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文書管理システムの費用対効果を高める方法とおすすめなシステム8選

目次

文書管理システムの導入は、多くの企業にとって業務効率化や費用削減など様々なメリットがあります。しかし、文書管理システムには一定の費用がかかるため、費用対効果を分からないまま導入することは望ましくありません。そこでこの記事では、文書管理システムの費用対効果を正しく理解するために、以下について解説をしていきます。

  • 文書管理システムにかかる費用
  • 文書管理システムを導入することによる効果
  • 費用対効果を最大限高める方法
  • 費用対効果の高い文書管理システムの紹介

この記事の内容をしっかりご理解いただくことで、文書管理システムの費用対効果を最大化する可能性が高まると思います。

また、今日の日常業務で直面する多くの課題は、情報の管理やアクセスの非効率性に起因しています。文書管理システムは、これらの問題を解決するための強力なツールです。しかし、どのシステムが最適かを判断するには、それぞれの種類と提供する価値を正確に理解する必要があります。

この記事を通じて、文書管理システムの費用とその効果のバランスを取りながら、どのようにして最良の選択ができるかの見識を深めていきましょう。

そもそも文書管理システムの費用相場はどれくらい?

費用対効果を理解する上でまず重要なのが、文書管理システムの費用を把握することです。システム毎に費用形態が異なり、またクラウド型なのかオンプレミス型なのかによって大きく変わってきます。なので、それぞれのタイプでどの程度の費用相場なのかを知る必要があります。

このセクションでは、主要な2つのシステムタイプの費用相場について、導入の際の初期投資や継続的な運用コストについて詳しく解説していきます。

クラウド型の場合

クラウド型文書管理システムのコストは、その利便性とスケーラビリティに起因します。初期投資が比較的低く抑えられ、設備への大規模な投資が不要なため、特に中小企業にとって魅力的な選択肢となります。このシステムの主な費用は、月額または年額のサブスクリプション料金です。具体的には、以下の2つが費用を形成します。

  • 定期的なサブスクリプション料:ユーザー数やストレージの容量に基づいて算出される
  • アップデートとメンテナンス費用:サービス提供者によってカバーされるため、追加費用がかからないことが多い

このモデルの利点は、ITスタッフの専門知識が不足している企業でも導入しやすいことです。また、クラウドサービスプロバイダーがシステムの維持管理を担うため、内部リソースの節約にも繋がります。しかし、長期的に見ると、サブスクリプション料が積み重なるため、コストパフォーマンスを検討する必要があります。

オンプレミス型の場合

オンプレミス型の文書管理システムは、一般的に初期投資が大きいですが、長期的に見れば、そのコストは制御可能となります。具体的にかかる費用としては、以下の2つがあります。

  • ハードウェアとソフトウェアの初期購入費:サーバー、ストレージ、そしてシステムソフトウェアが必要
  • 維持管理費:システムのアップデート、セキュリティ対策、ハードウェアの交換や修理の費用

オンプレミス型の大きなメリットは、データの完全なコントロールとカスタマイズの自由度が高いことです。企業がデータの保管場所やセキュリティ体制を自ら管理することで、外部のリスクから独立して運用が可能になります。しかしながら、専門的なITスタッフを常備する必要があり、これが追加の人件費を要する点は考慮が必要です。このシステムの導入は、自社のデータ管理のニーズとリソースに合わせて検討することが重要です。

費用対効果を知る上で、費用の次に見るべきは文書管理システムの効果についてです。

費用対効果を考える上での文書管理システムの効果

文書管理システムを導入することで得られる効果は多岐にわたります。具体的なメリットは文書管理システムのメリット・デメリットでも解説していますが、このセクションでは、以下3つの主要な効果に焦点を当て見ていきます。

  1. 時間削減による効果
  2. ペーパーレス化による効果
  3. 人件費削減による効果

上記のそれぞれが費用を補えるほどの効果があるのかを掘り下げていきます。各効果が経済的なメリットをどれほど提供できるかを理解することで、文書管理システムの価値を明確に評価できます。

1.時間削減による効果

文書管理システムを導入することで、特に時間の節約は顕著な効果の一つです。業務の自動化と効率化が可能となり、従業員がより重要なタスクに集中できるようになります。具体的には、次のような時間節約の効果が見込まれます。

