製品を導入することになった背景

法政大学デザイン工学部は、学生たちの大学生活全般をサポートするための窓口対応を行っていました。しかし、学生たちの問い合わせが増加し、窓口での対応に多くの業務時間が割かれるようになりました。特に新型コロナウイルスの影響で学生の登校機会が減少し、自宅からの問い合わせが増える中、デジタル上での問い合わせ対応が必要となりました。このような背景から、効率的な問い合わせ対応のための新しい方法を模索することとなりました。

導入前に企業が抱えていた課題

法政大学デザイン工学部の窓口では、学生からの多岐にわたる問い合わせに対応していました。履修に関する詳細や手続き方法など、多くの質問が寄せられていましたが、これらの情報は既に提供されている資料に記載されているものも多かった。しかし、学生たちはこれらの資料を熟読せず、窓口に直接問い合わせる傾向がありました。その結果、窓口での対応に多くの時間が割かれ、他の重要な業務が遅れることが懸念されていました。

導入前の課題に対する解決策

法政大学デザイン工学部は、窓口対応の効率化を目指し、様々なツールの導入を検討しました。初めはタッチパネル式の案内機械の導入を考えていましたが、チャットボットの存在を知り、CLOVA Chatbotの導入を決定しました。CLOVA Chatbotは、よくある簡単な問い合わせを自動で対応することができ、窓口への問い合わせ件数を減少させることが期待されました。また、新型コロナウイルスの影響で、学生が自宅から気軽に問い合わせできる環境の整備が急募となり、CLOVA Chatbotの導入が加速されました。

製品の導入により改善した業務

CLOVA Chatbotの導入により、法政大学デザイン工学部の窓口への問い合わせ件数は大幅に減少しました。具体的には、窓口での対応時間が導入前と比べて約80%削減されました。また、学生は24時間いつでも問い合わせが可能となり、利便性が向上しました。一方、職員は窓口対応にかかっていた時間を他の業務に充てることができるようになり、業務効率が大幅に向上しました。さらに、職員の残業時間も2018年と比べて30%減少し、働き方改革にも貢献しました。