【テンプレートあり】覚書の書き方とは？注意点も解説

覚書とは、契約書の補足や変更を記録するための文書で、当事者間で合意した事項を正式に文書化するものです。特に契約内容に変更が生じた際、契約書全体を再作成するのではなく、覚書を用いて効率的に変更点を記録できます。また、契約書と同様に署名や捺印が必要で、法的効力を持つため、覚書に記載された内容を守らなければ契約不履行に問われる可能性もあります。近年、フリーランスなどの働き方の多様化に伴い、個人や企業間の取引においても頻繁に用いられるようになりました。

そんな覚書を正しく使いこなすために、本記事では覚書の書き方や作成時の注意点等を詳しく解説します。

覚書とは

覚書とは、当事者間で合意した事項を文書にまとめたもので、主に契約書の補足や変更を記録するために使われます。契約内容に変更が生じた場合、一から契約書を作成し直すのではなく、覚書で変更点を記録することで、効率よく対応できます。署名・捺印が必要で、契約書と同じ法的効力を持っているため、守らなければ契約不履行に問われる可能性もあります。

また覚書は企業間だけでなく、企業と個人、個人同士でも使われることがあり、特に近年の働き方の多様化に伴い、フリーランスの取引でも多く見られます。さらに、企業名や契約条件の変更を記録する際にも覚書が役立ち、特に大企業との契約交渉において、理不尽な条件変更を防ぐために利用されます。

作成時には契約書と同様に慎重な確認が必要で、双方が内容に同意したうえで交わすことが重要です。

契約書・念書との違いとは

覚書は契約書や念書とは区別されますが、それらと性質が似ていることから混同してしまいがちです。そこで本章では、覚書と契約書・念書の違いをそれぞれ解説します。

覚書と契約書の違い

契約書と覚書は、いずれも当事者間の合意を文書化したものですが、その役割と形式には違いがあります。契約書は、契約が成立したことを証明する文書であり、民法第522条で定められた通り、契約は双方の意思表示が合致することで成立します。口頭での契約も成立しますが、契約書を作成することで、内容を明確にし、後のトラブルを回避できます。

一方、覚書は契約書の一種ですが、主に契約内容の一部を補足や変更するために使われます。たとえば、契約内容に追加や変更が生じた場合、契約書を再作成する代わりに、覚書でその変更点を記載することが一般的です。覚書は契約全体を包括するものではなく、より簡潔で部分的な内容が記載されることが多いのが特徴です。

覚書と念書の違い

覚書と念書は、どちらも契約に関連する書類ですが、作成の目的や内容には違いがあります。覚書は、契約当事者双方が合意した内容を記録するもので、契約書と同様、双方の署名や捺印を必要とします。覚書は法的効力を持ち、契約の一部として取り扱われるため、後のトラブル防止に役立ちます。

一方、念書は当事者の一方が作成し、相手方に提出する文書です。念書は契約の成立や双方の合意を証明するものではなく、主に一方が約束を守ることを誓う形式で作成されます。そのため、覚書や契約書に比べると法的拘束力は弱いですが、トラブルが発生した際には証拠として利用されることもあります。

覚書の書き方を解説

覚書は、契約書に準じた効力を持つ重要な書類で、特にビジネスシーンで活用されます。覚書を作成する際には、双方の合意内容を明確に記録し、後のトラブルを避けることが大切です。ここでは、覚書を作成する際に必要な基本事項と構成について解説します。