  • 文書の検索とアクセスの迅速化:デジタル化された文書は、キーワード検索で瞬時に見つけることが可能
  • 承認プロセスのスピードアップ:電子文書の流通により、書類の回覧と承認が迅速に行える

これらの改善により、従業員の作業時間が大幅に削減され、それに伴い業務全体のスループットが向上します。結果として、企業はより多くのプロジェクトや顧客対応にリソースを割り当てることが可能になり、全体的な生産性の向上に直結します。このように時間の節約は、単に個々の作業効率を上げるだけでなく、企業全体の運営効率を改善するための鍵と言えるでしょう。

時間削減できた実例を挙げると、以下の通りです。

電子化したことで、文書の振分・検索にかかる業務時間を約67時間/月ほど削減

2.ペーパーレス化による効果

ペーパーレス化は、環境への配慮だけでなく、経済的なメリットも多大に提供します。文書管理システムを利用することで、紙の使用量を大幅に削減し、それに伴うコストも節約できます。具体的には、ペーパーレス化による効果は以下の通りです。

  • 紙の購入コストの削減:定期的に必要とされる紙の量が減少する
  • 印刷に関連する経費の減少:インクやプリンターのメンテナンスコストが下がる
  • 保管スペースの最適化:物理的な書類の保管に必要なスペースが減るため、オフィスの利用効率が向上する

これらの変化は、直接的なコスト削減に繋がるだけでなく、オフィス環境の改善にも寄与します。文書のデジタル化は、情報の検索効率を向上させることで、業務の迅速化にも貢献します。企業全体としての運営コストの削減はもちろんのこと、よりクリーンで快適なワークスペースの提供が可能になり、従業員の満足度向上にも繋がるでしょう。このように、ペーパーレス化は経済的な観点から見ても非常に有効な戦略です。

ペーパーレス化による効果の事例として、以下のようなものがあります。

印刷コストがひと月当たり38万円削減

3.人件費削減による効果

文書管理システムの導入は、人件費の削減にも大きく寄与します。デジタル化された業務プロセスは、手作業による時間の浪費を減らし、スタッフがより生産的な作業に集中できるようにしてくれます。ここでは、人件費削減の具体的な効果を見てみましょう。

  • データ入力作業の削減:自動化により、時間のかかる手動入力の必要が減少する
  • 効率的な業務処理:自動化されたワークフローにより、タスクの処理速度が向上し、必要な人員が減る
  • 過剰な残業の削減:業務の自動化と効率化により、過剰な残業が減少し、それに伴い残業費が削減される

これらの変化は、企業の運営コストを直接的に削減するだけでなく、従業員の働きがいやモチベーションを向上させることも期待できます。スタッフがルーチンワークから解放され、より創造的または戦略的な業務に専念できる環境は、企業全体の成長と発展を促進します。このように、人件費の削減は文書管理システムの費用対効果を理解する上で重要な要素の一つです。

人件費が削減できた事例としては、以下のような一例があります。

人力では5人必要な事務作業を省略でき、その人件費にあたる数十万円のコストを削減

ここまでで費用と効果について見てきました。それでは、費用対効果を高めていくにはどうすれば良いでしょうか?

基本的な機能や導入メリットなど文書管理システムについてより詳しく知りたい方はこちら

文書管理システムの費用対効果を高める方法

文書管理システムの導入が一度決定されたら、その費用対効果を最大限に引き出す方法を理解し実行することが不可欠です。このセクションでは、効果的な導入戦略と、運用コストを最小限に抑えつつ効率を最大化する具体的な手法について解説していきます。

5つの手法を解説するので、一つずつ見ていきましょう。

  1. 自社のスケールに合ったシステムを導入する
  2. 必要な書類のみ電子化する
  3. 文書管理ルールをしっかり決める
  4. 利用者へ使用方法を周知する
  5. クラウド型orオンプレミス型の適性を見極める

1.自社のスケールに合ったシステムを導入する

文書管理システムを選ぶ際には、自社の規模とニーズに合ったシステムを選択することが非常に重要です。大規模な企業には豊富な機能を持つ複雑なシステムが適しているかもしれませんが、中小企業にはもっとシンプルでコスト効率の良いソリューションが必要かもしれません。以下の点を考慮することで、最適なシステム選びを行うことができます。

