オンラインストレージ16選を徹底比較！個人/法人向け製品を紹介

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、サーバ上でデータの保存や管理、共有などができるストレージサービスのことで、別名でクラウドストレージと呼ばれることもあります。インターネットに接続できる環境さえあれば、パソコンだけでなくスマートフォンやタブレット端末からでもデータにアクセスできるのが特徴です。

オンラインストレージはクラウドサーバ上にデータを保管してそれを共有できるというだけでなく、その他にも複合的に機能を持ち合わせています。これらを連携して利用することで業務を円滑に行うことが可能となるため、多くの企業が共有サーバやファイル転送サービスといった既存の手法から移行しています。

導入目的

オンラインストレージの導入にはさまざまな目的がありますが、どの目的を重視するかによって、選ぶべきサービスや活用方法が大きく変わってきます。特に法人向けの場合、データの管理方法や業務効率化を考慮した上で、どの目的に最も焦点を当てるべきかを決定することが重要です。この章では、オンラインストレージを導入する主な目的を4つに分けて解説します。これらの目的を理解することで、最適なオンラインストレージの選択と運用が可能になります。

1. データのバックアップと保護
   オンラインストレージを利用することで、重要なデータをクラウド上にバックアップできます。これにより、デバイスの故障や紛失、災害などによるデータ損失のリスクを軽減できます。
2. データの共有とコラボレーション
   オンラインストレージを使えば、複数のユーザーが同じファイルにアクセスし、編集や共有が可能になります。特にビジネスシーンでは、チームメンバー間での効率的なコラボレーションを実現します。
3. どこからでもアクセス可能
   インターネットに接続できる環境であれば、場所やデバイスを問わずにデータにアクセスできます。これにより、リモートワークや外出先での作業がスムーズになります。
4. ストレージ容量の拡張
   ローカルデバイスのストレージ容量が不足している場合、オンラインストレージを利用することで、追加の容量を確保できます。特に大容量のファイルを扱う場合に便利です。

個人/ビジネス/教育機関/開発者のオンラインストレージ活用例

オンラインストレージは、その利便性から個人から企業まで幅広く利用されています。それぞれがオンラインストレージを活用する際のメリットやデメリット、注意点を解説していきます。

個人利用での活用例

オンラインストレージの個人利用は、日常生活におけるデータ管理を大幅に効率化します。例えば、スマートフォンで撮影した写真や動画を自動的にクラウドにバックアップすることで、デバイスのストレージ不足を解消できます。また、旅行中や外出先で重要なドキュメントにアクセスする必要がある場合、オンラインストレージを利用すれば、どこからでもファイルを確認・編集できます。さらに、家族や友人との間で大容量のファイル（例：動画や写真アルバム）を共有する際にも便利です。
無料プランを提供しているサービスも多く、手軽に利用できる点も魅力です。ただし、無料プランでは容量制限があるため、大容量のデータを扱う場合は有料プランへのアップグレードを検討する必要があります。セキュリティ面では、パスワードの強化や二段階認証を活用し、不正アクセスを防ぐことが重要です。

ビジネス利用での活用例

ビジネスシーンでは、オンラインストレージを活用することで、チーム全体の生産性が向上します。例えば、プロジェクトに関連するドキュメントやデータをクラウド上で一元管理し、チームメンバーがリアルタイムで共有・編集できるため、情報の伝達ミスやバージョン管理の煩雑さを解消できます。また、リモートワークが増える中、従業員がオフィス外からでも重要なファイルにアクセスできる点は大きなメリットです。さらに、データのバックアップや復旧機能を活用すれば、システム障害やサイバー攻撃によるデータ損失のリスクを軽減できます。
ただし、ビジネス利用ではセキュリティやコンプライアンスが重要となるため、信頼性の高いサービスを選ぶことが不可欠です。有料プランでは、管理者機能やアクセス権限の細かい設定が可能なため、企業のニーズに合わせた柔軟な運用が実現できます。

教育機関での活用例

教育機関では、オンラインストレージを活用することで、教材や課題の管理が効率的になります。例えば、教職員が授業で使用する資料や動画をクラウド上に保存し、学生がいつでもダウンロードできるようにすることで、学習の柔軟性が高まります。また、グループプロジェクトでは、学生同士がオンラインストレージを介してファイルを共有し、共同作業をスムーズに進めることが可能です。さらに、リモート学習が普及する中、オンラインストレージは課題の提出やフィードバックのやり取りにも活用されています。
ただし、教育機関では個人情報や成績データを取り扱うため、セキュリティ対策が重要です。信頼性の高いサービスを選び、アクセス権限を適切に管理することで、安全な運用が可能になります。

