契約書管理システムの導入事例5選｜導入前の課題や導入後の効果を紹介

本記事では、企業が契約書管理システムを導入することで、どのような効果を得られたのかについて紹介します。導入した企業の業種と規模を確認し、導入前の課題から改善の施策、導入後の効果を知ることで契約書管理システムを導入する際の参考にしましょう。

導入事例1：シチズンファインデバイス株式会社
（導入製品：楽々Document Plus）

企業合併をきっかけに ISO文書管理システムを統合運用工数を低減し、文書管理の効率化を実現

※出典：ISO文書管理の統合【事例：シチズンファインデバイス様】 | 文書管理システム楽々Document Plus

業種	企業規模
製造	301名-1,000名

導入前の課題

シチズンファインデバイス株式会社は、シチズンミヨタとシチズンファインテックの合併によりISO文書の管理統合が課題となりました。合併前の二社では異なるシステム（IBM Notes/Dominoと独自開発ソフト）を使用しており、統一されたシステムの選定に関して問題が生じました。また、合併によりISO文書の統一管理が必要となり、品質マニュアルや手順書、図面などが統合される必要がありました。

改善の施策

シチズンファインデバイスでは、情報システム課と品質保証部門が協力し、楽々Document Plusという文書管理システムを選定しました。導入にあたっては、従来のISO文書の管理状態を崩さずに移行することや、運用管理工数の軽減を重視しました。また、楽々Document Plusの機能面の充実や使い勝手の良さ、優れた検索機能を評価しました。文書管理方法の統一化も重要な課題であり、フォルダ構成の統一や承認ルートのテンプレート化などの施策を行いました。導入時には簡易マニュアルを作成し、各部門に配布して説明を行いました。

導入後の効果

楽々Document Plusの導入により、シチズンファインデバイスでは効率的な文書管理が実現されました。現在は14,000以上の文書と21,000以上のファイルを管理しており、機能面の充実や定期見直し機能、配付機能などを活用しています。

運用面でも工数の軽減が実感でき、以前と比べて約半分の工数で運用できるようになりました。導入は最初にISO文書に関わる社員と承認担当者を対象として行われましたが、後に全社員向けの文書管理に拡大し、無制限ライセンスで約1,000名の全社員が利用できる環境を整えています。

導入した製品：楽々Document Plus

楽々Document Plusの製品情報はこちら→https://digi-mado.jp/products/13859/

楽々Document Plusの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=13859

導入事例2：株式会社 one visa（導入製品：Hubble）

利用規約のバージョン管理が簡単に！翻訳コスト削減にも応用したいと考えています。

※出典：利用規約のバージョン管理が簡単に！翻訳コスト削減にも応用したいと考えています。 | Hubble

業種	企業規模
ビジネスサービス	6名-20名

導入前の課題

利用規約の改定作業において、長大な文書や顧問弁護士とのやり取りによるバージョン管理の困難さが課題となっていました。メールによるやり取りではバージョン管理が複雑であり、作業効率が低下していました。

改善の施策

2018年の第2回契約書タイムバトルにおいてHubbleの存在を知り、その効果に感銘を受けました。協議の結果、Hubbleの導入を決定しました。Hubbleを利用することで、バージョン管理が容易になり、顧問弁護士とのやり取りも統一的に管理できるようになりました。

導入後の効果

Hubbleの導入により、バージョン管理が簡便化され、顧問弁護士とのコミュニケーションも円滑になりました。これにより、煩雑な管理業務から解放されるだけでなく、作業のクリアな思考過程と効率的な業務の実現が可能となりました。

導入した製品：Hubble

Hubbleの製品情報はこちら→ https://digi-mado.jp/products/44866/

Hubbleの事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=44866

導入事例3：株式会社フェズ（導入製品：ContractS CLM）

紙・電子ともに全ての契約業務を一元化。「ContractS CLM」でガバナンス強化と契約業務の効率化を実現

※出典：紙・電子ともに全ての契約業務を一元化。「ContractS CLM」でガバナンス強化と契約業務の効率化を実現 – 導入事例- ContractS CLM（コントラクツ CLM）| ContractS(コントラクツ）株式会社

業種	企業規模
小売・流通	101名-300名

導入前の課題

当社では、契約に関連する業務が煩雑で一貫したプロセスが確立されておらず、以下の課題が生じていました。まず、契約作成依頼がSlackやメールで行われ、社内稟議や締結は別々のシステムで処理されるため、契約業務が複雑になっていました。また、契約の進捗状況が把握できず、事業部と法務部が互いにステータスを把握するのに困難がありました。さらに、締結済み契約の情報が正確に把握できず、契約書の情報を手作業で転記しているため、転記漏れが発生するリスクがありました。また、契約書や契約一覧は法務部のみが管理しており、他部署が確認するには法務に依頼する必要がありました。さらに、紙ベースの契約書が多く存在し、データベース化されていないため、参照するためには出社する必要がありました。

