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中小企業向け文書管理システムはどれ?|おすすめ15選・料金比較

目次

文書管理システムとは、組織内の文書を電子的に管理・保存し、検索・共有するためのシステムです。文書の一元管理やペーパーレス化、セキュリティ強化に役立ちます。

膨大な量の文書を手作業で管理すると、「コストや作業負荷の課題」「文書の散逸・紛失」「セキュリティ問題」「情報共有の難しさ」などの問題があげられますが、これらの問題も解決することができます。

一方で、「中小企業にITツールは必要なのか?」と、導入を躊躇している担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで本記事では、おすすめの「中小企業向け」文書管理システムを紹介しつつ、文書管理システムの選定ポイントを紹介していきます。

文書管理システムの5つのタイプ

まず本章で文書管理システムの5つのタイプについて紹介し、次章でそれぞれのタイプに該当する製品を紹介していきます。

文書管理システムは主に、「社内の文書を管理するもの」「契約書に特化して管理するもの」「社内外の文書を管理するもの」の3つに分別することができます。その中で、さらに細かく「保管・共有メインのもの」か「保管・作成・共有ができるもの」かの2つに分別することができます。

  1. 社内文書を管理するタイプ(保管メイン)
  2. 社内文書を管理するタイプ(保管・作成・共有が可能)
  3. 契約書を管理するタイプ(保管メイン)
  4. 契約書を管理するタイプ(保管・作成・共有が可能)
  5. 社内外の文書を管理・共有するタイプ

1.社内文書を管理するタイプ(保管・共有メイン)

このタイプの文書管理システムは文書に特化した文書管理システムで、最も一般的なものです。社内の様々な形式の文書を保存することができます。

また保管だけではなく、社内文書の共有もできるため、マニュアルの共有ができたり、コメント機能がついたりしているものであれば、社内ナレッジを蓄積することもできます。

2.社内文書を管理するタイプ(保管・作成・共有が可能)

このタイプの文書管理システムは文書の保管・共有に加えて、文書の作成ができるものです。共同編集機能がついているものであれば、リモートでの共同作業や会議にも対応することができます。

また、権限設定で、編集制限や公開範囲設定などができる製品もあるため、自社に合った情報共有の実現も可能です。

3.契約書を管理するタイプ(保管メイン)

このタイプの文書管理システムは契約書の保管に特化した文書管理システムです。契約書管理では、「一元管理」「期限管理」「権限管理」という3つの管理が重要です。契約書の量が増加するにつれ、全ての契約書に対し、これらの管理を手作業で行うことは非常に負担がかかります。

契約書管理を自動化・効率化し、適切な契約管理を行いたいという場合には、このタイプの文書管理システムを選択するとよいでしょう。

4.契約書を管理するタイプ(保管・作成・共有が可能)

このタイプの文書管理システムは契約書の保管に加えて、契約書の作成・共有ができるものです。契約プロセス全体の最適化を促し、一元管理をワンストップで実現することができるため、法務部門全体の業務効率化・コスト削減を実現することができます。

また製品の中には、用途に応じたテンプレートを登録しておくことができるものもあるため、契約書をスムーズに作成することが可能です。

5.社内外の文書を管理・共有するタイプ

このタイプの文書管理システムは社内外の文書含むファイルの管理・共有ができるシステムで、クラウドストレージサービスの機能を持つものです。

文書に特化した文書管理システムに比べて、検索設定・権限設定・セキュリティ設定の柔軟性は低いですが、画像や動画などのデータも保管し共有することができるため、社外のメンバーや取引先と文書含むファイルを共有することが多い場合にはこのタイプがおすすめです。

タイプ別!中小企業向けおすすめ文書管理システム15選

前章では、文書管理システムの5つのタイプについて解説してきました。本章では、この5つのタイプに該当する製品をそれぞれ紹介していきます。製品の選定ポイントは次章で解説していますので、こちらも参考に比較してみてください。

  • 社内文書を管理するタイプ(保管メイン)
  • 社内文書を管理するタイプ(保管・作成・共有が可能)
  • 契約書を管理するタイプ(保管メイン)
  • 契約書を管理するタイプ(保管・作成・共有が可能)
  • 社内外の文書を管理・共有するタイプ

社内文書を管理するタイプ(保管メイン)

このタイプの文書管理システムは文書に特化した文書管理システムで、最も一般的なものです。社内の様々な形式の文書を保存することができます。

  • MyQuick
  • 楽々Document Plus
  • Stock

1.MyQuick

「MyQuickクラウド」は1993年の発売以降、約900社の幅広い業種・業態の企業が導入している文書管理システムです。

同時アクセス数は4ユーザーまでですが、製品を使用するユーザー数は無制限のため、費用を気にせず利用したい企業におすすめです。

他おすすめポイントとしては、エクセルと同様の台帳管理項目をそのまま取り込むことができ、検索機能で簡単に目的の文書にアクセスすることができます。

さらに、アラート機能では、様々な条件を設定したうえで、自動的にメールで配信可能です。

サブスクリプション版、クラウド版と多彩な利用形態に対応しているため、自社に合った形態を選択することができます。

2.楽々Document Plus

「楽々Document Plus」は、文書管理の品質を保ちながら、文書の活用・文書の保管を完全ペーパーレスで実現したい中小企業におすすめです。

ワークフロー機能があるため、承認済み×最新×正式文書を担保し、文書の品質を保ちながら管理できます。

また、目的の文書をスピーディーに探し出せる検索機能に加え、ヒットしたファイルを素早く直感的に確認することができるサムネイル表示機能もあるため、どのファイルがヒットしたのか一目で判断することが可能です。

さらに、元データの改ざん防止・紙データ流出の防止・電子データ流出の防止ができる柔軟なセキュリティ設定やISO文書管理のために必要な機能、そしてe-文書法にも対応しているため、文書の保管を安全かつ適切に行うことができます。

3.Stock

「Stock」は、本当に必要な機能だけに絞りシンプルさを追求した、誰でも簡単に使うことができる文書管理システムです。ITに詳しくないメンバーが多い中小企業、ナレッジを蓄積したい中小企業におすすめです。

