ナレッジマネジメントシステムの導入事例9選｜導入前の課題や導入後の効果を紹介

最終更新日：2023/06/27

執筆者

デジタル化の窓口編集部

株式会社クリエイティブバンク

『デジタル化の窓口』は、この国のデジタル課題「2025年の崖」に備えるため2022年にサービスをスタートしました。1,500以上のIT製品、4,000以上の導入事例を掲載し、特長・選び方を分かりやすく整理して解説することで、自社に最適な製品・サービスを見つけるお手伝いをする紹介サービスです。

本記事では、企業がナレッジマネジメントシステムを導入することで、どのような効果を得られたのかについて紹介します。導入した企業の業種と規模を確認し、導入前の課題から改善の施策、導入後の効果を知ることでナレッジマネジメントシステムを導入する際の参考にしましょう。

導入事例1：株式会社ZEALS（導入製品：DocBase）

どんな情報も、メモにして共有する文化ができました

※出典：【事例】どんな情報も、メモにして共有する文化ができました | DocBase – テレワークを活性化する情報共有ツール

業種	企業規模
IT・情報通信	101名-300名

導入前の課題

以前、情報共有に別のサービスを使用していましたが、機能が不十分でした。また、料金が人数に応じて変動するため、メンバーの管理が煩雑でした。情報共有のためにツールにメンバーを追加するかどうかを考える作業も面倒でした。

改善の施策

DocBaseを導入することで、メンバーの追加が容易になったため、情報共有を気軽に行うことができるようになりました。社内全体でDocBaseを利用し、事業部ごとにグループを分けることで、情報の整理とアクセスの管理を効率化しました。さらに、文化として「とりあえずメモにして共有する」ことを定着させることで、情報共有の意識を高めました。また、Markdownの使用が可能なことも大きな利点でした。

導入後の効果

口頭での情報共有からDocBaseへの書き留めることの周知により、情報の漏れや不確実性が減少しました。手順書やマニュアルの作成が容易になったため、業務の効率化も図れました。さらに、RANDOM5という活動を通じて組織の改善に取り組む機会が増え、コミュニケーション不足や業務の適切な認識の不一致を解消することができました。

導入した製品：DocBase

DocBaseの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/34052/

DocBaseの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=34052

導入事例2：マイプリント株式会社（導入製品：flouu）

ありそうでなかったドキュメンテーションとコラボレーションが統合されたUI。会議の際にはまずflouuを起動しています。

※出典：導入事例-マイプリント株式会社

業種	企業規模
広告・放送・出版	301名-1,000名

導入前の課題

社内のプロジェクトごとにフォルダが散乱し、フォルダ構成や階層がバラバラでした。議事録や必要なファイルが見つけにくく、時間がかかってしまう状況でした。また、打ち合わせの内容が個人のメモにとどまり、細かい情報共有ができていませんでした。テレワークへの移行により、情報の可視化も難しくなっていました。

改善の施策

さまざまなツールを比較検討しましたが、flouuが導入決定しました。他のツールではなかなか使い勝手が良くなく、ドキュメントの管理が難しかったためです。flouuは大量のドキュメントを統一し、クラウドサービスで手軽に利用できる点が決め手となりました。

導入後の効果

flouuの導入により、気軽にドキュメント作成ができ、作業効率が改善しました。また、リアルタイムチャット機能を活用することで、迅速なコミュニケーションが可能になりました。議事録作成の手順が簡略化され、会議終了時には議事録が完成しています。また、flouuをメモとして活用することで、日々のやり取りが可視化され、後からでも内容の確認が容易になりました。情報共有の効率が向上し、コミュニケーションもスムーズになりました。