  • 従業員の数とプロジェクトの規模:より多くの従業員や大規模なプロジェクトを管理する必要がある場合、より高度な機能が求められます。
  • 予算の設定:利用可能な予算に基づいて、コスト効果の高いシステムを選ぶ必要があります。
  • 将来的なスケーリング:事業が成長するにつれてシステムが拡張可能であるかどうかも重要な考慮事項です。

適切なシステムを選択することで、無駄な機能に対する過剰投資を避け、必要な機能に集中してコストを抑えることが可能になります。これにより、文書管理システムの導入後の運用がスムーズになり、効率的な業務遂行が実現可能です。

2.必要な書類のみ電子化する

文書管理システムを導入する際、すべての文書をデジタル化する必要はありません。コストを効果的に管理するためには、本当に必要な書類のみを選択して電子化することが賢明です。このアプローチにより、無駄なデジタル化コストを避け、重要な情報の管理に集中できます。具体的な選定方法は以下の通りです。

  • 使用頻度の高い文書:日常的にアクセスが必要な文書は、検索と共有が容易なデジタル形式で保管すべきです。
  • 法的、財務的に重要な文書:法令遵守や監査の観点から、デジタル化しておくことが推奨されます。
  • アーカイブ目的の文書:長期保管が必要ながら頻繁には使用しない文書も、スペース節約のためデジタル化を検討すると良いです。

このように、文書の種類に応じた選択と電子化は、効率的な文書管理システムの運用を実現します。無駄なデータの蓄積を避け、管理すべき情報のみを効率的に処理することで、システムの費用対効果を最大化できるわけです。

3.文書管理ルールをしっかり決める

文書管理システムを最大限に活用するためには、明確な文書管理ルールの設定も不可欠です。これにより、システムの整合性を保ちながら、すべての関係者が文書を効率的に使用できるようになります。以下に、効果的な文書管理ルールを設定するための主要なステップを挙げます。

  • 文書の分類とアクセス権限:どの文書が重要でどのユーザーがアクセスできるかを明確に定義する
  • 保管期間の定義:各種文書の保管期間を法的要件に基づいて設定し、期限が過ぎた文書は自動的にアーカイブまたは削除されるようにする
  • 更新とレビューのプロセス:文書の定期的な見直しと更新を行うためのプロセスを確立する

これらのルールを設定することで、文書が適切に管理され、情報が最新の状態に保たれます。また、不要な文書の蓄積を防ぎ、検索効率を向上させることが可能です。ルールに基づいた運用は、文書管理システムの費用対効果をさらに高めるための鍵となります。

4.利用者へ使用方法を周知する

いくら良いシステムを導入しても、利用者がシステムを十分に活用できなければ意味がありません。その使用方法をすべての利用者に徹底して周知することが重要です。適切なトレーニングと情報提供が行われれば、システムの利用効率が大幅に向上し、エラーや非効率な操作が減少します。ここで効果的なアプローチは次の通りです。

  • 定期的なトレーニングセッションの開催:新しい従業員だけでなく、既存の従業員に対しても、システムの機能更新ごとにトレーニングを実施する
  • マニュアルとFAQの提供:使い方を簡潔に説明したマニュアルやよくある質問に答えるFAQを作成し、従業員が自己解決できるリソースを提供する
  • フィードバックの収集と対応:利用者からのフィードバックを積極的に収集し、問題が発生した場合には迅速に対応する

これらの取り組みにより、文書管理システムはただ導入するだけでなく、実際に業務に役立てられるツールとして機能します。利用者がシステムを正しく理解し、スムーズに操作できるようになることで、文書管理の効率が格段に向上し、結果として全体の生産性の向上に貢献します。

5.クラウド型orオンプレミス型の適性を見極める

文書管理システムを選ぶ際には、クラウド型とオンプレミス型のどちらが組織に最適かを慎重に評価することが重要です。この選択は、システムの費用対効果だけでなく、運用の柔軟性やセキュリティの要件にも大きく影響します。以下の考慮点を基に判断を行うと良いでしょう。

  • セキュリティの要求:機密情報を扱う企業は、データの物理的な管理が可能なオンプレミス型を選ぶ方が望ましいです。
  • 予算と資源:限られた初期投資で済ませたい場合、クラウド型が適しています。定期的なサブスクリプション費用の支払いと引き換えに、アップデートや保守を提供者が担ってくれるためです。
  • スケーラビリティの要件:事業の拡大が見込まれる場合、容易に拡張可能なクラウド型が有利です。