開発者向けでの活用例

開発者にとって、オンラインストレージはコードや開発データの管理に欠かせないツールです。例えば、Gitなどのバージョン管理システムと連携させ、プロジェクトのソースコードをクラウド上で管理することで、複数の開発者が同時に作業する際の効率が向上します。また、開発環境の設定ファイルやテストデータをオンラインストレージに保存しておけば、新しいデバイスや環境に移行する際にもスムーズに作業を再開できます。さらに、大規模なプロジェクトでは、データのバックアップや復旧機能を活用することで、開発中のデータ損失リスクを軽減できます。
ただし、開発者向けの利用では、ストレージ容量や通信速度が課題になることがあるため、プロジェクトの規模に応じて適切なプランを選ぶことが重要です。セキュリティ面でも、暗号化やアクセス制限を徹底し、機密情報を保護する必要があります。

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オンラインストレージの主な機能5選

オンラインストレージを選ぶ際に注目したいのは、ただの保存場所としてだけでなく、その利便性やセキュリティ、使い勝手の良さです。特に法人向けの場合、データ管理や共有における機能性が非常に重要となります。この章では、オンラインストレージの主な5つの機能を詳しく解説します。自社に最適なサービスを見極めるために、ぜひ参考にしてください。

1. 自動バックアップ機能

自動バックアップ機能は、オンラインストレージにおいて最も重要な機能の一つです。この機能があれば、定期的に指定したフォルダやファイルを自動的にバックアップすることができ、万が一のデータ消失やパソコンの故障に備えることができます。特に法人向けでは、重要な業務データを失うことが会社にとって大きな損失に繋がるため、自動バックアップ機能が非常に重宝します。これにより、ユーザーが手動でバックアップを取る手間を省き、常に最新のデータを保持できます。

2. ファイル共有・コラボレーション機能

オンラインストレージを利用する最大の利点は、ファイルを簡単に共有し、チームメンバーとコラボレーションできることです。リンクを生成するだけで、特定のユーザーとファイルを共有したり、アクセス権を制限することができます。法人向けには、リアルタイムでの共同編集機能や、コメント機能を使って複数のメンバーと同時に作業を進めることができるため、業務効率が大幅に向上します。この機能を活用すれば、物理的に離れた場所にいるチームメンバーともスムーズに連携できます。

3. セキュリティ対策機能

オンラインストレージに保存するデータのセキュリティは、企業にとって最も重要な要素です。最新のオンラインストレージサービスでは、データを暗号化して保存することで、外部からのアクセスを防ぎます。さらに、二段階認証やアクセス制限を設定できることにより、不正なアクセスから大切な情報を守ることが可能です。法人向けには、企業内でのデータ管理を厳格に行えるような権限設定機能も完備されています。これにより、機密情報が漏洩するリスクを最小限に抑えることができます。

4. 大容量ファイル対応

オンラインストレージを利用する上で、ファイルの容量に制限がないかどうかは非常に重要なポイントです。特に法人向けには、大容量のデータを扱う場面が多く、大きなファイルを頻繁に共有することがあります。最新のオンラインストレージでは、数GB、さらにはTB単位での大容量ファイルにも対応しているサービスも増えており、大きなデータのアップロードやダウンロードもスムーズに行うことができます。この機能を活用すれば、設計図や動画ファイル、大量の画像なども簡単に保存・共有できます。

5. マルチデバイス対応

オンラインストレージのもう一つの魅力は、PCだけでなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできることです。これにより、外出先でも手元のデバイスを使ってデータにアクセスしたり、編集したりすることができます。法人にとっては、社員がオフィス外でも仕事を進められる柔軟性を提供するため、非常に便利な機能です。さらに、異なるデバイス間でデータの同期が自動的に行われるため、どのデバイスを使用しても常に最新のデータにアクセスできる点も大きな魅力です。

