電子契約によりペーパーレス化する方法は？注意点と合わせて分かりやすく解説

電子契約の導入によるペーパーレス化は、企業の効率化とコスト削減に大きく貢献します。契約書の電子化によって印刷や郵送の手間を省き、業務を迅速化できるため、多くの企業がこの手法を採用しています。しかし、電子契約を成功させるには、法的要件やシステム選定に注意が必要です。本記事では、電子契約の基本的な仕組みから、ペーパーレス化のメリット、そして導入時の注意点までを詳しく解説します。

本記事のポイントは以下の通りです。

• 業務効率化とコスト削減を実現
• 電子契約の法的有効性と保存要件の確認
• 適切なシステム選定とセキュリティ対策

ペーパーレス化に興味がある方、導入を検討している方に向けて、スムーズな導入のためのステップと重要な注意点を紹介します。

電子契約とペーパーレス化でまず知っておくべきこと

電子契約を導入してペーパーレス化を進める際には、法的な要件や、紙の契約書をどう扱うべきかを事前に理解することが重要です。本セクションでは、電子契約の基本や、ペーパーレス化を行う上で知っておくべきポイントについて解説します。

そもそも電子契約とはどのようなものか

電子契約とは、インターネットを介して契約を締結する方法で、従来の紙の契約書をデジタルデータに置き換えるものです。電子契約を利用することで、紙の使用を減らし、業務効率化やコスト削減を図れます。具体的には、以下のような特徴があります。

• クラウド上での契約締結：契約書はオンラインで確認・署名が可能。契約相手がどこにいても、契約を迅速に交わせる。
• 紙の契約書が不要：紙の印刷、郵送、保管といった従来のプロセスが全て不要になる。
• 法律に基づく有効性：日本では「電子署名法」により、適切に行われた電子契約は紙の契約書と同じ法的効力を持つ。

電子契約の導入は、リモートワークの増加やデジタル化の流れに沿った重要なステップです。契約の処理を効率化し、ビジネスのスピードアップを図れるため、多くの企業で採用が進んでいます。

法律上、契約書は紙じゃなくても大丈夫か

日本において、契約書を電子的に作成し、保存することは法律で認められています。「電子署名法」によって、正当な電子署名が行われた契約は紙の契約書と同様の効力を持ちます。つまり、ビジネス上で契約書を紙ではなく電子データとして保存することは、法的に問題ありません。特に次の点を理解しておくことが重要です。

• 電子署名の要件：電子契約書が法的に有効とされるためには、本人確認が厳密に行われた電子署名が必須。
• 保存に関する法律：契約書や領収書の電子保存は「電子帳簿保存法」により認められており、税務調査や監査にも対応できる。
• 特定の契約は紙が必要：不動産契約や遺言書など、法律によって紙での作成が義務付けられている書類もあるため、事前確認が重要。

このように、一般的な契約業務においては電子契約が広く利用可能ですが、例外的に紙が必要な場面もあるため、契約の種類に応じて慎重に判断する必要があります。

逆に、契約書を紙で保存して問題ないか

紙の契約書を引き続き使用・保存することは、法的には何の問題もありません。しかし、紙の契約書には次のようなデメリットがあるため、ペーパーレス化を進める企業が増えています。

• 保管コストがかかる：契約書を物理的に保管するには、専用のスペースが必要で、増え続ける契約書が場所を占有してしまう。
• 紛失や劣化のリスク：紙の書類は、自然災害や人為的なミスで紛失・破損する可能性がある。
• 検索や管理が手間：膨大な紙の契約書の中から、特定の契約を探し出す作業には時間と労力がかかる。

一方、電子契約を採用することで、クラウド上にデータを安全に保存し、契約書の検索や管理が効率的に行えます。そのため、リスクとコストの両方を大幅に軽減できます。

結論として、紙の契約書保存に法的な問題はないものの、ペーパーレス化によって業務効率を向上させ、コストを削減できる点を考慮することがおすすめです。

契約書を電子化してペーパーレス化するメリット

電子契約を導入して契約書を電子化することで、ビジネスのペーパーレス化が進み、様々なメリットが得られます。本セクションでは、電子契約を活用した場合の具体的なメリットを5つ詳しく説明します。