これらのポイントを考慮して適切なシステムを選択することで、長期的に見ても高い費用対効果を享受できます。組織のニーズに合った文書管理システムを導入することが、効率的な文書管理とコスト削減の鍵となります。

「文書管理システム」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • 属性登録
    • OCR登録
    • モバイル利用
    • ドラッグ&ドロップ登録
    • ワークフロー管理
    • 文書編集
    • CSVファイル出力
    • ライフサイクル管理
    • いいね・コメント機能
    • あいまい検索
    • ページ閲覧者表示
    • 変更履歴記録
    • 属性検索
    • レポート機能
    • ISO文書管理
    • 自動アーカイブ
    • アクセス制限
    • 動画共有
    • ログイン連携
    • 外部連携
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料トライアル 要相談
スターター 9,980円/月額
備考
同時利用制限数は1で、月間アップロード上限は10です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
ビジネス 49,800円/月額
備考
同時利用制限数は5で、月間アップロード上限は100です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
制限なし
OPTIM Contractの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
1ヶ月トライアルプラン 30,000円/月額
スモールプラン(クラウド版) 36万円/年(月額3万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数1.2万枚前後
スタンダードプラン(クラウド版) 96万円/年(月額8万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数6万枚前後
エンタープライズプラン(クラウド版) 240万円/年(月額20万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数26万枚前後
オンプレミスプラン(オンプレミス版) お客様に最適な プランをご提案いたします
備考
初期費用は不要!
1年
SmartReadの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
DX Suite Lite 30,000円/月額
備考
無料枠18,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
DX Suite Standard 100,000円/月額
備考
無料枠50,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート(2か月)
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート
DX Suite Pro 200,000円/月額
備考
無料枠200,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート(2か月)
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート
1か月
DX suiteの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
利用期間の最低制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円~
備考
プランは5種あり、プランによっては初期費用が発生し、タイムスタンプ機能の同梱などがなされます。
利用料金 30,000円~/10ユーザー/月額
備考
プランはクラウドサービス、オンプレミスの利用形態ごとにご用意しています。
ユーザー、ストレージ、AI OCR画像数の課金制です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 無料
無料トライアル 月額無料
備考
年間アップロード上限:120(月間上限:10)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:6ヶ月
スターターS1 月額 9,980円(税抜)
備考
年間アップロード上限:1,200(月間上限:100)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS2 月額 19,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:6,000(月間上限:500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS3 月額 29,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:12,000(月間上限:1,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
ビジネスB1 月額 34,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:18,000(月間上限:1,500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB2 月額 39,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:24,000(月間上限:2,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB3 月額 49,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:36,000(月間上限:3,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
1年
DenHo(デンホー)の資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料プラン 0円
備考
5名まで無料で利用でき、200件までアップロード可能です。
スタータープラン 月額9,800円~
備考
アップロード可能件数は500件で、10名まで利用できます。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要相談
12か月~
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 300,000円~
備考
パブリックSaaSの初期費用です。プライベートSaaS初期費用は1700,000円~です。
プラン1 20,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス10アカウント」です。
プラン2 60,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス50アカウント」です。
プラン3 100,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス100アカウント」です。
基盤サービス(最小構成) 240,000円/月額
備考
プライベートSaaS運用基本サービスです。
基盤サービス(標準構成) 300,000円/月額
備考
プライベートSaaS運用基本サービスです。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
文書管理サービス(SaaS) 120,000円/月額
備考
ディスク容量は10GBです。
文書管理パッケージ ライセンス 1,800,000円~
備考
100ID~の料金です。
6ヶ月
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
スタンダードプランは300,000円、
MyQuickオンプレミスは600,000円かかります。
スタータープラン 20,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は10GB、設定可能IP数は5IP、利用可能データベース数は1です。
スタンダードプラン 70,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は50GB、設定可能IP数は20IP、利用可能データベース数は2です。
プレミアムプラン 要相談
備考
MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は8ユーザー、利用可能ディスク量は100GB、設定可能IP数は無制限、利用可能データベース数は5です。
MyQuickオンプレミス 150,000円~/月額
備考
MyQuickオンプレミス版です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
初回時に行う、契約書手動補正件数により異なります。
ライセンス費用 要相談
備考
契約書の年間アップロード件数によって異なります。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
ライトプラン 132,000円(税込)/年額
備考
容量は5GBで、ユーザー数は無制限です。
スタンダードプラン 264,000円(税込)/年額
備考
容量は20GBで、ユーザー数は無制限です。
プレミアムプラン 528,000円(税込)/年額
備考
容量は50GBで、ユーザー数は無制限です。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
3ヵ月
スマートOCRの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 70,000円
保守料金 800円/月額
備考
リコー複合機1台ごとの契約となります。
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
Team 500円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は10GB×契約ユーザー数。
Business 1,500円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は200GB×契約ユーザー数。
Enterprise 4,000円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は無制限。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
お問い合わせ お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要お問い合せ
備考
詳細は別途お問い合わせください。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用・サポート費用 0円
プラン 8 4,800円/月額
プラン 15 9,000円/月額
プラン25 15,000円/月額
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
Project 開発キット50,160 円(税込)/年間 本番運用110,000円(税込)
Unlimited 1,650,000 円(税込)/1開発者
備考
次年度以降は330,000 円(税込)/1開発者の値段になります。
Corporate 3,300,000円(税込)/5台・年間~
備考
ユーザ企業(企業グループを含む)による「全社 Wagby 化」を実現可能です。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス (初年度保守付) 684,750円(税込)
ASTRUX文書管理システム 保守費用 (1年間) 136,950円(税込)
ASTRUX2.0 Option Kit 1サーバーライセンス (初年度保守付) 258,500円(税込)
ASTRUX2.0 Option Kit 保守費用 (1年間) 275,000円(税込)
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要お問い合わせ
備考
Businessプラン
Businessプラン 要お問い合わせ
Business Plusプラン 要お問い合わせ
Enterpriseプラン 要お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /

