製品を導入することになった背景

株式会社フーデックスホールディングスでは、飲食業界における人手不足とアルバイトの高い離職率が深刻化する中、店舗運営の円滑化が課題となっていました。特に、入れ替わりの激しいアルバイトの入社手続きにおいては書類の郵送や来社対応、顔写真管理などの付随業務が多岐にわたり、一人あたり1時間以上かかるケースが常態化していたため、オンライン完結型の労務管理システム導入を検討する背景となりました。また、紙ベースの管理では情報の一元化が困難だったため、業務効率化とリスク管理を両立できるクラウドサービスが求められていました。

導入前に企業が抱えていた課題

導入前、フーデックスホールディングスではアルバイト入社処理に際し、複数の書類管理や署名捺印のやり取りが紙ベースで行われており、郵送による時間ロスや来社対応の手間が大きな負担となっていました。一人の手続きに1時間以上を要し、担当者の残業や人件費増加を招いていたほか、アルバイトの顔と名前が一致せず、店舗でのスタッフ識別に手間取り、良質な接客を提供するうえでの障壁となっていました。また、各店舗ごとに管理方法が異なり、承認プロセスの遅延や申請不備によるミスリスクが高まっていました。

導入前の課題に対する解決策

フーデックスホールディングスはHybRidの導入後、雇用契約書や同意書、誓約書などの付属書類を自由に追加・設定できるフリーフォーム機能を活用し、従来の紙書類をデジタル化しました。そして、顔写真管理機能を用いてアルバイトのプロフィールに写真を紐づけ、オンライン上で顔と情報を一元管理できるようになりました。さらに、予め自社独自の書式をシステムに取り込むことで短期間で稼働開始し、承認フローごとに担当者へのメール通知設定を行い、手続き遅延を防止しました。これにより申請から承認までを完全オンライン化し、業務効率と情報精度を大幅に向上させました。

製品の導入により改善した業務

HybRid導入後、アルバイトの入社処理に要する時間は半減し、1件あたりの手続きが30分以内で完結するようになりました。これにより人事担当者の残業が削減されました。そして書類紛失や入力ミスも激減し、ワークフローの透明化により承認状況をリアルタイムに把握可能となりました。さらに、顔写真情報を活用してスタッフ識別が容易になり、店舗での接客品質向上にも寄与しています。また、完全オンライン化で来社不要となり採用体験が向上し、ペーパーレス化による印刷・発送コストも年間数百万円削減しました。