雑務と雑用の違いは？雑務の効率化で業績アップを目指そう！

雑務と雑用の違いとは？日常では同じものとして使われていますが、本当に同じ意味なのでしょうか。しっかり違いを説明します。また、少子高齢化などによる人手不足によって社内の雑務に追われ、本来の業務に時間をかけることができなくなっている方もいるかと思います。そんな方向けに雑務を効率化する方法や、雑務自動化ツールを実際に導入し、２１時までかかっていた残業時間が０になった企業の紹介や、おすすめのツールの紹介を行っています！人手不足を解消したい、業務をIT化して業績を上げたいと考えている方は必見です！！

雑務とは？雑用との違いは？

雑務とは

「雑務」は、通常、組織や個人において日常的に行われるあまり重要でなく、ルーチン性の高い仕事や業務を指します。例えば、書類の整理、メールの返信などが挙げられます。これらは必要な作業であることは間違いありませんが、重要度が低く、優先度があまり高くない業務です。

雑用とは

一方、「雑用」は幅広い概念で、あらゆる日常的な作業や仕事を指します。これには家庭内の料理、洗濯といった家事やオフィスでの清掃なども含まれます。「雑用」は、一般的に雑多な仕事全般を指すため、雑務よりも広範囲です。

雑務と雑用の違い

「雑務」と「雑用」それぞれの定義がわかりましたか？「雑務」は組織や個人における特定のルーチン作業を指していて、「雑用」はその範囲がより広く日常の様々な小さい作業を含みます。したがって２つは似ていますが、雑用のほうがより広範囲のものを指しているという違いがあり、雑務は会社の業務を指すことが多いです。

雑務を効率化する方法

「雑務」と「雑用」の違いが分かったところで、ここからは雑務を効率化して他の作業に時間をかけたい方や、雑務に追われて残業時間が伸びてしまっている状況を改善したい方向けに、雑務を効率化する方法について紹介していきます。

• 雑務をマニュアル業務化する
• 雑務を外注する
• 自動化ツールの導入

雑務をマニュアル業務化する

雑務はコア業務と異なり特定の知識や技能を必要としません。しかし、雑務はルーチン作業であることが多く、多くの時間を要します。そのため雑務の内容をマニュアル化することにより、状況が改善する可能性があります。マニュアル化することにより、新入社員はもちろん既存の社員も確認できるため、時間を短縮することができます。

例えば書類の整理をマニュアル化する場合

1. 書類の分類方法 : 書類をどのようなカテゴリで分けるのか、各カテゴリの定義や基準を明確にします。
2. ファイリングの手順 : 書類をどのように整理してファイルに収納するか、手順を具体的に記載します。
3. ファインリングシステムの使用方法 : ファインリングキャビネットやデジタルファイリングシステムの使用方法を説明します。
4. 保管場所の管理 : 書類に保管所をどこに保存するのかラベリングや整理の方法を記載します。

このように各段階の方法をそれぞれ明確にマニュアル化することにより、従業員は一貫性のある作業が可能になります。

雑務を外注する

次に雑務の外注について紹介します。マニュアル化することも非常に大切ですが、そもそも業務に人材を割くことが難しい企業においては外注するか、自動化ツールの導入を検討するべきです。後に紹介する自動化ツールよりも外注は専門性が優れています。外注業者はその業務において高い専門性を有しており、自社の社員が担当するよりも効率よく進めることができます。そのため、自動化ツールでは対応できないような専門性の高い業務や複雑な判断が必要な業務においては外注がおすすめです。

しかし、外部の業者に情報を渡す必要があるため、適切な情報セキュリティ対策を講じる必要があります。外注先の選定については信頼性や実績、サービスの品質をしっかり吟味する必要があります。

自動化ツールの導入

次に雑務の自動化ツールの導入について紹介します。雑務は定型業務であることが多く、比較的単純であるため、自動化が適しています。データ入力といった単純ではあるが多くの時間を要する業務の時間を自動化することにより、本来の業務であるコア業務に時間をかけることができます。レポートの作成や分析、メールやドキュメントの整理、カレンダー管理と予定調整といった業務も自動化することによって時間を節約することができます。もしかしたら、あなたの残業時間も減らせるかもしれません。

雑務自動化のメリット３選

ここまで雑務を効率化するにはどうすべきか紹介してきました。ここからは雑務を効率化することができる自動化ツールの導入する際のメリット、デメリットについて紹介していきます。

