契約リスクとは？具体的な種類と管理方法を分かりやすく徹底解説
最終更新日：2024/11/09
目次
契約リスクは、ビジネスにおいて無視できない重要な課題です。不適切な契約管理は、経済的損失や法的トラブル、更にはブランドイメージの低下に直結するリスクがあります。特に、契約内容の不備や契約書の管理不足は、企業の成長に深刻な影響を及ぼしかねません。
契約リスクを適切に管理するためには、次のような対策が有効です。
- リーガルチェックの徹底による契約内容の精査
- 契約書の更新タイミングやアクセス制限の管理
- 契約書管理システムの導入による業務の効率化
本記事では、契約リスクの具体的な種類とその影響、更にリスクを回避するための効果的な管理方法について詳しく解説します。契約リスクを適切にコントロールし、ビジネスの安定と成長を目指しましょう。
「契約書管理システム」の製品比較表
※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています
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- 製品名
- 料金プラン
- プラン名金額
- 無料トライアル
- 最低利用期間
- 基本的な機能
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- 質問機能
- 承認フロー設定
- 複数部署管理
- テンプレート管理
- 自動バージョン管理
- 契約書作成可
- 手書きの読み取り可
- スキャンデータの文字検索可
- 取引先の電子署名不要
- 一括作成・一括締結依頼
- マルチデバイス対応
- リスク検出
- 更新通知
- 英語対応
- 紙契約書データ化
- 他サービス連携
- 変更点検知
- 自社システム連携
- 担当者設定
- 代理作成機能
- AI自動管理
- サービス資料
- 無料ダウンロード
- ソフト種別
- 推奨環境
- サポート
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- DX Suite Lite 30,000円/月額 備考
- 無料枠18,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
- DX Suite Standard 100,000円/月額 備考
- 無料枠50,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート（2か月）
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート - DX Suite Pro 200,000円/月額 備考
- 無料枠200,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート（2か月）
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート
- 1か月
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談
- 利用料金 要相談
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談
- 料金 要相談
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- 利用料金 55,000円～/月額
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談
- 利用料金 要相談
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談
- 料金 要相談
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- なし
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談
- 料金 要相談
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- なし
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談
- 料金 要相談
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- なし
- 電話 / メール / チャット /
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- 料金 要相談
- 12か月～
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- 無料プラン 0円 備考
- 本格導入に向けて使いやすさを体感したい方におすすめのプランです。毎月の送信数は1通までで、アカウント数は1です。
- Lightプラン 4,980円/月額 備考
- 毎月の送信数が50通までの方におすすめのプランです。アカウント数は1です。
- Light Plusプラン 19,800円/月額 備考
- 文書の一括作成・送信ができ、送信数に上限がないプランです。アカウント数は6です。
- Pro/Pro Plusプラン 50,000円～/月額 備考
- ワークフローで内部統制もしっかりしたプランです。アカウント数は要相談です。
- 1年
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- プラン1 300円/締結1件 備考
- 当事者型【実印版】締結料です。3件/月まで無料です。別途、電子証明書発行料が発生します。
- プラン2 100円/送信1件 備考
- 立会人型・事業者署名型【認印版】送信料です。10件/月まで無料です。
- プラン3 10,000円/月額 備考
- PDFが添付された文書データ管理料です。左記は5,000件ごとの料金です。累計10件まで無料です。
- 最低利用期間の設定はありません
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談 備考
- スタンダードプランは300,000円、
MyQuickオンプレミスは600,000円かかります。 - スタータープラン 20,000円/月額 備考
- MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は10GB、設定可能IP数は5IP、利用可能データベース数は1です。 - スタンダードプラン 70,000円/月額 備考
- MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は50GB、設定可能IP数は20IP、利用可能データベース数は2です。 - プレミアムプラン 要相談 備考
- MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は8ユーザー、利用可能ディスク量は100GB、設定可能IP数は無制限、利用可能データベース数は5です。
- MyQuickオンプレミス 150,000円～/月額 備考
- MyQuickオンプレミス版です。
- 制限なし
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- クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談
- 料金 要相談
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談 備考
- 初回時に行う、契約書手動補正件数により異なります。
- ライセンス費用 要相談 備考
- 契約書の年間アップロード件数によって異なります。
- 1年
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談 備考
- プランによって変動いたします。
- Standard 100 要相談 備考
- アカウント数は100、年間契約数は300件までとなっております。
- Standard 300 要相談 備考
- アカウント数は300、年間契約数は600件までとなっております。
- Standard 500 要相談 備考
- アカウント数は500、年間契約数は900件までとなっております。
- Professional 要相談 備考
- アカウント数、年間契約数は要お見積りです。
- 1年
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- パーソナルミニ 800円/月額 備考
- 個人向けのプランです。
副業などで確定申告をする必要のある方におすすめです。 - パーソナル 980円/月額 備考
- 個人向けのプランです。
自営業、個人事業主として
確定申告をする必要のある方におすすめです。
1か月無料となっております。 - パーソナルプラス 2,980円/月額 備考
- 個人向けのプランです。
確定申告の操作が不安で
電話サポートを受けたい方におすすめです。 - 小規模事業者向け スモールビジネス 2,980円/月額 備考
- 法人向け(30名以下の方)のプランです。
部門管理が不要な企業や、請求業務の少ない小規模事業者向けプランです。 - 中小企業向け ビジネス 4,980円/月額 備考
- 法人向け(30名以下の方)のプランです。
バックオフィス業務全般を効率化したい、中小企業向けプランです。 - IPO準備・中堅〜上場企業向け 要相談 備考
- 法人向け(30名以下の方)のプランです。
別途ご案内いたします。 - 小規模〜中小企業向け 機能制限版 2,980円～/月額 備考
- 法人向け(31名以上の方)のプランです。
お得に電子契約に対応したプランです。 - IPO準備・中堅〜上場企業向け フル機能版 要相談 備考
- 法人向け(31名以上の方)のプランです。
書類の一元管理・システム連携に対応プランです。
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談
- フリープラン 0円 備考
- まずはお試しを希望される方向けのプランです。
- シルバープラン 10,000円～/月額 備考
- 電子契約機能のみでスタートしたい方向けのプランです。
- ゴールドプラン 30,000円～/月額 備考
- 電子契約機能だけでなく
保管機能を利用したい方向けのプランです。
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 料金 要お問い合せ 備考
- 詳細は別途お問い合わせください。
- 制限なし
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- クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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価格や製品機能など、見やすい一覧表から、気になる製品をまとめてチェック!
