製品を導入することになった背景

イコン株式会社では、従来の入社手続きに紙の申請書を使用しており、店舗を経由して個人情報を回収するフローに課題を感じていました。そしてマイナンバーの管理も専用メールアドレスを利用するなど、煩雑な運用が続いていました。また、人手不足の中で採用から勤務開始までに時間がかかり、迅速に人員を確保できないことも経営上の懸念となっていました。さらに、年末調整の書類も週に1度の回収が必要で、書類未提出の場合は対応が遅れ、全体の業務効率が低下していました。これらの状況を改善し、情報管理と手続きスピードを向上させる手段を模索していました。

導入前の課題に対する解決策

これらの課題を解消するため、必要な機能がシンプルにまとまった労務管理SaaS「HybRid」の導入を決定しました。HybRidはWEBによる24時間対応の入社申請が可能で、採用決定後すぐに勤怠システムへの登録が進められるようになります。マイナンバー管理もクラウド化され、専用アドレス運用が不要になりました。また年末調整の申請もオンライン化することで、店舗訪問や紙書類の回収が不要となりました。HybRidは多機能すぎず、現場で無理なく運用できるシンプルさが決め手となり、短期間でスムーズに社内に定着させることができました。

製品の導入により改善した業務

HybRid導入により、最も大きく変化したのは入社申請と年末調整における手続きのスピードでした。書類回収が不要となり、WEB申請によって採用から初勤務までの期間を大幅に短縮されました。そして人材確保がスピーディに行えるようになりました。さらには、個人情報のクラウド管理によりセキュリティも強化され、マイナンバー専用アドレス運用も不要に。給与明細もHybRid上に一元化され、管理システムが一本化されたことで、総務部門の作業負担も大きく軽減されました。従業員もポータルサイトから各種手続きが可能になり、利便性も向上しています。