手書きの文字をデータ化する方法とは？おすすめOCRツール4選も紹介

アンケート用紙や申込用紙に書き込まれた手書き文字をデータ化したいとお考えではありませんか。近年、手書きをデータ化して業務効率向上やペーパーレスを目指したいという企業が増えています。

本記事では、手書きをデータ化する方法や自社で簡単にデータ化できるおすすめOCRサービスをご紹介します。OCRを活用するメリット・デメリットやサービスの選定方法も解説しているため、ぜひ参考にしてください。

手書き文書を処理する機会の多い企業に役立つ情報や知識を知って、業務効率向上を目指しましょう。

手書きの文字をデータ化する方法

アンケート用紙や申込用紙など、手書きの文字をデータ化する方法は主に4つあります。

• 手動で入力する
• OCRを活用する
• 専門業者に依頼する
• ウェブサービスを利用

順番に確認しましょう。

手動で入力する

だれでも簡単にできる方法として、手動で入力する方法があります。手書きの文字を目視で確認しながらExcelやWord、専用システムなどに直接打ち込んでいき、データ保存する方法です。

目視で確認しながら入力していくため比較的正確性が高いです。少ない量であればサッと手入力し、別の人にチェックしてもらえばすぐにデータ化が完了します。

しかし、業務担当者のタイピングスピードやシステムの操作の慣れなど、作業にかかる時間は一個人に大きく左右されます。また、膨大な量をデータ化したい場合には、時間と労力が取られてしまい、注意散漫になりやすいことから入力ミスや漏れも出てきやすいです。

OCRを活用する

OCRツールを活用すると、紙に書かれた文字をデータ化できます。OCR（Optical Character Recognition）とは、スキャナやデジタルカメラによって文字を読み取って、コンピューターが認識できる文字コードに変換する技術です。

一度に多くの手書き文字をデータ化したい場合でも作業が楽なため、時間と労力をかけずに作業が完結します。なかにはスマホのアプリとカメラで読み取れるツールもあり、操作も難しくありません。

ただし、手書きされた文字のクセが強かったり、枠線をはみ出したりしているとOCRで読み取れない場合もあります。読み取れなかった文字は手入力しなければならず、二度手間と感じるかもしれません。

専門業者に依頼する

OCR専門業者に代行依頼をする方法もあります。代行先のスタッフが読み取り作業や目視確認をしてくれるため、高い正解性でデータ化を実現することが可能です。また、専門業者を見つけて依頼するだけでデータ化されるため、従業員に負担がかかりません。

ただし、専門業者に依頼すると自社で作業する方法と比べて費用が高くなりやすいです。読み取りたい手書き文字が多いほど、1つあたりの費用を下げられます。専門業者への依頼を検討している際は、予算や費用対効果を考慮しましょう。

ウェブサービスを利用

オンライン上で手書き文字をスキャンしてデータ化するウェブサービスを利用する方法もあります。あらかじめ手元のカメラやスキャナで手書き文字を画像化しておき、その画像をウェブサービスにアップロードすれば自動で手書き文字がデータ化されます。読み取った文字は、パソコン内の任意の場所へ保存可能です。

比較的簡単に利用できるサービスですが、セキュリティ面での不安が残ります。アンケート用紙や申込用紙などをウェブ上にアップロードすることになり、個人情報漏えいの原因になりかねません。なかにはアップロードしたデータを一定時間で自動削除するセキュリティ対策されたサービスもあるため、サービス選定の際に考慮しましょう。

高い精度で大量の手書き書類をデータ化するならAI-OCR

もし、高い精度を求めたり、手書きの書類が大量にあったりするのであれば、AI-OCRがおすすめです。AI-OCRとは、AI（人工知能）技術を取り入れたOCR技術のことです。AIの特徴である機械学習によって、文字の修正結果を自動で学習して識字率を高められます。

そのため、定型フォーマットの書類を何度も読み取らせればAIが学習して読み取り制度が徐々に高まっていきます。たとえば、請求書や見積書、申込書などはフォーマットが同じです。このような書類をたくさん活用する部門へどAI-OCRを導入すれば作業効率の向上が図れます。

