導入することになった背景

当社は2社の統合直後であり、紙や電子データを含む帳票類の管理体制が体系化されていない状況でした。電子帳簿保存法の施行後、法令要件を満たすためにファイルサーバー上での手動運用を試みましたが、多くの課題に直面しました。書類の種類や取引先ごとに複雑なフォルダ階層を作成し、さらに取引年月日や金額をファイル名に手作業でリネームする必要があり、1件の保存に5分以上を要することも稀ではありませんでした。この煩雑な運用は、業務の属人化と複雑化を招き、検索性の低下や人的ミスを誘発する要因となっており、根本的な業務プロセスの解消が急務でした。

「OPTiM電子帳簿保存」を選んだ理由

選定の決め手は、その直感的な操作性と高い機能性、コストパフォーマンスのバランスです。AIの解析精度が非常に高く、複雑な帳票でも問題なく処理できる点に加え、画面がシンプルで分かりやすいため、社内勉強会を1回実施しただけで、使い方に関する問い合わせがほぼ発生しないほどスムーズな導入が見込めました。また、高機能でありながら安価に利用できる点や、シングルサインオンに対応している利便性も、全社的な業務基盤として高く評価し、導入を決定いたしました。

製品の導入により改善した業務

導入後、最も大きな課題であった煩雑な手作業が解消されました。従来は5分以上かかっていたファイル名のリネーム作業や、複雑なフォルダ階層への手動保存が一切不要となり、書類をアップロードするだけで電子帳簿保存法に対応した保管が完了するようになりました。これにより、保管作業にかかる時間的・人的コストが大幅に削減されました。また、過去の書類検索も、ファイル名の表記揺れなどを気にすることなく迅速に実行できるようになり、業務全体の効率化に大きく貢献しています。