文書の保管はもちろんのこと、「チーム情報のストック」「チームのタスク管理」「メッセージのやり取り」を圧倒的な手軽さで簡単に実現することができます。

「チャット機能だと記載した内容が流れていってしまい必要な情報を追いきれない」といった、従来システムでの情報共有に感じていたストレスが大幅に削減できます。

また、シンプルでも、国際セキュリティ(ISO27001,ISO27017)を取得しているため、万全のセキュリティ体制が構築されています。

社内文書を管理するタイプ(保管・作成・共有が可能)

このタイプの文書管理システムは文書の保管・共有に加えて、文書の作成ができるものです。

  • flouu
  • NotePM
  • Dropbox business

4.flouu

「flouu」は社内に散在した情報を集約し、ナレッジ共有・社内wikiから日々の情報共有をサポートし、効果的なナレッジマネジメントを実現する文書管理システムです。組織のDXを推進したい!という中小企業におすすめです。

ナレッジ活用を効率化させる機能として、ドキュメント・コメント・添付ファイルの中身まで横断的に検索できる検索機能があります。

また、文書を見ながらチャット機能を使用することができるので、情報共有が効率的になります。

ナレッジ共有・マニュアル作成・社内wiki、日報・議事録がflouuで完結でき、料金プランも1ユーザーあたりなので、自社の人数に合わせつつ低コストで導入できます。

5.NotePM

「Note PM」は、登録者企業7,000社以上の実績を持つ、ナレッジ管理に特化した文書管理システムです。「マニュアル作成が大変」「ナレッジ共有が浸透し属人化してしまう」「社内問い合わせが多く担当者の負担が大きい」といったナレッジマネジメントの課題を解決したい企業におすすめです。

ナレッジ共有ができる機能として、ウィキペディアのように、社員が様々な情報を書き込み蓄積できる社内wikiツールがあります。

また、マニュアル作成に便利な画像編集機能や、動画共有機能があり、わかりやすく・的確にナレッジを共有することができます。

さらに、コメント・いいね機能で気軽にコミュニケーションができるため、フィードバックや質問をする時にも便利です。

6.Dropbox business

「Dropbox business」は、登録ユーザー7億人以上のDropboxが展開する製品で、「クラウドストレージ」「共有」「電子署名」「ドキュメントの追跡」「バックアップ」といった機能で仕事とプライベートの効率をアップする文書管理システムです。

チーム向けプラン・個人向けプランがあり、チーム向けプランの中でも「成長中のチーム向けプラン」があるため、自社の規模・ニーズに柔軟に合わせることができます。

ストレージ容量が多く、安全かつ分散型のインフラストラクチャと制御や可視性を提供する管理者ツールで安全にデータを保管することができます。大きなファイルでも安全に送信できるため、そういった機会が多い企業にもおすすめです。

契約書を管理するタイプ(保管メイン)

このタイプの文書管理システムは契約書の保管に特化した文書管理システムです。

  • LegalForce キャビネ
  • CLOUD CABINET
  • Ofigo 契約書管理 Facil

7.LegalForce キャビネ

「LegalForceキャビネ」は、契約締結後の適切な契約管理をAIがサポートする、契約書管理システムです。

あらゆる契約書を素早くデータ化し、契約管理の自動化・効率化を図ります。

さらに、更新期限の見落としなど、契約書に潜むリスクを防止する機能があるため、余裕のあるリスク管理が可能になります。

導入から活用までしっかりとしたサポートがあり、高いクオリティーの開発体制が設置されているため、適切な契約管理を素早く・簡単に行いたい企業におすすめです。

8.CLOUD CABINET

「CLOUD CABINET」は、「電子契約」「紙の契約書」を倉庫×電子化×システムの機能でまとめて管理する契約書管理システムです。書類を全て電子化するのではなく、必要なものだけしたいという企業におすすめです。

通常、すべての文書を電子化するのには高額な費用がかかります。しかしCLOUD CABINETでは、紙原本を寺田倉庫に保管しているため、必要な書類だけ電子化を依頼することができます。

さらに、営業担当のサポートを受けながら、管理ルールを策定できるため、リスクを低減した適切な契約書管理が実現できます。

9.Ofigo 契約書管理 Facil

「Ofigo 契約書管理 Facil」は、一元的な契約書管理、業務に合わせた期限管理、権限管理により、営業機会の創出やコンプライアンスの強化にも貢献できる契約書管理システムです。

契約書管理に関する煩雑な業務を、豊富な経験とノウハウを有する専門スタッフがフルサポートしてくれるため、電子化したい文書が大量にある企業におすすめです。

また、電子署名サービス「DocuSign」や電子契約サービス「CLOUDSIGN」と連携することができるため、契約の締結から管理までを、電子情報のみで実現できます。テレワークにも最適なサービスです。

契約書を管理するタイプ(保管・作成・共有が可能)

このタイプの文書管理システムは契約書の保管に加えて、契約書の作成・共有ができるものです。

  • LegalForce
  • ContractS CLM
  • freee サイン

10.LegalForce

「LegalForce」は、契約書に潜むリスクの洗い出し・リサーチ・修正・案件管理をAIがサポートしてくれる契約書管理システムです。契約審査に安心感が欲しい、契約審査体制を強化したい、契約の審査業務の属人化を防ぎたいという企業におすすめです。

機能としては、「条ずれ・引用条・定義語チェッカー」や「表記ゆれチェッカー」、「条文修正アシスト」などの機能があり、スムーズな編集作業を実現できます。

また、締結済みの契約書の管理は、「LegalForceキャビネ」で管理することができるため、管理台帳への契約情報の入力の手間や、契約書を探す時間を大幅に削減することができます。

11.ContractS CLM

「ContractS CLM」は、契約書の作成・交渉・レビュー・承認・締結・更新・管理といった契約にまつわる業務を集約できる契約書管理システムです。

大企業からベンチャー企業まで、幅広い実績があり、企業に合わせた契約書の業務プロセスを設定できるので、自社に合わせた柔軟な設定をしたいという企業におすすめです。

この製品をおすすめする理由として「法務相談サービス」があります。相談を「ContractS CLM」での管理に集約することで、部内全体で対応が必要な進行中の相談を一覧で可視化し、受け付けた相談の対応ステータスを管理できます。