【AI OCRの主な機能や仕組みなど、AI OCRについて詳しく解説している記事はこちら】

手書きの文字をデータ化するOCRのメリット

手書き文字をデータ化するOCRのメリットは、以下の通りです。

• 簡単に手書き文字を電子化できる
• データの質が向上する
• データの検索や共有がしやすい
• 情報のセキュリティ強化につながる
• 管理の手間とコストを削減できる
• 本業に集中できる

順番に確認しましょう。

簡単に手書き文字を電子化できる

OCRサービスを使えば、手入力する時と比べて簡単に手書き文字を電子化できます。たしかに修正する手間は発生しますが、すべてを手入力する労力と比べれば楽に業務を完了させられます。もちろん、抜け漏れや入力ミスがないかのチェック作業も省くことが可能です。

また、スキャンした画像データを保存しておけば紙の文書は廃棄しても問題ありません。紙で保存しておく必要がなく、ファイリングの手間も省けます。

データの質が向上する

OCRサービスを使えば、データの質を向上させられます。なぜなら、機械が読み込み作業を行うため入力ミスや転記ミス、抜け漏れが減るからです。手入力によって発生しうるヒューマンエラーは、文書が膨大であるほど起こりやすいです。

とくにAI-OCRを使えば識字率は99％近くと、ほとんどの文字を抽出・データ化できます。より正確なデータを保存するためにOCRは役立ちます。

データの検索や共有がしやすい

データの検索や共有がしやすくなる点も大きなメリットです。画像スキャンでなくOCRでデータ化すれば文字データとして保存でき、データベースとして管理できます。膨大なデータであっても、日時やキーワードで検索すれば必要な情報をすぐに収集することが可能です。

また、データ化しておくと社内・社外との情報共有に役立ちます。パソコン上から情報を取得し、そのままメールやチャットで送信できるため、業務効率の改善につながるでしょう。特に、複数拠点を保有する企業では同時にデータ参照・編集がしやすくなり、情報共有の円滑化が図れます。

情報のセキュリティ強化につながる

紙媒体で情報を置いておくよりも、データ化をしておく方がセキュリティ強化につながります。紙媒体で保管しておくと、従業員による持ち出しによって外部流出や紛失などのリスクが避けられません。

データで管理しておくと、従業員一人一人にアカウントを持たせてアクセス権限で閲覧・編集の制限を設けられます。アクセスログを取れば、誰がいつ閲覧したかを後追いすることも可能です。

さらに、自然災害や火災などによる書類の紛失や物理的な紙媒体の劣化の心配もいりません。クラウド上や離れた拠点に置いているサーバーへバックアップを取っておけば、大切な情報を復元させられます。

管理の手間とコストを削減できる

データ化された情報は物理的に管理しなくても良いため、管理の手間やコストを大幅に削減できます。紙媒体であればファイリングをし、キャビネットを用意して、管理スペースを設けなければなりません。

なかには紙媒体で保管しなければならないと法律で定められた書類もあるものの、最小限のスペースで情報管理することが可能です。

本業に集中できる

OCRサービスを活用すれば手書き文字の入力から解放され、従業員が本来任されている業務に集中できるようになります。

たとえば、営業部門が獲得してきた申込用紙を社内で入力しなければならないとしましょう。たしかに1日に多くの時間を取られません。しかし、入力時間を新たな営業活動に充てた方が企業としての業績は向上するはずです。

「雑務」と呼ばれる入力業務に貴重な時間を使うのではなく、企業の売上に直結する本業に集中するためにもOCRサービスは役立ちます。

手書きの文字をデータ化するOCRのデメリット

手書き文字をデータ化するOCRのデメリットは、以下の通りです。

• 導入・運用のコストが発生する
• どんな文書でも読み取れるわけではない
• 修正が必要な場合もある

順番に確認しましょう。

導入・運用のコストが発生する

OCRサービスを導入・運用するには一定のコストがかかります。導入時にはスキャナー機の費用や設定費などが発生します。クラウドサービスを選んだ際には、月々定額の利用料金も必要です。

ただし、OCRサービスを活用すれば今まで手入力にかけていた時間が浮き、人的リソースを有効活用できます。従業員が本業に集中すれば結果的に売上が上がり、費用対効果を実感できるでしょう。

どんな文書でも読み取れるわけではない

現在のOCR技術では、書類の形式をあらかじめ指定しておかなければ正確に文字を読み取ることができません。自社で発行している請求書や申込書などは定型化されていますが、取引先から送られてくる書類は定型外です。そのため、書類ごとに文字を抽出する箇所を指定しなければならず、手間がかかってしまいます。