1. 業務の効率化に繋がる
2. 紙や印刷代などのコスト削減ができる
3. セキュリティの強化に繋がる
4. リモートワークなどにも対応できる
5. 契約書管理を一元化できて効率化できる

1.業務の効率化に繋がる

電子契約を導入することで、契約業務が大幅に効率化されます。従来の紙ベースの契約は、印刷や郵送、対面での署名といったプロセスが必要で、時間がかかります。一方、電子契約では、これらの作業が全てデジタル上で完結するのです。インターネットを利用して契約書を共有し、数分で契約が完了するため、時間的なロスが大幅に削減されます。

更に、電子契約では、契約書の作成から承認、署名、保存までのプロセスがシームレスに行われます。このため、担当者間のコミュニケーションミスや、契約書の紛失といった問題も減少するでしょう。特に、大量の契約を扱う企業では、この効率化によって大きな時間的・人的コスト削減が期待できます。

• 対面署名や郵送が不要
• 契約書の紛失リスクが低減
• 契約プロセス全体を迅速化

結果として、電子契約を導入することで、業務のスピードが向上し、契約にかかる時間や労力が大幅に削減されます。これにより、他の重要な業務にリソースを割くことが可能となり、全体の生産性も向上します。

2.紙や印刷代などのコスト削減ができる

電子契約のもう一つの大きなメリットは、コスト削減です。紙の契約書を扱う場合、印刷代や郵送費、更には保管スペースのコストが発生します。これに対して、電子契約では紙を一切使用しないため、これらのコストが大幅に削減されます。

具体的な削減効果として挙げられるのは、以下の点です。

• 印刷コストの削減：契約書の印刷が不要となり、大量の紙やインクの消費がなくなる。
• 郵送費の削減：郵便や宅配便での契約書送付が不要となり、郵送にかかる費用や時間が削減される。
• 保管コストの削減：紙の契約書を保管するためのファイルやキャビネット、倉庫スペースが不要になる。

これらのコスト削減効果は特に、大規模な企業や、日常的に多くの契約を取り扱うビジネスにおいて、長期的に大きな経済的効果をもたらします。結果として、コストを削減しながら、より持続可能な業務運営が可能となります。

3.セキュリティの強化に繋がる

電子契約は、紙の契約書に比べてセキュリティが強化されている点も魅力的です。物理的な書類は、盗難や紛失、更には改ざんのリスクがありますが、電子契約ではデジタル技術を活用してこれらのリスクを最小限に抑えられます。

電子契約のセキュリティに関して、以下の特徴があります。

• 暗号化技術の利用：電子契約書は暗号化されて保管されるため、第三者による不正なアクセスや改ざんが防止される。
• アクセス制御の設定：特定のユーザーにのみアクセス権限を与えることで、契約書への不正な閲覧を防ぐことが可能。
• 署名の追跡機能：電子契約システムでは、誰が、いつ、どのように署名したかを記録する追跡機能があり、不正行為の防止に役立つ。

これにより、紙の契約書では防ぎにくいセキュリティ上のリスクを効果的に回避でき、より安全な契約管理が実現します。特に、機密情報を含む契約書では、電子契約を導入することでセキュリティの向上が期待できます。

4.リモートワークなどにも対応できる

電子契約は、リモートワークや出張先でも問題なく利用できるため、働く場所にとらわれずに契約手続きを進められるという大きなメリットがあります。従来の紙ベースの契約では、オフィスに戻って署名を行う必要がありましたが、電子契約ならその場でスマートフォンやパソコンを使って対応可能です。

リモートワーク時における電子契約の利点は次の通りです。

• 場所に制約されない：契約書への署名が、インターネットに接続できる環境であればどこからでも行える。
• 時間の柔軟性：異なるタイムゾーンにいる相手とも迅速に契約を締結でき、時差の影響を受けにくい。
• 出張や外出先でも対応：移動中や出先でも、パソコンやスマートフォンで簡単に契約書を確認し、承認手続きを進められる。