また、相談フォームは企業に合わせて項目で用意できるため、相談受付後のコミュニケーションコストを下げることができます。

 

12.freee サイン

「freee サイン」は、弁護士が監修する契約書管理システムです。文書の作成・締結・管理までワンストップで、クラウド上で完結できます。

サポート体制が万全で、機能の説明や操作方法のレクチャーや、ユーザーのみならず「契約相手のサポート」も実施しており、お問い合わせの際は友人対応のため、迅速に疑問・課題解決をすることができます。

さらに、「マイ印鑑」や「タイムスタンプ」などの機能があり、信頼性が担保された契約の締結をすることができるため、文書管理システムの導入はしたいが不安な部分が多いという企業におすすめです。

社内外の文書を管理・共有するタイプ

このタイプの文書管理システムは社内外の文書含むファイルの管理・共有ができるシステムで、クラウドストレージサービスの機能を持つものです。

  • 使えるファイル箱
  • box
  • Direct Cloud

13.使えるファイル箱

「使えるファイル箱」は、文書含めたファイルを管理・共有できるクラウドストレージ型の管理システムです。

文書の検索性は、文書管理システムに比べ低いですが、ユーザー数が無制限で誰でも使いやすく、低価格、大容量なため、文書だけでなく様々なデータを低価格で管理し共有したいという中小企業におすすめです。

また、ファイルサイズの上限もないため、データ容量を気にすることなく、大容量ファイルのやり取りも可能です。

14.box

「box」は、世界でトップレベルのシェアを誇る、ビジネスに特化したクラウドストレージ型の管理システムです。

検索性能は高くないため、社内外の文書を管理するという目的で使用するのには向いていません。

しかし、高度なセキュリティやハイレベルな情報の利活用・共有ができ、1,500以上のアプリと連携可能といった他にはない機能が揃っています。

ビジネス生産性を底上げしたい、さまざまな面で企業の競争力向上を促進したいという企業におすすめです。

15.Direct Cloud

「Direct Cloud」は、厳格なセキュリティを担保しつつ、コストを抑えて導入できるクラウドストレージ型の管理システムです。

自社のセキュリティポリシーに沿った設定で、厳格かつ柔軟なファイル共有ができ、操作性も高いです。

業界トップクラスの162種類の操作ログで不正な動きを監視する機能もあるため、NASやファイルサーバに匹敵する高度なセキュリティ機能を求めているきぎょうにおすすめです。

中小企業向け文書管理システムの選定ポイント6つ

文書管理システムを導入することによって、重要な文書を効率的に、安全に管理し、必要に応じてすばやくアクセスすることができます。しかし、「中小企業の自社に合うITツールはあるのか?」「そもそも必要なのか?」と、導入を躊躇している担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

結論からすると、中小企業であっても、「文書のセキュリティ強化」「時間とコストの節約」「災害やシステム障害におけるリスク軽減」「動的なビジネス環境への対応」をするために文書管理システムは必要です。

そこで本章では、「中小企業向けの文書管理システム」を選定するときのポイントについて解説していきたいと思います。

  1. 誰でも簡単に使えるか
  2. 検索はしやすいか
  3. セキュリティ対策がきちんとできるか
  4. ワークフローの承認・管理ができるか
  5. ナレッジ共有ができるか
  6. 法令や各種制度への対応ができるか

1.誰でも簡単に使えるか

文書管理システムには様々な種類があり、中には多くの機能を備えたものもあります。このような多機能タイプのものは使いこなすことができれば作業効率をさらに促進できます。しかし、ITに詳しくないメンバーが使いこなせるようになるためにはある程度の教育コストと時間がかかってしまう場合があります。

大企業と比較して中小企業のリソースは限られているため、教育コストをできるだけ抑える必要があります。そのため、ITに詳しくないメンバーでも簡単に扱えるシステムを選択することが重要です。

2.検索はしやすいか

文書管理システムの検索性能の高さは、製品を比較するうえで最も重要です。そのため、目的の文書にスムーズにアクセスできる検索性の高さがあるか確認しましょう。

検索方法としては主に以下の種類がありますが、全ての検索機能が揃っている必要はありません。自社の所持している文書にアクセスする際、どのような課題が多いのか確認し、それを解決するために必要な検索機能を何かを検討し、必要なものだけを絞り込みましょう。

<検索方法例>

  • 条件検索
  • 属性検索
  • あいまい検索
  • 完全一致検索
  • 全文検索
  • 含まず検索

「条件検索」

文書の分類・種別・年度・日付・部門・担当者などの条件を指定し検索を実行する

「属性検索」

各ファイルに登録したキーワードを条件に絞り込み検索を実行する

「あいまい検索」

自然文やうろ覚えのキーワードでも検索が可能

「完全一致検索」

完全一致しているキーワードが含まれる文書のみを検索する

「全文検索」

複数の文書から特定のキーワードが含まれる文書を検索する

「含まず検索」

指定したキーワードを含まない文書を検索する

3.セキュリティ対策がきちんとできるか

社内で保管されている文書の中には、個人情報や機密情報が含まれているものもあります。そこで、情報漏洩やデータの破損を防ぐため、多くの文書管理システムは文書ごとに権限を付与できるようになっています。

さらに、不正な印刷を防ぐ機能を持つ製品もあるため、自社に必要な機能を確認しそれらが含まれているか比較しましょう。

  • アクセス権限設定の例
  • セキュリティ設定の例

アクセス権限設定の例

  • ユーザーごとにアクセス権限を設定
  • ファイルの追加・閲覧・修正・削除などの作業権限を設定
  • ゲスト向けにアクセス権限を設定

セキュリティ設定の例

  • アクセスログの取得
  • 文書更新ログの取得
  • ダウンロード制御
  • 印刷制限・印刷ボタンの無効化
  • ファイルへのパスワード付与
  • 暗号化画面キャプチャ

4.ワークフロー承認・管理ができるか

承認ルートが設定可能な文書管理システムであれば、正規な手続きを踏んだ正式な文書として品質を担保することができます。こちらの機能は、「承認や回覧が必要な文書の取り扱いが多い」「書類を持ち出すことが多い」場合におすすめです。

しかし、ワークフロー機能があっても、従来にワークフローと全く異なるワークフローへと変更されてしまうと、社内で混乱が生じ業務効率が下がるため、従来のワークフローを保ちつつ導入できるような文書管理システムを選択することが重要です。

5.ナレッジ共有ができるか

社内のナレッジマネジメントはうまくできていますか?

