導入事例4：株式会社ベネッセコーポレーション（導入製品：Fleekdrive）

ナレッジ共有で営業力をアップ 常に最新の資料で提案ができる環境に

※出典：株式会社ベネッセコーポレーション | Fleekdrive

導入前の課題

高校事業部の営業担当者は、資料の探索に時間を費やし、新しい知識の習得にも時間がかかるという課題に直面していました。また、時間不足も課題の一つでした。資料が複数の場所に散在しており、情報の共有や最新資料の共有にも課題がありました。

改善の施策

高校事業部では、「営業ナレッジプロジェクト」としてFleekdriveを導入しました。これにより、資料の一元管理や共有が可能となりました。また、使いやすいシステムであることやセキュリティの配慮も重視しました。共通のフォルダ構成やタグ付けによるファイル管理の改善、動画活用による効果的な学習や提案力の向上も取り組んだ施策です。

導入後の効果

Fleekdriveの導入により、資料検索にかかる時間が従来の50%に短縮されました。効率化により生まれた時間を活用して新しい知識の習得が促進され、情報交換や問題解決のバリエーションも広がりました。資料の一元管理により最新のファイル共有が実現し、混在したバージョンの問題も解決されました。また、動画活用により文章では伝えにくかったナレッジを効果的に共有できるようになりました。

導入事例5：株式会社山王（導入製品：ASTRUX文書管理システム）

ISO文書管理に限定せず、高まる内部統制の対応に適用業務を拡大中です。

※出典：活用事例 – ISO文書管理に限定せず、高まる内部統制の対応に適用業務を拡大中｜ASTRUX2.0

導入前の課題

数年前からH社の文書管理システムを導入・運用していましたが、そのシステムは敷居が高く、設定変更や新規業務登録が困難でした。管理者はより使いやすく柔軟なシステムを求め、リサーチを行っていました。また、設定変更にはメーカーSEの訪問が必要で、タイムロスが発生していました。さらに、文書管理システムは多く存在しますが、ワークフロー機能を活用し、内部統制に対応できるシステムが必要でした。

改善の施策

導入されたASTRUX2.0により、株式会社山王はユーザーフレンドリーな操作性を享受しました。その結果、「使いやすい、わかりやすい」という評価を得ることができました。既存のシステムからASTRUX文書管理システムへの移行が実施され、管理者は操作メニュー名から機能を容易に推測することができるようになりました。

また、ASTRUXの導入設定も行われ、各部門からの要請に対して、利用しやすい方法がエンドユーザーに提供されました。さらに、ASTRUXのワークフロー機能も積極的に活用され、改ざんの防止、アクセス制御、ログ参照など、監査時に必要な情報を提供できるようになりました。また、ASTRUXは複数の文書管理システムを統合することも可能であり、ISO文書だけでなく、内部統制や他の業務もASTRUXへ移行されました。

導入後の効果

当社の株式会社山王は、ASTRUXの導入により、総合的なコスト面で大きな恩恵を受けることができました。ASTRUXは、さまざまな業務に適用可能なため、他の文書管理や規定集などもASTRUXによって一元管理されるようになりました。

また、操作性の向上やワークフロー機能の効果的な活用により、業務効率化と情報共有が促進されました。さらに、ASTRUXの機能により、厳格な内部監査に対応することができ、認証プロセスや仕様書の管理が円滑に行われるようになりました。導入前に感じていた導入のハードルや設定変更の難しさといった課題が解決されました。

導入事例6：Devonport City Council（導入製品：文書管理システム ソリューション（DMS））

Cloud Records を導入し、コンプライアンス準拠の維持とワークフローのシンプル化に成功した Devonport City Council

※出典：AvePoint Cloud Records 導入事例 : Devonport City Council | AvePoint Japan

導入前の課題

Devonport City Councilでは、Microsoft 365の活用を望んでいましたが、従来の機能では議会のコンプライアンス責務要件を満たせないという懸念がありました。また、ユーザーが自身の端末で業務を行うことが増えたため、オンプレミスアプリケーション内のコンテンツを統合し、どこからでも働ける環境が必要でした。

改善の施策

Devonport City CouncilではAvePointと協力し、Office Connectを導入することで、MicrosoftのデスクトップアプリケーションをSharePointやOneDrive for Businessなどに統合しました。また、AvePoint Cloud Recordsを活用して記録管理のガバナンス準拠を実現しました。

導入後の効果

導入後、ユーザー間で効果的な協力が可能になり、ドキュメントの共有やリアルタイムな編集が円滑に行われます。また、AvePointの性能により、エンドユーザーのIT負荷が軽減されました。ユーザーは自分の慣れ親しんだアプリケーションを使用して作業し、業務を効率的に実行することができました。

文書管理システムを導入して社内DXを推進

これまで紹介してきた事例のように、文書管理システムを導入することで大幅な業務効率化やセキュリティ面の向上が期待できます。今回は計7つの製品を扱かった事例をご紹介しましたが、そのほかにも様々な製品がリリースされていますので、いくつかの製品を比較検討したうえで自社に合った最適なサービスを選択し、社内DXと業務効率アップを実現しましょう。