契約リスクとは？定義とリスク管理の重要性
契約リスクは、企業や個人が契約を締結する際に直面する様々なリスクを指します。これらのリスクは、契約の内容や相手方の信頼性、法的な問題など多岐にわたり、ビジネス活動に大きな影響を与える可能性があります。本セクションでは、契約リスクの定義と、その管理がなぜ重要なのかを詳しく見ていきましょう。
契約リスクの定義
契約リスクとは、企業や個人が契約を通じて発生する可能性のある損失やトラブルのことを指します。契約内容が不十分であったり、相手方が契約に違反したりすることで、経済的損失や法的トラブルが生じるリスクが高まります。また、契約そのものが無効とされる場合や、法令違反が発覚するケースもリスクの一部です。
契約リスクは、主に以下のような形で現れます。
- 契約内容の不備：契約書の記載が不完全であったり、曖昧な条項が含まれている場合、後々のトラブルに繋がる可能性が高まる。
- 契約相手の信用問題：契約相手の経営状態や信頼性が不確かである場合、契約違反や支払い遅延などのリスクが生じる。
- 法的リスク：契約が現行法に違反している場合や、法改正により契約が無効になるリスクがある。
こうしたリスクを適切に管理しないと、契約の履行が困難になり、最悪の場合、ビジネスが破綻することさえあります。
企業にとって契約は、単なる合意書ではなく、ビジネス活動の基盤です。契約内容が曖昧であったり、適切に管理されていないと、想定外のリスクに直面しやすくなります。そのため、契約リスクを明確に認識し、適切な対策を講じることが不可欠です。
契約リスクを管理することが重要な理由
契約リスクの管理は、企業の持続的な成長と安定に直結する重要な要素です。契約が適切に管理されていない場合、経済的な損失だけでなく、法的トラブルやブランドイメージの低下といった深刻な影響を及ぼす可能性があります。
まず、契約リスクを管理することで、経済的損失を最小限に抑えられるのです。たとえば、不利な条件で契約を締結してしまった場合、その後の取引において予想外のコストが発生し、収益が圧迫されるリスクがあります。こうしたリスクを未然に防ぐためにも、契約内容の詳細な確認や適切な交渉が不可欠です。
次に、法的なリスクも軽減できます。契約書が法的に適切であるかどうかを確認することは、後々の法的トラブルを回避するために重要です。契約内容が法に基づいていない場合、契約が無効となるリスクがあります。また、法改正に伴い、既存の契約が変更を余儀なくされるケースもあります。このようなリスクを管理することで、法的なトラブルから企業を守ることが可能です。
更に、ブランドイメージの保護も重要な理由の一つです。契約トラブルが外部に漏れたり、社会的に問題視されたりすることで、企業の評判が大きく損なわれるリスクがあります。企業の信用は、一度失われると回復が困難であるため、契約リスクを管理することはブランド価値の維持にも繋がります。
まとめると、契約リスクの管理は次の3点から重要であると言えるわけです。
- 経済的損失の回避
- 法的トラブルの予防
- ブランドイメージの保護
これらの要素を考慮し、適切に契約リスクを管理することが、企業の安定と成長に欠かせない戦略となります。
契約リスクがビジネスに与える大きな影響3つ
契約リスクは、ビジネスに多大な影響を与える可能性があり、その影響は無視できないほど深刻です。適切に管理されていない契約リスクは、経済的損失、法的トラブル、そしてブランドイメージの低下を引き起こす可能性があります。ここでは、ビジネスに与える3つの主な影響について詳しく説明します。
- 経済的損失が出る
- 法的トラブルのリスクがある
- ブランドイメージの低下に繋がる
1.経済的損失が出る
契約リスクが引き起こす最も直接的で即座に影響を受けるのが、経済的損失です。不適切な契約内容や相手方の契約違反により、企業は予想外の費用を負担する羽目になります。たとえば、契約内容が不明瞭であったり、不利な条件で締結された場合、後々の業務運営で追加コストが発生する可能性があります。
- 契約不履行による損失：相手方が契約内容を守らない場合、企業は損害賠償を請求するか、新たな取引相手を探す必要があり、時間とコストが無駄に消費される。
- 不適切な契約条件によるコスト：価格設定や納期などが不利な条件で締結された場合、予想外のコスト増加や収益減少に繋がる。
- 隠れたコストの発生：曖昧な条項や補償範囲が不明瞭な契約により、契約後に発生する予想外の負担が大きくなることがある。
これらのリスクが積み重なると、企業の経済的な安定性に大きな打撃を与えかねません。特に中小企業では、こうした損失が事業全体の存続に関わることが多いため、契約リスクを軽視することはできません。
2.法的トラブルのリスクがある
契約リスクは、法的トラブルを引き起こす大きな原因となります。契約内容が不適切だったり、法的に有効でない場合、後々の法的紛争に発展する可能性があります。特に、契約書が法律に準拠していない場合や、法改正により既存の契約が無効になるケースは要注意です。
法的トラブルの具体例としては以下のようなものがあります。
- 契約の無効化：契約内容が現行法に反している場合、裁判所によって契約が無効とされ、取引そのものが無効になる可能性がある。
- 損害賠償請求：契約違反や不履行により、相手方から損害賠償を請求されるリスクがある。
- 長期的な法的紛争：契約トラブルが解決しない場合、裁判や調停など、長期にわたる法的対応が必要となり、企業のリソースが大幅に消耗される。
このような法的トラブルに発展すると、企業の信用や財務状況に深刻な影響を与えるだけでなく、ビジネス全体の方向性を左右することさえあります。したがって、契約リスクを事前に管理し、法的トラブルを未然に防ぐことが重要です。
3.ブランドイメージの低下に繋がる
契約トラブルは、企業のブランドイメージにも大きな打撃を与えるリスクがあります。特に、外部に知られる形でトラブルが表面化した場合、企業の信用は大きく損なわれ、長期的な影響を及ぼすことが考えられます。
企業にとってブランドイメージは重要な資産です。顧客や取引先からの信頼が失われると、以下のような結果が生じます。