導入した製品：flouu

flouuの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/34048/

flouuの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=34048

導入事例3：株式会社日本旅行（導入製品：Qast）

“IT素人でも簡単に使えるユーザービリティの高さ”がQastを選んだ理由です

※出典：“IT素人でも簡単に使えるユーザービリティの高さ”がQastを選んだ理由です | Qast

業種	企業規模
旅行・宿泊・飲食	1,001名以上

導入前の課題

シフト制による知識の属人化と情報管理・共有の困難さでした。アナログな手段で情報共有を行っており、部門間の情報共有が制限されていました。質問に対する迅速な回答が難しく、場所や距離によってはメールでの問い合わせが必要であり、解決までのスピード感に課題がありました。

改善の施策

全員が利用できて簡単に質問できる即時性のあるシステムを模索し、Qastを選択しました。Qastのユーザービリティの高さが魅力であり、研修なしで自然に使えました。また、質問や回答の可視化やタグ付け機能もあり、将来的に人事評価などにも活用できると考えました。

導入後の効果

商品の発売情報を共有する「メモ」機能と、ナレッジを蓄積するための「Q&A機能」の活用が挙げられます。全員が情報を共有し、お客様の問い合わせに対応するためにメモを活用しています。また、Q&A機能では商品内容や操作方法に関する質問を充実させ、将来的には入社者の教育に活用することを目標としています。

導入した製品：Qast

Qastの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/34038/

Qasteの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=34038

導入事例4：株式会社サイボウズ（導入製品：ALPHA SCOPE）

FAQでお客さま満足度を向上させてファンになってもらいたい

※出典：株式会社サイボウズの導入事例 | アルファスコープ

業種	企業規模
IT・情報通信	301名-1,000名

導入前の課題

サイボウズのサポート部門では、お客さまの満足度向上とファン化を目指して、電話やメール対応の他にFAQを重要なサポートチャネルと位置づけていました。しかし、以前のFAQシステムではアクセスデータの抽出が困難であり、効果の評価や改善が難しい状況でした。また、お客さまからの要望として、コンテンツの探しにくさや情報の不足が指摘されていました。

改善の施策

アルファスコープの導入により、サイボウズの各グループや製品のサポート担当者は、それぞれの製品やサービスに関するFAQを掲載し、お客さまが疑問やトラブルを自己解決できるようにしました。さらに、アルファスコープの機能を活用して、簡単に記事を検索できるようにしました。これにより、時間外や問い合わせのハードルが高い場合でも、お客さまが気軽にFAQで問題を解決できる環境を提供しました。また、運用コンサルティングを受けてFAQのデザインや誘導方法を改善し、お客さまにコンテンツの評価を促すようにしました。さらに、FAQサイトのブランディングを高めるための施策も検討しています。

導入後の効果

アルファスコープの導入により、以前よりも迅速かつ簡単にアクセスデータを抽出できるようになりました。これにより、コンテンツの評価や改善が容易になり、分析の効率も向上しました。また、アンケート結果からも、お客さまがFAQで自己解決を試みる意欲が高いことが明らかになりました。さらに、お客さまにとって使いやすいFAQサイトが提供されることで、満足度の向上につながっています。FAQは、電話やメールとともに「お客さまにサポートするツール」として位置づけられ、お客さまからの信頼を高める効果も期待できます。

導入した製品：ALPHA SCOPE

ALPHA SCOPEの製品情報はこちら→https://digi-mado.jp/products/31658/

ALPHA SCOPEの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=31658

導入事例5：株式会社熊谷組
（導入製品：Knowledge Explorer）

総合建設会社のナレッジ活用事例（株式会社熊谷組）

※出典：総合建設会社のナレッジ活用事例（株式会社熊谷組） | PLM・ナレッジの図研プリサイト

業種	企業規模
建設	1,001名以上

導入前の課題

株式会社熊谷組の土木事業本部ICT推進室では、先進技術の導入が進む一方で、日々蓄積される膨大な資料の活用に課題を抱えていました。現場ごとに発生する大量の図面や写真、関連書類が分散して保存されており、効果的な共有手段が欠如していました。また、完工プロジェクトの資料は本社で保管されていましたが、全体の一部しか把握できず、キーワードが完全一致しない場合には情報の検索が困難でした。さらに、退職したベテラン社員のノウハウが継承されない問題もありました。

