案件管理とは？必要な項目や実施する際のポイントも解説

ビジネスの世界でよく耳にするであろう「案件管理」ですが、その目的やメリットについては詳しく理解できていないという方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では「案件管理」について、目的や必須項目などの基本的な部分から、メリットや具体的な方法などの応用的な部分まで解説します。

案件管理とは

案件管理とは、取引先の情報や営業の進捗状況を一元的に管理し、可視化する取り組みを指します。企業の営業活動やプロジェクトの円滑な遂行、そして売上拡大を実現するために欠かせない業務です。営業活動は顧客との継続的な関係構築や商談の機会を逃さないための精緻な管理が求められ、案件管理はその中心的な役割を果たします。

1. 案件管理の基本情報と5W1H

案件管理の基本的な要素として、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（だれが）」「What（なにを）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」という5W1Hの情報を詳細に把握・記録することが重要です。これらの情報に加え、以下の項目も重要な管理要素となります：

• 受注見込度合い：どの程度の確率で受注が見込めるか
• 受注予定日：契約や取引成立が見込まれるタイミング
• 売上見込額：予想される売上金額

これらを正確に管理することで、営業部門のリソース配分を最適化し、商談機会を最大限に活かすことができます。

2. 案件進捗と顧客情報の管理

案件管理の目的は、営業活動で獲得した案件の進捗や、顧客とのやり取りに関する情報を効果的に管理することにあります。これにより、担当者は案件の状況をリアルタイムで把握し、適切なタイミングで顧客にアプローチすることが可能となります。

案件に関わる情報は多岐にわたり、自社製品の情報、企画書、顧客とのメールや商談の履歴など、様々なデータが含まれます。これらのデータを整理し、顧客のニーズを深く理解することで、より的確な営業戦略を立てることができます。

3. 案件管理の役割と営業力向上

案件管理は単なるデータの集積ではなく、営業活動全体の可視化を行う役割も担っています。営業担当者がどのように案件を進めているか、またその進捗に応じた対応が適切かどうかを確認することができます。これにより、受注精度の向上や、商談のタイミングを逃さないことが可能になります。

また案件管理は、企業の売上拡大のために重要な役割を果たします。営業メンバーが効果的に動き、顧客との関係を深めるためには、案件の進捗を細かく記録し、適切に管理することが求められます。これによって、担当者は顧客ニーズを的確に捉え、成功に結びつけるためのアプローチを柔軟に調整できるようになります。

案件管理の目的・必要性

案件管理は、企業が複数の営業案件を効率的かつ効果的に進め、目標達成を最大限に高めるために重要な手段です。特に、現代のビジネス環境では、各部門や担当者が並行して複数の案件に取り組むこ

とが一般的です。そのため、案件ごとの情報を一元管理し、進捗状況を可視化することが、成果を上げるために欠かせません。本記事では、案件管理の具体的な目的について詳しく解説します。

1. 目標達成の確率を高める
2. 受注確度を高める
3. 属人化を回避する
4. 業務改善の分析
5. 意思決定の根拠となる

1. 目標達成の確率を高める

案件管理の最も大きな目的は、企業全体の目標達成の確率を向上させることです。複数の案件が進行中の場合、各案件の情報がバラバラに管理されてしまうと、状況の把握が難しくなり、属人的な対応に依存してしまうことが多くなります。これにより、担当者の異動や退職によって案件が停滞するリスクが高まります。

案件管理を徹底することで、各案件の情報を明確にし、チーム全体で共有することが可能です。結果として、担当者に依存せずにスムーズに進行し、目標達成に向けた計画の見通しが立てやすくなります。

2. 受注確度を高める

案件管理は、顧客の要望や課題を正確に把握するための基盤を作ります。各案件の進捗をリアルタイムで把握することで、適切なタイミングでのアプローチが可能となり、受注確度を高めることができます。特に、顧客ごとのニーズに合わせた提案が迅速に行えるため、競争が激しい市場においても競争優位性を保ちやすくなります。