- 取引先からの信頼低下：契約リスクによりトラブルが発生すると、既存の取引先や新規顧客が離れていく原因となる。
- 世間からの批判：大きな契約トラブルが報道されると、世間からの評判が下がり、消費者の支持を失うリスクがある。
- 長期的な売上減少：ブランドイメージが悪化すると、長期的に売上や収益に悪影響を及ぼす可能性が高まる。
これらのリスクは、一度発生すると短期間で修復することが難しいため、契約リスクの管理はブランド価値を守るためにも極めて重要です。信頼を維持するために、契約リスクを適切にコントロールし、未然にトラブルを防ぐことが求められます。
続いては、主な契約リスクの種類について詳しく見ていきます。
主な契約リスクの種類8つ
契約リスクは多岐にわたり、企業や個人に様々な影響を与える可能性があります。ここでは、ビジネスにおける契約リスクの主な8つの種類を説明し、それぞれのリスクがどのように発生するのか、そしてそれに対する適切な管理方法について考察します。
- 不利な条件や内容不備など内容に関するリスク
- 紛失・情報漏洩や業務効率低下など管理上のリスク
- リーガルチェックや電子契約など契約締結時のリスク
- 有効性の疑義や不可抗力のリスクなど有効性のリスク
- 相手方や契約違反などパートナーシップに関するリスク
- 法令違反や規制変化などの法的リスク
- 支払い遅延・未払いなど財務上のリスク
- 情報セキュリティやサイバー攻撃などのセキュリティリスク
1.不利な条件や内容不備など内容に関するリスク
契約内容に関するリスクは、契約そのものの構成や条件に関連しています。契約書が不明確であったり、重要な条項が欠けていたりする場合、後々のトラブルや法的な問題を引き起こす原因となります。特に、曖昧な表現や具体的な行動基準が明示されていない契約は、解釈の相違を招きやすく、相手方との争いに発展することが少なくありません。
主なリスク要因としては以下が挙げられます。
- 曖昧な条項や条件の記載：解釈が分かれる表現が含まれている場合、双方の理解に食い違いが生じ、トラブルに発展しやすい。
- 必要な条項の欠落：契約に不可欠な内容（納期や価格設定など）が含まれていない場合、契約履行が困難になる。
- 不利な条件の承諾：急いで契約を結んでしまい、不利な条件を受け入れることがあり、後の業務運営に大きな負担をかける。
このリスクを防ぐためには、契約書の内容を十分に精査し、専門家によるリーガルチェックを行うことが重要です。
2.紛失・情報漏洩や業務効率低下など管理上のリスク
契約書の管理に関するリスクは、物理的・デジタル的な管理不備から発生します。契約書を適切に保管していなかったり、アクセス制限が甘かったりすると、契約内容が紛失したり、情報が外部に漏洩する危険性が高まります。これにより、ビジネスの信頼性が損なわれるだけでなく、法的な責任も問われる可能性があるのです。
管理上のリスクは以下のような形で現れます。
- 紛失リスク：紙ベースの契約書を適切に保管しない場合、重要な文書が紛失する可能性がある。
- 情報漏洩リスク：契約書にアクセスできる人物が多いと、機密情報が漏洩するリスクが高まる。
- 業務効率の低下：契約書がどこに保管されているかが不明確な場合、必要な書類を探すのに時間がかかり、業務効率が低下する。
契約書管理システムを導入し、契約書へのアクセスを厳密に制限することで、これらのリスクを効果的に軽減できます。
3.リーガルチェックや電子契約など契約締結時のリスク
契約締結時には、多くのリスクが潜んでいます。特に、法的な要件を満たしていない契約書を使用した場合、後々の紛争や法的無効化のリスクが高まります。電子契約の利用も増えていますが、その際に適切な認証やセキュリティ対策が行われていないと、契約が無効となったり、不正なアクセスが発生するリスクが伴ってしまうわけです。
締結時のリスクには次の要素が含まれます。
- 法的要件を満たしていない契約書：現行法に準拠していない契約書は、後に無効とされるリスクがある。
- 電子契約のセキュリティリスク：適切な暗号化や認証が行われていない場合、第三者による不正アクセスのリスクがある。
- 契約交渉の不備：締結前の交渉が十分でない場合、不利な条件を見過ごす可能性がある。
このようなリスクを回避するためには、契約締結前に十分なリーガルチェックを実施し、電子契約においても強固なセキュリティ対策を講じることが求められます。
4.有効性の疑義や不可抗力のリスクなど有効性のリスク
契約の有効性に関するリスクも重要です。特に、契約が法的に有効でない場合や、不可抗力条項に関連するトラブルが発生した場合、契約を履行できなくなるリスクがあります。これは、自然災害や社会的変動など、企業の制御外にある要因によって契約が無効化されるケースも含まれます。
有効性のリスクは以下の通りです。
- 法的無効化：契約内容が法的に無効とされるリスクがある。
- 不可抗力条項の不備：自然災害や予期しない事態に対する条項が不明確である場合、契約履行が不可能になるリスクがある。
- 契約更新の不備：期限が設定されている契約を適切に更新しないと、契約が無効になる可能性がある。
このリスクを避けるためには、契約の有効性を常に確認し、不可抗力条項などを明確に定めておくことが重要です。
5.相手方や契約違反などパートナーシップに関するリスク
契約リスクの中でも、相手方との関係に起因するリスクは非常に重要です。相手方が契約を履行しない、または経営状態が悪化して契約の履行が困難になる場合、ビジネスに重大な影響を与える可能性があります。契約相手の信頼性や財務状況を事前に確認しておくことが、このリスクを軽減するための鍵です。
パートナーシップに関するリスクは次のような形で発生します。
- 契約違反リスク：相手方が契約に基づく義務を果たさない場合、企業に損害が発生するリスクが高まる。
- 経営破綻リスク：契約相手が破産や倒産に追い込まれると、契約の履行が不可能になる。
- 相手方の信頼性問題：取引相手の信頼性が不確かである場合、契約が履行されないリスクが高まる。
事前に相手方の信用調査を行い、契約履行能力を確認することで、こうしたリスクを回避することが可能です。
6.法令違反や規制変化などの法的リスク