オンラインストレージのメリット5選

オンラインストレージを導入することで、さまざまな業務効率化や利便性の向上が期待できます。しかし、数多くのサービスがある中で、実際にどのようなメリットがあるのかは気になるところです。特に法人向けの場合、費用対効果や安全性、運用面でのメリットが重要な要素となります。この章では、オンラインストレージのメリットを5つに絞って解説します。自社にとっての最適な選択肢を見つけるために、ぜひ参考にしてください。

1. データの安全性と災害対策

オンラインストレージを利用する最大のメリットは、データの安全性が格段に向上する点です。ローカル環境での保存は、データが破損したり、紛失したりするリスクを避けることができません。しかしオンラインストレージでは、クラウド上にデータが保存されるため、サーバーが物理的な障害に遭ってもデータの損失を防ぐことができます。また、多くのオンラインストレージサービスでは、定期的にバックアップが行われており、災害対策にも優れています。法人にとって、こうしたデータ保護機能は業務継続性の面で非常に重要です。

2. 場所を選ばずアクセス可能

オンラインストレージのもう一つの大きなメリットは、インターネットさえあれば、どこからでもアクセスできる点です。これは、リモートワークや出張などで会社外からもデータにアクセスできるため、非常に便利です。特に法人の場合、複数拠点での連携やチームメンバーとの協力が求められることが多いため、オンラインストレージを利用することで、業務のスピードと柔軟性が向上します。どのデバイスからでもファイルにアクセスできるため、モバイルワークやフレキシブルな働き方を支援する最適なツールです。

3. 容量無制限または大容量ファイルの保存

オンラインストレージの多くは、無料プランや低価格プランでもかなりの容量を提供しており、法人向けのプランでは無制限のストレージ容量を提供するものも増えてきました。これにより、大きなファイルや膨大なデータを保存する際も容量を気にせずに使えるため、業務がスムーズに進行します。たとえば、設計図やプロジェクト資料、動画ファイルなど、大きなデータを頻繁にやり取りする企業にとって、オンラインストレージの容量の広さは大きな魅力となります。

4. チームでの効率的なコラボレーション

オンラインストレージの利便性は、チームメンバーとの共同作業をサポートする機能にあります。複数人で同じファイルにアクセスし、リアルタイムで編集やコメントを加えることができるため、作業の重複を避けつつ効率的にプロジェクトを進めることが可能です。クラウド上でのコラボレーションにより、物理的な距離に関係なく、チーム全員が同じ情報を元に作業を行えるので、作業ミスや情報の食い違いを減らすことができます。特にプロジェクト単位で進める法人にとっては、オンラインストレージを活用することで作業の流れがスムーズになり、生産性の向上が見込まれます。

5. コスト削減とIT管理の簡素化

オンラインストレージを導入することで、専用のサーバーを購入したり、維持管理するためのコストが削減できます。また、オンラインストレージはクラウドサービスとして提供されているため、サーバーの管理やメンテナンスを外部に委託することができ、企業内のIT部門の負担が軽減されます。必要な機能を必要な分だけ契約できるため、コストの最適化も可能です。特に中小企業にとって、初期費用やランニングコストを抑えつつ、必要な機能をフル活用できる点は大きなメリットと言えるでしょう。

オンラインストレージのデメリット3選

オンラインストレージは便利なサービスですが、完璧な解決策というわけではありません。どんなに優れた技術を持つサービスでも、一定のデメリットは存在します。この章では、オンラインストレージを利用する際に考慮すべき3つのデメリットについて詳しく解説します。自社に最適なストレージサービスを選ぶためには、これらのデメリットを理解して、適切に対策を講じることが重要です。

1.障害時の対応が提供会社に依存する

オンラインストレージを利用していてネットワーク障害などが起きた際、その対応はオンラインストレージを提供している会社が行うため、自社は復旧を待つしかないという状況になります。

逆に言えば、障害が起きても自社で対応しなくていいというメリットとも捉えることができますが、自社で対応できないことを不安に思う方も少なくないでしょう。

そのため、オンラインストレージを提供している会社のほとんどは常にトラブルが起きても対応できる体制が整っています。サーバに障害が起きても予備のサーバに切り替えるなどの準備をしていて、多くのトラブルはすぐに復旧します。

トラブルへの対応が早いことや、そもそもトラブルが起きることの少ないオンラインストレージはユーザ数や満足度、継続率などにも表れるため、評判のいいオンラインストレージはその信頼性が担保されているといえます。