ただし、最新のAI-OCRであれば定型化しなくても文字を抽出できるようになってきました。導入前にどのような文書を読み取りたいかを確定してからサービスを選定する必要があります。

修正が必要な場合もある

最新のAI-OCRの識字率は99％近い精度となっていますが、100％正確に読み取ることはまだ難しいです。そのため、正しくデータ化できているかどうかを目視でチェックし、不備があった際には手入力にて修正しなければなりません。

もちろん、すべてを手入力する時と比べて労力は格段に減りますが、データ化に際してすべてが自動化であると誤認識していると導入後に後悔することとなるでしょう。

手書きの文字をデータ化するOCRの選び方

手書き文字をデータ化するOCRサービスを選ぶ際、以下のポイントに注目しましょう。

• 目的と利用シーンを明確にする
• 内製するか外注するかを決める
• 読み取り精度を重視する
• 想定している業務フローに取り入れられるか
• サポート体制を確認する
• 無料版を試してから導入する

順番に解説します。

目的と利用シーンを明確にする

まず、OCRサービスを導入する目的と利用するシーンを明確にしておきましょう。なぜなら、目的や利用シーンによって剪定すべきOCRサービスが異なるからです。

たとえば、定期的に開催するイベントのアンケートを膨大に読み込ませたい場合と他社からの請求書をデータ化したい場合とでは読み込ませるスピード感や必要な識字率の高さは違います。

取り扱う書類の種類や量、希望するデータ保存方法などで必要な機能が変わってくるため、かならず社内で検討しましょう。

内製するか外注するかを決める

社内でデータ化の作業を行うか業者に外注するかを決めましょう。最新のAI-OCRの識字率は99％と高いですが、100％でない限り目視によるチェック作業は外せません。

社内でOCRサービスを操作したり、チェック作業をしたりするために従業員を割り当てられないのであれば、まとめて外注する選択肢も検討しましょう。また、突発的な書類のデータ化や、社内にある過去の書類のデータ化であれば、外注が賢明です。ただし、外注すると費用がかさむため、費用対効果を考慮して判断する必要があります。

一方、継続的にOCRサービスを使っていきたいのであれば、社内の従業員に教育をして使えるようになっておく方が良いでしょう。長期的に見ると費用対効果が高く、社内にもデータ化のノウハウが蓄積されていくからです。

OCRサービスの目的と利用シーンを明確にしておけば、内製か外注かをおのずと選択できるはずです。

読み取り精度を重視する

手書き文字のデータ化を想定しているのであれば、読み取り精度を重視しましょう。OCRの肝は、読み取り精度です。手書き文字は書く人によってクセがあり、目視でも読みづらい場合もあります。

読み取り不備のリスクを最小限に抑え、修正作業にかかる時間を極力削減するためにも読み取り精度の高いOCRサービスがおすすめです。最低でも90％以上の読み取り精度のOCRサービスを選びましょう。

想定している業務フローに取り入れられるか

業務フローに取り入れやすいOCRサービスを選びましょう。読み取った文字データを既存システムに自動連携できれば、業務全体の効率化につながります。

一例として、以下のようなフローができるようになると従業員の負担が大幅に削減できます。

• アンケートの回答を自動でエクセルにまとめてくれる
• 申込書の内容を自動で顧客システムや発注システムに反映してくれる

どのような業務のなかでOCRサービスを取り入れたいのかを想定し、前後のフローと連携できるOCRサービスを選びましょう。

サポート体制を確認する

OCRサービス導入前に、サポート体制が手厚いかどうかも確認しましょう。最初の導入サポートをしてくれるだけでなく、利用目的に合わせて設計・開発・運用をサポートしてくれる提供会社やベンダーもあります。

また、実際にOCRサービスを担当する従業員に対して支援してくれる場合もあります。マニュアルに加え、セミナーの実施やマンツーマンでの操作説明をしてもらえると、OCRの知識がなくても安心して導入・運用することが可能です。

無料版を試してから導入する

多くのOCRサービスには無料版やデモ環境が用意されているため、実際に試してから導入を決めましょう。なぜなら、機能性が高くても操作しづらいと従業員の負担になるためです。また、実際にスキャンや保存をしてみることで、性能の高さを確認できます。

