Documal SaaSの料金、特徴、強みを解説｜電帳法対応や他社比較まで網羅

業務のペーパーレス化や電子帳簿保存法への対応が急務となる中、適切な文書管理システムの選定は企業のDXを左右する重要な課題です。
本記事では、富士通グループが提供する実績豊富な「Documal SaaS」を徹底解説します。30年以上の歴史に裏打ちされた信頼性と、製造業や流通業に特化した業務テンプレート、JIIMA認証による法的要件の充足など、他社製品にはない独自の強みを深掘り。導入前に知っておきたい料金体系や、「DocuWorks」や「Box」といった競合製品との比較、さらに運用上の注意点まで網羅しました。
自社に最適なシステム構築に向けた判断材料として、ぜひお役立てください。

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「Documal SaaS」以外の文書管理システムもあわせて比較したい方は以下の記事をご覧ください。

1. 現場の「紙」と「管理」の限界を突破するDocumal SaaSとは

多くの企業において、紙文書の保管コストや物理的な承認フローの遅延は、生産性を著しく阻害する要因となっています。「株式会社富士通四国インフォテック」が提供する「Documal SaaS」は、こうしたアナログな管理の限界を突破し、文書の作成から廃棄までのライフサイクルをクラウド上で一元管理するソリューションです。

富士通ブランドが支える30年の実績と信頼

文書管理システムを選定する際、最も重視される要素の一つが「データの安全性」と「サービスの継続性」です。「Documal SaaS」は、オンプレミス版から数えて30年以上の歴史を持つ「Documal」シリーズのノウハウを凝縮したクラウドサービスであり、富士通グループの堅牢なデータセンターで運用されています。
2011年のサービス開始以来、製造業や自治体を中心に数多くの企業に導入されてきました。長年の運用実績に基づいたセキュリティ基準は極めて高く、多要素認証（MFA）やIPアドレス制限といった機能を標準的に備えています。単なるITツールとしてだけでなく、企業の重要な知的資産を守るための信頼できるプラットフォームとして評価されています。

「保存」するだけでなく「活用」するための設計思想

従来の文書管理は、ファイルをサーバーに「置いておく」だけの保管作業になりがちでした。しかし、「Documal SaaS」は、文書を「活用」し、業務プロセスを円滑に回すための高度なワークフロー機能を中核に据えています。
具体的には、文書の起票、上長による承認、関連部門への配信、そして最終的な廃棄に至るまでをシステム上で自動化できます。これにより、「誰がいつ承認したか」という証跡を確実に残せるだけでなく、検索機能（全文検索および属性検索）を用いることで、必要な情報を数秒で取り出すことが可能です。情報の「死蔵」を防ぎ、ナレッジとして組織全体で共有できる仕組みが整っています。

次の表では、従来のオンプレミス型管理と「Documal SaaS」（クラウド型）の主な違いを整理しています。

この表から分かる通り、「Documal SaaS」を導入することで、初期費用を抑えつつ、保守運用の負担を大幅に軽減しながら最新の管理環境を維持できます。

製造業・流通業・自治体など幅広い導入実績

「Documal SaaS」は、その柔軟なカスタマイズ性と堅牢さから、業種を問わず多くの組織で活用されています。特に、図面や仕様書の版管理が厳格に求められる製造業や、膨大な申請書類を扱う自治体において、その真価を発揮しています。
例えば、「公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）」の認証を取得していることから、電子帳簿保存法への対応を主眼に置く流通業やサービス業での導入も加速しています。また、海外拠点を持つ企業においては、日本語・英語・中国語の3ヶ国語対応が、グローバルな情報共有を支える基盤となっています。

DX推進に不可欠なペーパーレス化の第一歩

デジタル変革（DX）の推進において、最初に取り組むべきは情報のデジタル化、すなわちペーパーレス化です。「Documal SaaS」を導入することで、紙の印刷・配送・保管にかかる物理的なコストを削減できるだけでなく、意思決定のスピードを劇的に向上させることが可能です。
過去の富士通のプレスリリース「SaaS型文書管理サービス「Documal SaaS」を販売開始 : 富士通」によると、先行導入事例では年間1,600枚のプリント出力を電子化したことで、承認・通知のスピードアップに加え、CO2排出量を63%削減した実績も報告されています。ペーパーレス化は、単なるコスト削減に留まらず、企業の環境負荷低減（ESG経営）や、テレワークなどの多様な働き方を支える不可欠なインフラとなります。

2. Documal SaaSが選ばれる理由！3つの核心的な特徴

市場には数多くの文書管理システムが存在しますが、「Documal SaaS」が特に選ばれる理由は、単なるファイルの保管場所を超えた「業務の自動化基盤」としての完成度にあります。ここでは、読者が導入を検討する際に決定打となる、ライフサイクル管理、ワークフロー、検索性の3つの核心的な特徴を詳しく解説します。

作成から廃棄まで！文書のライフサイクルを完全自動化

多くの企業で見落とされがちなのが、文書の「廃棄」プロセスです。「Documal SaaS」は、文書の作成・承認から、保管、そして最終的な廃棄に至るまでの全期間を指す「文書のライフサイクル」をシステム上で完全に自動化できます。
一般的なオンラインストレージでは、不要になった古いファイルがサーバーを圧迫し続け、情報漏洩のリスクやストレージコストの増大を招くことが少なくありません。一方で、「Documal SaaS」では文書ごとに保存期間を設定可能です。期間が終了した文書は自動的に「廃棄（削除）」または「廃止」の状態へと移行するため、管理者が手動で整理する手間を省きつつ、内部統制の観点からも健全な管理状態を維持できます。