2.IDとパスワードの管理に注意が必要

オンラインストレージを利用する際はIDとパスワードを厳重に管理することが重要です。情報漏えいが起きる原因はIDやパスワードの流失である場合が多く、流出してしまうとインターネットに繋がる環境があればどこからでもアクセスできてしまいます。

そのため、ID やパスワードを知る人や社内全体でセキュリティの研修などを行ったりしてリスクを最小限に抑えましょう。

3.システムや機能の独自カスタマイズが難しい

オンラインストレージのシステムや機能は提供会社が用意しているものを使うしかないため、独自に細かくカスタマイズすることが難しいです。ただ、多くの企業に提供しているオンラインストレージであれば、カスタマイズの要望に対応するために豊富な機能を用意していることもあります。

特に、法人向けのオンラインストレージであれば、業務に適した機能が標準で備わっていたり、オプションで必要な機能を追加できたりするため、不便に感じることはほとんどないでしょう。

ただ、機能が豊富だとしても使わなければ無駄にコストがかかってしまう場合があるため、導入前に機能についても確認しておくのが大切です。

オンラインストレージの選定ポイント6選

オンラインストレージを選ぶ際に特に重要ポイントは、機能として根幹的な保存可能容量とそれに比例する料金です。本章では、どのくらいの用途であれば何GBくらいが必要で、料金はいくらかかるというように紹介しつつ、利用するにあたって重要となる使いやすさや利便性についても触れていきます。

1.どのくらいの容量が必要か

一番重要となるのが容量です。入れ物を買うときも入れたいものが入るかを考えるように、オンラインストレージにおいても保管したいデータが何GBくらいになるかを想定して選ぶ必要があります。

無料版では2GBから15GBなど、有料版であれば100GBから1TBと増えていき、さらには無制限のサービスも存在します。基本的には1ユーザあたりの保存容量となり、利用する従業員が1人あたりどれくらいの容量を必要とするかで比較をするのが良いでしょう。ただし、1つの保存容量を全員で利用するサービスもあります。その場合は従業員が増減することも考慮して選ぶことが大切です。

具体的には1TBで考えると保存できるデータ量は以下のようになります。

• 1,200 万画素のデジカメで撮影した写真 25 万枚
• 映画 250 本または HD 画質の動画 500 時間分
• Office ファイル、PDF、プレゼンテーション形式で保存されたドキュメント 650 万ページ分（物理的なファイル キャビネット 1,300 台分に相当

参照：1TB のデータ ストレージはどれくらいの容量？ – Dropbox

基本的にOffice系のファイルなど業務で使用する書類関係のものについては大きくても2GBほどにしかなりません。そのため、オンラインストレージの容量を検討する際においては画像や動画ファイルといった容量の大きいデータをどれだけ保存するかを想定することが重要になります。

デザイン系の業界や顧客に対して納品するクリエイティブが多い場合は、映像制作や動画配信といった業務がある場合を除けば30GB～100GBで事足りるケースがほとんどです。

上記のような利用が増えてきたら無制限のプランがあるサービスを選ぶと安心でしょう。以下の記事では無制限のサービスを法人向けと個人向けに分けて紹介しています。

無制限で使えるオンラインストレージ12選を紹介｜機能や料金を比較

2.どのくらいの費用がかかるか

料金体系はいくつかパターンがあります。料金体系の例として以下が挙げられます。

• 1つの容量を全員で使う場合
• 30人までといったようにプランで区切られている場合
• 1人単位で料金が発生する場合

いずれにしても利用する人数によって料金は変わってきます。また、サービスによっては導入の初期費用が無料であったり、〇GBまで無料というプランがあったりします。

しかし、企業がオンラインストレージを利用すると無料プランだけでは容量が足りないという場合も多くあるため、どのくらい容量が必要で費用がいくらかかるのかを月や年単位で見積もることが重要です。しっかりと予算と照らし合わせて、中長期的な目線で運用可能な製品を選ぶとよいでしょう。

3.操作性や検索性が良いか

ファイルの共有だけでなく、オンラインストレージとして会社全体、部署やチームでのデータ保管のメインとして利用する場合も多くあります。中には組織内での連携を強化するためにローカル環境にのみデータを保管することを禁止する会社もあります。そのように活用する場合、オンラインストレージの利便性は日常の業務にかなり影響してきます。