価格や製品機能など、見やすい一覧表から、気になる製品をまとめてチェック!

費用対効果の高いおすすめな文書管理システム8選

費用対効果の高い文書管理システムの選定をするには、その機能とコストパフォーマンスを考慮する必要があります。数多く文書管理システムがある中、費用対効果の高いシステムとして以下8つを厳選しました。

  • SmartRead
  • NotePM
  • Documal SaaS
  • Fleekdrive
  • MyQuick
  • ASTRUX2.0 SaaS
  • EIMANAGER

それぞれの特徴を解説していくので、システム選定の参考にしてみてください。

  • 文書管理システム AI OCR

    株式会社Cogent LabsのSmartReadは、独自開発のAIを活用することで認識率99.22%を誇るAI-OCRサービスです。コージェントラボが独自に開発した人工知能(AI)により、注文書や契約書、アンケート、預金通帳など多様なタイプのドキュメントを素早く正確に読み取り、情報を抽出。サードパーティツールを通して業務システム等に連携することで、データの利活用を促進します。SmartReadは事前学習済みのAIを活用することで、お客様による事前設定工数を大幅に削減できるだめ、作業時間やコストの削減に貢献します。

    製品のおすすめポイント

    1 高精度な文書仕分け&読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減

    独自開発のAIエンジンを活用し、ドキュメントの種類を自動で判別・仕分けした上で、あらゆる活字や手書き文字を高精度で読み取り可能。従来人手をかけていたデータ入力作業をSmartReadに置き換えることでその時間やコストを削減し、人にしかできない業務にリソースを投下できるため、生産性の向上を実現します。

    2 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ

    新しいツールのスムーズな導入を実現するためには、使いやすさが不可欠です。実際に利用する現場従業員への教育も不要なSmartReadのUI/UXは多くのお客様に評価されており、一部署だけでなく全社的な業務効率向上に貢献できます。

    3 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる

    ドキュメントの「データ化」は決してゴールではなく、そのデータをいかに活用できるかが重要です。SmartReadはAPIをはじめとする連携機能が充実しているため、RPAやデータ連携ツールを通して既存システムとスムーズに連携し、企業のデータ活用やDXを推進します。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 文書管理システム 外部連携 ワークフロー管理 文書編集 ISO文書管理 CSVファイル出力 アクセス制限 ドラッグ&ドロップ登録 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 取消線対応 英語対応 英語以外の言語対応 自動補正機能 非定型帳票対応 手書き文字対応 撮影画像対応 画像読み取り 準定型帳票対応 API連携 Excel変換 Word変換 RPA連携 ベリファイ機能
  • 文書管理システム ナレッジマネジメントシステム ファイル共有サービス

