文書管理システムとは？自治体で普及しない原因やシェアを高めるポイントを紹介

自治体の業務効率化に欠かせない文書管理システム。しかし、導入が進まず、悩んでいる人も多いのではないでしょうか。本記事では、自治体で文書管理システムが普及しない原因を探るとともに、システムの導入率を高めるためのポイントを解説します。文書管理の課題解決に向けて、ぜひ参考にしてください。

文書管理システムとは

従来の紙ベースの文書管理では、文書の検索や共有に多くの時間と手間を要していましたが、文書管理システムを導入することで、これらの課題を解決することが可能です。本章では、文書管理システムの概要や主な機能と特徴について解説します。

概要

文書管理システムは、組織内で発生するさまざまな文書を電子的に管理し、業務効率の向上を図るためのソフトウェアです。紙文書をスキャンしてデジタル化したり、電子文書を直接取り込んだりすることで、文書の一元管理が可能となります。こうして蓄積された文書は、必要な時にすぐに検索・参照できるようになるため、業務の生産性が大幅に改善可能です。

主な機能と特徴

文書管理システムには、主要な機能が備わっています。

まず、紙文書をスキャンし、OCR技術を用いてテキスト化することで、検索可能な電子文書として保存されます。次に、文書をカテゴリーやフォルダに分類し、体系的に整理できるため、必要な文書をすばやく見つけ出すことが可能です。さらに、キーワードや条件を指定して、目的の文書を即座に検索できるので、業務に必要な情報へのアクセス性が格段に向上します。

加えて、文書ごとにアクセス権限を設定することができるため、機密情報の管理も安全にできるでしょう。最後に、文書の変更履歴を記録し、いつでも過去のバージョンにアクセスできるため、文書の変更内容を追跡することが可能となります。

文書管理システムのより詳しい機能の紹介や導入メリットを解説した記事はこちら

自治体で文書管理システムが普及しない原因

本章では、自治体において文書管理システムの導入が進まない原因について解説します。文書管理システムは業務効率化に大きく貢献するにもかかわらず、多くの自治体で普及が遅れています。その背景にある課題を明らかにし、解決策を探りましょう。

• 紙運用が当たり前になっている
• デジタル化の体制が整っていない
• システム連携が困難
• 庁内からしかアクセスできない

紙運用が当たり前になっている

自治体では長年にわたり紙ベースでの文書管理が行われてきたため、職員の意識が紙運用に固執している傾向があります。電子化のメリットを理解していても、慣れ親しんだ紙の利便性から脱却することが難しく、文書管理システムの導入に踏み切れないケースが多い。

また、紙文書に押印することが当然とされてきた風潮もあり、電子決裁への移行に抵抗を感じる職員も少なくありません。こうした意識の壁を克服することが、文書管理システムの普及に向けた第一歩となります。

デジタル化の体制が整っていない

文書管理システムを導入するには、紙文書のスキャニングや電子化など、デジタル化に向けた体制づくりが不可欠です。しかし、多くの自治体ではスキャナやOCRソフトなどの設備が十分に揃っておらず、専門知識を持つ人材も不足しています。予算面での制約もあり、デジタル化の初期投資に踏み切れない状況があります。

さらに、電子化された文書の管理規則やガイドラインが整備されていないため、運用面での混乱を招くことも懸念。デジタル化を推進するための体制を整えることが、文書管理システム普及の鍵を握るといえるでしょう。

システム連携が困難

文書管理システムを真に効果的に活用するには、他の業務システムとの連携が欠かせません。

たとえば、文書管理システムで電子決裁を行う際、財務会計システムとの連動が必要です。しかし、自治体の業務システムは個別に構築されていることが多く、システム間の連携が技術的に困難なケースが少なくありません。データ形式の不一致や、セキュリティ面での制約など、さまざまな障壁が存在します。文書管理システムの導入に際しては、既存システムとの連携を見据えた計画的なアプローチが必要です。

庁内からしかアクセスできない

文書管理システムは、庁内のネットワークからのみアクセス可能なことが多いです。このため、出張や外出先での文書閲覧や決裁が難しく、業務の効率化に限界があります。とくに昨今のテレワークの普及を考えると、場所を問わずシームレスに文書にアクセスできる環境の整備が急務ですね。

