電子カルテの勘定科目は？耐用年数や費用面を考慮したおすすめ製品

電子カルテシステムの導入は、医療機関の運営にとって重要な決定です。この技術は、患者の情報管理を効率化し、医療サービスの質を高めるために不可欠ですが、その導入には慎重な財務計画が必要とされます。特に、電子カルテの種類によって、勘定科目や会計上の取り扱いが異なり、その違いを理解することは医療機関の経営者や会計担当者にとって大変重要です。

オンプレミス型とクラウド型の電子カルテ、それぞれの勘定科目、耐用年数や費用面を考慮したおすすめ製品について詳しく見ていきましょう。この記事では、電子カルテを選択する際の会計上の考慮事項を詳しく説明し、医療機関が賢明な財務判断を下すための情報を提供します。

電子カルテの勘定科目は製品の種類によって異なる

電子カルテの勘定科目は、導入するシステムの種類によって異なります。

具体的には、オンプレミス型とクラウド型の電子カルテでは、初期投資や運用コストの計上方法に違いが生じます。この違いを理解することは、医療機関が財務計画を立て、経営戦略を練る上で非常に重要です。それでは、オンプレミス型とクラウド型それぞれの具体的な勘定科目について詳しく解説していきます。

オンプレミス型の勘定科目

オンプレミス型の電子カルテは、医療機関が自身のサーバーでシステムを運用する形態です。この方式の最大の特徴は、初期投資が大きくなりがちであることです。一方、長期的に見ると運用コストの節約に繋がる場合もあります。

法的な定めは特にありませんが、オンプレミス型の勘定科目は、以下の特徴があります。

• 購入時は「消耗品費」として計上されるのが一般的
• 10万円以上の場合は、無形固定資産として計上する必要がある
• 無形固定資産として計上した場合は、減価償却が必要

クラウド型のように更新料や年会費はかからない場合が多いですが、減価償却が必要となることが特徴と言えます。

クラウド型の勘定科目

クラウド型の電子カルテは、インターネット経由でサービスを利用する形態です。このシステムの利点は、初期投資が少なくて済むことや、ITインフラの維持管理に関する手間が大幅に削減されることにあります。

勘定科目においては、オンプレミス型と異なり、主に以下のように扱われます。

• 「通信費」として導入費用
• 「支払手数料」「諸会費」としてシステム利用料や更新料/年会費

オンプレミス型と同様、クラウド型に関しても法的に勘定科目が決められているわけではありません。なので、上記を参考にしつつ顧問税理士等に相談すると良いでしょう。

オンプレミス型の電子カルテは減価償却が必要

前述の通り、オンプレミス型の電子カルテ導入は、その性質上、初期投資として大きな費用がかかります。このため、減価償却という会計処理が必要となります。減価償却を通じて、これらの資産のコストを耐用年数にわたって分配することで、医療機関は財務状態の正確な把握と健全な経営を維持できます。

このプロセスの理解は、効果的な資産管理と財務計画の基盤となります。

会計処理上の減価償却の基本について

会計処理上の減価償却は、資産のコストをその使用期間にわたって分配する方法です。減価償却を適切に行うためには、まずシステムの取得価格を正確に把握し、次にその耐用年数を推定する必要があります。これに基づいて、年間の減価償却費用を計算します。

減価償却の計算には主に次の要素が含まれます。

• 取得価格：システム購入費用および導入に必要な関連費用
• 耐用年数：システムが経済的に有用と見込まれる期間
• 残存価値：システムの使用終了時に期待される価値

これらの要素を用いて、毎年の減価償却費用を計算し、会計期間に適切に配分します。減価償却を行うことで、資産のコストをその利益を生み出す期間にわたって均等に分配し、より正確な財務状態を反映させることが可能になります。

オンプレミス型電子カルテの購入を検討している医療機関は、この減価償却のプロセスを理解し、将来の財務計画に適切に組み込むことが重要です。これにより、長期的な財務安定性を確保しつつ、必要な医療技術を導入することができます。

電子カルテの取得価格の考え方

電子カルテの取得価格を考える際、ただ単にシステムそのものの価格だけを見てはいけません。真のコストを理解するには、導入に必要な総費用を考慮する必要があります。

この総費用には、以下の要素が含まれます。

1. システム購入費：電子カルテシステムそのものの価格
2. 導入支援費用：システムを稼働させるための設置や設定に関わる費用
3. メンテナンス費用：将来的に発生する可能性のあるシステムの保守やアップデートに関する費用