契約リスクの一つに、法令違反や規制の変化による法的リスクがあります。契約書が現行の法律に準拠していない場合や、法改正によって契約内容が違法とされる場合、契約が無効化されたり、法的トラブルに発展する可能性があります。このリスクは、特に国際取引や規制が厳しい業界において、頻繁に発生するでしょう。
法的リスクは以下のように発生します。
- 法改正による影響：契約締結時点では合法だった内容が、後の法改正により違法となり、契約を履行できなくなるリスクがある。
- 国際取引におけるリスク：海外取引において、取引先国の法令や規制に違反するリスクがあり、契約が無効化されることがある。
- コンプライアンス違反：契約内容が現行の法律や業界規制に違反している場合、罰則や法的措置が取られるリスクが高まる。
このリスクを軽減するためには、契約を締結する前に、専門の法務担当者や弁護士によるリーガルチェックを徹底することが重要です。また、法改正が行われた場合には、契約書の内容を定期的に見直し、必要に応じて修正や更新を行う体制を整えておくことも不可欠です。
7.支払い遅延・未払いなど財務上のリスク
財務上のリスクは、契約に関連する経済的な取引が予定通りに行われない場合に発生します。特に、支払い遅延や未払いといった問題は、企業のキャッシュフローに直結するため、深刻な影響をもたらすことがあります。支払いに関する条件が明確でない契約書や、相手方の財務状況を十分に確認していない場合、これらのリスクは高まるのです。
財務上のリスクには次のようなものがあります。
- 支払い遅延：契約相手が期日通りに支払いを行わず、企業の資金繰りが悪化するリスクがある。
- 未払い：契約相手が支払い義務を果たさない場合、経済的損失が発生する可能性が高い。
- 相手方の財務状況の悪化：取引相手が経済的に不安定な状況に陥った場合、契約履行が困難になるリスクがある。
このようなリスクを防ぐためには、契約を締結する際に、支払い条件を明確に定めることが重要です。また、相手方の財務状況を定期的に確認し、リスクが高まる兆候が見られた場合には、契約内容を見直したり、担保や保証を求めることも有効です。
8.情報セキュリティやサイバー攻撃などのセキュリティリスク
現代のビジネスにおいて、情報セキュリティやサイバー攻撃に関連するリスクは、契約リスクの中でも特に重要です。デジタル化が進む中で、契約書や取引に関連する情報がサイバー攻撃の標的となるケースが増加しています。これにより、機密情報が流出したり、不正アクセスによって契約が改ざんされるリスクが存在します。
セキュリティリスクの要素は以下の通りです。
- 情報漏洩のリスク：契約書に含まれる機密情報が外部に漏洩することで、企業の信頼が損なわれる。
- サイバー攻撃によるデータ改ざん：不正アクセスにより、契約書が改ざんされるリスクがあり、取引に大きな混乱を招く。
- バックアップ体制の不備：契約書のデータが適切にバックアップされていない場合、データの消失によるリスクが発生する。
このリスクを軽減するためには、契約書の管理を厳格に行い、強固な情報セキュリティ対策を導入することが重要です。加えて、定期的にセキュリティチェックを行い、リスクがないかどうかを確認することが不可欠です。これにより、未然にサイバーリスクを防ぎ、ビジネスの安全性を確保することが可能となります。
ここまで、主な契約リスクの種類について説明しました。次のセクションでは、これらのリスクをどのように管理すべきか、具体的な方法について解説します。
契約リスクの具体的な管理方法
契約リスクを適切に管理することは、企業がビジネス上のトラブルを避け、持続的な成長を遂げるために欠かせない重要な要素です。ここでは、契約リスクを管理するための具体的な方法について、いくつかの重要な手法を説明します。
- リーガルチェックを行う
- 契約サイクル/更新のタイミングを管理する
- 契約書にアクセスできる人を制限する
- 契約書管理システムを活用する
1.リーガルチェックを行う
契約リスクを未然に防ぐために最も効果的な方法の一つが、リーガルチェックです。契約書に記載された条項が法的に有効であり、企業にとって不利な条件が含まれていないかを専門家が確認します。これにより、法的なトラブルや予期せぬ損害を防ぐことが可能です。
リーガルチェックを行う際に確認すべき主なポイントは以下の通りです。
- 法的な有効性の確認：契約書が現行法に準拠しているか、違法な内容が含まれていないかを確認する。
- 曖昧な表現の排除：契約条項が曖昧であったり、解釈が分かれる可能性がある表現を避ける。
- 企業に不利な条件の削除：契約相手に有利すぎる条項や、企業に過剰な負担がかかる内容を削除する。
リーガルチェックは弁護士や法務専門家によって行われるのが一般的です。外部の専門家に依頼する場合でも、社内での基本的な確認作業を怠らないことが重要です。こうした事前のチェックが、企業の安全性を確保し、後々のリスクを最小限に抑えます。
2.契約サイクル/更新のタイミングを管理する
契約には通常、開始日と終了日が明記されており、更新や解約のタイミングを逃すと不利な条件が継続されるリスクが生じます。そのため、契約サイクルや更新のタイミングを適切に管理することが重要です。特に長期契約の場合、契約終了の時期を見逃すと、不要なコストや義務が発生することがあります。
契約管理で注意すべき点は以下の通りです。
- 更新期限の通知：契約の更新時期が近づいた際に自動で通知が届く仕組みを導入し、更新作業を確実に行う。
- 定期的な見直し：長期契約であっても、定期的に契約内容を確認し、条件が企業にとって適切かどうかを評価する。
- 終了期限の確認：契約終了後に発生する義務（支払い、引き渡しなど）についても、終了時点での対応が適切かどうか確認する。
このように、契約のライフサイクル全体を管理することで、不測のリスクを回避し、ビジネスの安定性を高めることが可能です。
3.契約書にアクセスできる人を制限する
契約書は企業の重要な資産であり、機密情報が多数含まれているため、アクセスを制限することが契約リスクの管理において重要です。契約書にアクセスできる人物を厳密に管理し、不正なアクセスや情報漏洩を防ぐことが求められます。
アクセス制限の管理方法は以下の通りです。