できれば2〜3つのOCRサービスの無料版を試し、比較しながら導入すると満足のいくOCRサービスを選定できます。

【無料のOCRサービスを厳選して紹介している記事はこちら】

無料で使えるAI OCR比較18選！OCRフリーアプリも5つ紹介

OCRで手書きの文字をデータ化する仕組みとは

ここからは、OCRで手書きをデータ化までの処理工程や認識する仕組みについて解説します。

• 画像の取り込み
• レイアウトの解析
• 文字の切り出し
• 文字の認識
• データとして出力

OCRがどのような技術か理解を深めましょう。

画像の取り込み

まず、データ化したい手書き文字をカメラやスキャナーを使って取り込みます。このとき、文字データではなく画像データの状態で、JPEGやPDF、TIFFなどの拡張子で取り込まれます。

レイアウトの解析

読み込んだ画像のなかから文字を抽出し、文字とそれ以外に分類して画像のレイアウトを解析します。この際、縦書きか横書きか、ルビがあるか、文章が何段にわたっているかなども解析されます。レイアウト解析が上手にできていれば文字の認識精度も高まるため、OCRにおいて重要な処理工程です。

文字の切り出し

抽出した文字を一行ずつ分類したあと、1文字ずつ分類します。

文字の認識

1文字ずつ切り出された文字がどのような文字なのか認識します。書かれている文字のバランスや特徴から該当の文字と照らし合わせながらどのような文字なのかを判別していきます。

データとして出力

画像全体の文字を認識したら、文字データとして出力します。出力方法はさまざまで、ExcelやWord、PDFなどを指定します。データとなった文字は、画像ではなく電子上のテキストと同様に扱うことが可能です。たとえば、コピー・ペーストをしたり、検索したりできます。

一般的なOCR機能と相性のよいもの・よくないもの

OCRサービスにおいて、相性のよい文字とよくない文字があります。以下の順番に確認しましょう。

• OCRが認識しにくい文字の特徴
• OCR認識と相性のよい文字の特徴

相性のよい文字とよくない文字の特徴を知って、賢くOCR技術を活用しましょう。

OCRが認識しにくい文字の特徴

OCRが認識しにくい文字の特徴は、以下の通りです。

• クセが強い
• かすれがある
• 続け字
• 日本語と外国語が混じっている
• 行間が詰まっている
• 特殊文字・機種依存文字
• 背景と文字のコントラストが低い
• 縦書きと横書きが混じっている
• 斜線で網掛けされている

OCRは、あくまでも登録されている文字の特徴に合致するかどうかで文字を認識しています。また、基本的に縦書きは弱いとされており、横書きと混じっているとどのように読み込めば良いのか判断できず、不備が発生しやすいです。

OCR認識と相性のよい文字の特徴

一方、OCR認識と相性のよい文字の特徴は以下の通りです。

• 背景と文字のコントラストが高い
• レイアウトが単純
• 特殊文字・記号・数式が混ざっていない

人が見て読みやすいと感じる字やレイアウトは、OCRでも認識されやすいです。

識字率を向上させるポイント

識字率を向上させるには、以下の3つのポイントを意識しましょう。

• 最適な解像度でスキャンする
• 画像を補正する
• AIを活用する

意識して活用すればより精度の高いデータが取得でき、業務効率化に寄与します。

最適な解像度でスキャンする

最適な解像度でスキャンするように心がけましょう。解像度は高ければ高い方がよいと考える方もいますが、スキャンの時間が長くなってしまう原因です。そのため、推奨解像度に設定し、スキャンしましょう。

また、AI-OCRにおいてはカラースキャンの方が識字率が高まります。システムに合うスキャナーを導入しましょう。

画像を補正する

スキャンした紙が傾いていたり位置がずれたりしていると、文字の認識率が下がってしまいます。そのため、事前に読み込んだ画像を補正するようにしましょう。レイアウトや読み込み位置など、事前設定で細かく設定しておくとより精度が高まります。

AIを活用する

AIには学習能力があるため、活用しない手はありません。始めは識字率が低くても、細かく修正をして学習させれば文字のクセや読み取りのクセを補正できるようになります。根気強くAIに学習させることが識字率向上につながります。