    株式会社プロジェクト・モードのNotePMは、7,000社以上に導入されている、使いやすさNo.1を受賞したマニュアル作成・ナレッジ共有システムです。マニュアル作成、社内wiki、ノウハウ共有、社内FAQ、社内ポータル、取引先との情報共有など、さまざまなシーンで活躍します。社内の情報を探すのが大変、知識の共有が上手くいかないといった悩みを解決し、日報や議事録、マニュアルかな社内報といった文章を簡単に管理できます。またウィキペディアのように情報を書き込み蓄積するツールが導入されており、社内の知りたいことが簡単に見つかる機能が搭載されています。

    製品のおすすめポイント

    1 ウィキペディアのように利用し、情報を書き込み蓄積する

    NotePMはマニュアル・ノウハウをWeb上で簡単に作成し、保存できる機能が備わっています。高機能エディタとテンプレートが搭載され、バラバラなフォーマットを標準化可能。矢印や吹き出しなどのマニュアルに便利な画像編集機能も搭載されており、ウィキペディアのように簡単に編集できます。

    2 高機能の検索エンジンで欲しい情報が簡単に見つかる

    Word・Excel・PowerPoint・PDFなどを保存できます。またその内容はデータベースに保管され、検索機能を使うことで簡単に表示可能です。全文検索でキーワードを入力すれば、欲しい情報がすぐに表示、情報を活用可能です。またページを見た人がわかる機能など検索に付随する機能も豊富です。

    3 アクセス制限やファイル共有など機能が豊富

    アクセス制限機能やページを見た人が分かる機能によって、企業の形態に応じた柔軟なセキュリティ設定が可能です。他にも便利な機能が豊富で、ファイル共有やチャット連携などチームの業務を円滑化する手段が豊富に用意。マルチデバイス対応なので、本社にいなくても情報共有が簡単にできます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 変更履歴記録 属性登録 属性検索 外部連携 動画共有 文書編集 CSVファイル出力 いいね・コメント機能 アクセス制限 ページ閲覧者表示 レポート機能 モバイル利用 ドラッグ&ドロップ登録 ファイル検索 コメント機能 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ログ機能 自動バックアップ 復元機能 二段階認証
  • 文書管理システム

    株式会社富士通四国インフォテックのDocumal SaaSは、文書管理・ワークフロー機能が充実した統合的な文書管理システムです。長い歴史を持つシステムで、専用環境のプライベートSaaSと、安価なパブリックSaaSから選べるのが特長です。クラウドなので、いつでもどこでも最新文書が確認できるので、ビジネスチャンスを逃しません。属人的になっている業務情報を文書化して社内の情報共有を推進し、操作履歴の記録により内部統制も図れます。

    製品のおすすめポイント

    1 文書のライフサイクルを自動化し、履歴管理も確実に

    文書の作成・承認から廃棄までのライフサイクルの自動化をサポートします。あらかじめ有効期限を設定することにより、人手を介さずに自動で廃棄や削除もできます。また、部門や役職に応じて、文書やフォルダに対して柔軟にセキュリティ設定を行うことが可能です。改版・閲覧・承認などのすべての操作履歴も残せます。

    2 業務効率をアップする多機能検索や、法規制を順守する電子取引管理

    「前回ログインしてからの新着」など、さまざまな検索パターンから文書を絞り込むことができるので、見たい文書にすぐアクセスできます。また、2022年1月に施行された電子帳簿保存法の電子取引の証跡管理にも対応しています。電子取引ソフト法的要件認証(JIIMA認証)を取得済です。

    3 クラウドならではの利便性と堅牢なセキュリティ

    SaaSなので、社内だけではなく社外取引先やサプライヤーなどとも文書のやりとり、承認・配信ができます。安全性・信頼性の高いデータセンターで運用しているので、セキュアに社内文書にアクセスできます。出張先や在宅ワークなどの多様な働き方に対応できるのも、このシステムの魅力の一つです。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 ワークフロー管理 ライフサイクル管理 ページ閲覧者表示
  • 文書管理システム ファイル共有サービス オンラインストレージ

    株式会社FleekdriveのFleekdriveは、企業の情報資産を社内外問わず有効活用できるファイル共有サービスです。いつでも、どこからでも業務ファイルにアクセス可能で、フォルダの階層も一目で理解できるなど、使いやすいインターフェイスが特長。また、取引先へのメール送付や社内の承認作業など、簡易タスクを自動化する管理機能も魅力です。企業の様々なニーズにきめ細かく応える設計が、多くの導入実績につながっています。