改善の施策

これらの課題を解決するために、契約管理をワンプラットフォームで実現することが必要でした。複数のツールを使用せずに一元管理できるシステムを導入することで、契約業務の効率化を図りました。各部署が使用しているツールのメリット・デメリットを比較し、全ての契約業務をひとつのプラットフォームで集約できる「ContractS CLM」を選択しました。さらに、紙契約書の情報もスキャンサービス「ContractS SCAN」を導入することで一元化しました。導入前には詳細な操作マニュアルを作成し、全社員に展開することで円滑な導入を実現しました。

導入後の効果

「ContractS CLM」の導入により、契約業務におけるさまざまな効果が現れました。全社で契約の進捗状況が一目で把握できるようになり、事業部と法務部の連携が円滑化しました。過去の契約書の検索性も向上し、情報の把握と活用が容易になりました。さらに、電子契約のプロセスもスピードアップし、承認申請から締結までの時間を大幅に短縮できました。契約業務の効率化により、月単位で65時間以上の業務時間が削減され、コスト削減にも貢献しました。また、今後は法務相談も「ContractS CLM」へ一元化することを検討しており、さらなる進化を期待しています。

導入した製品：ContractS CLM

ContractS CLMの製品情報はこちら→https://digi-mado.jp/products/14350/

ContractS CLMの事例一覧はこちら→ https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=14350

導入事例4：株式会社クラフトバンク
（導入製品：マネーフォワードクラウド契約）

急成長中のクラフトバンクはなぜマネーフォワードクラウド契約を選んだのか？

※出典：急成長中のクラフトバンクはなぜマネーフォワードクラウド契約を選んだのか？ – 「マネーフォワードクラウド契約」導入事例

業種	企業規模
IT・情報通信	21名-50名

導入前の課題

新会社の設立とバックオフィス業務の同時投資には、業務兼務メンバーの負担増加という課題がありました。また、専任者不足やリモートワークの増加により、契約書の電子締結と管理が課題となりました。以前の契約サービスの選定でも、工事単価や印紙代に関する課題が浮上しました。

改善の施策

バックオフィスのデジタル化を推進し、契約業務の効率化を図るため、電子契約サービスの導入を決定しました。マネーフォワードクラウドのサービス間連携とコスト面の利点を評価し、選定しました。

導入後の効果

マネーフォワードクラウドの導入により、バックオフィスの課題が解決されました。承認者による押印の回数が減り、業務負担が軽減されました。印紙代や押印にかかる工数が削減され、製本作業や出社回数も減少しました。NDAや工事請負契約書の電子化が実現し、コストを気にせず利用できることも達成されました。

導入した製品：マネーフォワードクラウド契約

マネーフォワードクラウド契約の製品情報はこちら→https://digi-mado.jp/products/14190/

マネーフォワードクラウド契約の事例一覧はこちら→https://digi-mado.jp/case/?prd_id[]=14190

導入事例5：ニスコム株式会社
（導入製品：BtoBプラットフォーム契約書）

四半期ごとに更新する契約書を99％電子化。電子請求書も導入し、大幅に作業時間が削減できました。

※出典：導入事例｜ニスコム｜四半期更新の契約書を99％電子化し、締結までの時間を短縮- BtoBプラットフォーム契約書請求書

業種	企業規模
IT・情報通信	301名-1,000名

導入前の課題

BRM部では、労働者派遣法に基づく契約書の取り交わしや更新が頻繁に行われていました。これにより、大量の書類を印刷・製本し、上長の押印を得てから郵送する手間が発生していました。そのため、作業には多くの時間と労力が必要でした。また、上長が不在の場合は押印が遅れることもあり、作業の進捗に制約が生じるなど、ストレスも感じていました。さらに、返送された契約書のチェックや保管にも手間とスペースがかかり、効率的な業務運営が困難でした。

改善の施策

ペーパーレス化を推進する目的で、BRM部ではBtoBプラットフォームを導入することを決定しました。まず、契約書の電子化により、印刷や発送作業が不要になり、返送状況もリアルタイムに確認できるようになりました。さらに、労働者派遣個別契約書の電子契約により、承認フローもスムーズ化されました。また、請求書の受取機能も導入し、請求書の処理を効率化しました。契約書や請求書の電子化に加え、RPAとの連携により、作業の自動化も進められました。