エクセルで予算管理システムを自作する方法と無料で試せるシステム8選

企業にとって、企業の経営状況をしっかり把握する上で、予算管理システムは不可欠なものです。しかし、中小企業やベンチャー企業は特に、システム導入にかかる費用にしり込みしてしまう場合も多いのではないでしょうか？

その際に選択肢をして出てくるのが、「エクセルでの自作」です。しかし、導入コストは最小限に抑えられる場合が多いものの、そこには多くの見るべきデメリットも隠れています。それらを考慮せずにエクセルで予算管理システムを自作すると、以下のような問題が発生する可能性があります。

• そもそもの目的である予算管理の数値が合わない
• 運用に携わる人員の人件費が肥大化する
• データの改善や情報漏洩の恐れがある

エクセルで予算管理システムを自作する際は、この記事で解説するデメリット面もしっかりと考慮することをおすすめします。また、エクセルの代替案として、無料で試せる予算管理システムも8つ厳選して紹介します。なるべく費用を抑えて予算管理システムを導入しようと考えている方は是非参考にしてみてください。

予算管理システムを自作する際に入れるべき要素

予算管理システムには、様々な機能が必要になります。そのため、予算管理システムを自作する際には、事前に入れる要素を洗い出すことが不可欠です。そこで、まずは一般的にどのような要素を入れることが多いのか解説していきます。

それぞれの機能がどのように使い勝手を向上させるかも合わせて解説していくので、自社にどのような機能を入れるか決める参考にしてみてください。

適切なユーザー管理

予算管理システムを自作する際、効果的なユーザー管理機能の導入は欠かせません。この機能は、異なるユーザーがシステムにアクセスした際の役割と権限を設定し、誤操作や不正アクセスを防ぐために重要です。具体的には、次のような要素を含めることがおすすめです。

• アクセス権限の設定：ユーザーごとにどのデータを閲覧・編集できるかを明確に設定
• ロールベースのアクセス制御：各ユーザーの役割に基づいてアクセス権を割り当て、管理の複雑さを減少させる
• 監査証跡の保持：ユーザーの操作履歴を記録し、いつ何が行われたか追跡可能にする

これらの要素により、予算管理システムは様々なレベルのユーザーに適応し、組織内での透明性とセキュリティを確保することが可能です。正確なユーザー管理は、予算管理システムの信頼性を高め、最終的に組織全体の効率を向上させるのに寄与します。このような構成は、システムを使う全ての人にとって使いやすく、安全な環境を提供してくれます。

予算計画

予算管理システムの心臓部は予算計画機能です。これにより、将来の財務目標に向けた計画を緻密に立てることができます。効果的な予算計画を行うためには、以下のステップが必要です。

• 収入源の特定：すべての収入源を確認し、予算計画に反映させる
• 固定費と変動費の分類：経費を固定費と変動費に分け、それぞれを適切に管理する
• 貯蓄と投資の計画：将来の成長や緊急事態に備えて、貯蓄や投資のための資金を計画に含める

このプロセスを通じて、予算管理システムは具体的な財務目標を達成するためのロードマップとなります。明確に定義された予算計画は、不確実性を減らし、企業や個人が財政的な安定を保ちながら成長するための基盤を築くことが可能です。予算管理システムに予算計画機能を適切に組み込むことで、継続的な財務の健全性が保証され、組織の全体的な効率が向上するでしょう。

取引管理

取引管理は予算管理システムにとって不可欠な機能です。この機能がしっかりしていることで、すべての金銭的な動きが正確に記録され、予算計画の信頼性が保たれます。効率的な取引管理には以下の要素が含まれます。

• 自動取引記録：全ての財務取引を自動的に記録し、手動でのエントリーエラーを減らす
• カテゴリ別管理：取引をカテゴリ別に管理し、予算の各セクションがどのように使用されているかを明確にする
• 時系列による追跡：取引を時系列で追跡し、予算の流れを瞬時に確認できるようにする

これらのステップにより、取引管理システムは日常の財務活動の透明性を確保し、予算計画の精度を向上させます。また、カテゴリ別に取引を分類することで、どの部分に予算を多く使っているのか、または節約が必要な部分はどこかが一目で分かります。効果的な取引管理は、組織全体の予算管理プロセスをスムーズにし、財務上の不正やミスのリスクを減少させるために重要です。