これらを全て合わせた金額が、電子カルテの「真の」取得価格となります。初期投資として高額に感じるかもしれませんが、この投資が将来的にどのように医療機関の運営効率化、患者サービスの質の向上に貢献するかを見極めることが重要です。

正確な取得価格の把握は、財務計画を立て、長期的な投資の回収を見込む上で不可欠なステップとなります。この考え方に基づいて、医療機関はより戦略的に電子カルテシステムの導入を決定することができるでしょう。

電子カルテの耐用年数は5年間

電子カルテの耐用年数は通常、5年間と見積もられます。この期間は、技術の進歩速度や医療機関のニーズの変化に基づいて設定されています。耐用年数を設定することで、減価償却費用の計算において、資産のコストをその有用な生活の間で均等に分配する基礎が確立されます。

耐用年数の設定は以下の点を考慮して行われます。

• 技術の陳腐化：新技術の出現により、既存のシステムが古くなる速度
• 使用頻度：システムが日常的にどれだけ使用されるか
• メンテナンスとアップデート：システムを最新の状態に保つために必要な作業

この耐用年数は、医療機関が資産を購入する際の財務計画を立てる上で重要な要素となります。資産のコストを適切に減価償却費として計上することで、医療機関はより正確な利益計算を行うことができ、長期的な財務戦略を練る上で大事なポイントです。電子カルテシステムの耐用年数を5年とすることは、技術の進歩と医療機関の運用の実情を反映した合理的な推定です。これにより、医療機関は財務計画をより効果的に管理し、将来的な投資の方向性を定めることができます。

減価償却費用の計算方法【例も紹介】

減価償却費用の計算は、資産のコストをその経済的な使用期間にわたって配分するプロセスです。この計算には、資産の取得価格と耐用年数が必要です。減価償却を正確に行うことで、医療機関は資産のコストを経済的に有効な期間にわたって平準化し、より正確な財務報告を実現できます。

計算の基本的なステップは以下の通りです。

1. 資産の取得価格を確定する。
2. 資産の耐用年数を決定する。
3. 取得価格を耐用年数で割ることで、年間の減価償却費を計算する。

例えば、電子カルテシステムの取得価格が100万円、耐用年数を5年とする場合、年間の減価償却費は次のように計算されます。

• 取得価格：100万円
• 耐用年数：5年

100万円を耐用年数5年で割ると、年間の減価償却費は20万円となります。なお、こちらの計算は定額法に基づき計算されたものです（ソフトウェアに関しては、定率法は使わず常に定額法で計算することが義務付けられているため）。

電子カルテは高額な設備投資ですが、予算を立てる際には購入価格だけでなく設置に必要な費用も含めて総コストを計算する必要があります。さらに、毎月かかる運用コストも考慮することが大切です。複数の業者から見積もりを取り、性能や使いやすさ、総コストを総合的に比較して選定するのがおすすめです。

また、厚生労働省や経済産業省などから助成金を得られる場合もあります。導入コストを抑えるためには、これらの助成金を積極的に利用することも一つの方法です。助成金の対象となる条件を確認し、有効に活用しましょう。

耐用年数を過ぎた後の電子カルテの取り扱い

耐用年数を過ぎた電子カルテの取り扱いは、医療機関にとって重要な判断点です。技術が進化し、システムの更新や置き換えが必要になる時期に、適切な戦略を選択することは、患者ケアの質と医療機関の財務健全性に直結します。この段階での決断は、将来的な投資と運用コストのバランスを見極めるために欠かせないプロセスとなります。

電子カルテを購入した場合の取り扱い

電子カルテを購入した場合の取り扱いには、耐用年数を超えた後もいくつかの選択肢があります。最も一般的な選択肢は以下いずれかです。これらの選択は要因によって異なります。

• アップグレード：最新の技術に更新することで、システムの機能性と効率を高められます。この選択は、特に技術が急速に進化している分野で有効です。
• 継続使用：システムが依然として基本的なニーズを満たしている場合、新しい投資を避けるために現在のシステムの使用を続けることができます。この選択は、コスト削減を重視する医療機関に適しています。
• 廃棄：システムがもはや使用に適さない、またはメンテナンスが困難になった場合、適切に処分することが必要となります。これには、環境への影響を最小限に抑えつつ、安全な廃棄方法を選択することが含まれます。

耐用年数を超えた電子カルテの取り扱いを決定する際には、これらの選択肢を慎重に検討することが重要です。将来の技術的ニーズ、財務計画、および患者ケアの質の向上を考慮に入れた上で、最も適切な道を選択することが求められます。この段階での戦略的な決定は、医療機関の長期的な成功に大きく寄与します。