- 権限管理の徹底：契約書にアクセスできるのは、必要な権限を持つ従業員に限定し、その他の従業員は閲覧できないようにする。
- 閲覧履歴の記録：誰がいつ契約書を閲覧したかを記録し、不正な行動がないかを監視する。
- 機密保持契約（NDA）の導入：契約書にアクセスする従業員や外部関係者には、機密保持契約を結び、情報漏洩リスクを最小限に抑える。
適切なアクセス制限を行うことで、契約書の安全性を確保し、ビジネスにおけるセキュリティリスクを大幅に軽減できます。
4.契約書管理システムを活用する
デジタル時代のビジネスにおいて、契約書を物理的に管理するのではなく、専用の契約書管理システムを利用することが効果的です。契約書管理システムは、契約書の作成、保管、検索、共有を一元管理し、契約リスクを大幅に低減するための重要なツールとなります。
契約書管理システムの導入により得られる主なメリットは次の通りです。
- 迅速な検索：必要な契約書をすぐに検索でき、業務効率が向上する。
- 自動更新通知：契約の更新期限が近づくと自動で通知が届き、更新漏れを防ぐ。
- セキュリティ強化：アクセス権限の管理や、データの暗号化により、契約書の安全性が高まる。
これにより、契約書の管理が効率化されるだけでなく、契約リスクも最小限に抑えることが可能です。導入にはコストがかかるものの、長期的なビジネス運営において大きな利点が得られます。
ここまで契約リスクの管理方法について解説しました。次のセクションでは、契約書管理システムの導入が具体的にどのようなメリットをもたらすのかを説明します。
契約書管理システムの導入による契約リスクへのメリット
契約リスクを効果的に管理するために、契約書管理システムの導入が注目されています。これにより、業務の効率化やリスク管理の強化が実現できます。以下では、契約書管理システムを導入することの具体的なメリットを見ていきましょう。
契約書管理システムの機能や導入メリット、選定ポイントを詳しく解説した記事はこちら
- 効率的にリーガルチェックが行える
- リスクを早期発見・一元管理ができる
- 契約プロセスの自動化で業務効率が上がる
- 情報漏洩や紛失のリスクが軽減する
- 社内外のコミュニケーションが向上する
- ビジネスの柔軟性と拡張性が向上する
1.効率的にリーガルチェックが行える
契約書管理システムを導入することで、契約のリーガルチェックが効率的に行えるようになります。従来の紙ベースの契約書管理では、契約書を探し出したり、複数の契約書を照合したりする作業が煩雑で、チェックに時間がかかることが多くあります。しかし、契約書管理システムを使えば、デジタルデータとして契約書を一元管理できるため、検索や比較が迅速に行えるのです。
具体的には以下のメリットがあります。
- 迅速な検索：契約書の内容を簡単に検索でき、特定の条項や条件の確認が迅速に行える。
- 条項の比較：過去の契約書と比較し、リスクが潜む不利な条件が含まれていないかチェックしやすくなる。
- 更新履歴の確認：契約内容の変更履歴がシステム上で確認でき、どのタイミングでどのような修正が行われたかを即座に把握できる。
このように、契約書管理システムの活用により、リーガルチェックの精度が向上し、業務効率が大幅に改善します。
2.リスクを早期発見・一元管理ができる
契約書管理システムを利用することで、リスクの早期発見と一元管理が可能になります。システム上で契約書を一括して管理することにより、企業全体の契約リスクを把握しやすくなり、問題が発生する前に対応を取れます。
具体的なメリットは以下の通りです。
- リスクアラート機能：システムが契約の期限や重要な条項を自動でチェックし、リスクがある場合にはアラートで通知してくれる。
- 契約リスクの可視化：複数の契約を一元管理することで、どの契約がリスクを抱えているのか、どの相手先との契約が問題となり得るのかを可視化できる。
- 定期的なリスク評価：システムが定期的にリスク評価を行い、最新のリスク状況を確認できるため、リスクに迅速に対応できる。
これにより、リスクが顕在化する前に必要な対策を講じることができ、企業の契約リスクを大幅に軽減することが期待されます。
3.契約プロセスの自動化で業務効率が上がる
契約書管理システムは、契約プロセスの自動化を実現し、業務効率を大幅に向上させます。従来の手作業による契約書の作成や修正、管理は時間と手間がかかるため、業務全体のスピードを低下させる要因となっていました。しかし、契約書管理システムを導入することで、多くの作業が自動化され、業務が効率化されます。
主なメリットは以下の通りです。
- 契約書の自動生成：定型的な契約書であれば、システムが自動で作成し、ミスを減らせる。
- ワークフローの自動化：契約書の作成から承認、管理までのプロセスが一連のワークフローとして自動で処理される。
- 承認フローの効率化：関係者による承認プロセスもシステムで一元管理され、承認の遅延を防ぐことが可能。
これにより、契約関連の業務がスムーズに進行し、業務全体の生産性が向上します。
4.情報漏洩や紛失のリスクが軽減する
契約書管理システムの導入によって、契約書の紛失や情報漏洩のリスクが大幅に軽減されます。紙ベースの契約書は物理的な紛失や盗難のリスクが高く、更に管理場所やアクセス権限の管理が難しいことが課題となっていました。デジタル化された契約書管理システムを導入することで、これらのリスクを最小限に抑えることが可能です。
具体的には以下の利点があります。
- アクセス制御：誰が契約書にアクセスできるかを厳密に管理し、不正なアクセスを防止する。
- バックアップ体制：システムに保存された契約書は定期的にバックアップが取られ、万が一のデータ消失にも対応可能。
- 暗号化：契約書データは暗号化され、外部からの不正アクセスによる情報漏洩のリスクを軽減する。
このように、契約書管理システムを導入することで、企業の重要な契約情報を安全に保護し、リスクを低減することが可能となります。
5.社内外のコミュニケーションが向上する
