CLOUD CABINETの料金、特徴、強みを解説｜書類保管から電子化まで一気通貫【2026年最新版】

2. 実務を加速させる「CLOUD CABINET」の主要機能

「寺田倉庫」が長年培ってきた物理的な物品保管の知見と、最新のクラウドテクノロジーを融合させた「CLOUD CABINET」には、実務に即した強力な機能が備わっています。単なる文書の置き場所としてではなく、日々の業務効率を劇的に向上させるための「動く台帳」としての機能群を詳しく見ていきましょう。

2.1 紙・電子契約・PDFの一元管理台帳

「CLOUD CABINET」の最大の特徴は、異なる媒体で存在する契約書や重要書類を、システム上の「共通台帳」で一括管理できる点にあります。これまでは、紙のファイルは書庫へ、電子データはサーバー内へと管理が分断されがちでしたが、本サービスではこれらを一つのインターフェースで統合します。

具体的には、書類ごとに「書面契約」「電子契約」といった属性タグを付与し、同じ画面上でフィルタリングや検索が可能です。これにより、契約更新時の確認漏れや、重複した管理コストを大幅に削減できます。

次の表では、一元管理台帳で管理できる主要な項目を整理しています。

このように、台帳としての精度が高いことで、膨大な書類の中から目的の1枚を特定するまでの時間を数秒にまで短縮可能です。

契約書管理台帳とは？必須項目とExcel運用術を徹底解説【__current_year__年最新版】

2.2 最短3時間で閲覧可能な「リモートスキャン」

倉庫に預けている紙の原本を確認したくなった際、わざわざ配送を待つ必要がないのが「リモートスキャン」機能です。管理画面から対象の書類を選択して依頼を出すだけで、寺田倉庫のスタッフが迅速にスキャン作業を行い、システム上にアップロードします。

この機能は、特に緊急の問い合わせ対応や、テレワーク中の担当者が原本の内容を確認したい場面で威力を発揮します。配送による取り寄せ（物理的な出庫）と比較すると、リードタイムの短縮だけでなく、配送に伴う紛失リスクの低減や、配送料のコストカットにも寄与します。

リモートスキャンの活用により、必要な時だけデジタル化するという「オンデマンド電子化」が実現し、無駄のないDX（デジタルトランスフォーメーション）を推進できます。

2.3 監査・内部統制を支えるセキュリティ

法人向けの文書管理システムとして、機密情報を守るための強固なセキュリティ機能が網羅されています。誰がいつどの書類にアクセスしたかを詳細に追跡できるだけでなく、組織の権限体系に合わせた柔軟なアクセス制御が可能です。

具体的には、SSO（シングルサインオン）との連携により、社内のID管理と同期させたセキュアなログイン環境を構築できます。これにより、退職者や異動者のアカウント管理漏れを防ぎ、情報の私的持ち出しや不正アクセスを未然に防止します。

備わっている主なセキュリティ機能は以下の通りです。

• フォルダ・ファイル単位の権限設定： 部署や役職、役割ごとに詳細なアクセス権を付与
• 操作ログの自動記録： ログイン履歴から閲覧、ダウンロード、編集までの全操作を記録
• IPアドレス制限： オフィス内や特定のVPN環境からのみアクセスを許可

これらの機能は、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）などの外部認証を取得している企業にとっても、内部統制の要件を満たすための大きな助けとなります。

2.4 書類のライフサイクル管理（入出庫・廃棄・通知）

「CLOUD CABINET」は、書類の発生から消滅（廃棄）までのライフサイクルを一元的にコントロールできる点に強みがあります。特に、保管期限が過ぎた書類の廃棄処理をシステム上で完結できる機能は、総務担当者の負担を劇的に軽減します。

あらかじめ設定した「廃棄予定日」が近づくと、システムから担当者へ自動的に通知が送られます。担当者は管理画面上で内容を確認し、ワンクリックで廃棄依頼を出すだけで、寺田倉庫内での溶解処理（紙を溶かして判読不能にする処理）が行われます。

このように、システムと倉庫現場が直結しているため、情報の齟齬（そご）が起きにくく、物理とデジタルの不一致を防ぐことができます。

2.5 外部連携（API・電子契約サービス連携）

システム単体での利用に留まらず、他の業務ツールと連携することで利便性はさらに高まります。特に、主要な電子契約サービスとのAPI（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）連携は、契約業務のシームレス化において不可欠な要素です。

例えば、電子契約サービスと連携させることで、締結完了したPDFデータを自動的に「CLOUD CABINET」へ取り込むことが可能です。これにより、電子契約サービス側でダウンロードし、手動で管理システムへアップロードし直すという二度手間を解消できます。

連携によって得られる主なメリットを整理しました。

• 自動インポート機能： 電子契約完了後、設定した項目に基づき自動で台帳を生成
• 情報の同期： 外部システムで更新されたステータスを「CLOUD CABINET」側にも反映
• データの活用： 自社の基幹システムやERP（企業資源計画）と連携した高度な分析
• 運用の統一化： 紙と電子のどちらで締結しても、最終的な保管場所を一つに固定

これらの連携機能を活用すれば、企業のDX推進フェーズに合わせて、柔軟にシステム構成を拡張していくことができます。自社に必要な機能が不足なく備わっているかをより多角的に判断したい場合は、主要なサービスを網羅した「契約書管理システムの比較表」をあわせて参照し、他社製品との機能的な違いを明確にしておくのが効率的です。

7. まとめ｜「CLOUD CABINET」を導入しよう

「CLOUD CABINET」は、重要書類の物理保管とデジタル活用の双方を妥協したくない企業にとって、非常に現実的なコストで導入可能なソリューションです。従来の「すべて電子化する」という極端なアプローチではなく、寺田倉庫のインフラを最大限に利用しながら「紙と共存するDX（デジタルトランスフォーメーション）」を実現します。

成功の鍵は、現状を正しく把握することから始まります。まずは自社の管理文書の量や、必要とされるセキュリティレベル、検索項目の数などを一つずつ整理していきましょう。その準備が整った段階で資料請求を行い、寺田倉庫の専門スタッフに伴走してもらいながら、自社に最適なプランと運用フローを固めることが、デジタル化成功への最短ルートとなります。

次の表では、導入に向けて読者が取るべき具体的なステップを整理しています。

この表にあるステップを一つずつ進めることで、曖昧だった文書管理の課題が明確になり、自社に最適な導入プランが具体化されます。

まずは現状の書類の山を前に立ち止まるのではなく、プロの知見を借りるための第一歩として、資料請求から始めてみてはいかがでしょうか。自社にとって「どの書類をどこまでデジタル化すべきか」の答えを見つけることが、バックオフィス業務を劇的に効率化させる唯一の方法です。