クラウドを活用した文書管理システムの導入や、セキュアなリモートアクセス手段の確保など、柔軟なアクセス環境を実現することが、文書管理システムの価値を高めるために不可欠です。

自治体に文書管理システムを導入するメリット

本章では、自治体が文書管理システムを導入することで得られるメリットについて解説します。文書管理システムは、業務の効率化や生産性の向上に寄与するだけでなく、コスト削減や文書の適切な管理、セキュリティの強化にも貢献します。主な3つのメリットを具体的に見ていきましょう。

• コスト削減につながる
• 文書の管理が楽になる
• 文書の改ざんや不正が予防できる

コスト削減につながる

文書管理システムを導入することで、紙の購入や印刷、保管にかかる費用を大幅に削減することが可能です。

電子化された文書は、スペースを取らずにデータとして保存できるため、物理的な文書の保管コストを抑えられます。また、文書の検索や共有がスムーズになることで、業務の効率化が図られ、人件費の削減も可能。さらに、ペーパーレス化は環境負荷の低減にも寄与し、社会的責任を果たせます。長期的な視点で見れば、文書管理システムへの投資は、確実なコスト削減効果をもたらすといえるでしょう。

文書の管理が楽になる

文書管理システムを活用すれば、文書の整理や検索、共有が格段に容易になります。電子化された文書にはメタデータを付与することが可能で、これにより文書の種類や作成日、担当者などの情報を体系的に管理可能です。必要な文書をキーワードで即座に検索できるようになるため、業務に必要な情報へのアクセスが大幅に改善されます。

また、クラウド上で文書を一元管理することで、場所を問わずいつでも文書にアクセスできるようになり、テレワークやモバイルワークにも対応可能に。こうした文書管理の効率化は、業務全体の生産性向上に直結するでしょう。

文書の改ざんや不正が予防できる

文書管理システムには、文書の改ざんや不正を防ぐためのセキュリティ機能が備わっています。

アクセス権限の設定により、機密文書へのアクセスを制限することが可能で、情報漏洩のリスクを低減。また、文書の変更履歴を記録するバージョン管理機能により、いつ、誰が、どのような変更を加えたのかを追跡できるようになります。こうした監査証跡の確保は、コンプライアンスの観点からも重要です。

さらに、電子署名や押印機能を活用することで、文書の真正性を担保し、なりすましや改ざんを防ぐことが可能です。文書管理システムのセキュリティ機能は、自治体の信頼性向上に大きく貢献するといえるでしょう。

自治体で文書管理システムの導入を進める方法

本章では、自治体において文書管理システムの導入を円滑に進めるための方法について解説します。文書管理システムの導入は、業務効率化や生産性向上に大きく寄与しますが、その実現には適切な準備と計画が不可欠です。導入目的の明確化、適切なシステムの選択、費用対効果の分析といった観点から、導入を成功に導くポイントを見ていきましょう。

• 導入目的を明らかにする
• 適切なシステムを選ぶ
• 費用対効果を分析する

導入目的を明らかにする

文書管理システムの導入に際しては、まず明確な目的を設定することが重要です。

単に紙文書を電子化するだけでなく、業務プロセスの改善や情報共有の促進、セキュリティ強化など、具体的な目標を定める必要があります。各部署の意見を集約し、組織全体で導入の意義を共有することが、円滑な導入につながるでしょう。

また、現状の文書管理の課題を洗い出し、システム化によってどのように解決できるかを明らかにしておくことも欠かせません。たとえば、紙文書の検索に時間がかかっている、文書の共有や引き継ぎがスムーズにいかない、重要文書の管理が不十分であるといった課題を特定し、文書管理システムの導入によってどのように改善できるかを示すことが重要です。

導入目的を明確にすることで、システムの要件定義や効果測定がスムーズになり、導入後の運用もスムーズになります。目的に合ったシステムを選択し、業務に適した運用ルールを設けることで、文書管理システムの導入効果を最大限に引き出すことが可能となるでしょう。

適切なシステムを選ぶ

文書管理システムにはさまざまな製品があり、自治体の規模や業務内容、予算に合わせて適切なシステムを選ぶ必要があります。

クラウド型やオンプレミス型、機能の豊富さ、カスタマイズ性、他システムとの連携性など、多角的な視点から製品を比較検討することが重要です。また、セキュリティ面での信頼性や、ベンダーのサポート体制なども確認しておく必要もあります。自治体の文書管理には、個人情報や機密情報が多く含まれるため、セキュリティ機能の充実度はとくに重視すべき点ですね。アクセス権限の設定や監査証跡の記録、暗号化などのセキュリティ機能が適切に備わっているかを確認することを忘れてはいけません。