3. 属人化を回避する

案件管理のもう一つの重要な目的は、業務の属人化を防ぐことです。担当者が案件に関連するすべての情報を個別に管理してしまうと、その人がいなくなった場合に、業務が滞るリスクが生じます。案件管理を行うことで、すべての情報を組織内で共有・保存でき、担当者の交代があっても円滑に引き継ぎが可能です。これにより、業務の継続性が保たれ、企業としての信頼性も向上します。

4. 業務改善の分析

案件管理を行うことにより、案件ごとのデータを集め、成功や失敗の要因を分析することができます。このデータを活用して、今後の業務改善につなげることができます。たとえば、どのアプローチが成功につながりやすいのか、逆にどの要因が失敗を招くのかといった傾向を把握することで、今後の営業戦略にフィードバックすることが可能です。

5. 意思決定の根拠となる

案件管理は、経営陣や管理者が戦略的な意思決定を行う際の重要な根拠となります。案件の進捗や受注の見込みを数値化し、これを基に将来のリソース配分や営業方針を決定することができます。また、どの案件に優先的にリソースを投入すべきか、どのプロジェクトが期待値に達していないのかなど、明確な判断材料を提供します。

案件管理の具体的な項目

案件管理は、営業活動を効果的に進め、目標達成をサポートするために非常に重要です。適切な項目を設定し、それらを正確に管理することで、営業活動の効率を高め、案件の進捗や受注状況を一目で把握できるようになります。本章では、案件管理でよく使用される主要な管理項目を表とともに紹介します。

以下に、案件管理で管理すべき主な項目を簡単に表でまとめました。この表を基に、自社のビジネスモデルやニーズに合わせて必要な情報を管理していきましょう。

案件管理と商談管理の違い

案件管理と商談管理の違いは、主に管理する情報の範囲にあります。

• 案件管理：案件全体に関する広範な情報を管理します。顧客の基本情報から営業活動の進捗、受注予定金額まで、案件に関連するすべての情報を管理し、営業活動全体の効率化を図ります。
• 商談管理：商談そのものに特化した情報を管理します。商談の進行プロセスや具体的な内容に重点を置き、受注確度を上げるための細かいアクションを把握・実行できるようにします。

簡単に言えば、案件管理は「案件全体の情報を広く管理」し、商談管理は「商談の詳細なプロセスを深く管理」するという違いがあります。

案件管理と商談管理を適切に使い分けることは、営業活動の成果を最大化するために重要です。案件管理によって各案件の全体像を把握し、進捗状況をコントロールする一方で、商談管理では個別の商談に集中し、成約に向けた具体的なアクションを確実に実行します。

たとえば、案件管理で進捗が停滞している案件があれば、商談管理で商談の詳細を確認し、次に取るべき具体的なアクションを考えることができます。このように、両者を連携させることで、営業活動の質をさらに向上させることができるでしょう。

案件管理をするのメリット

ビジネスにおける営業活動の効率化や成果向上を目指す際、案件管理の導入は非常に重要な役割を果たします。案件管理とは、各案件の進捗や顧客情報を体系的に管理することで、業務の可視化、効率化、そして組織全体の営業力向上を支援する手法です。この記事では、案件管理を導入するメリットについて詳しく解説します。

1. 業務状況の可視化
2. 顧客情報の効率的な管理
3. データ分析の容易性
4. 営業の属人化を排除し、組織力を強化
5. 経営の意思決定を支援
6. 部署間の連携を円滑に進められる

1. 業務状況の可視化

案件管理システムを使用すると、営業活動の進捗状況をリアルタイムで把握できるという大きなメリットがあります。各案件がどのフェーズにあるのか、誰が担当しているのか、進捗はどうかなどを簡単に確認できるため、営業チーム全体のパフォーマンスを一目で確認できます。