1. コア業務に専念できるように
2. 業務の効率化
3. ヒューマンエラーの防止

①コア業務に専念できるように

雑務を自動化することにより、時間を節約し、従業員の労力をコア業務に専念させることができます。手動で行ってきた作業に費やしてきたエネルギーをコア業務に充てることにって組織の成長と発展につながり、業績向上が期待できます。

②業務の効率化

従来、社員に任せていた雑務を自動化ツールを導入することにより、雑務の効率化と社員の負担の軽減が期待できます。また、雑務の時間短縮だけではなく、もともと、雑務に充てていた時間を別の業務に充てることができるため、社員にとってより良い環境を作ることができます。

③ヒューマンエラーの防止

人間はどうしてもミスをしてしまう生き物です。雑務という定型作業が多くなる業務においては集中力が低下してしまい、ミスにつながりやすいです。しかし、自動化ツールに任せることによって、従来発生していたヒューマンエラーを無くし、より、短い時間で正確に業務をできます。

雑務自動化のデメリット３選

自動化ツールの導入のメリットを説明しましたが、導入することによる業務効率化などのメリットがある一方、導入することによるデメリットも存在します。導入する上で必ず確認する必要があります。

1. 導入コスト
2. 自動化した業務に対応できる人の減少
3. ツールに不具合が起きる可能性

①導入コスト

自動化ツールは便利である反面、導入コストが多くかかる場合があります。無料で使えるものから、導入に1000万円以上かかってしまうものもあります。ツール導入によるコスト削減を図ろうとしたら、業務は効率化したが、人件費よりも結果としてコストが高くなるケースもあります。そのため、導入する際は自動化ツール導入によって削減されるコストと導入コストをしっかり確認する必要があります。

②自動化した業務に対応できる人の減少

自動化ツールを導入することによって、従来その業務に充てていた人員を削減することができます。コア業務の人員を増やせるというメリットがある一方、その業務に対応できる人材が減少してしまいます。仮にトラブルが起きてしまった場合、対応できる人がおらず、業務が滞る可能性があります。自動化ツールを導入の際は、自動化ツールの運用の人材を育成するとともに、トラブルが起きた場合のマニュアルを作成することによって、トラブルを事前に防ぐことができます。

③ツールに不具合が起きる可能性

ツールを使用する上で、ツール自体の不具合やサーバーの不具合が発生する可能性があります。そういったトラブルが発生した場合、業務が停止してしまうリスクがあります。そういったトラブルを事前に防ぐために定期的なツールのメンテナンスやセキュリティ対策を行うことにより、ツールの不具合を防ぎ、自動化ツールの最大限の恩恵を受けることができます。

雑務自動化ツールの導入事例

ここまでは、自動化ツールのメリット、デメリットについて説明してきました。良い側面と悪い側面のどちらの側面も理解しても、実際に導入するかどうか判断が難しいと思います。ここからは実際に自動化ツールを導入することにより、業務の効率化に成功した企業を３つ紹介します。

• 道後プリンセスホテル株式会社
• 株式会社GameWith
• レイメイ藤井

道後プリンセスホテル株式会社

道後プリンスホテルは新型コロナウィルスの影響から同業界のアナログ性への危機感からIT化に着手しました。少子高齢化による人手不足が進む現代において、人手に頼る業務形態に持続性がないと感じ、人にしかできない業務に人員を集中させ、機械にできる業務は機械に任せる方針を採用しました。道後プリンスホテルでは、フロント業務と清掃業務の連携が電話で行われていました。混雑時にはどちらの業務も滞るときもありました。また、客室レストランのオーダーシステムも紙ベースであり、会計係が手入力を夜通し行う必要がある時もありました。

そこで、インターネットでチェックアウトを確認できるチェックシートを作成しました。これにより、フロント業務と清掃業務の連携が改善されました。また客室レストランのオーダーシステムにはiPodベースを導入し、オーダーが即時に会計システムに反映されるようになり、手入力の必要が無くなりました。これらの導入により道後プリンスホテルにおいて、労働時間の30％の削減に成功しました。

BtoBプラットフォーム 受発注 の導入事例 | 業種-旅行・宿泊・飲食・企業規模-不明 コロナ禍の今こそ旅館業務をIT化。人財不足対策とお客様満足度の向上を推進します。 (digi-mado.jp)

