Excelで契約書を管理することは可能？作成・運用方法や注意点を解説！

契約書の管理は、企業のコンプライアンスや業務効率に直結する重要な業務です。DX化の波により、効率よく管理できる契約書管理システムが増えつつある一方で、多くの企業ではコストを抑えつつ手軽に管理できるExcelを活用しています。しかし、Excelによる管理では契約件数が増えるにつれて「更新漏れ」「検索の手間」「セキュリティリスク」などの課題が生じることもあります。

そこで本記事では、Excelを使った契約書管理のメリット・デメリットや契約書管理システムとの違いについて詳しく解説します。自社にとって最適な管理方法を見つける際に参考にしてください。

Excelで契約書を管理するメリット

Excelは多くの企業で日常的に使用されているツールであり、契約管理にも活用されています。専用の契約書管理システムを導入せずともExcelを使うことで一定の管理が可能です。

本章では、Excelで契約管理を行うメリットについて解説します。

1. 導入コストがかからない場合が多い
2. 操作に慣れている可能性が高い
3. 自由なカスタマイズが可能
4. 簡単なデータ分析ができる
5. クラウド共有も可能

1. 導入コストがかからない場合が多い

Excelはほとんどの企業で標準的に導入されており、新たなソフトウェアを購入する必要がありません。そのため、追加コストを抑えながら契約管理を始めることができます。

2. 操作に慣れている可能性が高い

Excelは、経理・営業・総務など幅広い業務で活用されているため、多くの従業員が操作に慣れています。新しいシステムを導入する場合、教育や研修が必要になりますがExcelならその手間を省けます。

3. 自由なカスタマイズが可能

契約書の管理項目（契約締結日、更新日、契約先など）を自社の業務に合わせて自由に設定できます。そのため、柔軟性の高い管理設定が可能です。

4. 簡単なデータ分析ができる

Excelのフィルター機能やピボットテーブルを活用すれば、契約の種類ごとの分類や期限が近い契約の抽出など、基本的なデータ分析が可能です。契約件数が少ない場合は、これで十分な管理ができることもあります。

5. クラウド共有も可能

Excelファイルをクラウドストレージ（Google DriveやOneDriveなど）で管理すれば、複数の担当者がリアルタイムでデータを更新・共有できます。これにより、最新の契約情報を社内でスムーズに確認できるようになります。

Excelで契約書を管理するデメリット

Excelは手軽に契約管理を始められるツールですが、運用していく中でさまざまな課題が生じることがあります。特に契約件数が増えると管理の手間やリスクが高まり、専用システムの導入を検討する必要が出てくるケースもあります。

ここでは、Excelで契約管理を行う際の主なデメリットを解説します。

1. ヒューマンエラーが発生しやすい
2. 契約書の検索・管理が煩雑になる
3. セキュリティリスクが高い
4. 契約更新管理が難しい
5. バックアップ管理が必要

1. ヒューマンエラーが発生しやすい

Excelでは手作業で契約情報を入力・更新するため、誤入力やデータの削除・上書きミスが発生しやすくなります。また同じファイルを複数人で扱う場合、誤ってデータが上書きされるリスクもあります。

2. 契約書の検索・管理が煩雑になる

契約件数が増えると、目的の契約書を素早く見つけることが難しくなります。Excelには高度な検索機能は備わっていないため、ファイル名やセルの情報を探すのにある程度時間がかかり、業務効率が低下する恐れがあります。

3. セキュリティリスクが高い

Excelファイルは適切な権限管理を怠ると、意図せぬ人物でも編集・閲覧ができてしまいます。またメールやUSBでのデータ共有は情報漏洩のリスクが伴い、企業の機密情報を守るには不十分な対策となる可能性があります。

4. 契約更新管理が難しい

契約の更新期限をExcelで管理する場合、手動でリマインダーを設定しなければなりません。しかし更新通知の設定ミスや見落としが発生すると、契約の自動更新や期限切れによるトラブルのリスクが高まります。

5. バックアップ管理が必要

Excelファイルが破損したり、誤って削除されたりした場合、契約情報が失われる可能性があります。定期的なバックアップが必要ですが、手動で管理する必要があるため、手間がかかるだけでなくミスも起こりやすくなります。

Excelで契約書を管理する方法

Excelを活用すれば、契約管理を手軽に始めることができます。ただし、適切なフォーマットを作成し、運用ルールを決めることで、管理の効率化やリスク回避が可能になります。ここでは、Excelで契約管理を行う方法を具体的に解説します。

1. 管理表の作成
2. フィルター機能を活用する
3. 条件付き書式で期限管理を強化する
4. リマインダーを設定する
5. 定期的なデータ更新とバックアップを実施する

