契約書の保管方法を徹底解説！効率的な方法から注意点まで

契約書の保管方法について、正しく理解している方は意外に少ないかもしれません。しかし、適切な保管は企業運営において重要な役割を果たします。契約書の保管が不十分であると、法律違反や情報漏洩、業務効率の低下といったリスクを招く可能性があるためです。

契約書を保管する目的として、主に「法的証拠としての保持」、「法令遵守の実現」や「業務効率の向上」等が挙げられます。

本記事では契約書の保管に関する基礎知識から具体的な方法、注意点まで詳しく解説します。

契約書を正しく保管することで、企業の信頼性を高めつつリスクを最小限に抑えることが可能です。本記事を通じて効果的な保管方法を学び、自社に適した管理体制を整えましょう。

契約書の保管に必要な基礎知識

契約書の保管は企業の信頼性を支える重要な業務の一つです。適切に保管することで、法律リスクを回避し、業務効率化を実現できます。本セクションでは、契約書の保管目的、保存期間に関する法律上の規定、ならびに契約書の種類ごとの保管方法について詳しく解説します。

契約書を保管する目的

まず契約書を保管する理由としては、次の3つが挙げられます。

• 証拠資料としての活用
• 法律の遵守
• 業務効率の向上

契約書は契約内容や取引条件を記録した重要な証拠資料です。特に契約違反や紛争が発生した場合、正確な情報を確認する基盤となります。また、法人税法や電子帳簿保存法などの関連法令に従って保存期間を遵守することが求められます。この保存義務を果たすことで、税務調査や法的トラブルを未然に防ぐことが可能です。

さらに契約書を効率的に整理して保管することで、内容確認や契約更新時の対応が迅速に行えます。これにより業務全体の流れがスムーズになり、効率的な企業運営が実現します。保管の適切さは単なる書類管理ではなく、企業の信頼性を高める重要な施策です。

法律ごとの契約書の適切な保存期間

契約書の保存期間は、関連する法律により規定されています。以下に代表的な保存期間を示します。

法人税法では、帳簿や関連資料を7年間保存する義務があります。青色申告の承認を受けている企業の場合は、この期間が10年間に延長されます。また電子帳簿保存法に基づき、電子化された契約書についても7年間の保存が必要です。この際、改ざん防止機能やタイムスタンプが必須となります。

民事訴訟法においては売買契約書や雇用契約書など、契約内容によって保存期間が異なりますが、一般的には5年間が目安とされています。これらの規定を遵守し、保存期間を超過した契約書については適切に廃棄するルールを設けることが重要です。適切な管理体制を整えることで法的リスクを軽減し、効率的な業務遂行が可能になります。

保管方法に影響する契約書の種類

契約書は、その種類や媒体によって保管方法が異なります。以下の3種類が一般的です。

これらの保管方法を適切に組み合わせることで、業務効率の向上と法的リスクの回避が可能です。企業の業務内容に合わせた管理体制を構築し、契約書を適切に保管しましょう。

紙の契約書の効率的な保管方法

紙の契約書は現在でも多くの企業で使用されており、適切な保管が必要です。効率的な保管方法を実践することで、紛失やトラブルを防ぎ、業務効率を向上させることが可能です。本セクションでは自社に最適なファイリング方法や保管場所の選定、使用するファイルの種類などを具体的に解説します。

1. 自社に最適なファイリング方法を決める
2. ボックスファイルやクリアファイルなどファイルの種類を決める
3. 保管可能な場所に設置する

1.自社に最適なファイリング方法を決める

紙の契約書を効率的に管理するためには、契約書を分類する基準を明確にすることが重要です。以下のような分類方法が一般的に用いられます。

企業名ごと

企業名ごとに契約書を分類する方法は、取引先ごとの契約状況を整理する際に適しています。この方法では、各取引先に関連する全ての契約書をまとめて保管します。メリットとしては、以下の通りです。