また、システムの拡張性や柔軟性も考慮に入れる必要があります。将来的な業務の変化や、他システムとの連携を見据え、柔軟にカスタマイズや機能追加ができるシステムを選ぶことが望ましいです。

自治体の業務に適したシステムを選ぶことで、導入後の運用負荷を軽減し、業務効率化の効果を最大限に引き出せます。適切なシステム選定は、文書管理システム導入の成否を左右する重要な要素です。

費用対効果を分析する

文書管理システムの導入には一定のコストがかかるため、費用対効果の分析が求められます。システムの初期導入コストだけでなく、運用保守費用や、システム化による業務効率化の効果など、中長期的な視点で費用対効果を試算することも重要です。

また、紙の削減による印刷コストの削減や、文書保管スペースの削減効果なども考慮に入れることが大切。文書管理の電子化により、紙の購入費や印刷費、保管スペースの賃借料などのコストを大幅に削減できる可能性があります。さらに、業務の効率化による人件費の削減効果や、情報共有の促進によるコミュニケーションコストの削減なども、長期的な視点で考慮すべきです。

こうした分析を通じて、文書管理システムへの投資が、業務の生産性向上やコスト削減にどの程度寄与するかを明らかにすることが可能。費用対効果の分析は、予算獲得の根拠となるだけでなく、導入後の効果測定にも役立ちます。

定量的な指標を設定し、導入前後での比較を行うことで、システム導入の成果を可視化することが可能に。この結果を活用して、システムの運用改善や更なる効率化につなげていくことが重要です。

主要自治体の導入事例

本章では、文書管理システムを導入した自治体の事例を紹介します。先進的な取り組みを行う自治体の事例から、文書管理システムの導入効果や運用のポイントを学ぶことができます。宮城県白石市と福岡県福岡市の事例を取り上げ、導入の背景や効果、課題などを詳しく見ていきましょう。

事例1　宮城県白石市

宮城県白石市は、東日本大震災後の復興事業に関する文書管理の効率化を目的に、2014年に文書管理システムを導入しました。震災関連の文書が大量に発生する中、紙ベースでの管理では検索や共有に時間がかかり、業務に支障をきたしていました。

文書管理システムの導入により、文書の電子化と一元管理が実現し、業務効率が大幅に向上。システムには検索機能や文書の versioning 機能が備わっており、必要な文書をすばやく探し出すことが可能に。また、クラウドを活用することで、庁舎外からもアクセスできるようになり、災害時の業務継続性も向上しました。

課題としては、システム導入初期の職員の習熟度の差が挙げられます。操作研修や Q＆Amp;A 集の整備などを通じて、全職員のスキルアップを図っています。白石市の事例は、災害時の業務継続性を考慮した文書管理システムの重要性を示しているといえるでしょう。

事例2　福岡県福岡市

福岡県福岡市は、業務の効率化と文書管理の適正化を目的に、2016年から文書管理システムの導入を進めています。導入に先立ち、業務フローや文書管理規則の見直しを行い、電子決裁への移行を視野に入れたシステム設計を行いました。

文書管理システムの導入により、決裁処理の迅速化や文書の検索性の向上など、業務効率化に大きな成果を上げています。ペーパーレス化による印刷コストの削減効果も出ており、環境負荷の低減にも貢献しています。

課題は、システムの運用ルールの徹底です。文書の登録方法や保存ルールなどを明確に定め、職員への周知を図ることで、適切な文書管理を実現。また、システムの操作研修を定期的に実施し、職員のスキルアップにも努めています。

福岡市の事例は、文書管理の適正化と業務効率化を両立する上で、業務フローの見直しとシステムの運用ルール策定が重要であることを示しています。

文書管理システムを導入して自治体の課題解決を実現しましょう

文書管理システムは、自治体業務の効率化に大きく貢献します。普及率を高めるには、職員の意識改革、トップダウンでの導入、丁寧な運用サポートが不可欠です。文書管理の課題解決に向けて、これらのポイントを踏まえた取り組みを進めていきましょう。