文書を社内メンバーと共有できる文書管理システムであれば、マニュアルを作成し共有することができ、業務の効率化を促進することができます。また、コメント機能やチャットツールとの連携機能でナッレジを共有・蓄積すれば、業務内容に関する質疑応答の重複を削減し、対応する担当者の手間や時間を削減できます。

「新入社員が加わる度、同じような質問に何度も答えなければならない」「社員のナレッジに差がある」などの問題を抱えている場合は、このような機能を備えている文書管理システムを導入すれば、チーム全体の業務効率化・人件費削減をおこなうことができるでしょう。

6.法令や各種制度への対応ができるか

企業や文書の種類によっては、法令や各種制度に沿った文書管理が求められることがあります。例えば、ISO9001を取得している企業はISOの指針に則った文書管理が必要となり、電子文書に法的効果を持たせたい時にはe文書に則った対応ができる文書管理システムでなければなりません。

特に、契約書をメインに保管し活用するタイプの文書管理システムを検討している場合は、それらに対応しているシステムを選ぶようにしましょう。

中小企業で文書管理システムを導入するメリット4つ

本章では、中小企業が文書管理システムを導入するメリット4つを紹介します。「ITツールを導入したいが、ITツールに抵抗があるメンバーが多い」という場合は、以下のメリットを周知するとよいでしょう。

  1. 業務の効率化
  2. コスト削減
  3. 文書の劣化・紛失の防止
  4. 働き方の多様化

1.業務の効率化

従来の紙面文書を探すには、ファイル名やファイリングされた時期・保管場所を覚えておく必要がありました。しかし、文書管理システムであれば、条件やキーワードを指定するだけで簡単に文書を探し出せるため、文書を探す手間を省くことができます。

また、文書管理システムを使用した、マニュアルの共有やナレッジ蓄積により社内のナレッジ共有がスムーズになり、これまでの情報共有の手間を省くことができます。

2.コスト削減

紙面文書の管理は、用紙代やインク代、印刷代がかならずかかります。1枚1枚は安くても、年間コストとなると、ここでのコストカットをしている企業と大きな差が生じる可能性があります。中小企業では、大企業に比べてリソースが少ない分、無駄な部分のコストカットをして、経費削減を目指すことが重要です。

印刷代の削減には互換インクも便利なので、次のサイトもご覧ください。
互換インク・トナーカートリッジの専門通販サイト インク革命.COM

3.文書のセキュリティ強化

紙面の書類は簡単に持ち出すことができ、情報漏洩のリスクが高いです。また、書類を誤って破棄してしまった場合や紛失してしまった場合、紙面では復元が不可能です。中小企業であっても、文書の適切な管理は必要です。

文書管理システムであれば、アクセス権限・作業権限・印刷制限などを設定できるため、情報漏洩のリスクを抑えることができ、クラウドに保存しておくことで、破棄・紛失してしまった場合でも復元することができます。

4.リモートワークに対応できる

クラウド上に書類を保存しておけば、出社しなくても自宅で書類やファイルを確認することができます。さらに、リアルタイムで複数人での閲覧・共同作業が可能な文書管理システムもあります。

リモートワークへの対応は、場所に縛られない柔軟性や柔軟な働き方などの利点があり、コロナウイルスの影響で急速に広まりました。今後企業を経営していく際、リモートワークに対応できるシステムがあるかどうかは、社員の働きやすさ向上にもつながるでしょう。

中小企業における文書管理システムの活用事例5つ

本章では、本記事で紹介した文書管理システムから5つの製品を抜粋し導入事例を紹介していきます。文書管理システムが解決できる課題や具体的な効果については本章を参考にしてみてください。

  1. 「Stock」(文書保管がメインのタイプ)
  2. 「flouu」(文書を保管・作成・共有するタイプ
  3. 「LegalForaceキャビネ」(契約書保管がメインのタイプ)
  4. 「ContractS」(契約書を保管・作成・共有するタイプ)
  5. 「使えるファイル箱」(社内外の文書を管理・共有するタイプ)

1.「Stock」の導入事例【弁護士法人千里みなみ法律事務所】

弁護士法人千里みなみ法律事務所は、弁護士事務所を営んでいる企業で、従業員10名以下の中小企業です。シンプル・簡単で誰でも使いやすく、スマホアプリにも対応している文書管理システム「Stock」を導入しました。

  • 課題1:読みづらい手書きメモでの情報共有
  • 課題2:案件の種類ごとに確認ポイントが違い混乱を招く
  • 課題3:案件に対するタスクが整理できず対応漏れ
  • 課題4:様々な案件に関する連絡が錯綜している
  • 課題5:ナレッジ蓄積ができていない
  • 課題6:お客様から受電した際、顧客情報をその場ですぐ見つけ出せない

課題1:読みづらい手書きメモでの情報共有

「リアルタイム共有機能」を使用して、複数のメンバーとリアルタイムで情報共有できるようにし、共有漏れを防ぎました。

課題2:案件の種類ごとに確認ポイントが違い混乱を招く

予め案件の種類ごとにどのような項目を確認すべきか「テンプレート機能」で登録し、クライアントに確認するポイントをすぐにわかるようにしました。

課題3:案件に対するタスクが整理できず対応漏れがある

「ノートに紐づけてタスクを作成する機能」で、Stock内のノートに記載されている案件情報と、これに関連するタスクを紐づけて管理し、対応漏れがないようにタスク管理をしました。