さらに、アラート機能を備えている専用のシステムも多く、予定より遅れている案件や対応が必要な案件について担当者に即座に通知されるため、遅延を防ぐことが可能です。案件が特定の担当者に偏っていないか、フォローが必要な案件がないかといった情報も可視化され、円滑に営業活動を進められる環境が整います。

2. 顧客情報の効率的な管理

案件管理を行うことで顧客情報が可視化され、効率的な管理が実現します。また、進捗が滞っている案件を発見した際も、過去のやり取りやアプローチ履歴を即座に確認し、次に取るべきアクションに素早くつなげることが可能です。顧客情報を含むすべてのデータを簡単に管理・参照できるため、情報整理にかかる時間や労力を大幅に削減し、営業活動に集中できる環境が整います。

3. データ分析の容易性

案件管理により、売上予測や営業実績のデータを集計・分析することができます。これにより、営業活動のボトルネックや成果が出ていないポイントを可視化し、改善策を導き出すことが容易になります。

例えば期間ごとの売上データやフェーズごとの移行率を分析することで、営業チーム全体のパフォーマンスを数値化し、マネージャーは適切なフォローや改善策を立案できるようになります。また、グラフ表示やレポートの自動生成機能も活用すれば、分析結果を基に即座に営業戦略を見直すことができ、目標達成に向けた計画が立てやすくなるでしょう。

4. 営業の属人化を排除し、組織力を強化

案件情報を可視化・共有することで、営業活動の属人化を防ぎ、営業の組織力を高めることができます。従来の営業では、担当者一人に依存することが多く、その担当者しか知り得ない情報が散在することもありますが、案件管理を行うことで、情報をチーム全体で共有できます。

これにより、特定の担当者が不在でも別のスタッフがスムーズに対応できるようになり、営業活動の質を均一化することが可能です。チーム全体で情報を共有しながら案件を進めることで、組織としての成果を高めることが期待できます。

5. 経営の意思決定を支援

案件管理を活用すると、各案件の見込金額や受注確度を高精度で予測することができ、経営上の意思決定をスムーズに進めることが可能になります。各営業担当者やチーム全体での売上予測が立てやすくなるため、経営層は目標設定やリソース投下の意思決定を迅速かつ適切に行えます。

さらに、案件の進行プロセスや営業成果を記録することで、一人ひとりの業績や取り組みが評価しやすくなり、適切なフィードバックや報酬制度の導入も進めやすくなるでしょう。

6. 部署間の連携を円滑に進められる

案件管理は、複数の部署や部門にまたがる業務を円滑に進めるための強力なツールです。案件に関わる情報が一元管理されることで、他部署との連携がスムーズに行われ、全体としての進捗状況が可視化されます。

これにより、誤った判断やトラブルの発生リスクを低減し、チーム全体が同じ方向を向いて案件に取り組むことができるでしょう。

案件管理の方法

案件管理は、ビジネスを効率化し、プロジェクトや営業活動を成功に導くための重要なプロセスです。顧客情報や進捗状況を整理し、関係者全員で共有することで、よりスムーズなコミュニケーションと迅速な意思決定が可能になります。この記事では、代表的な案件管理のツールとその特徴、さらに案件管理を行う際の方法について解説します。

案件管理ツールの種類

案件管理を実施するためには、適切なツールを選択することが大切です。代表的な案件管理ツールとして、以下の5つが挙げられます。

1. Excel
2. Googleスプレッドシート
3. タスク管理ツール
4. SFA（営業支援システム）
5. CRM（顧客管理システム）
6. 契約書管理システム

1. Excel

Excelは、ほぼすべてのパソコンに搭載されており、導入コストがかからない点が最大のメリットです。表計算やカスタマイズの自由度が高いため、手軽に使えるツールとして広く活用されています。しかし、リアルタイム更新ができず、複数人での利用時には記入ルールの統一が求められるなど、運用上の課題があります。

2. Googleスプレッドシート

GoogleスプレッドシートはExcelと似た使い勝手ですが、リアルタイム更新が可能な点が大きな強みです。無料で使え、複数人で同時に作業できるため、共有作業が多いチームには便利です。ただし、情報の正確な管理には記入ルールの徹底が必要です。