• 特定の取引先に関する契約書を迅速に探せる
• 取引先ごとの契約履歴を一目で把握可能
• 長期的な取引関係における情報の散逸を防止

企業名はアルファベット順や五十音順に整理すると、検索が更に簡単になります。例えば書庫やキャビネットに企業名ラベルを付けて分けておくと、必要な契約書をすぐに取り出せます。

一方で注意が必要なのは、企業名が変更された場合や関連会社間で契約が移行した場合の対応です。このようなケースでは、元の企業名と変更後の名前を紐づけておく工夫が求められます。企業名ごとに分類する方法は、特に取引先別の情報を管理する必要がある企業に有効です。

案件別

案件別に契約書を分類する方法は、プロジェクトや取引単位で契約書を管理したい場合に効果的です。各案件ごとに契約書をまとめて保管することで、次のような利点があります。

• プロジェクト全体の契約内容を一括で参照可能
• 関連する書類をまとめることで検索時間を短縮
• 複数部署が関与する案件の情報整理が容易

案件名やプロジェクトコードを利用して分類すると、保管や検索が更に効率的になります。例えば進行中のプロジェクトで発生した契約変更や補足契約も同じ案件フォルダに保管することで、一元管理が可能です。

ただし、案件が完了した後の契約書の扱いについても考慮が必要です。終了済み案件の書類はアーカイブフォルダに移し、現行案件と区別すると保管スペースが有効活用できます。案件別の分類方法は業務効率を高めるだけでなく、チーム間の情報共有にも役立ちます。

日付順

日付順に契約書を分類する方法は、契約の締結日や更新日を基準に整理する手法です。以下の点で便利です。

• 契約の有効期限や更新日を把握しやすい
• 時系列で契約内容の変遷を確認可能
• リマインダー設定が容易で更新忘れを防止

契約書を締結日または更新日順に並べることで、時系列の流れが明確になります。例えば契約期間の終了が近づいたものを先頭に配置することにより、リスク管理や更新手続きをスムーズに進められます。

この方法を利用する際は、他の分類方法との併用も考慮しましょう。同じ取引先や案件で複数の契約がある場合、日付順だけでは内容を把握しにくいことがあります。そのため「日付順×企業名」「日付順×案件別」といった方法で整理すると、更に効率的な管理が可能です。

日付順に分類する方法は、契約期限の管理を重視する企業に適しており、更新や解除のタイミングを逃さないために役立ちます。

企業名ごとに分類する方法は、取引先ごとの契約状況を一目で把握したい場合に有効です。一方、案件別の分類はプロジェクト単位で管理したい場合に適しています。日付順に整理する方法は、契約の締結日や更新日を基準とした管理に便利です。自社の業務内容や取引形態に合った分類方法を選び、適切に運用することが求められます。

これらの分類基準を活用すると契約書の検索性が向上し、管理コストの削減が可能です。またファイリングを統一したルールで行うことで、社内の誰でもスムーズに契約書を取り扱える体制が整います。

2.ファイルの種類を決める

適切なファイルの種類を選ぶことも、効率的な保管に欠かせません。主に以下の選択肢があります。

• ボックスファイル
• クリアファイル
• リングファイル

ボックスファイルは多数の契約書をまとめて保管するのに適しています。耐久性があり、保管スペースを効率的に使用できます。クリアファイルは契約書を1件ずつ個別に保管できるため、参照や持ち運びが容易です。リングファイルはページを差し替えたり追加したりする場面で便利です。

選択したファイルの種類によって保管方法も変わります。保管スペースや取り出しやすさを考慮し、業務効率が上がるものを選びましょう。またラベリングを施すことで、契約書を迅速に特定できるよう工夫することも大切です。

3.保管可能な場所に設置する

保管場所の選定も重要です。契約書の保管には、安全性とアクセス性の両方を考慮する必要があります。以下のポイントを踏まえた場所を選びましょう。

• 火災や水害のリスクが低い場所
• 湿度や温度が適切に管理されている環境
• 社員が必要に応じて迅速にアクセスできる場所

物理的な書庫やキャビネットは、湿気や日光の影響を受けにくい場所に設置します。また鍵付きのキャビネットを使用することで、契約書の紛失や情報漏洩のリスクを軽減できます。さらにスペースが限られている場合は、契約書の電子化を進めて保管量を減らすことも検討すべきです。