改善の施策

この課題に対する解決策として、株式会社熊谷組はAI技術の開発企業から紹介されたKnowledge Explorerを導入しました。Knowledge Explorerを使用することで、社内のPCやサーバに保存された様々な種類のファイルから必要な情報を容易に抽出できるようになりました。ナレッジ検索の対象となるテキストデータが埋め込まれたファイルは、完全一致のキーワードでなくてもヒットしやすくなりました。また、データの収集・分類作業も不要となりました。

導入後の効果

Knowledge Explorerの導入により、熊谷組では過去の類似事例を検索し参考にすることが容易になりました。また、進行中の案件において技術やアプローチ方法の実績を活用することも可能となりました。さらに、過去の資料が見つかりやすくなったことで、若手社員とベテラン社員のコミュニケーションが活性化し、知見や技術の継承が円滑に進むようになりました。加えて、AIによる関連資料の通知機能により、論文執筆などの作業効率も向上しました。これらの効果により、社内の情報活用が大幅に向上しました。

導入した製品：Knowledge Explorer

Knowledge Explorerの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/31599/

Knowledge Explorerの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=31599

導入事例6：株式会社Giver Link（導入製品：welog）

「welogに書いたから読んでおいて」で情報共有コストを大幅に削減｜事例紹介詳細｜無料で使える情報共有ツール「welog」

※出典：事例紹介詳細｜「welogに書いたから読んでおいて」で情報共有コストを大幅に削減｜welog｜無料で使えるチームのための情報共有ツール

業種	企業規模
IT・情報通信	6名-20名

導入前の課題

事業の拡大に伴い、情報共有に課題感が生まれました。当時は明確な決まり事がなく、チャットツールやスプレッドシートにバラバラに情報が記載され、迅速なアクセスが難しい状況となりました。

改善の施策

組織の拡大により顕在化した情報共有の課題に対し、welogの導入が提案されました。welogを全社で使用することで、メモの蓄積やルールの集約が可能になりました。

導入後の効果

welogの導入により、業務には以下のような変化が生まれました。開発部ではwelogを脳の外付けハードディスク的なメモ書きとして活用し、ミーティング時の資料作成に便利になりました。また、メモの蓄積と振り返りの習慣が生まれ、共有漏れの減少にも繋がりました。さらに、welogにルールを集約することで、時間の節約や欠席者への情報共有が容易になりました。

導入した製品：welog

welogの製品情報はこちら→https://digi-mado.jp/products/31583/

welogの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=31583

導入事例7：株式会社ニチリン（導入製品：QuickSolution）

企業内検索時間の短縮と検索精度の向上により、年間約1,300時間の業務効率化を実現

※出典：年間約1,300時間の業務効率化を実現【事例：ニチリン様】 | 全文検索システム QuickSolution

業種	企業規模
製造	1,001名以上

導入前の課題

株式会社ニチリンでは、従来のエンタープライズサーチ製品の利用において、検索漏れや検索速度の遅さが課題となっていました。社内のファイルサーバからの検索が頻繁に行われ、過去の実験データや設計データ、資料、報告書などの情報を見つける必要がありました。しかし、導入した製品の使い勝手が悪く、検索精度が低くなり、特に検索速度の遅さにより結果が返ってくるまで数分待たなければならない状況になりました。

改善の施策

ニチリン技術部では、新たなエンタープライズサーチの導入を検討しました。複数の製品を試用し、その中で住友電工情報システムの「QuickSolution」が選ばれました。従来の製品と比べて検索スピードが速く、検索精度も高いと評価されました。試用期間中にはアンケートを行い、検索キーワードの候補の良さ、検索結果の見やすさ、検索条件の指定などを評価しました。その結果、QuickSolutionが優れているという評価が圧倒的に高かったため、この製品の導入が決定しました。

