無料で利用可能な契約書管理システム3選！有料版との違いも徹底解説

業務のデジタル化が進み、契約書の管理も多くの企業で電子化の動きが活発になっています。「契約書管理システム」は社内外の契約書を一元管理するだけでなく、利便性を向上させるその他の機能やセキュリティ機能も万全であるため、業務の生産性の向上を導いてくれるでしょう。しかしながらそのほとんどの製品が有料であるため、なかなか手を出しづらいという方も多いかもしれません。

そこで本記事では「無料」というキーワードに着目して契約書管理システムについて解説していきます。さらに記事の後半では無料で使用できる契約書管理システムのおすすめ商品も紹介しているので、無料製品の導入を検討している方はぜひ選定の際の参考にしてください。

契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、企業や個人事業主が契約書を効率的かつ安全に管理するためのツールです。このシステムを利用することで、契約書の作成、編集、共有、保存、更新のプロセスを一元化し、従来の紙媒体や手動での管理に比べて大幅な効率化が図れます。

多くの契約書管理システムは、契約書のデジタル化だけでなく、検索機能やリマインダー機能も備えており、契約期限の管理や更新作業を容易にする仕組みが特徴です。また、アクセス権限の設定により、機密情報の保護や不正アクセスの防止も可能です。

特に近年では、クラウド型のシステムが主流となり、インターネットに接続さえすればどこからでも契約書にアクセスできる利便性が評価されています。また、無料で利用できるプランを提供しているサービスも増えており、初期コストを抑えながらデジタル管理を導入したいと考える中小企業や個人事業主にも広く利用されています。

契約書管理システムを導入することで、契約業務に関わる時間やコストを削減し、法的リスクの軽減や業務効率の向上を実現できます。そのため、ビジネス環境の変化に迅速に対応するための重要なツールとして注目されています。

契約書管理システムについて詳しく解説＆おすすめ製品を紹介した記事はこちら

無料版の契約書管理システムで使えることが多い機能

契約書管理システムの中には、無料プランを提供しているものがあり、基本的な機能を利用できる場合がほとんどです。以下に、無料の製品でも多くの場合利用可能な主要機能をご紹介します。

1. 契約書のデジタル保存と管理
2. 検索機能
3. 期限のリマインダー
4. アクセス権限の設定
5. 基本的なクラウドストレージ機能
6. テンプレートの利用
7. 基本的なセキュリティ対策

1. 契約書のデジタル保存と管理

無料プランでは、契約書をデジタル形式で保存し、整理する機能が一般的に利用可能です。フォルダ分けやタグ付けを活用することで、契約書の種類やプロジェクトごとに効率的に管理できます。

2. 検索機能

契約書の中身やファイル名をキーワードで検索できる機能も、多くの無料プランに含まれています。この機能により、膨大な書類の中から必要な契約書を迅速に見つけることができます。

3. 期限のリマインダー

契約の更新日や期限が近づいた際に通知するリマインダー機能も、無料で利用できる場合が多いです。この機能は契約期限の見落としを防ぎ、重要なタイミングでの対応をサポートします。

4. アクセス権限の設定

無料プランでも、チームメンバーや関係者に対して閲覧や編集の権限を設定できる機能を提供する製品があります。これにより、機密性の高い契約書の不正アクセスを防ぎ、安全な共有が可能です。

5. 基本的なクラウドストレージ機能

クラウドベースのシステムでは、契約書をオンライン上に保存してどこからでもアクセスできるようにする機能が備わっています。無料プランの場合、ストレージ容量が制限されることが多いものの、少量の書類を扱う企業や個人事業主には十分な容量です。

6. テンプレートの利用

一部の無料プランでは、基本的な契約書テンプレートが提供されており、契約書の作成を簡略化することができます。この機能は特に、初めて契約書を作成する際に役立ちます。

7. 基本的なセキュリティ対策

無料プランでも、データの暗号化や安全な接続プロトコル（HTTPSなど）によるセキュリティ対策が施されている製品が多く、安全性を確保しながら契約書を管理できます。

無料の契約書管理システムの選び方

契約書管理システムの無料プランはさまざまな製品で提供されていますが、自分のビジネスニーズに合ったものを選ぶことが重要です。以下に、無料の製品を選ぶ際に注目すべきポイントを解説します。