契約書管理システムを導入すると、契約に関わる社内外のコミュニケーションがスムーズに進むようになります。従来の契約プロセスでは、紙の契約書を回覧したり、メールでやり取りをすることで、確認や承認に時間がかかっていました。しかし、システムを利用すれば、オンライン上で契約書を共有・確認できるため、迅速なコミュニケーションが可能です。
具体的なメリットは次の通りです。
- リアルタイムな共有：契約書がシステム上で共有され、関係者全員が最新のバージョンを同時に確認できる。
- 承認プロセスの効率化：システム内で承認フローが完了し、メールや紙のやり取りを大幅に減らせる。
- 透明性の向上：誰がどの段階で契約に関わったかが明確になり、責任の所在がはっきりする。
これにより、契約に関する意思決定が迅速に行われ、ビジネスプロセス全体の効率が向上します。
6.ビジネスの柔軟性と拡張性が向上する
契約書管理システムの導入は、ビジネスの柔軟性と拡張性の向上にも貢献します。特に、急成長する企業や複数の取引先と同時に契約を進行している場合には、契約書の管理が複雑化し、手作業では対応しきれない場面が多く発生します。こうした状況において、契約書管理システムは効果的なソリューションを提供するのです。
ビジネスの柔軟性と拡張性が向上する理由は次の通りです。
- 複数の契約を効率的に管理：成長企業や多国籍企業は、多くの取引先との契約を同時に進行させる必要がある。システムを利用すれば、膨大な契約を一元管理し、迅速に対応できる。
- 国際契約にも対応可能：国際取引が増える中で、各国の法令や規制に対応する必要がある。契約書管理システムは、こうした法的要件に応じたテンプレート管理や、複数言語の契約書の管理をサポートする。
- 契約プロセスのスケーラビリティ：業務量が急増しても、システムの自動化によって業務負荷が大きくならないため、リソースを柔軟に活用できる。
このように、契約書管理システムを導入することで、企業の成長に伴う複雑な契約管理が効率化され、ビジネスの柔軟性と拡張性が向上します。これにより、成長のスピードを維持しながら、契約リスクを適切に管理することが可能となります。
「契約書管理システム」の製品比較表
※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています
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- 製品名
- 料金プラン
- プラン名金額
- 無料トライアル
- 最低利用期間
- 基本的な機能
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- 質問機能
- 承認フロー設定
- 複数部署管理
- テンプレート管理
- 自動バージョン管理
- 契約書作成可
- 手書きの読み取り可
- スキャンデータの文字検索可
- 取引先の電子署名不要
- 一括作成・一括締結依頼
- マルチデバイス対応
- リスク検出
- 更新通知
- 英語対応
- 紙契約書データ化
- 他サービス連携
- 変更点検知
- 自社システム連携
- 担当者設定
- 代理作成機能
- AI自動管理
- サービス資料
- 無料ダウンロード
- ソフト種別
- 推奨環境
- サポート
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- DX Suite Lite 30,000円/月額 備考
- 無料枠18,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
- DX Suite Standard 100,000円/月額 備考
- 無料枠50,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート（2か月）
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート - DX Suite Pro 200,000円/月額 備考
- 無料枠200,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート（2か月）
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート
- 1か月
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談
- 利用料金 要相談
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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-
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- 初期費用 要相談
- 料金 要相談
- 制限なし
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-
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- 利用料金 55,000円～/月額
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 要相談
- 利用料金 要相談
- 制限なし
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-
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
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- 初期費用 要相談
- 料金 要相談
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- なし
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談
- 料金 要相談
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- なし
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談
