ハンコレス・脱ハンコとは？メリットや実施方法も解説

近年、働き方の多様化が進む中で、リモートワークやオンラインでの業務完結が一般的になってきました。しかし、多くの企業ではいまだに文書の承認に押印が必要で、出社を余儀なくされるケースも少なくありません。その一方で、「ハンコレス（脱ハンコ）」の動きが国内で進展しており、テレワーク導入の加速とともに、印鑑を廃止する取り組みが広がっています。

本記事ではハンコレスの概要とそのメリット、そして実現方法について解説していきます。

ハンコレスとは

ハンコレス（脱ハンコ）とは、従来の業務で必要とされていた書類への押印を不要にする取り組みを指します。契約書や稟議書、請求書といった多くの書類は、これまでハンコを押すことが求められていましたが、リモートワークの普及に伴い、その作業が困難になりつつあります。出社しなければ押印ができないという状況が、業務の進行を遅らせる要因となっていたため、効率化が強く求められるようになりました。

さらに、現代ではペーパーレス化が進んでおり、書類のデジタル化が推奨されています。しかし、押印の必要性は紙の書類を前提としているため、ペーパーレスの妨げとなっていました。こうした問題を解決する手段として「ハンコレス」が注目されています。押印業務を廃止することで、書類の処理が迅速に行われ、業務効率の向上が期待されます。

脱ハンコを実現するための具体的な方法としては、「電子署名」や「電子承認ツール」が挙げられます。これらのツールを活用することで、物理的なハンコを必要とせず、オンライン上で書類の承認や署名を完了させることが可能になります。特に、リモートワーク環境でも円滑に業務を進めることができるため、今後もハンコレスの取り組みはさらに広がっていくでしょう。

ハンコレスのメリット5つ

「ハンコレス（脱ハンコ）」は、従来の書類押印を廃止し、電子契約や電子承認ツールを活用して業務を進める取り組みです。このハンコレスには、企業に多くのメリットがあります。以下、いくつかの主要なメリットを項目ごとに解説します。

1. 業務効率化と生産性の向上
2. 働き方改革の推進
3. コンプライアンスとガバナンスの強化
4. コスト削減
5. 環境への配慮

1. 業務効率化と生産性の向上

従来、書類に押印するためには、文書の印刷、製本、郵送、押印後の回覧や管理といった複雑な手続きが必要でした。これにより、多くの時間と労力が費やされ、業務効率が低下していました。しかし、ハンコレスを導入することで、これらの手続きがすべて電子化され、オンラインで承認や署名が行えるようになります。その結果、押印作業にかかる時間を削減でき、本来取り組むべき業務に集中できるため、生産性が向上します。

2. 働き方改革の推進

ハンコレスは、働き方改革の推進にも大きな役割を果たします。従来、押印作業のために出社しなければならない「ハンコ出社」が働き方の自由を制限していました。しかし、ハンコレスの導入により、どこにいても押印や承認が可能になるため、リモートワークが進み、サテライトオフィスや自宅での作業が実現します。これにより、業務場所や時間の制約がなくなり、柔軟な働き方を促進できます。

3. コンプライアンスとガバナンスの強化

ハンコレスを導入することは、ガバナンスやコンプライアンスの強化にも寄与します。紙の書類は、紛失や改ざんのリスクがありますが、電子契約や電子承認ツールを使用することで、デジタル署名やタイムスタンプにより、編集履歴や承認の証拠を確保することが可能です。また、アクセス制限を設定することで、情報セキュリティを強化し、重要な書類の管理が安全かつ確実に行えます。

4. コスト削減

ハンコレスの導入は、コスト削減にも大きな効果を発揮します。紙の書類作成や郵送にかかる費用、ハンコの維持費、印紙代、保管スペースの確保など、紙ベースの業務には多くのコストが発生します。そこで電子契約や電子文書による業務に移行することで、これらの費用を大幅に削減できるため、全社的なコストカットが可能になります。また、書類管理にかかる時間も短縮されるため、時間的なコストも削減されます。

5. 環境への配慮

ペーパーレス化の一環として、ハンコレスは環境保護にも貢献します。紙の使用量を減らすことで、資源の節約やCO2排出量の削減に繋がり、企業の環境への取り組みを強化できます。社会的に責任のある企業活動を実現するためにも、ハンコレスは重要なステップとなります。

ハンコレスを実現する方法

「脱ハンコ・ハンコレス」を実現するには、従来の紙文化に根付いたハンコの使用習慣を見直し、デジタルツールを活用した業務効率化を目指すことが必要です。以下では、使用場面ごとにハンコレスの具体的な導入方法を解説します。

1. 社外文書のハンコレス化
2. 社内文書・決裁のハンコレス化
3. 行政向け文書のハンコレス化

1. 社外文書のハンコレス化

社外向けの文書、例えば契約書、見積書、請求書などでは、まず「本当に押印や電子署名が必要か？ 」、「紙での発行が必要か？」という2点を検討することが重要です。

特に見積書や請求書など、日常的に大量に発行される書類は、取引先が必ずしも押印や署名を求めていないことがあります。このような場合、書類の電子化を進め、押印を省略できる可能性があります。

契約書に関しては、押印や署名が求められるケースが多いため、電子契約ツールや電子署名サービスを導入することで、紙の契約書を廃止することが可能です。これにより、人的コストや金銭的コストを削減し、業務効率を向上させることが期待できます。

