製品を導入することになった背景

株式会社三喜様は、スキャナーとオフコンがセットになったOCR専用機を使用していましたが、その機器が老朽化してきました。特に、使用していたOCR専用機は20年が経過し、部品も製造されていないため、故障のリスクが高まっていました。また、表計算ソフトに手入力する方法も考慮されましたが、1日に200～300枚の伝票を処理するのは非常に大変でした。このような背景から、新しいOCRの導入が必要となりました。

導入前に企業が抱えていた課題

株式会社三喜様は、指定フォーマットの納品伝票をデータ化するためにOCRを使用していました。10年前には、全店舗から1日に1～2万枚の伝票が本社に送られており、OCRと入力業務に常に追われる状況でした。EDI伝票の導入により、紙伝票の量は大幅に削減されましたが、EDI伝票への対応が難しい取引先や新規の取引先からは、現在も1カ月あたり6,000～7,000枚の紙伝票が送られてきており、これに対応するためのOCRが必要でした。

導入前の課題に対する解決策

新しいOCRの選定にあたり、株式会社三喜様は高い認識率、低コスト、修正のしやすさを要件として設定しました。特に、認識後の確認や修正作業の使い勝手は、長期的な利用を考慮すると非常に重要でした。複数のOCR製品の中から、NTTデータNJKのFormOCRが選定されました。FormOCRの訂正画面は、伝票そのものを表示し、その上にOCRデータが表示されるため、実物の伝票との比較が不要であり、これが大きな決め手となりました。

製品の導入により改善した業務

FormOCRの導入により、株式会社三喜様は伝票処理にかかる時間を半分近くに短縮することができました。また、以前は画面と伝票を見比べる作業が必要でしたが、FormOCRではパソコン画面だけでの作業が可能となり、作業負担が大幅に軽減されました。さらに、FormOCRには数値項目の検算が可能なデータチェック機能があり、これにより伝票の確認作業のストレスが大幅に減少しました。