課題4:様々な案件に関する連絡が錯綜している

「ノートに紐づけてメッセージを送信する機能」で、Stock内のノートに記載されている案件情報ごとにメッセージを紐づけて連絡することで、連絡の錯綜を防ぎました。

課題5:ナレッジ蓄積ができていない

案件ごとに「ノート機能」で情報をストックし、自動的にどのような案件に対してどのように対応するべきかのナッレジ蓄積ができるようになりました。

その結果、新人弁護士メンバーは、Stockさえ見れば、過去の類似案件の対応事例を即座に確認できる状態になり、新人教育のコストを大きく削減することができました。

課題6:お客様から受電した際、顧客情報をその場ですぐ見つけ出せない

Stockの「検索機能」は非常に精度が高いため、欲しい情報を即座に・的確に見つけることができます。

弁護士法人千里みなみ法律事務所は、Stockの各ノートに、クライアントの電話番号の情報を記載することで、お客様から受電した際に電話番号を検索すれば、その方がいつ・どのような案件で問い合わせてきた方かをその場で把握できるようにしました。

参考:弁護士事務所の導入事例|チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock(ストック)」

2.「flouu」の導入事例【株式会社g-wic】

株式会社g-wicは、営業支援・提案を行う企業で、従業員20~30名の中小企業です。クライアントとの議事録や提案資料、スクリプトを社内で効率的に共有するため文、書管理システム「flouu」を導入しました。

  • 課題1:文書ファイルの管理がうまくできていなかった
  • 課題2:口頭でフィードバックを受けて文書を修正していたため、修正箇所の可視化ができていなかった
  • 課題3:クラウドストレージでは、細かい検索設定ができず、迅速に探し出せなかった

課題1:文書ファイルの管理がうまくできていなかった

これまでクライアントの議事録や提案資料、スクリプトを社内で共有する際、メールで送っていたため、文書ファイルの管理がうまくできていませんでした。

そこでflouuを導入し、「スクリプトの草案」「添削した原稿」「完成原稿」など、段階が違うファイルを一元管理しました。また、特に添削においては、メンバーが直接flouuに入力し、flouu上で添削し、クライアントに送るときに文書ファイルに変換する、という流れに変わったことで、文書添削・管理を一つに統合することができました。

課題2:口頭でフィードバックを受けて文書を修正していたため、修正箇所の可視化ができていなかった

これまで、メールやトークスクリプトの修正は、口頭でフィードバックを受けて修正していたので、よく指摘を受けたり間違ったりする箇所の可視化ができていませんでした。

しかし、flouuの「修正履歴機能」で、修正前後の変更箇所がハイライト表示され、可視化ができたことで、文書作成の精度やスピードの効率があがりました。

課題3:クラウドストレージでは、細かい検索設定ができず、迅速に探し出せなかった

これまでは、文書ファイルの格納先として、クラウドストレージを活用していましたが、検索性能が低く、欲しい情報をすぐに探し出すことができませんでした。

しかし、flouuの「ファイル管理」や「検索機能」を使用することで、過去の事例・提案内容がすぐに探せるようになりました。

参考:バージョン管理機能でトークスクリプトやメールの作成・管理時間が大幅に削減しました。 | flouu-クラウド情報共有ツール

3.「LegalForceキャビネ」の導入事例【株式会社フーモア】

株式会社フーモアは、ゲーム用のイラストやサービス、会社紹介などに使用する漫画の制作を手がけるエンターテイメント業者で、従業員122名(パート・インターン含む)の会社です。エンターテイメント領域において様々な商材を手がけるため、クライアントの業種・業態が幅広く、クライアントの数だけ契約書の種類があるため、それらを適切に管理するため「LegalForceキャビネ」を導入しました。

  • 課題1:契約台帳作成での記入漏れや表記ミス、更新漏れのために、検索性に問題があった
  • 課題2:スプレッドシートでは更新期限の管理が自動でできなかった
  • 課題3:社員一人ひとり、契約書に対するリテラシーが異なる

課題1:契約台帳作成での記入漏れや表記ミス、更新漏れのために、検索性に問題があった

これまでは、契約管理をスプレッドシートで台帳を作成し管理していましたが、そこでの記入漏れや表記ミス、更新漏れのために、契約書に関する問い合わせがあった際、街頭の契約書を探すだけでも膨大な時間がかかっていました。

しかし、LegalForceキャビネを導入したことで、契約書管理台帳作成に負担が軽減され、問い合わせ対応時間を10分の1にすることができました。さらに、契約書管理台帳を自動作成できるため、作成の手間を省くことができました。

課題2:スプレッドシートでは更新期限の管理が自動でできなかった

これまでは、スプレッドシートで契約管理を行っていたため、更新期限の管理が自動でできませんでした。

しかし、LegalForceキャビネの「更新期限の自動管理機能」を使用することで、AIが契約書の更新期限の通知を自動でしてくれるようになり、更新期限の管理が容易になりました。

課題3:社員一人ひとり、契約書に対するリテラシーが異なる

LegalForceキャビネの導入によってリテラシーの標準化が図れるようになりました。契約書業務が初めての人でも簡単に契約管理ができるため、法務専任担当者がいなくても契約管理体制の構築が可能です。

参考:問い合わせ対応時間が10分の1に スムーズな監査対応と事業部に負担をかけない管理体制を構築 | LegalForceキャビネ(リーガルフォースキャビネ)- AI契約管理システム

4.「ContractS」の導入事例【株式会社クララオンライン】

株式会社クララオンラインは、海外進出する日本企業や日本進出する海外企業へのコンサルティング業務、エージェント業務をしている、従業員51名のコンサルティング会社です。電子締結の導入だけでなく、契約書のやり取りも含め契約プロセスを管理し、契約プロセスを可視化して業務効率化を図るために「LegalForceキャビネ」を導入しました。

  • 課題1:管契約書数が年々増加し、Excelでの管理では限界
  • 課題2:コロナ渦のリモートワーク推進により契約管理業務のシステム化が急務

課題1:管契約書数が年々増加し、Excelでの管理では限界

これまでの契約締結や受発注は基本的に紙ベースで行っていたため、Excelで履歴管理しながら業務を遂行していました。しかし、企業の成長と共に契約書数が増加し、契約管理が困難な状況になりました。