適切な保管場所を確保することで、契約書の安全性を高めると同時に業務の円滑化にも繋がります。契約書の重要性を意識し、必要な環境を整えましょう。

電子化した契約書の適切な保管方法

契約書の電子化は、多くの企業が業務効率化やペーパーレス化を進める中で重要な施策となっています。電子化された契約書は、保存スペースの削減や検索性の向上といった利点があります。本セクションでは、電子化する際の方法や注意点について詳しく解説します。

1. 電子化の方法を決める
2. スキャンした場合の原本は残しておく
3. 電子帳簿保存法に基づく保存要件を確認する
4. 電子化のリスクもしっかり理解しておく

1.電子化の方法を決める

契約書を電子化する方法には、様々な選択肢があります。どの方法を採用するかは企業のニーズや業務内容によって異なります。代表的な方法として「電子契約書システムの利用」、「Excelなどの表計算ソフトで台帳を作成」の2つを見ていきましょう。

電子契約書システムの利用

電子契約書システムを活用することで、契約書の作成から保存、管理までを一元化できます。近年、多くの企業が電子化を進める中で専用システムの導入は効率化と法令遵守の両立に役立っています。この方法の主なメリットは以下の通りです。

• 改ざん防止機能やタイムスタンプの標準搭載
• クラウドを活用した安全かつ柔軟なデータ管理
• 契約書の検索や参照が簡単で業務効率が向上

電子契約書システムは電子帳簿保存法に対応しており、法的要件を満たした形で契約書を保管できます。またクラウド型の場合は、遠隔地からのアクセスも可能なため、リモートワークにも対応できます。加えて契約書の検索機能を活用することで、必要な情報を短時間で特定できます。

一方、システム導入にあたっては初期コストや運用費用がかかります。そのため、自社の契約書の量や業務規模に応じたシステムを選定することが重要です。また操作方法についての社員教育を行い、システムを効果的に活用する体制を整えることが求められます。

電子契約書システムの導入は契約書管理の効率化だけでなく、セキュリティ対策の強化や業務の標準化にも貢献します。

Excelなどの表計算ソフトで台帳を作成

契約書の電子化を低コストで始めたい場合、Excelなどの表計算ソフトを活用する方法があります。この方法では契約書情報を台帳形式で整理することで、管理の効率化を図ります。主な特徴と利点は以下の通りです。

• 契約書の基本情報を一元的に管理が可能
• 初期投資が少なく、即時に導入できる
• 表計算ソフトの操作に慣れた社員が多く、導入が容易

「契約書の締結日」「取引先名」「契約内容」「有効期限」などを項目ごとに整理することで、必要な情報を迅速に確認できます。さらにフィルタ機能や検索機能を利用すれば、特定の契約書を容易に特定できます。

ただしExcelなどの表計算ソフトを使用する場合、セキュリティ対策が課題となるでしょう。アクセス権限を設定し、パスワードでファイルを保護することが重要です。また定期的にバックアップを取ることで、データ消失リスクを低減できます。

この方法は契約書の量が少ない中小企業や、専用システム導入前の段階で管理を整備したい場合に適しています。効率的なデータ管理を実現するためには、定期的な台帳の更新と整備が欠かせません。

電子契約書システムを利用する場合、クラウド型のサービスを導入することで、契約書の作成から管理までを一元化できます。改ざん防止やタイムスタンプの付与など、電子帳簿保存法に対応した機能が備わっていることが多く、法令遵守にも適しています。

一方Excelなどの表計算ソフトを用いて台帳を作成する方法は、初期コストを抑えたい場合に有効です。ただしセキュリティ面では専用システムに比べて弱点があるため、厳格なアクセス制限やバックアップの仕組みを整える必要があります。