1. 管理表の作成

まず、契約情報を整理するためのExcelシートを作成します。以下のような項目を設定すると、契約内容を明確に把握しやすくなります。

このようなフォーマットを作成し、契約情報を統一して入力することで、管理の利便性が向上します。

2. フィルター機能を活用する

Excelのフィルター機能を使うことで、契約先や更新期限などでデータを絞り込み、必要な情報を素早く検索できます。たとえば更新期限が近い契約だけを表示することで、契約の更新漏れを防ぐことができます。

3. 条件付き書式で期限管理を強化する

契約の更新期限が近づいた際に自動的に色を変更する条件付き書式を設定すると、視覚的にそれらを確認しやすくなります。例えば更新期限が30日以内のセルを赤色にする設定をすることで、注意が必要な契約をすぐに把握できます。

4. リマインダーを設定する

Excel単体では通知機能がないため、OutlookやGoogleカレンダーと連携し、契約更新期限をリマインドする設定を行うことがおすすめです。たとえば「契約終了日の1か月前にアラートを送る」といった設定を行うことで、契約更新の見落としを防げます。

5. 定期的なデータ更新とバックアップを実施する

Excelの契約管理は手動で行うため、定期的にデータを更新し、最新情報を反映させることが重要です。また万が一のデータ破損や消失に備え、クラウドストレージ（Google Drive、OneDriveなど）に保存し、定期的なバックアップを取るようにしましょう。

Excelで契約書を管理するポイントと注意点

Excelを活用した契約書管理は手軽に導入できる一方で、運用ルールを適切に設定しないと情報の散逸や更新漏れが発生する可能性があります。そこで本章では、効率的かつ安全に管理するためのポイントを解説します。

1. 契約情報の入力ルールを統一する
2. フィルター機能や並び替えを活用する
3. 条件付き書式で期限管理を可視化する
4. セキュリティ対策を強化する
5. バックアップを定期的に取る
6. リマインダーを活用して更新漏れを防ぐ

1. 契約情報の入力ルールを統一する

契約情報の記入方法に統一ルールを設けることで、データのバラつきを防ぎ、検索や管理のしやすさを向上させます。

例：
日付の書式：「2024/01/01」のように統一（「1月1日」や「2024年1月1日」などの混在を防ぐ）
契約名の付け方：「〇〇株式会社_業務委託契約書」のように一定のルールで管理
契約先名の表記：「（株）」と「株式会社」を統一

2. フィルター機能や並び替えを活用する

Excelの「フィルター機能」を使えば、契約先ごとや契約期限ごとの絞り込みが可能です。また「並び替え機能」を使って契約終了日が近い順に並べることで、更新管理がしやすくなります。

3. 条件付き書式で期限管理を可視化する

契約の更新期限が近づいたら自動的にセルの色を変える条件付き書式を設定することで、更新漏れを防ぐことができます。

例：
契約終了日が30日以内なら「黄色」、10日以内なら「赤色」に変更
更新が必要な契約は「セルの背景をオレンジにする」

4. セキュリティ対策を強化する

契約書データは機密情報を含むため、適切なセキュリティ対策を講じることが重要です。

対策例：
パスワードを設定：Excelファイル自体にパスワードをかけ、閲覧できる人を限定
アクセス制限を行う：OneDriveやGoogle Driveでアクセス権限を設定し、不要な人が編集できないようにする
履歴管理を徹底：変更履歴を残すことで、誤編集や削除が発生した際に原因を特定できる

5. バックアップを定期的に取る

Excelファイルが破損・削除された場合に備え、定期的なバックアップを行いましょう。

具体的な方法例：
クラウドストレージ（Google Drive、OneDrive）を活用し、自動保存を設定
毎月1回、最新データをローカルPCや外付けHDDに保存しておく

6. リマインダーを活用して更新漏れを防ぐ

Excel単体ではリマインド機能がないため、OutlookやGoogleカレンダーと連携し、契約の更新期限を通知する設定を行うと便利です。

例：
契約終了日の1か月前にメール通知を送る
更新が必要な契約を担当者にアラート表示する

Excel以外での契約書の管理方法

契約書の管理方法には、Excel以外にもさまざまな手段があります。企業の業務規模や管理体制に応じて、適切な方法を選ぶことが重要です。ここでは、主な契約書管理の方法とそれぞれのメリット・デメリットを紹介します。

1. 紙での管理
2. クラウドストレージでの管理
3. 契約書管理システムを導入する

1. 紙での管理

契約書を紙の状態で管理する方法は、昔から一般的に行われてきました。契約書をファイルに整理し、キャビネットや金庫で保管することで、原本の紛失を防ぎます。

メリット

・原本を確実に保管できる
・デジタル化をしないため一時的な手間を省くことができる

デメリット

・契約書が増えると保管スペースが必要になる
・目的の契約書を探すのに時間がかかる
・紛失や劣化のリスクがある

2. クラウドストレージでの管理

Google Drive、OneDrive、Dropboxなどのクラウドストレージを活用して契約書を電子データで保管する方法です。ファイルごとにアクセス権限を設定できるため、社内の複数の担当者と情報を共有しやすくなります。