- 料金 要相談
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- なし
- 電話 / メール / チャット /
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- 料金 要相談
- 12か月～
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- 無料プラン 0円 備考
- 本格導入に向けて使いやすさを体感したい方におすすめのプランです。毎月の送信数は1通までで、アカウント数は1です。
- Lightプラン 4,980円/月額 備考
- 毎月の送信数が50通までの方におすすめのプランです。アカウント数は1です。
- Light Plusプラン 19,800円/月額 備考
- 文書の一括作成・送信ができ、送信数に上限がないプランです。アカウント数は6です。
- Pro/Pro Plusプラン 50,000円～/月額 備考
- ワークフローで内部統制もしっかりしたプランです。アカウント数は要相談です。
- 1年
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- プラン1 300円/締結1件 備考
- 当事者型【実印版】締結料です。3件/月まで無料です。別途、電子証明書発行料が発生します。
- プラン2 100円/送信1件 備考
- 立会人型・事業者署名型【認印版】送信料です。10件/月まで無料です。
- プラン3 10,000円/月額 備考
- PDFが添付された文書データ管理料です。左記は5,000件ごとの料金です。累計10件まで無料です。
- 最低利用期間の設定はありません
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談 備考
- スタンダードプランは300,000円、
MyQuickオンプレミスは600,000円かかります。 - スタータープラン 20,000円/月額 備考
- MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は10GB、設定可能IP数は5IP、利用可能データベース数は1です。 - スタンダードプラン 70,000円/月額 備考
- MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は50GB、設定可能IP数は20IP、利用可能データベース数は2です。 - プレミアムプラン 要相談 備考
- MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は8ユーザー、利用可能ディスク量は100GB、設定可能IP数は無制限、利用可能データベース数は5です。
- MyQuickオンプレミス 150,000円～/月額 備考
- MyQuickオンプレミス版です。
- 制限なし
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- クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談
- 料金 要相談
- 制限なし
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-
-
- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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-
-
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- 初期費用 要相談 備考
- 初回時に行う、契約書手動補正件数により異なります。
- ライセンス費用 要相談 備考
- 契約書の年間アップロード件数によって異なります。
- 1年
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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-
-
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- 初期費用 要相談 備考
- プランによって変動いたします。
- Standard 100 要相談 備考
- アカウント数は100、年間契約数は300件までとなっております。
- Standard 300 要相談 備考
- アカウント数は300、年間契約数は600件までとなっております。
- Standard 500 要相談 備考
- アカウント数は500、年間契約数は900件までとなっております。
- Professional 要相談 備考
- アカウント数、年間契約数は要お見積りです。
- 1年
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- パーソナルミニ 800円/月額 備考
- 個人向けのプランです。
副業などで確定申告をする必要のある方におすすめです。 - パーソナル 980円/月額 備考
- 個人向けのプランです。
自営業、個人事業主として
確定申告をする必要のある方におすすめです。
1か月無料となっております。 - パーソナルプラス 2,980円/月額 備考
- 個人向けのプランです。
確定申告の操作が不安で
電話サポートを受けたい方におすすめです。 - 小規模事業者向け スモールビジネス 2,980円/月額 備考
- 法人向け(30名以下の方)のプランです。
部門管理が不要な企業や、請求業務の少ない小規模事業者向けプランです。 - 中小企業向け ビジネス 4,980円/月額 備考
- 法人向け(30名以下の方)のプランです。
バックオフィス業務全般を効率化したい、中小企業向けプランです。 - IPO準備・中堅〜上場企業向け 要相談 備考
- 法人向け(30名以下の方)のプランです。
別途ご案内いたします。 - 小規模〜中小企業向け 機能制限版 2,980円～/月額 備考