電子カルテをリースした場合の取り扱い

電子カルテをリースした場合の取り扱いは、購入時とは異なる観点から検討されます。リース契約の終了時には、一般的に次の選択肢が考えられます。

• リース契約の更新：最新のシステムへのアップグレードを含む新しいリース契約に更新することで、常に最新技術を利用できるようになります。
• リース終了：契約終了時にシステムをリース会社に返却し、新たなソリューションを検討できます。この選択は、技術的要件や財務状況が変化した場合に適しています。
• 買取オプションの行使：契約に買取オプションが含まれている場合、リース期間終了後にシステムを購入できます。この選択は、システムに満足しており、長期間の使用を望む場合に適しています。

リースの選択は、初期投資を抑えつつ、技術の進歩に柔軟に対応できるというメリットがあります。しかし、リース期間終了時には、上述の選択肢を慎重に検討し、医療機関の現在および将来のニーズに最適な決定を下す必要があります。

クラウド型の電子カルテを使うことによる会計上のメリット

クラウド型の電子カルテを採用することで得られる会計上のメリットは、医療機関の財務戦略に新たな展開をもたらします。初期投資の削減、継続的なシステムの更新へのアクセス、減価償却費用の節約など、クラウドサービスは経済的負担を軽減し、資金の有効活用を可能にします。

これらのメリットを深掘りし、クラウド型電子カルテが医療機関にもたらす具体的な価値について考察します。

買い替え費用が発生しない

クラウド型の電子カルテを使うことの最大のメリットの一つは、買い替え費用が発生しないことです。従来のオンプレミス型システムでは、技術の進化に伴い数年ごとに新しいシステムへの更新が必要になりますが、クラウド型サービスではこの必要がありません。クラウドサービスのプロバイダーは定期的にシステムを更新し、最新の機能を提供します。

これにより、医療機関は以下を実現できます。

• 高額な一括更新費用を避けられる
• 常に最新のシステムを利用でき、患者ケアの質を向上させることが可能
• ITスタッフの作業負担を軽減し、他の重要な業務に集中できる

このようにクラウド型電子カルテは、経済的な面で大きなメリットを医療機関に提供します。初期投資と維持管理のコストが大幅に削減されるため、財務の柔軟性が高まり、資金を他の重要な医療サービスや設備投資に向けることができます。この点は、コスト効率の良い運営を目指すすべての医療機関にとって魅力的な選択肢と言えるでしょう。

いつでも最新バージョンで利用できる

いつでも最新バージョンで利用できることは、クラウド型電子カルテのもう一つの大きなメリットです。このシステムでは、ソフトウェアのアップデートが自動的に行われるため、医療機関は最新の機能やセキュリティ対策を常に享受できます。この自動更新機能により、医療機関は以下の利点を得られます。

• 最新の技術に常にアクセスできるため、患者ケアの質の向上が期待できる
• ソフトウェアの更新に関わる作業が不要になるため、ITスタッフの作業負担が軽減される
• セキュリティが常に最新の状態に保たれるため、患者データの安全性が高まる

このように、クラウド型電子カルテを採用することで、技術の進歩を追いかけるための時間とコストを節約しつつ、高品質な医療サービスを提供し続けることが可能になります。自動的に行われるアップデートは、医療機関にとっての負担を減らし、より重要な業務にリソースを集中させることを可能にします。このメリットは、特にリソースが限られている小規模な医療機関にとって、非常に価値のあるものです。

減価償却の対象外になる

クラウド型電子カルテの採用によるもう一つの重要なメリットは、減価償却の対象外になることです。オンプレミス型システムでは、購入したシステムの価値を時間と共に減少させる減価償却を行う必要がありますが、クラウドサービスの場合はこの必要がありません。クラウドサービス料金は運用費用として計上されるため、以下のような財務上の利点が生まれます。

• 資本投資ではなく、運用経費として処理されるため、税務上の利益が改善される可能性がある
• 資産の減価償却を気にすることなく、常に最新のテクノロジーを利用できるため、予算計画が簡素化される
• 資本支出の削減により、他の重要な投資やイノベーションに資金を振り向けることが可能となる

このように、クラウド型電子カルテを選択することで、医療機関は資金の配分をより柔軟に行うことができ、経済的な観点からも大きなメリットを享受できます。この会計上のメリットは、特に資金調達や予算配分に制約がある医療機関にとって、重要な選択肢となり得ます。

これから電子カルテを導入する医療機関は、これらの点も考慮の上で、最適なシステムを選択すると良いでしょう。最後におすすめな電子カルテを紹介するので選定の参考にしていただければと思います。

おすすめの電子カルテの比較表