1. 利用できる機能を確認する
2. ストレージ容量
3. クラウド型かオンプレミス型か
4. 操作性やユーザーインターフェース
5. サポート体制
6. スケーラビリティ
7. セキュリティ対策
8. 評判や口コミを参考にする

1. 利用できる機能を確認する

無料プランでは利用できる機能に制限があることが一般的です。そのため、事前に利用できる機能を確認し、自社での運用に足りるかの判断をすることが大切です。なお、無料製品やトライアルでも利用できる可能性が高い機能については前章の内容を参考にしてください

2. ストレージ容量

無料プランではストレージ容量に制限がある場合が多いです。たとえば、1GBや数百件の契約書までといった制約が一般的です。自身の運用状況を考慮し、現在の契約書の量や将来の増加を見越して、必要な容量を満たす製品を選びましょう。

3. クラウド型かオンプレミス型か

無料プランはほとんどがクラウド型ですが、自社のセキュリティポリシーや利用環境によってはオンプレミス型を選びたい場合もあります。クラウド型は導入が簡単で、どこからでもアクセス可能な利便性がある一方、オンプレミス型はデータを自社内に保管するため、より高いセキュリティを実現できます。

4. 操作性やユーザーインターフェース

システムが使いやすいかどうかも重要です。契約書管理の効率を上げるには、直感的に操作できるインターフェースを持つ製品を選ぶことが大切です。無料プランで試用し、実際に使いやすいと感じるかどうかを確認しましょう。

5. サポート体制

無料プランではサポートが限定される場合もありますが、FAQやヘルプセンター、コミュニティサポートが充実している製品を選ぶと、トラブル発生時でも安心です。

6. スケーラビリティ

将来的に契約書の量や機能へのニーズが増えることを考慮し、必要に応じて有料プランへ簡単にアップグレードできる製品を選ぶと便利です。無料プランと有料プランの違いを事前に確認しておきましょう。

7. セキュリティ対策

契約書には機密情報が含まれるため、無料プランでもセキュリティ対策がしっかりしている製品を選ぶことが必須です。データの暗号化や安全なアクセス方法が採用されているか確認してください。

8. 評判や口コミを参考にする

実際にその製品を利用しているユーザーの評判や口コミは、選定の重要な参考情報となります。特に、無料プランを利用している同業種のレビューを見ると、実際の使い勝手をイメージしやすくなります。

無料製品の注意点と有料製品との違い

契約書管理システムには無料プランと有料プランがあり、それぞれの特長と注意点を理解することで、自分のビジネスに適した選択が可能になります。以下では、無料製品と有料製品の主な違いを解説します。

1. 機能の範囲
2. ストレージ容量
3. セキュリティ
4. サポート体制
5. 広告やプロモーションの有無
6. コストとスケーラビリティ

1. 機能の範囲

無料プランでは基本的な機能に限られ、高度な機能は利用できないことが一般的です。たとえば、契約書のデジタル保存や検索、期限のリマインダーといった基本機能は無料で提供されることが多い一方、以下のような高度な機能は有料プランに限定される場合があります：

• AIを活用した契約書のリスク分析
• 自動ワークフローによる承認プロセスの効率化
• 詳細な条件指定による検索や一括処理

無料プランはシンプルなニーズに対応しますが、複雑な業務フローを持つ企業では有料プランが必要になることがあります。

2. ストレージ容量

無料プランでは保存可能な契約書の容量が制限される場合がほとんどです。たとえば、無料プランでは1GB以下または数百件程度の契約書しか保存できないケースが多いです。一方、有料プランではストレージ容量が大幅に増加し、数千件から数万件規模の契約書を管理できます。