このように、電子契約を導入することで、働く環境が多様化している現代に対応した柔軟な働き方をサポートし、業務を止めることなく進行させることが可能になります。

5.契約書管理を一元化できて効率化できる

電子契約を利用することで、契約書の管理が一元化され、効率的に行える点も大きなメリットです。従来、紙の契約書を保管するためにはファイルやキャビネット、場合によっては倉庫を必要としていましたが、電子契約では全ての契約書をクラウド上で管理できます。

電子契約による管理の利便性は次のようなものです。

• 検索機能が充実：契約書を日付やキーワードで簡単に検索でき、必要な書類をすぐに見つけられる。
• アクセス管理が容易：契約書へのアクセス権限を柔軟に設定できるため、必要な人だけが必要な情報にアクセスできる。
• 契約書の整理が不要：物理的な整理が不要で、デジタル上で簡単に契約書を分類・整理できる。

これにより、契約書の保管場所や整理にかかる時間を削減し、業務の効率を向上させられます。また、いつでもどこからでも契約書にアクセスできるため、急な確認や修正が必要な際にも迅速に対応可能です。

契約書をペーパーレス化する手順

契約書のペーパーレス化は、ただ電子契約を導入するだけで完了するものではありません。現状の業務フローを確認し、必要な機能を選定することで、段階的に電子化を進める必要があります。本セクションでは、契約書のペーパーレス化を実現するための具体的な手順を解説します。

1. 現状の業務フローを確認する
2. 業務フローを元に必要な機能を洗い出す
3. 必要な機能が備わった最適な電子契約サービスを選定する
4. 最初から全てではなく、少しずつ電子化していく
5. 社内へ周知・教育を徹底する

手順1. 現状の業務フローを確認する

最初に行うべきステップは、現在の契約書管理のフローを確認することです。契約書がどのように作成され、署名や承認がどのように行われているのかを理解することが、ペーパーレス化における重要な第一歩です。

現状の業務フローを確認する際には、以下の点を重点的にチェックする必要があります。

• 契約書作成のプロセス：契約書がどの部門で作成され、どのように回覧されているか。
• 署名や承認の方法：契約書がどのように署名され、承認されているか。
• 保管場所：契約書がどこに保存され、どのように管理されているか。
• 業務上のボトルネック：契約プロセスで時間がかかる部分や、効率化が求められる箇所を特定する。

この確認作業によって、現行の業務フローの改善点が明確になり、ペーパーレス化を進めるための課題が見えてきます。これにより、どの部分を電子化するのか、どの機能が必要なのかを具体的に検討する基礎が整います。

手順2. 業務フローを元に必要な機能を洗い出す

次に行うべきステップは、確認した業務フローを基に、ペーパーレス化に必要な機能を洗い出すことです。電子契約システムには様々な機能が備わっているため、自社の業務に適した機能を選定することが重要です。

主に以下の機能が検討の対象となります。

• 電子署名機能：法律に準拠した電子署名を行い、紙の契約書と同等の効力を持たせる機能。
• ワークフロー機能：契約書の回覧や承認をスムーズに進めるためのフローを自動化する機能。
• クラウド保存機能：契約書をクラウド上で安全に保存し、必要に応じてアクセスできる機能。
• 検索・フィルタリング機能：保存した契約書をキーワードや日付で簡単に検索できる機能。

このように、業務の効率化やセキュリティの向上を目的とした機能を選定し、ペーパーレス化に向けて適切なシステムを導入する準備を進めます。

手順3. 必要な機能が備わった最適な電子契約サービスを選定する

必要な機能を洗い出した後は、それらの機能を備えた電子契約サービスを選定します。電子契約サービスには多くの種類があり、各社が提供する機能や料金プランも異なるため、自社のニーズに最適なものを選ぶことが重要です。

電子契約サービスを選ぶ際には、以下のポイントを考慮することが推奨されます。

• 導入コスト：初期費用や月額料金など、費用対効果を確認する。
• 使いやすさ：現場で利用しやすいインターフェースや操作性があるか。
• セキュリティ対策：契約書や個人情報を保護するための暗号化やアクセス制御が十分か。
• サポート体制：導入後のサポートが手厚く、トラブルがあった際に迅速に対応してもらえるか。