- 法人向け(31名以上の方)のプランです。
お得に電子契約に対応したプランです。 - IPO準備・中堅〜上場企業向け フル機能版 要相談 備考
- 法人向け(31名以上の方)のプランです。
書類の一元管理・システム連携に対応プランです。
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談
- フリープラン 0円 備考
- まずはお試しを希望される方向けのプランです。
- シルバープラン 10,000円～/月額 備考
- 電子契約機能のみでスタートしたい方向けのプランです。
- ゴールドプラン 30,000円～/月額 備考
- 電子契約機能だけでなく
保管機能を利用したい方向けのプランです。
- 制限なし
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-
-
- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 料金 要お問い合せ 備考
- 詳細は別途お問い合わせください。
- 制限なし
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-
-
- クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
-
価格や製品機能など、見やすい一覧表から、気になる製品をまとめてチェック!
おすすめの契約書管理システム4選
本章ではデジタル化のプロであるデジ窓が厳選したおすすめの契約書管理システム4選を紹介します。
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株式会社Hubble（ハブル）のHubbleは、契約書の作成から管理までを行える契約書管理クラウドです。さまざまなコミュニケーションツールや電子締結サービスとも連携しながら、バージョン管理、差分チェックなどの契約業務を効率化できます。契約書締結までの共同作業を、飛躍的にスピードアップさせます。締結後の期限管理や検索機能も充実していて、契約データベースとしても活躍。契約に関わる業務を一本化し、あなたの仕事を強力にサポートします。
サポート メール トライアル 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし
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文書管理システム AI OCR 契約書管理システム株式会社オプティムのOPTIM Contractは、AIを活用した契約書管理サービスです。契約書データのアップロードでAIが契約書のタイトル・企業名・契約締結日・契約終了日を取得し、契約書一通ごとの情報を管理します。フリーワード・タグ・全文での検索など柔軟な検索機能を持ち、契約更新も自動でリマインドされるなど契約管理に必要な要素が詰まっています。また、権限の与えられた契約書にのみアクセスが許可され、役割に応じた権限管理が可能です。
サポート 電話 メール トライアル 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし
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AI inside 株式会社のDX Suiteは、これまで手入力で行っていた帳票のデジタル化を効率的に実現し、企業の課題解決に貢献するAI-OCRサービスです。あらゆる書類を高精度でデジタルデータ化できます。読み取りは日本語、英語に加え多数の言語をカバーします。コマかな設定作業は不要で、種類の違う帳票をまとめて読取りできるので、大幅な時間削減につながります。まとめてアップロードした書類の自動仕分け機能と連携することで、数百種類の帳票を瞬時に仕分けることが可能です。
サポート 電話 メール トライアル 有り 最低利用期間 1か月
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インフォコム株式会社のMyQuickは、文書管理、文書共有、文書検索など幅広い範囲をサポートする文書管理システムです。文書ファイルの保管だけではなく、文書の属性項目を定義した文書データベースを作成できるので検索しやすい仕組みになっています。電子契約サービスとの連携で、情報資産の共有も可能です。また、閲覧権限、登録権限などから組み合わせて操作権限を細かく設定できるため、組織構造を反映したグループ管理や、文書のアクセス制御が可能です。
サポート 電話 メール トライアル 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし
まとめ
契約リスクは、企業の成長や安定に大きな影響を与える重要な課題です。適切に管理されていない契約は、経済的損失や法的トラブル、ブランドイメージの低下に繋がるリスクがあります。本記事では、契約リスクの定義やその影響、具体的な管理方法について解説しました。ここで、押さえておくべきポイントを振り返ります。
主なポイントは以下の通りです。
- リーガルチェックの重要性：契約書の法的有効性を確認し、不利な条件が含まれていないかを精査することが、契約トラブルの予防に不可欠である。
- 契約サイクルの管理：契約の更新や終了のタイミングを見逃さないように管理することで、不要なリスクやコストを回避できる。
- アクセス制限によるセキュリティ強化：契約書のアクセス権限を厳しく管理し、情報漏洩や紛失のリスクを最小限に抑える。
また、契約書管理システムの導入により、次のようなメリットが得られます。
- 効率的なリーガルチェックやリスク管理の自動化
- 情報漏洩や紛失のリスク軽減
- 取引先との信頼関係の向上
契約リスクを効果的に管理するためには、これらの対策を講じることが不可欠です。リスクを抑え、ビジネスの効率化と成長を実現するために、適切な契約管理が必要であると言えます。
目次
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