1. 覚書の必須事項
2. 覚書の基本構成

1. 覚書の必須事項

覚書には決まったフォーマットはありませんが、以下の項目を含めることで、適切な覚書を作成することができます。

• 当事者双方が同意・承認したことを明記
• 合意内容の詳細を記載
• 覚書を締結した日付を記載
• 当事者双方の署名捺印

また、必要に応じて管理番号や他の情報を付け加えることも可能です。

2. 覚書の基本構成

覚書を作成する際の基本的な構成は以下の通りです。

表題

表題は「〇〇に関する覚書」といった形で、簡潔かつわかりやすくするのがポイントです。表題が内容と大きくかけ離れていると、後々誤解を生む可能性があります。

前文

前文では、覚書の目的や当事者を明示します。たとえば、次のように記載します。

例： 「〇〇株式会社（以下、甲）と△△株式会社（以下、乙）は、□□に関して以下の通り覚書を締結する。」

もし先に契約書がある場合は、契約書における甲と乙の役割を一致させておくと、混乱を避けられます。

本文（合意内容）

本文には、双方が合意した具体的な内容を記載します。たとえば、次のような内容を盛り込むことができます。

例：
甲および乙は□□について同意する。
甲は乙に対して○○を行うものとする。

合意した事項がいつから有効か、どのように実行されるかも明記します。また既存の契約を変更する場合、どの部分がどのように修正されるのかを正確に記載します。

後文

覚書は通常、当事者双方が1通ずつ所持します。後文には、このことを明示します。

例： 「本覚書は、当事者双方が1通ずつ保有し、甲乙両者の署名捺印の上、成立するものとする。」

日付・署名捺印

最後に日付を記入し、双方が署名と捺印を行います。日付は覚書の締結日を記載しますが、契約の効力が後日発生する場合は、その旨も記載します。

覚書のテンプレート

自分で一から覚書を作成するのが難しい場合、インターネット上で提供されているテンプレートを利用するのも良い方法です。テンプレートを使用することで、書式に迷わず、内容に集中することができます。そこで本章でもテンプレートの一例をご紹介します。

テンプレートの一例

覚　書
令和〇年〇月〇日

1. 当事者
甲：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（会社名または個人名）
乙：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿（会社名または個人名）

2. 覚書の目的
本覚書は、＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿に関して、甲および乙が相互に合意した事項を確認するために作成する。

3. 合意内容
甲および乙は以下の内容について合意したものとする。
1,＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿。
2,＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿。
3,＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿。

4. 有効期間
本覚書は、令和〇年〇月〇日から令和〇年〇月〇日までの期間、効力を有するものとする。

5. その他
その他、双方が必要と認めた事項については、甲乙双方で別途協議し、書面にて合意するものとする。

以上、甲および乙は本覚書の内容に合意し、これを署名押印する。

署名・押印
甲：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
住所：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
署名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
日付：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

乙：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
住所：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
署名：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
日付：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿

覚書を作成する際の注意点

覚書は、契約書と同様に重要な法的文書として扱われることがあります。そのため、作成に際してはいくつかの注意点を押さえることが重要です。この記事では、覚書を作成する際に注意すべきポイントを具体的に解説します。

1. 甲乙の指定を正確に行う
2. 署名と捺印を忘れずに
3. 変更内容を明確に記載する
4. 双方の合意を明記する
5. 修正は自己判断で行わない
6. 収入印紙の要否を確認する
7. 日付を明記する

1. 甲乙の指定を正確に行う

覚書では、当事者を「甲」「乙」として簡略化することが一般的です。「甲」には、ビジネス上の力関係が強い方を割り当てます。例えば、発注側が甲、受注側が乙となるケースが典型的です。間違えて甲乙を逆にしてしまうと、契約相手に対する失礼となり、トラブルを招く可能性があるため、十分に注意してください。

2. 署名と捺印を忘れずに

覚書は契約書と同様に、署名と捺印がなければ法的効力を持ちません。一般的に、住所や会社名、代表者の氏名の横に捺印を行います。また、署名は当事者が自ら行うことが原則であり、ゴム印や他人の代筆による署名は無効とされます。署名・捺印が不備だと、覚書が無効になるため、必ず双方がしっかりと行いましょう。

3. 変更内容を明確に記載する

覚書を作成する際、契約の変更内容を明確に記載することが重要です。変更点が不明確だと、後のトラブルの原因になります。また、もともとの契約書との整合性も確認し、必要に応じて関連する条項を同時に変更することを忘れないようにしましょう。

4. 双方の合意を明記する

覚書は、両当事者が合意した内容を確認するための文書です。そのため、双方が合意している旨を明記することが大切です。この記載によって、覚書の効力がさらに強化されるため、特に重要な覚書では「両当事者が合意していること」を明記するようにしましょう。

5. 修正は自己判断で行わない

覚書の内容を修正・変更する場合は、自己判断で行うことは厳禁です。修正には必ず双方の合意が必要であり、独断で変更を加えると、覚書の効力を失ってしまう可能性があります。変更が必要な場合は、新たな「変更覚書」を作成し、双方の署名・捺印を行うことが必須です。

6. 収入印紙の要否を確認する

覚書が課税文書に該当する場合、収入印紙が必要となることがあります。収入印紙が必要かどうかの判断は、覚書の内容によりますが、請負契約や代金支払い方法の変更を伴うものなど、重要な内容を変更する覚書には印紙を貼る必要があります。国税庁のホームページで課税文書の一覧が公開されているので、必要に応じて確認しましょう。

7. 日付を明記する

覚書の効力発生日を明確にしたい場合は、必ず日付を記載しましょう。署名や捺印を行った時点で効力が発生するのが一般的ですが、特定の日付から効力を持たせたい場合は、その日付を明記しておくことが大切です。

まとめ

本記事では覚書の書き方や注意点を詳しく解説してきました。覚書は　する際に非常に有効です。しかし、正しい書き方に則らずに作成してしまうと、法的効力が発生しないなどのトラブルに陥ってしまいます。そのため作成する際には本記事を参考にし、正しい覚書の書き方を身につけましょう。