このように、コスト、機能、サポート体制のバランスを考慮しながら、自社に最適な電子契約サービスを選定することが重要です。

手順4. 最初から全てではなく、少しずつ電子化していく

ペーパーレス化を一気に進めようとすると、従業員の抵抗感や業務の混乱が生じることがあります。そのため、最初から全ての契約書を電子化するのではなく、段階的に進めることがおすすめです。

ペーパーレス化を段階的に進める方法としては、以下のアプローチがあります。

• 特定の部門から開始する：まずは一部の部門やプロジェクトから電子契約を導入し、徐々に他の部門にも拡大していく。
• 簡単な契約から始める：簡易な契約書や取引先との定型契約から電子化を進め、複雑な契約書は後回しにする。
• 社内テストを実施する：本格導入の前に、社内テストを行い、問題点や改善点を洗い出す。

こうした段階的なアプローチにより、電子契約の導入がスムーズに進み、最終的に全社的なペーパーレス化を実現することが可能です。

手順5. 社内へ周知・教育を徹底する

電子契約の導入が決まったら、社内への周知と教育が欠かせません。新しいシステムを導入する際には、全社員がその仕組みを理解し、適切に利用できるようにすることが重要です。

周知・教育の際に気をつけるべき点は以下の通りです。

• 従業員向けマニュアルの作成：電子契約の使い方や操作手順を分かりやすく説明したマニュアルを作成し、全社員に配布する。
• トレーニングの実施：実際にシステムを操作しながら学べるトレーニングセッションを開催する。
• 質問や疑問のフォローアップ：導入後も定期的に従業員からの質問に対応し、システムへの理解を深める。

これにより、従業員全体が電子契約の導入にスムーズに適応し、ペーパーレス化が円滑に進行します。周知と教育を徹底することで、導入後のトラブルを最小限に抑えられます。

電子契約でペーパーレス化する際の注意点

電子契約を導入し、契約書のペーパーレス化を進める際には、いくつかの重要な注意点があります。これらを事前に理解しておくことで、スムーズに電子化を進め、後のトラブルを回避することが可能です。

1. ペーパーレス化できない書類がある
2. 契約書の保存要件を確認する
3. 自社に合った電子契約システムを選定する
4. アクセス制限をかけてセキュリティ対策を徹底する
5. 今までの紙の契約書も電子化して一元管理がおすすめ

1.ペーパーレス化できない書類がある

電子契約は非常に便利ですが、全ての書類をペーパーレス化できるわけではありません。法律や規制によって、紙での保存が義務付けられている書類も存在します。たとえば、不動産契約や遺言書などの特定の法的書類は、紙で作成・保存しなければならないケースが多いです。

ペーパーレス化における注意点は以下の通りです。

• 法的要件を確認：電子化が認められているかどうか、対象の書類ごとに法律の確認が必要。
• 業界規制をチェック：特定の業界や契約形態によって、紙の書類が求められる場合がある。
• 国際的な取引に注意：海外の法律では電子契約が認められていないこともあり、取引先国の規制も確認する必要がある。

このように、全ての書類が電子契約で代替できるわけではないため、事前に確認しておくことが重要です。特に、国際取引や法的なリスクを伴う契約においては、適切な対応を行いましょう。

2.契約書の保存要件を確認する

電子契約を使用する場合でも、契約書の保存に関する法的要件を満たす必要があります。特に、税務や法律上、一定期間契約書を保管する義務があるため、その要件を正しく理解し、対応することが大切です。

保存要件の主なポイントは次の通りです。

• 電子帳簿保存法に準拠：日本では、契約書や領収書を電子保存するためには、電子帳簿保存法の要件を満たす必要がある。
• データの改ざん防止：保存された電子契約書が改ざんされていないことを証明するための技術的な対策が求められる。
• 一定期間の保存義務：契約書を一定期間（通常7～10年）保管する必要があり、この期間を遵守することが法律で求められている。