そこで、契約書の作成から承認、電子締結、管理までできる「ContractS CLM」を導入しました。結果、①紙とデータの一括管理、②検索機能で契約書に素早くアクセス、②各契約書のステータス管理を実現することができました。

課題2:コロナ渦のリモートワーク推進により契約管理業務のシステム化が急務

紙で契約書をやり取りしていた時は、押印が滞留しがちでしたし、コロナ渦によるリモートワーク推進の影響もあり、さらに契約管理業務のシステム化が求められていました。

そこで「Contracts CLM」を導入したことで、どこにいても承認でき、作成-承認-締結-管理まで一元管理することができるため、リモートワークでも契約業務にかかる時間が1/10以下と大幅削減に成功しました。

また、社内の議事録の回覧や従業員の従業規則変更の同意書などにも活用し、これらもリモート上で完結できるようになりました。

参考:契約完了までの時間を1/10以下に削減!リモートワーク下でもスムーズな契約プロセス管理を実現。 – 導入事例- ContractS CLM(コントラクツ CLM)| 契約ライフサイクル管理システム

5.「使えるファイル箱」の導入事例【株式会社トラステック】

株式会社トラステックは、アプリケーション開発、ネットワーク構築、ERP事業を行うITサービス業者で、従業員20名の中小企業です。中小企業にとっての使いやすさや、容量の大きさ、コストなどを比較したうえで「使えるファイル箱」を導入しました。

  • 課題1:ファイルを見るために帰社しなければならない
  • 課題2:ファイルのロスがある
  • 課題3:共同作業がしにくい

課題1:ファイルを見るために帰社しなければならない

これまでは各自のPCで作業して資料をメールでやり取りしたり、ファイルを見たりするためだけに帰社する必要がありました。

しかし、「使えるファイル箱」を導入したことで、オフィスに戻らずに自宅や出先で作業でき、移動時間や交通費の節約をできるようになりました。株式会社トラステックのエンジニアは客先に常駐していることが多いのですが、どこからでもファイルが閲覧できます。

課題2:ファイルのロスがある

間違えてファイルを消してしまった場合にも、「復元機能」で履歴から復元することができます。

課題3:共同作業がしにくい

他の製品だと自社のIDでしかログインできなかったりしますが、「使えるファイル箱」は自社に限らず、お客様に対しても同じようにIDを割り振って使うことができます。

参考:クラウドストレージ「使えるファイル箱」ご利用企業の声 | 使えるねっと

文書管理システム料金比較表

MyQuick Stock flouu NotePM Dropbox business freee サイン 使えるファイル箱 Box Direct Cloud
1GB ~5人
無料
※送信数1通
無料/1人
10GB ~4人
22,000円
1人
660円
1人
無料
30GB ~5人
1,980円
50GB ~4人
77,000円
※送信数50通
5,478円/1人(税抜)
80GB ~10人
3,480円
~8人
4,800円
100GB ~8人
要相談
~5人
4,800円
3人~10人
575円
150GB ~20人
6,480円
~15人
9,000円
200GB ~10人
9,800円
250GB ~30人
11,400円
~25人
15,000円
400GB ~20人
19,800円
500GB ~50人
30,000円
ユーザー無制限
30,000円
600GB ~30人
29,800円
1TB ~100人
60,000円
ユーザー無制限
18,480円
ユーザー無制限
50,000円
2TB ~200人
120,000円
3TB 1人
※2,200円~
ユーザー無制限
52,624円
5TB 3人以上
※1,650円/1人~
ユーザー無制限
90,000円
10TB ※送信数無制限
21,780円/~6人
3人以上
容量無制限
1,881円~
ユーザー無制限
180,000円~
備考 初期費用がかかるプラン有
有償オプション有
40人~301人以上可能なプラン有
教育支援プログラム・特別支援プログラム有
セキュリティオプション550円/月
OCRオプション220円/月
閲覧のみの
ユーザーは無料
(ユーザー数の3倍まで)
3000人までのプラン有
※最低金額(プランによって価格変動) ※容量ではなく
送信数
※ユーザー数・送信数共に無制限は55,000円~
無料トライアル有 アップロード
容量に
制限有
この他にもプラン有
100人未満の企業から1,000人以上の企業まで対応
最低契約期間1年