社外取引先とも連携できる柔軟なワークフロー機能

「Documal SaaS」のワークフロー機能は社内完結に留まりません。社外の取引先やパートナー企業をフローに組み込み、見積書の授受や仕様書の承認といった共同作業をデジタル化できる点が大きな強みです。
従来のメール添付によるやり取りでは、「最新版がどれか分からない」「誤送信による情報漏洩」といったリスクが常につきまといました。「Documal SaaS」上でワークフローを構築すれば、全ての修正履歴が「版（バージョン）」として管理され、誰がいつ承認したかの証跡が自動で記録されます。承認の遅れを防止する「督促通知機能」も備わっており、プロジェクト全体のスピードアップに直結します。

「全文検索×属性検索」で見つけたい情報に即座にアクセス

膨大なデータの中から必要な1枚を瞬時に探し出すために、「Documal SaaS」は強力な検索エンジンを搭載しています。ファイル名だけでなく、PDFやOffice文書内の文字を対象とした「全文検索」が可能です。
さらに、ユーザーが任意で設定できる「属性検索（メタデータ検索）」を組み合わせることで、検索精度は飛躍的に高まります。例えば、取引先名、契約日、プロジェクト番号などの属性情報をあらかじめ付与しておくことで、数万件の文書から特定の条件に合致するものだけを数秒で絞り込むことができます。検索結果をCSV形式で出力し、分析や報告資料の作成に活用できる点も、ビジネスユーザーに高く評価されているポイントです。

次の表では、「Documal SaaS」の主要な特徴と、それによって得られる具体的なメリットを比較しています。

この表が示すように、「Documal SaaS」は各機能が密接に連携することで、企業の文書管理における「探す・管理する・守る」という一連のアクションを大幅に効率化します。

3. 製造業・流通業で特に威力を発揮する「業務テンプレート」

「Documal SaaS」が多くの企業に支持される大きな理由の一つに、特定の業務に最適化された「業務テンプレート」が標準で用意されている点が挙げられます。これにより、ゼロからシステムを構築する手間を省き、短期間で実務に即した運用を開始できます。特に管理基準が厳しい製造業や、情報の流動性が高い流通業において、これらのテンプレートは現場の課題を直接解決する強力な武器となります。

「取引先情報共有」でメールによる誤送信リスクを排除

外部の取引先と重要な書類をやり取りする際、メール添付に頼る運用には常に情報漏洩のリスクが伴います。「Documal SaaS」の「取引先情報共有テンプレート」を活用すれば、全ての文書授受をセキュアなクラウド上で行うことが可能です。
従来のメール運用では、宛先の入力ミスによる誤送信や、大容量ファイルの送信不可といったトラブルが頻発していました。本テンプレートでは、システム上の共有エリアへ文書をアップロードし、ワークフローで相手方に通知する仕組みをとっています。これにより、物理的な誤送信リスクを排除できるだけでなく、相手が文書を確認したかどうかの「受領確認」も自動で行えるため、電話やメールでの追いかけ作業が不要になります。

ISO審査も怖くない！「品質管理」の履歴を完璧に保持

製造業において避けて通れないのが、「ISO 9001」などの品質マネジメントシステムへの対応です。「Documal SaaS」の「品質管理テンプレート」は、クレーム報告書や検査成績書といった品質に関わる重要文書の履歴を完璧に保持します。
ISOの監査や外部審査では、「誰がいつ検査し、誰が承認したか」というプロセスの透明性が厳格に求められます。「Documal SaaS」では、文書の修正履歴（版管理）や承認ログが自動的に記録されるため、審査時に慌てて証跡を揃える必要がありません。「改ざんができない状態」で長期間保管できるため、数年前の品質データを確認する必要が生じた際も、属性検索を用いて即座に提示することが可能です。

「マニュアル公開」で最新版の周知徹底を自動化

社内規定や作業手順書などのマニュアル管理において、最も恐ろしいのは「現場が古いバージョンを参照して作業してしまうこと」です。「Documal SaaS」の「マニュアル公開テンプレート」は、常に最新版だけを現場に届ける仕組みを自動化します。
新しいマニュアルが承認されると、旧版は自動的に「廃止」状態となり、検索結果にも最新版が優先して表示されるよう設定できます。また、マニュアルが更新されたことを関係者へ一斉に通知する機能も備わっています。これにより、情報の周知漏れを防ぎ、全社で統一された正しい手順に基づいた業務遂行を徹底できます。

次の表では、「Documal SaaS」で提供されている主要な業務テンプレートと、それらで管理する具体的な文書例をまとめています。

この表にあるように、テンプレートを使い分けることで、専門性の高い業務から日常的な事務手続きまで、社内のあらゆる文書フローを標準化できます。

拠点間での図面や技術文書の安全なグローバル共有

製造拠点が国内外に分散している企業にとって、図面や技術ノウハウの共有は競争力の源泉です。「Documal SaaS」は、インターネット環境さえあれば世界中どこからでもアクセス可能なため、海外拠点とのリアルタイムな情報共有を実現します。
経済産業省の「DXレポート～ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開～」でも指摘されている通り、レガシーなシステムによる情報の分断は大きな損失を招きます。「Documal SaaS」は日本語だけでなく、英語・中国語の3ヶ国語に標準対応しているため、現地スタッフも自国語のメニューで操作が可能です。権限設定を詳細に行うことで、特定の拠点には閲覧のみを許可するといった高度なセキュリティ運用も容易に行えます。