例えばDropboxであればエクスプローラー内にDropboxのフォルダを表示して、まるでエクスプローラーと同じように使うことができます。他にもGoogleDriveはファイル種類や更新日、オーナーなどで絞り込みの検索ができるなど検索性の高さが特徴になっています。

4.セキュリティや権限の設定方法に安全性はあるか

一般的にファイル共有サービス、オンラインストレージとして公開されているものは強固なサーバで運用され、複数のデータセンターを用意してトラブルに備えられています。また、保管されるファイルも暗号化され、アクセス制限もされるため管理者が共有設定をしない限り公開されることはないというのが基本です。

比較基準としては、アクセス権限や共有設定の人的ミスによって誤ってしまう可能性の高さを見ることが重要です。中には二段階認証やIPアドレス制限などといった設定ができるものもあるため、社内のセキュリティ基準などと照らし合わせて検討しましょう。

5.作業ツールとの互換性や連携は可能か

MicrosoftOfficeのExcelやWord、Googleスプレッドシートなど普段作業するツールとの互換性があるかによって日常業務の作業効率は大きく変わります。保存だけでなく、クラウド上でリアルタイムの編集ができることやローカルに保存せずにファイルをビューできるなど互換性にも違いがあります。

特に「グループウェア」を呼ばれるメールやカレンダー、ワークフローといった機能を一つにまとめたツールは様々な互換性と連携機能を持ちます。そのツールに大きく依存することにはなりますが、使いこなせば業務を大幅に効率化できるでしょう。

6.自社の業界や取引先で一般的に使われているものか

近年ではオンラインストレージの運用も一般的になっています。そのため、社外とのファイル共有もオンラインストレージで行われることが少なくありません。その際に同じサービスを利用していると連携が取りやすく、やり取りもスムーズにいきます。

「うちはそれ使ってないので使い方がわからず…」「○○で共有したのでご確認お願いします。」など、パートナーや顧客とのやり取りでしばしば耳にするケースです。あまりマイナーなサービスよりもメジャーなものを選ぶ方が無難でしょう。

無料で使えるオンラインストレージ8選

本章では、全製品の中で無料プランが用意されているオンラインストレージサービス3つ紹介します。ここで紹介する他にも5つのサービスで無料のプランが提供されているので、ぜひ無料の製品を紹介する記事も参考にして、最適な製品を選んで下さい！

1.InfiniCLOUD

InfiniCLOUDは20GBまで無料で利用できます。ファイルの自動バックアップやシンク機能を提供するクラウドストレージサービスです。無料プランでは、5GBの容量が提供され、PCやスマートフォンと簡単に同期できます。また、複数のデバイス間でスムーズにデータを共有・管理することができます。さらに、暗号化技術を利用して、セキュリティを強化しています。

InfiniCLOUDの詳しい製品紹介はこちら

2.セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは3ユーザー、5GBまで無料で利用できます。セキュリティに重点を置いたオンラインストレージサービスです。特に企業向けに高いセキュリティ基準を持っており、ファイルを暗号化して保存する機能があります。無料プランでは5GBのストレージを提供し、個人のデータでも安全に管理できるのが特徴です。また、シンプルで直感的なインターフェースが特徴で、初心者でも簡単に操作できます。

セキュアSAMBAの詳しい製品紹介はこちら

3.box

boxは、無料プランで10GBのストレージを提供します。ファイルの共有やコラボレーション機能が強力で、ビジネス向けにも向いています。また、GoogleドライブやMicrosoft Officeとの連携機能もあります。

boxの詳しい製品紹介はこちら 

無料のオンラインストレージについての詳しい記事はこちら↓

https://digi-mado.jp/article/34947/

個人向けと法人向けのオンラインストレージの違い

オンラインストレージは、個人でも法人でも非常に便利なツールですが、使用目的や利用環境によって求められる機能や特性は大きく異なります。個人向けのオンラインストレージと法人向けのオンラインストレージは、どちらもデータの保存と共有に特化したサービスですが、その選び方や使い方には明確な違いがあります。この章では、個人向けと法人向けのオンラインストレージの違いについて、具体的なポイントを挙げて解説します。