3. タスク管理ツール

タスク管理ツールは、各担当者の作業進捗を可視化するのに役立ちます。進捗を管理するガントチャートやタスク一覧を使って、プロジェクトの進行状況を簡単に把握できます。ただし、これらのツールは案件管理に特化しておらず、カスタマイズが必要な場合があります。

4. SFA（営業支援システム）

SFAは営業活動の効率化に特化したツールです。営業担当者の訪問履歴や提案内容を一元管理し、リアルタイムで進捗を把握できます。これにより、営業活動の透明性が高まり、上司やチームメンバーが迅速に支援できるメリットがありますが、導入コストが高く、カスタマイズが必要な場合もあります。

SFAについて詳しく解説＆おすすめ製品を紹介した記事はこちら

5. CRM（顧客管理システム）

CRMは顧客情報の一元管理を目的としたツールです。顧客の購買履歴や問い合わせ履歴を管理し、顧客との長期的な関係を構築するために役立ちます。顧客満足度を向上させ、既存顧客との関係を強化できる一方、導入コストがかかり、効果が現れるまでに時間がかかる点に注意が必要です。

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6.契約書管理システム

契約書管理システムは、契約書を適切に管理するために必要な機能を搭載したシステムです。企業内にある契約書の内容をデータ化し、一元管理できます。契約書だけでなくその他の顧客情報が記載された文書にも対応システムが多いため、案件管理をする際に役に立ちます。

契約書管理システムについて詳しく解説＆おすすめ製品を紹介した記事はこちら

案件管理をするの際のポイント

案件管理は、営業活動やプロジェクト進行において非常に重要な役割を果たします。適切に管理することで、効率的な営業活動やプロジェクトの成功に繋がります。ここでは、案件管理を効果的に行うための2つのポイントと、管理を実施する際の注意点について紹介します。

1. 管理項目をなるべく定量的に把握する

案件の進捗や課題を正確に把握するためには、データを定量的に管理することが重要です。単に案件の情報を記録するだけでなく、数値としてデータを分析し、営業活動の改善につなげることがポイントです。

例えば、案件の受注確度や成約までの進捗状況などを数値化し、その変化を定期的に確認することで、営業プロセスの中で何が効果的か、どこに改善の余地があるかを客観的に把握できます。このように、データに基づいた意思決定を行うことで、より効果的な営業戦略が立てられ、案件管理が成功につながります。

2. 案件の優先順位を明確にする

営業活動においては、すべての顧客に同じリソースを割くのではなく、案件に優先順位をつけて効率的に対応することが大切です。特に、購買意欲の高い顧客や成約につながる可能性の高い案件に優先的にリソースを割くことで、売上アップを図れます。

優先順位は、担当者の感覚だけでなく、社内で統一された基準に基づいて設定することが理想です。基準としては、案件の売上規模や期限の有無、会社全体での重要度などが挙げられます。これにより、組織全体で同じ基準で案件を評価し、リソースを最適に分配できるようになります。

3. 現場スタッフの負担を考慮する

案件管理を成功させるためには、現場スタッフの負担を考慮することが必要です。特に営業担当者は忙しいため、詳細な情報を毎日入力させるのは現実的ではありません。管理システムは、簡単に情報を入力できる仕組みを導入することが重要です。

例えば、テキスト入力を減らし、選択肢をクリックするだけで情報を入力できるシステムを構築することで、入力の手間を軽減できます。手軽に入力できる環境を整えることで、現場のスタッフも案件管理を継続しやすくなり、データの正確性と信頼性が高まります。

まとめ

本記事ではビジネスの際によく用いられる「案件管理」について目的や必須項目などの基本的な部分から、メリットや具体的な方法などの応用的な部分まで解説しました。案件管理は営業上の目標を達成するうえで重要なキーポイントになるのでしっかりと理解し、活用していきましょう。