導入後の効果

QuickSolutionの導入により、ニチリンでは年間で約960時間の時短効果が得られました。従来の製品と比べて1回の検索で平均3分の時間短縮が実現され、技術部全体で1日80回ほど行われる検索が効率化されました。利用者からは使いやすさと便利さが高く評価され、全体の効率化につながりました。導入当初は技術部での利用が始まりましたが、その後他部署にも広がり、現在では10部門、約200人がQuickSolutionを利用しています。検索対象ファイルも技術部のみから他部署も含めて増加し、効果が広がっています。

導入した製品：QuickSolution

QuickSolutionの製品情報はこちら→https://digi-mado.jp/products/31559/

QuickSolutionの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=31559

導入事例8：株式会社iCARE（導入製品：Kibela）

ヘルスケアに関わる様々なスタッフの中で、スムーズに全社利用に広がった秘策とは

※出典：ヘルスケアに関わる様々なスタッフの中で、スムーズに全社利用に広がった秘策とは | Kibela キベラ – 人と情報に自由を。個人の力を組織の力にする情報共有ツール

業種	企業規模
IT・情報通信	101名-300名

導入前の課題

以前は、エンジニアが増える中で情報をまとめる場所が必要とされていました。エンジニア自身が使いやすいツールを探していましたが、既存の候補では検索精度が不十分でした。

改善の施策

必要とされる要素は、エンジニアライクなトータルな機能、使いやすいUI、分かれた機能の統合であり、その要件を満たすためにKibelaを選びました。Kibelaの導入は段階的に進められ、最初はエンジニアから始まりましたが、現在では全社で利用されています。シンプルなUIと使い勝手の良さが利用を促進し、自然な形で広がっていきました。また、外部スタッフにもアカウントを提供し、異なる部署での活用を推進しています。

導入後の効果

エンジニアは週次の開発定例会議の議事録や設計書、技術情報、障害経緯、新人オンボーディング、セミナー参加レポートなど、さまざまな情報を蓄積して活用しています。他の部署でもセミナーや会議の活用、コーポレート関連情報、業務フローマニュアル、新人オンボーディングなどにKibelaを活用しています。Google Docsも使用されていますが、編集が難しく使い勝手が不十分であるため、ほとんどの情報はKibelaで共有されています。同時編集機能の実装にも期待が寄せられています。Kibelaの利用は自然であり、ルール設定やマニュアルの必要性はありません。

導入した製品：Kibela

Kibelaの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/31452/

Kibelaの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=31452

導入事例9：株式会社NTTデータCCS（導入製品：Qiita Team）

SIerに起こりがちな社員間のコミュニケーションロスを解決。日報で新入社員の働く不安も取り除く。

※出典：NTTデータCCSさま

業種	企業規模
IT・情報通信	301名-1,000名

導入前の課題

NTTデータCCSでは、SIerの仕事の特性により、お客様先での作業が中心となり、社内の事業部間のコミュニケーションに課題が生じていました。プロジェクトごとに異なる現場での作業が多いため、コミュニケーションが希薄化し、技術の共有やノウハウの共有が行われていなかった状況がありました。これにより、新しいメンバーが蓄積されたノウハウを共有できず、個人の努力で問題解決を試みるケースも生じていました。

改善の施策

このような課題に対応するために、NTTデータCCSではまず、コミュニケーションを活発化させるためにQiita Teamの導入を試みました。常駐先のお客様が既にQiita Teamを導入しており、使い勝手の良さを確認していたことから、同じツールを社内で導入することとなりました。Markdown記法を共有する他のツールとも連携しやすく、利用者にとっても取り組みやすい環境でした。

導入後の効果

導入後、社員間のコミュニケーション活性化に一部で効果が見られました。新入社員が日報を書く場にするという施策により、新しいメンバーの成長を促すと同時に、上司や先輩からのレスポンスを通じて安心感を得られる環境が整いました。日報を通じて技術的な課題や困りごとを共有し、アドバイスや意見をもらうことで、社内の縦のつながりや横のつながりが形成されました。また、技術に関する情報共有やプライベートな話題の発信も行われ、多様なコンテンツが共有されることで、より良いコミュニケーションの実現に寄与しました。