※全て税込価格で記載しております

※年間一括払いの場合の、月々の料金を記載しております

※月々払いの場合には、記載した価格が変動する製品もございます

※記載がない製品は「要お問い合わせ」となります

「文書管理システム」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • アクセス制限
    • 文書編集
    • ログイン連携
    • ページ閲覧者表示
    • 属性登録
    • 外部連携
    • モバイル利用
    • ドラッグ&ドロップ登録
    • ワークフロー管理
    • CSVファイル出力
    • 自動アーカイブ
    • ライフサイクル管理
    • いいね・コメント機能
    • OCR登録
    • あいまい検索
    • 変更履歴記録
    • 属性検索
    • レポート機能
    • ISO文書管理
    • 動画共有
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
初期費用 要相談
利用料金 要相談
1年
DenHo(デンホー)の資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料トライアル 要相談
スターター 9,980円/月額
備考
同時利用制限数は1で、月間アップロード上限は10です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
ビジネス 49,800円/月額
備考
同時利用制限数は5で、月間アップロード上限は100です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
制限なし
OPTIM Contractの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
3ヵ月
スマートOCRの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
1ヶ月トライアルプラン 30,000円/月額
スモールプラン(クラウド版) 36万円/年(月額3万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数1.2万枚前後
スタンダードプラン(クラウド版) 96万円/年(月額8万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数6万枚前後
エンタープライズプラン(クラウド版) 240万円/年(月額20万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数26万枚前後
オンプレミスプラン(オンプレミス版) お客様に最適な プランをご提案いたします
備考
初期費用は不要!
1年
SmartReadの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
利用期間の最低制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円~
備考
プランは5種あり、プランによっては初期費用が発生し、タイムスタンプ機能の同梱などがなされます。
利用料金 30,000円~/10ユーザー/月額
備考
プランはクラウドサービス、オンプレミスの利用形態ごとにご用意しています。
ユーザー、ストレージ、AI OCR画像数の課金制です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 無料
無料トライアル 月額無料
備考
年間アップロード上限:120(月間上限:10)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:6ヶ月
スターターS1 月額 9,980円(税抜)
備考
年間アップロード上限:1,200(月間上限:100)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS2 月額 19,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:6,000(月間上限:500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS3 月額 29,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:12,000(月間上限:1,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
ビジネスB1 月額 34,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:18,000(月間上限:1,500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB2 月額 39,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:24,000(月間上限:2,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB3 月額 49,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:36,000(月間上限:3,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料プラン 0円
備考
5名まで無料で利用でき、200件までアップロード可能です。
スタータープラン 月額9,800円~
備考
アップロード可能件数は500件で、10名まで利用できます。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要相談
12か月~
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 300,000円~
備考
パブリックSaaSの初期費用です。プライベートSaaS初期費用は1700,000円~です。
プラン1 20,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス10アカウント」です。
プラン2 60,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス50アカウント」です。
プラン3 100,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス100アカウント」です。
基盤サービス(最小構成) 240,000円/月額
備考
プライベートSaaS運用基本サービスです。
基盤サービス(標準構成) 300,000円/月額
備考
プライベートSaaS運用基本サービスです。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
文書管理サービス(SaaS) 120,000円/月額
備考
ディスク容量は10GBです。
文書管理パッケージ ライセンス 1,800,000円~
備考
100ID~の料金です。
6ヶ月
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
スタンダードプランは300,000円、
MyQuickオンプレミスは600,000円かかります。
スタータープラン 20,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は10GB、設定可能IP数は5IP、利用可能データベース数は1です。
スタンダードプラン 70,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は50GB、設定可能IP数は20IP、利用可能データベース数は2です。
プレミアムプラン 要相談
備考
MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は8ユーザー、利用可能ディスク量は100GB、設定可能IP数は無制限、利用可能データベース数は5です。
MyQuickオンプレミス 150,000円~/月額
備考
MyQuickオンプレミス版です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
初回時に行う、契約書手動補正件数により異なります。
ライセンス費用 要相談
備考
契約書の年間アップロード件数によって異なります。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
ライトプラン 132,000円(税込)/年額
備考
容量は5GBで、ユーザー数は無制限です。
スタンダードプラン 264,000円(税込)/年額
備考
容量は20GBで、ユーザー数は無制限です。
プレミアムプラン 528,000円(税込)/年額
備考
容量は50GBで、ユーザー数は無制限です。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 70,000円
保守料金 800円/月額
備考
リコー複合機1台ごとの契約となります。
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
Team 500円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は10GB×契約ユーザー数。
Business 1,500円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は200GB×契約ユーザー数。
Enterprise 4,000円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は無制限。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
お問い合わせ お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要お問い合せ
備考
詳細は別途お問い合わせください。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用・サポート費用 0円
プラン 8 4,800円/月額
プラン 15 9,000円/月額
プラン25 15,000円/月額
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
Project 開発キット50,160 円(税込)/年間 本番運用110,000円(税込)
Unlimited 1,650,000 円(税込)/1開発者
備考
次年度以降は330,000 円(税込)/1開発者の値段になります。
Corporate 3,300,000円(税込)/5台・年間~
備考
ユーザ企業(企業グループを含む)による「全社 Wagby 化」を実現可能です。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス (初年度保守付) 684,750円(税込)
ASTRUX文書管理システム 保守費用 (1年間) 136,950円(税込)
ASTRUX2.0 Option Kit 1サーバーライセンス (初年度保守付) 258,500円(税込)
ASTRUX2.0 Option Kit 保守費用 (1年間) 275,000円(税込)
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要お問い合わせ
備考
Businessプラン
Businessプラン 要お問い合わせ
Business Plusプラン 要お問い合わせ
Enterpriseプラン 要お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /

価格や製品機能など、見やすい一覧表から、気になる製品をまとめてチェック!

文書管理システム比較23選

文書管理システムAI OCR電子帳票システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • ラクラク電子保存、 AIが自動で分類・データ化
  • 全ての保存帳票の文字列を検索可能(全文検索)
  • どこからでも確認・検索OKでテレワークを促進
  • 手書き文字の帳票もデータ化
  • 大手企業で実績のある安心の技術

文書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 文書のライフサイクルを自動化し、履歴管理も確実に
  • 業務効率をアップする多機能検索や、法規制を順守する電子取引管理
  • クラウドならではの利便性と堅牢なセキュリティ

文書管理システムAI OCR契約書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • AIが自動で、契約書の管理台帳を作成
  • スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化
  • 電子帳簿保存法に則して電子契約を保管可能
  • セキュリティ対策も万全

文書管理システムAI OCR

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 基本の特長となる高精度な文字認識と全自動変換
  • 各書類への対応力が高い、頼れるデータ抽出エンジン
  • 操作画面もユーザー管理も分かりやすく、セキュリティも安心の設計

文書管理システムAI OCR

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 高精度な文書仕分け&読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減
  • 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ
  • 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる

文書管理システムファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 誰もが使いやすいインターフェイスで業務効率を向上
  • 管理者の手間を省く、現実的で豊富な管理機能が魅力
  • モバイル活用もできるので、社外からの業務も行いやすい

文書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 複合機とソフトを使って簡単にスキャン、オフィスのペーパーレス化を推進
  • 複合機とソフトを活用し、文章管理のセキュリティ性を高める
  • IT用機器も含めた効率化の提案、電子化の推進によるデメリットをなくす

文書管理システム契約書管理システム

トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • ISO文書管理や契約書管理、電子帳簿保存法に対応でき業務の適用性が高い
  • 全文検索や高速ビューワ、ワークフローやセキュリティなど、充実した機能性
  • あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索性能が高い