こうした要件に対応するため、電子契約システムを選定する際には、保存機能や改ざん防止機能が整っているかどうかを確認することが重要です。

3.自社に合った電子契約システムを選定する

電子契約を導入するにあたり、自社の業務や契約フローに適したシステムを選定することが非常に重要です。業界や企業の規模によって求められる機能やコストは異なるため、慎重に選ぶ必要があります。

選定の際に考慮すべき点は以下の通りです。

• 業務フローとの整合性：現行の業務フローにスムーズに統合できるかを確認する。
• コストと導入サポート：導入コストだけでなく、運用コストやサポート体制も考慮して選定する。
• 拡張性やカスタマイズ：将来的な事業拡大に対応できるか、あるいは個別のニーズに合わせたカスタマイズが可能かを確認する。

これらのポイントを検討し、実際にシステムを導入した後も、運用しやすく、従業員がスムーズに使えるものを選ぶことが重要です。

電子契約システムの選び方について詳しくは以下の記事も参考にしてみてください。

＞契約書管理システムおすすめ19選｜選定ポイントや導入メリットを徹底解説

4.アクセス制限をかけてセキュリティ対策を徹底する

電子契約書を安全に管理するためには、セキュリティ対策を徹底することが不可欠です。特に、社外秘情報や取引先との重要な契約書は、厳重に保管・管理する必要があります。アクセス制限を設けることで、情報漏洩のリスクを軽減できるのです。

具体的な対策としては以下が挙げられます。

• アクセス権限の設定：特定の部署や役職のみが契約書にアクセスできるよう、権限を細かく設定する。
• 暗号化技術の利用：電子契約書を暗号化し、外部からの不正アクセスを防止する。
• ログ管理：誰がいつどの契約書にアクセスしたかを追跡できるログ管理機能を活用する。

これらの対策を講じることで、契約書のセキュリティが向上し、安心して電子契約システムを利用できます。

5.今までの紙の契約書も電子化して一元管理がおすすめ

電子契約を導入した後も、既存の紙ベースの契約書が残っている場合、それらも電子化して一元管理することが推奨されます。紙と電子の契約書が混在していると、管理の煩雑さや検索の手間が生じ、業務の効率が低下する可能性があるためです。

電子化のメリットは以下の通りです。

• 契約書の統一管理：紙の契約書も電子化し、一つのシステムで管理することで、検索や整理が簡単になる。
• 物理的な保管スペースの削減：紙の書類をデジタル化することで、オフィスのスペースを有効活用できる。
• リスクの分散：紙の契約書が自然災害や紛失で失われるリスクを減らし、クラウド上で安全に保管できる。

これにより、全ての契約書を効率的に管理し、将来的な業務の円滑化に繋がります。

おすすめの契約書管理システム4選

本章ではデジタル化のプロであるデジ窓が厳選したおすすめの契約書管理システム4選を紹介します。

まとめ

電子契約を導入して契約書をペーパーレス化することには、多くのメリットがありますが、注意すべきポイントも存在します。効率的な導入のためには、以下のポイントを押さえておくことが重要です。

まず、電子契約を利用することで、業務効率の向上やコスト削減が実現します。印刷や郵送の手間が省かれ、契約手続きのスピードが飛躍的に向上するため、時間と経費の節約が可能です。また、セキュリティ強化や契約書の一元管理も容易になり、業務の透明性と安全性が確保されます。

ただし、ペーパーレス化に向けては、下記の注意点を確認する必要があります。

• ペーパーレス化できない書類が存在：法的に紙での保存が必要な書類もあるため、事前の確認が必須。
• 保存要件の遵守：電子帳簿保存法などに基づく契約書の保存義務を理解し、適切に対応する必要がある。
• 自社に合ったシステム選定：企業の業務フローに合った電子契約システムを導入することが成功の鍵。
• セキュリティ対策の徹底：アクセス権限や暗号化技術を使い、契約書の管理と保護を強化する。

これらを意識することで、ペーパーレス化を円滑に進め、業務効率の向上とコスト削減を同時に達成できます。段階的に導入し、社内教育を徹底することで、成功に向けた確実な一歩を踏み出せるのです。