また取引先の合意が必要であることを忘れず、事前に調整することが重要です。

2. 社内文書・決裁のハンコレス化

社内向けの文書、特に稟議書や申請書、台帳といった書類に関しても、社外向け文書と同様に「本当に押印や電子署名が必要か？」「紙での発行が必要か？」という問いを検討することが必要です。

社内での書類は、外部に出ることがないため、押印の必要性が社外文書より低いことが多いです。契約書管理システムや電子ワークフローシステムを導入すれば、社内のネットワーク環境内で申請や承認を行うことができ、押印が不要になります。さらに、履歴管理によりガバナンスやコンプライアンスを強化し、セキュリティコントロールの強化にもつながります。

また、メールやチャットツールを活用することで、申請や承認を電子的に行うことも可能です。関係者がアクセスできる環境を整えることで、電子ワークフローに類似した運用が実現できます。

3. 行政向け文書のハンコレス化

行政向けの文書、特に申請書や届出書などにおいても、ハンコレスを進めることができます。2020年以降、コロナ禍の影響で行政手続きの電子化が進んでいますが、法令により一部の文書では依然として押印が必要な場合があります。

そのため、行政機関に対して事前に問い合わせを行い、電子提出や押印が不要かどうかを確認した上で、適切な対応を行いましょう。

ハンコレスを実施する際のポイント・注意点6つ

企業がハンコレス（脱ハンコ）を実施する際には、いくつかの重要なポイントを注意深く検討し、準備を進める必要があります。以下では、ハンコレスを導入する際の具体的な注意点を解説します。

1. 書類の仕分けと精査
2. セキュリティ対策
3. コストの計算
4. 業務フローの整理と社内共有
5. 取引先の承認と協力
6. 効率的で安全な管理

1. 書類の仕分けと精査

ハンコレスを実施するためには、まず社内で扱っている書類を適切に仕分けることが重要です。書類を以下のように分類し、それぞれに最適な対応を検討しましょう。

• ハンコが必要な書類
• ハンコに代わる処理で十分な書類
• ハンコが不要な書類

特に法律上ハンコが必要な書類に関しては、電子署名で代替できるかどうかを慎重に検討しなければなりません。また、押印が不要な書類については、業務効率化を進めるために電子承認ツールの利用が推奨されます。さらに、「この書類は本当に必要か？」という視点から、書類の不要な部分を省くことも効率化に寄与します。

2. セキュリティ対策

ハンコレスを導入すると、多くの書類がデジタル上で管理されるようになります。しかし、電子データはハッキング等により改ざんされるリスクがあります。したがって、データの改ざんや第三者による不正アクセスを防ぐために、適切なセキュリティ対策が不可欠です。

セキュリティ対策としては、電子承認ソフトや電子署名サービスを導入し、これらのツールが提供する高度なセキュリティ機能を活用することが効果的です。これにより、改ざん防止やアクセス制御を自動的に行い、データ管理の安全性を高めることができます。

3. コストの計算

ハンコレス化を進めるには、新しいソフトウェアやサービスの導入が必要になる場合があります。導入する前に、そのコストを正確に見積もり、費用対効果をしっかり検討することが重要です。

多くの電子承認ソフトや電子署名サービスは、サブスクリプション方式で提供されており、月額または年間での費用が発生します。取引件数や利用者数によって料金が異なるため、自社のニーズに合ったプランを選択し、予算に応じた導入を検討しましょう。複数のサービスを比較して、最適なものを選ぶことが重要です。

4. 業務フローの整理と社内共有

ハンコレスを成功させるためには、従業員が新しい業務フローやツールの使い方を理解していることが不可欠です。業務フローの変化を見直し、ハンコレスに対応した業務プロセスを明確にすることが必要です。

さらに、使用するソフトやサービスのマニュアルを作成し、社内で早期に共有することで、円滑な移行を促進します。新しい業務フローが適切に浸透しなければ、ハンコレスを実施しても業務の効率化が達成できない場合があります。

5. 取引先の承認と協力

ハンコレスの導入は、社内だけで完結するものではなく、取引先の理解と協力も重要です。取引先にもハンコレスを実施してもらう必要がある場合、電子署名や電子承認を導入することに対する同意を得ることが不可欠です。

最近では、取引先が電子署名サービスを利用していなくても簡単に署名ができるサービスが増えており、これらのサービスを活用すれば、取引先にもスムーズにハンコレスを進めることができます。事前に取引の流れを説明し、取引先の承認を得ることが重要です。

6.効率的で安全な管理

ハンコレスを実現した電子契約書等は、契約書管理システムを導入することにより効率的かつ安全に管理することができます。

契約書管理システムには感度の高い検索機能が搭載されているため、たとえ契約書の数が膨大であったとしてもいつでも瞬時に見つけ出すことが可能になります。

また多くの契約書管理システムにはアクセス権限の設定やリスク検出といった、セキュリティ強化を実現する機能も搭載されているため、契約書データを損なう心配がありません。

その他にも承認フロー設定など、ハンコレスを後押しする機能が搭載されていることも多いため、ハンコレスへのスムーズな移行とその後の効率的で安全な管理を実現するためにも契約書管理システムの導入をおすすめします。

契約書管理システムの主な機能などより詳細な解説はこちら

まとめ

本記事ではハンコレスの概要とそのメリット、そして実現方法について解説しました。ハンコレスを実施することで業務効率化やコスト削減など様々な利益を享受することができます。ハンコレスの実施を検討している場合はこちらの記事をぜひ参考にしてください