2.スキャンした場合の原本は残しておく

紙の契約書をスキャンして電子化する場合、原本を一定期間保管することが求められる場合があります。これは電子帳簿保存法や法人税法の要件を満たすためです。

以下の理由で原本の保管が重要となります。

• スキャンデータの改ざんリスクを軽減
• 税務調査や訴訟時に物理的証拠として利用
• 法令で指定された保存要件を満たす

原本を保管する際は、湿気や火災などから保護できる安全な場所を選びましょう。また、スキャンデータが問題なく保存されていることを定期的に確認する作業も重要です。スキャン済みの契約書を適切に管理することで、法的リスクを低減し、効率的な運用が可能になります。

3.電子帳簿保存法に基づく保存要件を確認する

電子帳簿保存法は、電子化された文書の保存に関する基準を定めた法律です。この法律に基づき、電子契約書を適切に保管するには以下の要件を満たす必要があります。

• 改ざん防止機能を備える
• タイムスタンプを付与する
• 適切なアクセス制限を設ける

これらの要件を満たすことで、電子化された契約書が法的効力を持つ証拠として認められます。また、保存期間中はデータの改ざんや消失を防ぐ仕組みが必要です。例えばクラウドサービスを利用する場合、暗号化されたデータ管理や定期的なバックアップを実施することで、安全性を確保できます。

電子帳簿保存法に対応した管理を行うことで、法令遵守だけでなく、業務の効率化やトラブルの防止にも繋がります。

4.電子化のリスクもしっかり理解しておく

契約書の電子化には多くのメリットがありますが、リスクも存在します。事前にリスクを理解し、対策を講じることが重要です。主なリスクは以下の通りです。

• データ消失やシステム障害
• 不正アクセスや情報漏洩
• 電子データの形式変更による閲覧不可

データ消失を防ぐには、クラウドや外部ストレージへのバックアップを定期的に行うことが効果的です。また不正アクセスのリスクを軽減するために、二要素認証や強固なパスワードポリシーを導入しましょう。

さらに電子データの互換性を確保するため、契約書をPDF形式など汎用性の高いファイル形式で保存することが推奨されます。電子化のリスクを正しく理解し、適切な対策を講じることで安全かつ効率的な運用を実現できるのです。

契約書の保管に関する注意点

契約書を適切に保管することは企業運営の信頼性を高め、法的リスクを回避するために不可欠です。不適切な保管は情報漏洩や紛失や法令違反を引き起こす可能性があり、注意が必要です。本セクションでは、契約書の保管に関して押さえておくべきポイントを解説します。

1. 自社に合わせた最適な保管方法を選ぶ
2. 保管する契約書のファイルを適切に選択する
3. 契約書に穴を開けて保管しても問題ないか
4. 契約書を管理・閲覧できる人を制限する

1.自社に合わせた最適な保管方法を選ぶ

契約書の保管方法は、企業の業務内容や規模や契約の種類に応じて異なります。特に以下の点を考慮して自社に最適な方法を選択することが重要です。

• 取引先ごとに管理する場合：企業名別の分類
• プロジェクト単位で管理する場合：案件別の分類
• 契約更新を管理する場合：日付順の分類

取引先が多い企業では、企業名別の整理が情報把握に有効です。一方案件ごとの進捗管理が必要な業種では、案件別に整理することで業務効率が向上します。また日付順で整理すれば、契約の有効期限を適切に管理可能です。分類方法を統一することで、情報の検索性や管理効率が大幅に向上します。

2.保管する契約書のファイルを適切に選択する

契約書の保管には、適切なファイルや収納方法の選択が欠かせません。以下のファイルタイプが主に使用されます。

• クリアファイル：1件ごとの整理がしやすい
• ボックスファイル：大量の契約書をまとめて保管可能
• リングファイル：ページの差し替えや追加が容易

それぞれの特性に応じて使い分けることが重要です。例えば、個別の案件を管理する場合にはクリアファイル、長期間保管する大量の契約書にはボックスファイルが適しています。またファイルにラベルやインデックスを付けることで、検索性が向上します。選定するファイルの種類が契約書管理の効率を左右するため、慎重に検討しましょう。