メリット

・インターネット環境があればどこからでもアクセスが可能
・契約書の検索や共有が容易
・バックアップ機能があり、データ消失のリスクを軽減

デメリット

・適切なフォルダ整理をしないと、どこに何があるのか分かりにくくなる
・セキュリティ対策を強化しないと情報漏洩のリスクがある

3. 契約書管理システムを導入する

契約書の管理を効率化し、更新漏れやセキュリティリスクを軽減するために、多くの企業が契約書管理システムを導入しています。このシステムを活用することで契約書の一元管理が可能となり、検索・更新・アクセス管理などの業務を自動化できます。

メリット

・契約の検索や更新通知が自動で行えるため、業務効率が向上する
・契約書の改ざん防止やアクセス制限ができるため、セキュリティが向上する
・電子契約サービスと連携できるシステムもあり、契約手続きをオンラインで完結できる

デメリット

・導入コストがかかる
・社内での運用ルールを決める必要がある

契約書の効率的な管理には契約書管理システムがおすすめ

契約の適切な管理は、企業の業務効率やコンプライアンスを守る上で非常に重要です。Excelやクラウドストレージを活用する方法もありますが、契約件数が増えてくると、手作業による管理には限界があります。そこで、多くの企業が導入を進めているのが契約書管理システムです。ここでは、契約書管理システムを導入するメリットについて詳しく解説します。

契約書管理システムについて詳しく解説＆おすすめ製品を解説した記事はこちら

1. 契約の検索・管理がスムーズになる
2. 契約更新のアラート機能で管理ミスを防止
3. セキュリティ対策が強化される
4. 電子契約と連携して業務を効率化できる
5. バックアップ機能でデータ消失を防ぐ

1. 契約の検索・管理がスムーズになる

契約書管理システムを使えば契約書をデータベース化し、契約名・契約先・締結日・更新期限などで簡単に検索することができます。

またExcelのようにフィルターをかけて探す手間がなく、必要な契約書を瞬時に見つけることができます。

2. 契約更新のアラート機能で管理ミスを防止

契約の更新期限が近づくとシステムが自動で通知を送るため、更新漏れの心配がなくなります。

Excelでは手動でリマインダーを設定する必要がありますが、契約書管理システムなら事前に設定したルールに従ってアラートを送信できるため、担当者の負担を軽減できます。

3. セキュリティ対策が強化される

契約書は機密情報を含むため、適切なセキュリティ管理が求められます。契約書管理システムでは、アクセス権限の設定が可能で、特定の社員だけが閲覧・編集できるように制限できます。

また、変更履歴の記録が残るため、誰がどの情報を編集したのかを確認でき、不正な改ざんや誤操作のリスクを軽減できます。

4. 電子契約と連携して業務を効率化できる

近年、契約業務のデジタル化が進み、電子契約サービスと連携できる契約書管理システムも増えています。これにより契約の作成から締結・保管までをオンライン上で完結でき、紙の契約書を印刷・郵送する手間を省くことができます。

5. バックアップ機能でデータ消失を防ぐ

Excelやクラウドストレージでは、データの消失リスクが常に付きまといますが、契約書管理システムなら自動バックアップ機能があるため、万が一のトラブルが発生しても重要な契約データを失う心配がありません。

おすすめ契約書管理システム3選

まとめ

契約書管理はExcelかシステム導入か？最適な方法を選ぼう
契約書の管理には、Excelを活用する方法と契約書管理システムを導入する方法があります。それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社の契約件数や管理体制に応じた方法を選ぶことが重要です。

Excelでの契約管理は、手軽に導入でき、カスタマイズの自由度が高い点が魅力です。フィルター機能や条件付き書式を活用すれば、一定の管理効率を保つことができます。しかし、データ入力や更新作業が手動であるため、契約件数が増えるとミスや管理漏れのリスクが高まる点には注意が必要です。

一方、契約書管理システムを導入すれば、契約の検索・更新通知・アクセス制限などを自動化でき、より安全で効率的な管理が可能になります。特に、契約数が多い企業や、電子契約を活用したい企業にとっては、システム導入が業務効率化につながります。

契約管理の精度を高め、リスクを最小限に抑えるためには、Excelと契約書管理システムのどちらが自社に適しているのかを慎重に検討することが大切です。まずはExcelで管理を始め、煩雑になってきたら契約書管理システムへの移行を検討するのも一つの方法でしょう。