    製品のおすすめポイント

    1 誰もが使いやすいインターフェイスで業務効率を向上

    シンプルな操作でのファイル共有、管理はもちろん、大容量のファイルもダウンロードせずにブラウザ上で閲覧できるなど、働く人のニーズを捉えたきめ細かい設計が強みです。ファイルへのコメントや支持もFleekdrive上で完結するなど、業務効率をアップする機能が多く搭載されています。

    2 管理者の手間を省く、現実的で豊富な管理機能が魅力

    ユーザーの一括登録や期限付きアカウントの発行など、様々なビジネスシーンに有用な管理機能が豊富に使えます。セキュリティの機能も充実しており、IPアドレスによりアクセス元を制限したり、PDFのコピーや印刷を制限したりと、多くの手段で社内の情報資産を守ることができます。

    3 モバイル活用もできるので、社外からの業務も行いやすい

    モバイル端末ひとつで、業務の効率を改善します。スマホで撮った写真を直接共有することも、大容量データを閲覧・送信することも、自由自在に行えます。また、もし使用しているデバイスを紛失しても、スマホのアプリケーションロック機能により情報漏えいを防ぐことができるので安心です。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 外部連携 自動アーカイブ アクセス制限 モバイル利用 office連携 フォルダ同期機能 ファイル検索 コメント機能 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ユーザー管理 ログ機能 自動バックアップ 多言語対応 自動バックアップ 脅威検知 オフライン利用可 コンプライアンス機能 Salesforce連携 ファイル暗号化 モバイルアプリあり
  • 文書管理システム 契約書管理システム

    インフォコム株式会社のMyQuickは、文書管理、文書共有、文書検索など幅広い範囲をサポートする文書管理システムです。文書ファイルの保管だけではなく、文書の属性項目を定義した文書データベースを作成できるので検索しやすい仕組みになっています。電子契約サービスとの連携で、情報資産の共有も可能です。また、閲覧権限、登録権限などから組み合わせて操作権限を細かく設定できるため、組織構造を反映したグループ管理や、文書のアクセス制御が可能です。

    製品のおすすめポイント

    1 さまざまな条件でスピーディに探せる、多機能検索

    文書ファイルに記載されている文字はもちろん、文書の分類、年度や日付、数値情報などから素早く目的の文書を検索できます。よく使う検索条件は、検索メニューに保存しておき、欲しい情報が欲しいときにシステムから自動的にプッシュ通知されるので便利です。また、自動作成されるツリー型カテゴリによる検索機能も搭載されています。

    2 細かい設定が可能なアラート機能で、作業の漏れを防ぐ

    契約書の更新や終了など知らせる機能を持ちます。30日前、1年経過、ファイル登録なしなどさまざまな条件を設定し、条件に一致した文書を知らせるアラートを自動的にメールで配信することができます。複雑な通知も設定できるので、ピンポイントで通知することが可能で作業の漏れを回避します。

    3 電子帳簿保存法の証憑管理に最適な、データ削除・変更の制限

    電子帳簿保存法の改正に伴い、取引データの保存の際のセキュリティ強化および内部統制強化のために一度登録したデータの変更・削除を項目ごとに制限することが可能です。権限管理機能である文書自体の削除権限の設定を合わせることで、電子ファイルの削除を制限しつつ、管理項目の修正許可を行うなど柔軟な運用ができるようになります。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 属性検索 属性登録 外部連携 ログイン連携 レポート機能 ワークフロー管理 文書編集 アクセス制限 あいまい検索 OCR登録 ページ閲覧者表示 契約書作成可 他サービス連携 更新通知 スキャンデータの文字検索可
  • 株式会社デジタルマトリックスのASTRUX文書管理システムは、JAなどで採用されている、PDFやWord文書を効率的に管理できます。一般文書だけでなく図面・医療文書、ISO文書の保管、記録と言った、運用から管理までをWebベースで管理できます。また誰がいつ何をしたかが一目でわかるログ機能など、セキュリティ性に対する対策も万全。安全な環境で企業の意思伝達・決定の効率化を進め、ビジネスの発展に繋げることが可能になります。