文書管理システム

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • Wagby(ワグビィ)はシステムを自動生成できる開発ソフト
  • 標準的機能をノンプログラミングで実現可能
  • 堅牢なセキュリティと安心したレスポンス性で文章管理も楽に
トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • インターフェイスの改善がなされさらに使いやすく、ワークフロー機能も強化されている
  • オプション製品を使用し、使用者のニーズに合わせて機能を拡張
  • 年間保守サービスと、操作やプログラムサポートなどさまざまなサポートメニュー
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • コンテンツの自動分類、アクセス権限など管理機能も自動化
  • モバイル利用や外部共有も可能、ポリシーに準拠してサイト展開もできる
  • 情報を保護し、リカバリー機能でミスや悪意のある攻撃からデータを守る

文書管理システムファイル共有サービスオンラインストレージ

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 機械学習とポリシー設定によるコンテンツの保護
  • 共同作業を効率的に行い、ワークフロー作成を迅速に作成可能
  • 電子サインの搭載とアプリの統合機能により業務を円滑に

文書管理システム電子帳票システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール チャット 

製品のおすすめポイント

  • アクセス権管理や印刷・持ち出しを制限できる高いセキュリティ性能
  • 蓄積されたナレッジにすばやくアクセスできる
  • 電子帳簿保存法のスキャナ保存制度に則した証憑管理を支援

文書管理システム電子帳票システム

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 電子帳簿保存法への対応が可能
  • インボイス制度対応の業務効率化
  • 文書のライフサイクルを適切に管理

文書管理システムAI OCR電子帳票システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • うんざりする台帳記入は全部AIにお任せ
  • 請求書・領収書・注文書など様々な取引関係書類をデータ化
  • 電子帳簿保存法・インボイス制度の保存要件に対応

文書管理システム電子帳票システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール チャット 

製品のおすすめポイント

  • 誰でも使いやすいシンプルなデザインで運用コストを削減
  • 安心のセキュリティで電子書類も紙の書類も一元管理
  • 自動読み取り機能で手入力の労働コストを削減

文書管理システム文字起こしソフトナレッジマネジメントシステム電子契約書契約書管理システム

トライアル 有り
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • Legaledgeで契約書のマネジメント業務とドキュメンテーション業務をシームレスに連携
  • 契約書情報を自動で解析してデータ化
  • 契約書のレビュー・作成をより快適に

文書管理システム電子契約書契約書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール チャット 

製品のおすすめポイント

  • 電子契約に必要な機能を多く揃えた、信頼性の高いサービス
  • 堅牢なセキュリティで、 契約書データを安全に管理・保存
  • 設計から導入、運用まで充実したサポートを提供

文書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 都合に合わせて運用環境も選べる利便性の高いシステム
  • 現場のリアルな課題に応える機能を数多く搭載
  • 豊富な導入実績を持つ、安心の支援体制が整えられている

文書管理システム契約書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • さまざまな条件でスピーディに探せる、多機能検索
  • 細かい設定が可能なアラート機能で、作業の漏れを防ぐ
  • 電子帳簿保存法の証憑管理に最適な、データ削除・変更の制限

文書管理システム契約書管理システム

トライアル 無し
サポート メール 

製品のおすすめポイント

  • 契約書のスキャン・データ入力の業務を代行
  • 契約更新・終了間近の契約書を自動で通知など、リスク管理機能も充実
  • 導入から運用、書類返却までのスムーズな流れ

文書管理システム契約書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール チャット 

製品のおすすめポイント

  • AIによる自動で手間のない管理台帳作成を実現
  • 全社での運用を可能にする、柔軟な閲覧権限管理
  • 更新期限の自動リマインドなど抜け漏れ回避の機能を搭載

文書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 目当ての文書検索を的確に行う、さまざまな機能
  • 各デバイスに最適化されたデジタルブックビューアー
  • 誰でもすぐに使いこなせ、オリジナル化も可能な管理機能

文書管理システム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 開発文書管理の課題を解決する統合システム
  • 操作も快適で、状況の把握がスムーズに行える
  • さまざまなフォーマッチ対応する文書解析エンジン
トライアル 無し
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 複合機の操作パネルで保存先フォルダーやファイルが自動化できる
  • 連携できるソリューションが豊富で、使い方の幅が広い
  • よりセキュリティが強固なLiteスキャンツール

文書管理システムワークフローシステム

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • 多種多様なサンプルフォームを提供、小口旅費精算、物品購入申請が可能
  • 申請フォームを簡単にカスタマイズ、ドキュメントを自動で保存
  • 複雑な承認ルートも直感操作で作成可能、柔軟に対応でき、合議機能も搭載

文書管理システムナレッジマネジメントシステムファイル共有サービス

トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • ウィキペディアのように利用し、情報を書き込み蓄積する
  • 高機能の検索エンジンで欲しい情報が簡単に見つかる
  • アクセス制限やファイル共有など機能が豊富
トライアル 有り
サポート 電話 メール 

製品のおすすめポイント

  • Office系の文書をそのままシステムに登録可能、文章をフォルダごとに一元管理できる
  • 属性検索や文章内文字、文書名検索など多彩な検索方法に対応
  • 履歴管理だけでなく作業履歴にも対応、古い文章の整理も自動で削除する機能を設定可能

文書管理システムを導入して適切な文書管理・共有をしましょう

本記事では、中小企業におすすめの文書管理システムを紹介してきました。文書管理システムを導入することで、文書・契約書管理の効率化、社内のナレッジ共有の強化、コスト削減、セキュリティの強化などができます。

導入の際は以下のポイントを確認してみましょう。

①まず導入目的を明確にし、3つのタイプから自社の適したタイプを選ぶ

②必要な機能が搭載されているものを探す(余分な機能が搭載されていないサービスを探す)

③選定ポイント(誰でも簡単に使用することができるか、検索がしやすいか、セキュリティ対策がきちんとできるか、現状のワークフローを保つことができるか、ナレッジ共有ができるか、法令や各種制度に対応しているか)を確認しながら選定する

ぜひ、本記事を参考に文書管理システムの導入を検討してみてください。

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