1. 容量と価格設定

個人向けオンラインストレージは、通常、無料プランでも利用できる容量が提供されており、数GB程度の保存スペースであれば十分足りる場合が多いです。

しかし、法人向けオンラインストレージでは、業務に必要なデータ量が膨大であるため、より大容量のストレージが求められます。そのため、法人向けプランでは、無制限のストレージや、契約容量に応じて柔軟な価格設定がされていることが一般的です。また、法人向けサービスは、複数のユーザーアカウントを一括で管理できる仕組みが整っており、スケールに応じた料金体系が特徴です。

2. セキュリティと管理機能

個人向けのオンラインストレージは、一般的にシンプルで使いやすいインターフェースが特徴ですが、セキュリティ面では基本的な保護が提供されています。

一方、法人向けオンラインストレージは、機密情報や重要データを扱うことが多いため、より高度なセキュリティ機能が求められます。例えば、暗号化技術や、アクセス制限、二段階認証、多要素認証、ユーザーごとの詳細な権限設定など、企業向けには強力なセキュリティ機能が整備されています。法人向けサービスは、データの漏洩や不正アクセスを防ぐための管理機能が充実しているため、企業内のデータ管理において重要な役割を果たします。

3. 共同作業とコラボレーション機能

個人向けのオンラインストレージは、主に個人でのファイル管理を目的としているため、共有機能はあります。しかし、チームでのリアルタイムの共同作業や大規模なコラボレーションをサポートする機能は限定的です。

対して法人向けのオンラインストレージは、チームでの効率的な共同作業を支援する機能が豊富です。例えば、複数ユーザーによる同時編集、プロジェクト管理ツールとの連携、コメント機能などが搭載されており、円滑なコラボレーションを実現します。法人向けでは、グループ内でのファイルのバージョン管理や、権限の設定が細かくできるため、業務の進行がスムーズになります。

4. サポート体制

個人向けオンラインストレージでは、基本的にサポートはメールやFAQに限定されていることが多く、対応が比較的簡素です。

しかし、法人向けオンラインストレージサービスでは、専用のカスタマーサポートが提供されることが一般的で、電話サポートや優先的な対応が受けられる場合もあります。また、法人向けでは、サービス導入時のサポートや、専任のサポート担当者による継続的なアドバイスやトラブルシューティングが行われることもあります。これにより、業務に影響を与える問題が発生した際にも迅速に対応が可能となります。

5. 法的・規制対応

法人向けオンラインストレージは、業務に関連する法的規制や業界標準に準拠する必要があります。たとえば、医療業界や金融業界では、データ保護法や個人情報保護法に基づいた運用が求められるため、法人向けのストレージサービスはこれらの規制に対応する機能を備えていることが多いです。

個人向けストレージサービスでは、こうした法的対応はあまり重視されていない場合が多いため、法人向けのオンラインストレージは、より厳密な法規制に則ったデータ保存が可能です。

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オンラインストレージの導入方法

オンラインストレージを導入する際には、単にサービスを選ぶだけではなく、段階的に進めることが成功の鍵です。導入プロセスをしっかりと理解し、適切に準備を進めることで、後々の運用がスムーズになります。この章では、オンラインストレージの導入における4つの重要なステップを詳しく解説します。これらを順を追って実行することで、効率的かつ効果的にオンラインストレージを導入し、業務を大きく改善することができます。是非、参考にしてください。

1. 事前準備とサービス選定

オンラインストレージを導入する前に、まず自社のニーズを正確に把握することが重要です。具体的には、保存するデータの種類や容量、セキュリティレベル、チームでの利用方法などを考慮します。また、利用する人数や頻度、外部との共有の有無も選定基準に影響します。
こうした情報を基に、複数のオンラインストレージサービスを比較し、自社に最適なサービスを選定します。法人向けには、セキュリティ機能やユーザー管理、サポート体制などが重要な要素となりますので、慎重に選びましょう。

2. 申し込みとカスタマイズ

サービスが決まったら、次は申し込みと設定のステップです。ほとんどのオンラインストレージサービスでは、インターネットを通じて簡単に申し込みができます。しかし法人向けのプランでは、複数のアカウント作成やカスタマイズが求められる場合もあります。
ここでは、ユーザーアカウントの作成、権限設定、ストレージ容量の設定などが含まれます。さらに、法人向けのオプションがあれば、必要に応じてセキュリティ機能や連携ツールのカスタマイズを行うことが大切です。これにより、業務に最適な環境を整えることができます。