大量の契約書を扱う場合や将来的な増加を見越す場合、有料プランの導入が現実的です。

3. セキュリティ

無料プランでは基本的なセキュリティ機能が提供されますが、有料プランに比べて限定的な場合があります。具体的には、以下のような違いがあります。

無料プラン：データの暗号化やHTTPS接続といった基本的なセキュリティ対策

有料プラン：多要素認証、アクセスログの詳細管理、ISO認証準拠のセキュリティなど、より高度な保護機能

契約書には機密情報が含まれるため、セキュリティの高さが優先される場合は、有料プランが適しています。

4. サポート体制

無料プランではサポート体制が限定される場合が多く、自己解決が基本となります。一方、有料プランでは次のような手厚いサポートが期待できます。

• 24時間対応のサポート窓口
• 専任のアカウントマネージャー
• トラブル発生時の迅速な対応

サポートの質が業務に直結する場合、有料プランの価値は高まります。

5. 広告やプロモーションの有無

無料プランではシステム内に広告が表示されることがあり、業務効率に影響を与える可能性があります。有料プランでは広告が非表示になるため、快適な作業環境を提供します。

6. コストとスケーラビリティ

無料プランは初期コストがかからず、小規模な利用や試験的導入に最適です。ただし、ビジネスが成長するにつれてニーズが拡大し、有料プランへの移行が必要になる場合があります。たとえば、以下のような状況では有料プランを検討すべきです。

• 契約書の量が増え、無料プランのストレージ容量を超過した場合
• チームでの利用が増加し、詳細なアクセス管理が必要になった場合
• 高度な機能やセキュリティ対策が求められる場合

有料製品のトライアル活用の際のポイントと注意点

契約書管理システムを選ぶ際には、有料製品のトライアル期間を積極的に活用することをおすすめします。多くのサービスプロバイダーは、一定期間無料で有料プランを試せるトライアルを提供しており、これを利用することでシステムの使い勝手や機能を事前に確認できます。

本章ではそんな有料製品をトライアルを活用する際のポイントやメリット、注意点を解説します。

トライアルを利用する際にチェックすべきポイント

トライアルをした際には以下の点を確認しましょう。

1. 機能の検証

トライアル期間において機能の検証は必要不可欠です。仮導入したシステムの有する機能が自社の業務にどのくらい役立つかを見極めましょう。

以下はチェックすべき機能の一例です。

• 契約書の管理や検索がスムーズか
• 自動リマインダーやワークフロー機能が適切に作動するか
• セキュリティ対策が十分か（例：データ暗号化やアクセス管理）

2. 操作性の確認

実際に操作してみることで、インターフェースが使いやすいか、チーム全体で問題なく運用できるかを判断できます。特に、業務効率に直結するため、操作性は慎重に評価しましょう。

3. サポートの評価

トライアル期間中に提供されるサポートの質を確認することも重要です。問い合わせへの対応速度や、サポート担当者の知識レベルを把握することで、長期的な利用における安心感を得られます。

4. カスタマイズの柔軟性

企業ごとのニーズに応じたカスタマイズが可能かどうかも確認ポイントの一つです。たとえば、テンプレートの追加や業務フローに沿った設定変更が容易であるかを検証しましょう。

トライアル活用のメリット

トライアルを活用することで以下のようなメリットを得られます。

・実際の使用感を体験できる：無料プランでは試せない高度な機能を使って、自社の業務にどれだけ適合するかを見極めることができます。

・導入リスクを軽減できる：トライアル期間を通じてシステムの課題や使い勝手を把握することで、導入後のミスマッチを防ぐことが可能です。

・チームでの評価が可能：複数の担当者で実際に操作を試すことで、チーム全体のフィードバックを収集しやすくなります。

トライアル利用時の注意点

トライアル期間は通常、1週間から1カ月程度と限られています。そのため、利用開始前に以下の準備を行うと効果的です。

• 試したい機能を明確にする
• チームメンバーに事前にトライアルの目的を共有する
• 使用後にフィードバックをまとめるスケジュールを立てる

無料トライアルを用意したおすすめ契約書管理システム3選

まとめ

契約書管理システムは、業務の効率化やセキュリティ強化に欠かせないツールですが、無料プランと有料プランには明確な違いがあります。無料プランはコストを抑えながら基本的な機能を試すのに適していますが、ストレージ容量やセキュリティ、サポート体制などで制約があるため、成長するビジネスには有料プランが必要になる場合があります。

また、有料製品のトライアルを活用すれば、システムの適合性を事前に確認することができ、導入後のギャップを最小限に抑えられます。この記事で紹介したポイントを参考に、自社のニーズに合った契約書管理システムを選び、業務の効率化を実現してください。