製品を導入することになった背景

2010年に開業した東京国際空港ターミナルは、世界中の人々に利用される空の玄関として、最先端のターミナル施設とサービスを提供し続けてきました。2018年度の年間旅客数は1800万人と、開業時の480万人から飛躍的に増加しました。この急成長は、名刺管理の課題を明らかにしました。特に、スタッフ全員が多忙を極め、名刺や文書が山のように溜まり、管理が難しくなっていました。

導入前に企業が抱えていた課題

東京国際空港ターミナル株式会社は、大量の名刺を管理する課題を抱えていました。特に、渉外担当の担当者は1,500枚以上の名刺を持っており、どの名刺フォルダーに誰の名刺があるかを把握するのが困難でした。さらに、異動や部署の変更が頻繁に行われるため、名刺の情報共有が必要でした。また、相手の異動や昇進情報を正確に把握することも重要であり、古い名刺ではその情報が更新されていないため、利用できない状況でした。

導入前の課題に対する解決策

名刺の管理と共有の必要性を感じた東京国際空港ターミナル株式会社は、2017年に名刺管理ツールの検討を開始しました。ホットプロファイルの営業担当の熱心な対応や、他社との機能面での差異を評価し、ホットプロファイルを導入することを決定しました。特に、名刺をデータ化するスキャニング機能や、複合機を使用したスキャニングの柔軟性、初期投資のコストメリットなどが導入の決め手となりました。

製品の導入により改善した業務

ホットプロファイルの導入により、東京国際空港ターミナル株式会社の名刺管理は劇的に改善されました。特に、検索機能を使用して瞬時に目当ての名刺を探し出すことができるようになり、大量の名刺を管理する手間が大幅に削減されました。また、名刺交換した相手の会社の最新情報やニュースを獲得することができ、渉外活動のスピードアップや新しい情報の取得が容易になりました。さらに、名刺のデータ化により、情報の共有や引継ぎがスムーズに行えるようになりました。