    製品のおすすめポイント

    1 インターフェイスの改善がなされさらに使いやすく、ワークフロー機能も強化されている

    旧バージョンから見直しをし、基本的なインターフェイスが見やすく、かつ扱いやすくなっています。またワークフローの機能が強化されており、各種種別・アクションや申請を簡単に行える機能が標準搭載。機能を活用し、承認状況の把握や自動承認機能など、意思決定を速める機能が多く備わっています。

    2 オプション製品を使用し、使用者のニーズに合わせて機能を拡張

    たとえば「ASTRUX OptionKit」を使用することで大量のデータを一括で登録が可能。信用金庫向けオプションやDocuWorks変換オプションなど多彩な拡張機能があります。またIpadオプションを利用すれば、ネット環境が無くともオフラインでファイルの参照が可能になります。工場や現場、営業先などでの利用におすすめです。

    3 年間保守サービスと、操作やプログラムサポートなどさまざまなサポートメニュー

    保守サービスに関してはASTRUXサポートWeb、操作方法に関しては問い合わせで対応できます。またプログラムサポートとして最新のパッチなどの情報が記載されており、分からない質問はFAQで確認可能。保守サービスは3か月の猶予ののち、一年単位でサポート可能、企業の形態・年数に応じリーズナブルにサポートを利用できます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 属性検索 属性登録 ワークフロー管理 ログイン連携 文書編集 ISO文書管理 アクセス制限 モバイル利用 ライフサイクル管理 ドラッグ&ドロップ登録
  • 文書管理システム

    伊藤忠テクノソリューションズ株式会社のEIMANAGERは、製造業の現場の声を反映して作られた文書管理システムです。企業内に点在している文書を一元管理して、生産性を高めることができます。視覚的に見やすいシンプルな画面が特長で、初心者も安心です。また、属性やフリーワードだけでなくファイルの中身まで検索できるので、目当ての文書に辿り着きやすいのも魅力です。業務に合わせたワークフローも簡単に作ることができ、承認作業もスムーズに進みます。

    製品のおすすめポイント

    1 都合に合わせて運用環境も選べる利便性の高いシステム

    製造業のさまざまな現場の声に応え、成長を続けた文書管理を、オンプレミスパッケージ、又はクラウドサービスとして使用できます。コンテンツ管理基盤を活用して、業務に合わせたインターフェースを自由に設計する機能などで、企業内情報の一元管理と、ユーザのさらなる利便性の向上を実現します。

    2 現場のリアルな課題に応える機能を数多く搭載

    きめ細かいニーズにも応える機能群が魅力です。例えば、よく使う検索条件は保存して再利用することができます。検索可能なPDFに文書を自動変換も可能です。また、文書の状態も把握しやすく、最新版がどれか一目で分かるようになっています。アクセスログや操作ログでの監査対応も可能で、しっかりとした内部統制も行えます。

    3 豊富な導入実績を持つ、安心の支援体制が整えられている

    これまで100,000以上ものユーザーへの導入実績があり、運用の支援体制も盤石です。製品開発、カスタマイズ開発、サポート、製品企画推進、製品に関わる全ての要員が一貫体制で、情報共有および情報交換検討を行いながらさまざまな状況に対応するので、安心して任せることができます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 文書管理システム 変更履歴記録 属性登録 属性検索 ワークフロー管理 文書編集 ISO文書管理 CSVファイル出力 アクセス制限 あいまい検索 ページ閲覧者表示 ライフサイクル管理 ドラッグ&ドロップ登録

費用対効果を見極めて自社に最適な文書管理システムを導入しましょう

文書管理システムの導入は、企業の業務効率化を大きく推進するための重要なステップです。しかし、費用と効果をしっかり理解せずにシステムを導入すると、本来の効果を発揮できない可能性もあります。

この記事で解説した重要なポイントは以下の通りです。

  • 初期費用だけでなく、ランニングコストがどれくらいになるかしっかり算出する
  • 自社にとって、システム導入によってどのような効果があるか見積もる
  • 実際にシステム導入する際は、費用対効果を最大化できるように努める

上記をすべて理解した上で、自社に合ったシステムを導入する必要があります。適切な文書管理システムを選択し、効率的に運用することで、文書管理のコストを削減し、業務の効率を大幅に向上させることが可能です。今回解説した内容が、皆さんの文書管理システム選定の参考になれば幸いです。

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