3. 導入後のトレーニングと運用開始

オンラインストレージを導入した後、スタッフへのトレーニングが不可欠です。特に法人の場合、セキュリティやファイル管理のルールが厳格に決められていることが多いため、社員に対して使用方法や運用ルールの教育が必要です。オンラインストレージの基本的な使い方や、ファイル共有の方法、アクセス権限の管理について、実際に操作しながら学ぶことが推奨されます。導入後すぐに運用を開始できるよう、トレーニングを迅速に行うことが効果的です。

4. 導入後のアップデートと改善

オンラインストレージの導入が完了した後も、定期的にアップデートや改善を行うことが重要です。クラウドサービスは常に進化しており、新しい機能やセキュリティパッチが提供されることが多いため、これらを適切に取り入れることが、長期的に効率的な運用を実現するためのポイントです。また、定期的にユーザーからのフィードバックを受けて運用方法を見直し、必要な改善を行うことで、ストレージの利用効率を最大化できます。これにより、将来的なトラブルや運用負担の軽減にも繋がります。

オンラインストレージの活用方法5選

単にオンラインにストレージを持ってクラウド上にデータを保管、さらに社内外とファイルを共有できると言っても、具体的にどのように活用していけば良いか分かりづらい部分もあります。また、こういったツールは職種を問わず幅広い業務に関わるため、導入後から実際に現場単位でワークするかどうかが重要となります。

活用しきれないと社内にもなかなか浸透せずに、ローカル環境でのデータ保管やメールでのファイル共有が一般化してしまう恐れもあるため、運用方法は事前に考えておきましょう。

1.ペーパーレスに社内ファイルを素早く共有

オンラインストレージを導入することでまずは書類のペーパーレス化が促進できます。その他ワークフローもPDFやドキュメントを共有することで部署を横断する書類のやり取りもスムーズになります。テレワーク化が進む昨今では働き方改革の第一歩になるでしょう。

2.共同作業で会議資料やプロジェクト進行に

会議の資料も議事録もファイルを共有して同時編集できます。また、その場でコメントを打ったり赤入れしたりするといったこともできます。さらに、表計算ツールも共同作業が可能なためガントチャートなどといった進行表を作成して共有することで社内だけでなく社外とのプロジェクト進行も効率化できます。

3.アクセス権限、共有設定で社外や役職ごとに公開する

社内でも部署やチーム、役職の階層などによって機密となるファイルもあります。そういったファイルもアクセス権限、共有設定によって管理することができます。また、「閲覧のみ」「編集者」「管理者」といったように権限の種類も設定できるツールも多くあります。

4.自社のファイルサーバ代わりに

会社によっては共有サーバによってファイルを共有していることも多いでしょう。しかし、自社でサーバを構築、保守するには費用がかかり管理者工数もかかります。オンラインストレージであれば管理コストが削減できて増設も容易になります。また、複数のデータセンターで冗長化されているため災害や通信障害といったリスクにも強くなります。

5.フォルダ分けやローカルファイル禁止などルール化

複数人、さらに全社でオンラインストレージを利用するとなればある程度ルール化することが必要となります。部署ごと、チームごと、プロジェクトごとにフォルダ分けをしたり、機密情報はフォルダを分けたりなど雑多にならないために日頃から整理が必要になります。

また、オンラインストレージを導入しても頑なにローカル環境にのみデータを保管する人がいるとチーム連携が難しくなります。パソコンの故障や紛失によってデータを紛失してしまうことや属人化してしまうことを避けるためにも、できるだけオンラインストレージを利用するようなルール、もしくは社内文化を築くことが重要となります。

オンラインストレージの導入事例9選｜導入前の課題や導入後の効果を紹介

端末に依存しない環境を作るにはオンラインストレージの導入が必須

オンラインストレージには、社内でのファイル共有や管理を効率化したり、端末や盗難などの端末依存によるリスクを低減したりすることができます。ファイルの管理やリスクへの対に課題を感じている場合は、この機会にぜひオンラインストレージの導入を検討してみてください。

オンラインストレージは社内のペーパーレス化や共同作業によるプロジェクト進行などで活用できます。選定の際には容量や料金、機能、セキュリティについて重点的にチェックしましょう。自社に最適なオンラインストレージを選定することで、無駄なコストをかけずにオンラインストレージの効果を最大限に高めることができます。