株式会社GameWith

ゲーム攻略情報やゲーム紹介を扱うメディア「GameWith」を運営する株式会社GameWithは、ゲームメディア事業を主軸に様々な事業に展開しています。

同社は予実管理の属人化が課題となっていました。会社全体で数字に対する意識を上げ、予実管理を社内に共有をできるように経営管理システムの導入しました。これにより簡単に予実の数値の確認ができるようになり、内訳まで確認できるようになりました。さらに、従来までは、表計算アプリで作業していた頃に比べ、月当たり10時間以上の業務時間の短縮に成功しました。

Loglass 経営管理 の導入事例 | 業種-広告・放送・出版・企業規模-101名-300名 属人的な予実管理から脱却し、10時間以上の削減 数字やその内訳もタイムリーに確認できるようになった (digi-mado.jp)

レイメイ藤井

東京・福岡に本社を構えるレイメイ藤井株式会社は、紙・文具の卸売を中心に幅広い事業を展開しています。

経理部仕入業務課では、毎月数千枚の紙の請求書を処理する重労働があり、これらの請求書は、システムに手入力するか、納品書と目視で照合する必要があり、大きな負担となっていました。そこで、経理部仕入業務課の作業を軽減するために同社はPDFや書類の画像からテキストデータに変換できるAI－OCRを導入しました。 これにより、請求書と納品書の自動入力化に成功し、繁忙期には、21時まであった残業時間をゼロにすることに成功しました。

AIRead の導入事例 | 業種-卸売・企業規模-301名-1,000名 21時までの残業がゼロに。 AIReadが紙の非定型請求書の読みとり精度90％以上を実現! (digi-mado.jp)

おすすめの雑務自動化ツール

実際に自動化ツールを導入し、業務効率化や労働時間の削減に成功した企業を見ることによって、自分の会社にも導入したいと思われた方もいると思います。そのため、ここからはおすすめの雑務自動化ツールを3つほど紹介していきたいと思います。

• BtoBプラットフォーム受発注（受発注システム）
• Loglass（経営管理システム）
• AIRead（AIOCR）

BtoBプラットフォーム受発注（受発注システム）

株式会社インフォマート のBtoBプラットフォーム 受発注は、旧フーズインフォマートというソフトで受発注の業務を効率化する受発注システムです。大江戸温泉物語やや台やグループ、串カツ田中といった有名チェーン店で導入されています。時間やコストを削減し、ワークスタイルを変革して労働環境の改善が可能にし、発注業務だけでなく店舗経営での判断材料としてシステムを活用可能です。脱電話、脱FAXによって企業価値を高めます。設備投資が必要なく、スピード導入が可能です。また充実したサポート体制と安心のセキュリティ対策がされています。

Loglass

株式会社ログラスのLoglass経営管理はすべての経営管理を変えることができるクラウド型の経営管理システムです。表計算ソフトにおけるデータの収集と統合に時間がとられ、データ分析に時間をかけれない問題やデータ保管における問題を解決することができます。東証プライムなど多くの企業において導入されています。予算策定、予実管理、管理会計の流れを効率的にし、次の施策を打ち出す手助けができます。

AIRead

アライズイノベーション株式会社の製品であり、自由記入形式の手書き文字や、体裁が決まっていない書類もAIが読み取るべき項目を自動で、見つけ出すことができる機能を持っているAI OCRサービスです。書類の自動回転や傾き補正も自動で行う機能により正確にテキストを作成することができます。書類の印象やキーワードを指定しておくと仕分けも行うことが可能。さらに読み取った書類の色の強調や除去機能がついているなど、充実した機能を備えており、業務の時間短縮化が可能です。また、誤読み取りを行った文字は、追加でAIに学習させることができます。これにより、読み取りので正確度は99％を実現しています。

まとめ

ここまで、読んでいただきありがとうございました。雑務と雑用の違いから雑務の効率化する方法まで説明してきましたが、理解いただけましたか？雑務を効率化する際は外注や自動化ツールの導入といったさまざまな方法があり、その業務に合った方法を吟味する必要があります。しかし時間が多くかかるデータの手入力などの業務の負担を軽減することが可能であるため、検討する価値は十分あります。外注や自動化ツールの導入は実際にコストがかかるため、導入による削減されるコストと人件費を比較し、しっかり検討していきましょう。