当社では長年、請求書や見積書といった帳票類をすべて紙で保管しており、電子データで受領したものも印刷してファイリングするという運用を続けていました。しかし、改正電子帳簿保存法への対応が急務となる中、社内の基幹システムが法令の検索要件を満たしておらず、かつ容易な改修も見込めないという大きな課題に直面しました。また、紙媒体での管理は保管スペースを圧迫するだけでなく、監査時に必要な書類を迅速に探し出せないという非効率性も問題視されており、法令遵守と業務効率化の両立を目指し、証憑書類を電子管理できるシステムの導入を決定いたしました。

「OPTiM電子帳簿保存」を選んだ理由

選定の決め手は、導入負担の低さと機能性のバランスに優れていた点です。既存システムの改修が高額になる一方、本製品はAI解析機能を搭載しながらも安価な料金設定で、コストを抑えて法対応を実現できることが大きな魅力でした。また、画面がシンプルで分かりやすく、システムに不慣れな従業員でも直感的に操作できるため、全社的な導入と定着がスムーズに進むと判断しました。加えて、JIIMA認証（スキャナ保存要件）を取得している信頼性の高さも、紙管理からの完全な脱却を目指す上で重要な選定理由となりました。

製品の導入により改善した業務

導入後、電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たしたことで、長年の課題であった紙の原本保管が不要となり、管理コストとスペースの削減が実現しました。最も大きな業務改善は、監査対応と書類検索の効率化です。従来は紙のファイルを目視で探していた作業が、全文検索や条件検索機能によってシステム上で即座に完結できるようになり、内部統制監査時の書類準備工数が大幅に削減されました。また、精度の高いAI解析機能と複数ファイルの同時アップロード機能により、データ突合や入力といった手作業がほぼ不要となり、ヒューマンエラーの不安からも解放され、経理業務全体の生産性向上に大きく貢献しています。