3.契約書に穴を開けて保管しても問題ないか

契約書をパンチ穴を開けて保管する場合、法的証拠としての価値を損なわないよう注意が必要です。以下のポイントを守ることで、トラブルを防げます。

• 穴を開ける位置を慎重に選定する
• 重要な記載部分や署名欄を避ける
• 取引先との取り決めを事前に確認する

契約書に穴を開けることで内容が損なわれると、証拠価値が低下する可能性があります。また重要な取引先との契約書については、事前に保管方法を協議し、同意を得ることが望ましいです。パンチ穴の使用には適切な配慮が求められます。

4.契約書を管理・閲覧できる人を制限する

契約書は機密性の高い文書であるため、アクセス権限を明確にして管理体制を整えることが重要です。具体的な対策として以下の方法があります。

• 特定の担当者や部署に権限を限定
• 電子契約書の場合、アクセスログを記録
• 鍵付きキャビネットや専用書庫で保管

アクセス制限を徹底することで、情報漏洩や不正使用のリスクを低減できます。特に電子契約書の場合、システム上でアクセス履歴を記録する機能を活用することで、セキュリティを更に強化可能です。物理的な管理とデジタル管理の両面から対策を講じることが求められます。

契約書の保管は電子契約書システムがおすすめ

契約書を適切に保管する方法として、契約書管理システムの利用が注目されています。従来の紙の契約書は、紛失や劣化のリスクがあるうえ、管理が煩雑になりがちです。また電子契約が普及する中で、契約書の管理をより効率化する必要性も高まっています。

契約書管理システムの機能や導入メリット、選定ポイントを詳しく解説した記事はこちら

契約書管理システムを導入することで、以下のようなメリットがあります。

・契約書の一元管理
紙の契約書や電子契約書をクラウド上に保管し、必要なときにすぐにアクセスできます。契約書が分散しないため、探す手間を削減できます。

・検索機能の活用
キーワード検索やフィルタリング機能により、目的の契約書を迅速に見つけられます。契約日や取引先ごとに整理できるため、管理の手間が大幅に軽減されます。

・契約期限のアラート機能
更新期限や満了日が近づいた際に通知を受け取ることで、契約更新の漏れを防げます。

・セキュリティの向上
アクセス権限を設定できるため、重要な契約書の閲覧や編集を特定の担当者に限定できます。またクラウド上での保管により、紙の契約書の紛失や災害時のリスクを軽減できます。

・法令対応の強化
電子帳簿保存法などの法規制に対応したシステムを利用することで、適切な形で契約書を保管し、法的リスクを最小限に抑えられます。

契約書管理システムを活用すれば、契約書の保管・管理にかかる手間を減らし、業務効率を大幅に向上させることができます。企業規模や業種に応じた最適なシステムを導入して契約書の適切な管理を実現しましょう。

契約書管理システムおすすめ4選

まとめ

契約書の適切な保管は企業の法的リスクを回避し、効率的な業務運営を支える重要な業務です。本記事では、契約書保管に関する基礎知識や具体的な方法、注意点について解説しました。ここでは記事全体のポイントをまとめます。

• 契約書を保管する目的
  証拠資料としての活用、法律遵守、業務効率の向上の3つに集約される。
• 保管方法
  契約書の種類や企業の業務内容に応じて適切に選ぶことが重要。紙の場合は分類と専用書庫、電子の場合はセキュリティ対応を意識する。
• 保存期間
  法人税法や電子帳簿保存法などの法令に基づき遵守する必要がある。不要書類は定期的に整理し、管理負担を軽減する。

また契約書の電子化には多くの利点がある一方で、データ消失や不正アクセスなどのリスクにも注意が必要です。クラウドや専用システムを活用しつつ、適切なバックアップ体制を整えることが求められます。

契約書の管理は法的リスクの低減だけでなく、業務効率の向上やトラブル防止に寄与します。本記事を参考に自社に最適な保管体制を整え、業務運営をより円滑に進めましょう。