分析とレポート

予算管理システムの中核的な機能の一つが、分析とレポートです。この機能により、データをもとに洞察を得て、将来の予算計画を調整するための重要な情報が提供されます。有効な分析とレポート作成には以下の点が不可欠です。

• トレンド分析：収入や支出のトレンドを分析し、未来の財務予測を立てる
• バリアンス分析：実際の結果と予算計画との間の差異を明確にし、その原因を探る
• 視覚的なレポート：グラフやチャートを用いて、データを視覚的に表示し、理解しやすくする

これらの要素が組み合わさることで、予算管理システムは貴重なビジネスインテリジェンスを提供し、意思決定プロセスをサポートします。特にバリアンス分析は、予算遵守の効率を向上させるのに有効です。これにより、組織は財務状況を正確に把握し、必要に応じて迅速な調整を行うことができるようになります。効果的な分析とレポートは、予算管理の精度を高め、組織全体の財務健全性を支える基盤となるわけです。

予算超過時などの通知機能

予算管理システムにおいて、予算超過の通知機能は非常に重要です。この機能があることで、予算を超えた支出が発生した際に迅速に対応でき、財務リスクを抑えることが可能になります。効果的な通知機能を実装するためには、次のようなポイントを考慮すると良いでしょう。

• リアルタイム通知：支出が予算を超えた瞬間にアラートを発することで、すぐに対応ができるようにする
• 閾値設定のカスタマイズ：プロジェクトや部門ごとに異なる閾値を設定し、柔軟な管理を可能にする
• 詳細レポートの提供：通知時に詳細なレポートを提供し、どの予算項目が超過したか、何にどれだけの費用がかかったかを明確にする

これらの機能をシステムに組み込むことで、予算管理はより効果的かつ効率的に行われます。リアルタイムでのフィードバックは、経済的な安定を保ちながら、計画に基づいた支出を促進するための鍵となります。予算管理システムにおける通知機能は、予期せぬ財務問題への迅速な対応を支援し、組織全体の財務管理能力を向上させます。

他システムとの連携

予算管理システムが他のビジネスシステムと連携する能力は、組織の効率を大幅に向上させます。特に、会計ソフト、ERPシステム、プロジェクト管理ツールとの連携は非常に重要です。これにより、データの一貫性が保たれ、情報のダブルエントリーを避けることができます。以下の点を考慮して連携機能を実装すると良いでしょう。

• APIの活用：オープンAPIを利用して、他のシステムとのデータ交換を可能にする
• データ同期の自動化：重要なデータが常に最新の状態で同期されるよう、自動更新機能を設ける
• セキュリティの確保：データ交換時のセキュリティを強化し、不正アクセスやデータ漏洩のリスクを最小限に抑える

システム連携を効果的に行うことで、データ処理の速度と正確性が向上し、組織全体のパフォーマンスが向上します。統合された情報システムは、迅速な意思決定を支援し、競争優位性を確立するための重要な要素となります。効率的な連携は、時間とコストの節約に直結し、組織の総合的な運用効率を高めるために不可欠です。

予算管理システムをエクセルで自作する方法

エクセルはその柔軟性とアクセシビリティで、特に小規模事業者が予算管理システムを自作するツールとして用いられるケースがあります。しかし、どのようにエクセルを活用して自作するのかイメージつかない方も多いのではないでしょうか。

そこで、このセクションでは、エクセルを活用して具体的にどのように予算管理システムを自作できるかを3つのステップで解説していきます。エクセルの基本的な機能から応用技術までを網羅し、効果的な予算管理システムの構築方法を見ていきましょう。

企業規模に合わせた予算編成をする

予算管理システムをエクセルで自作する際、企業の規模に合わせた予算編成が非常に重要です。大企業と中小企業では、必要とされる予算管理の詳細や複雑さが異なるため、エクセルのシートをカスタマイズして各企業のニーズに合わせることが必須です。具体的には、次のように考えていくと良いでしょう。

• 財務状況の評価：現在の財務状況を詳細に分析し、必要な予算カテゴリを特定
• 過去のデータ分析：過去の支出データを利用して予算の傾向を把握し、未来の予算計画に反映
• 柔軟性の確保：市場や業界の変化に対応できるよう、予算シートに柔軟性を持たせ、簡単に調整できる構造にする

このプロセスを通じて、エクセルで作成される予算管理システムは、企業の特定の要件を満たし、経済的な安定と成長を支える効果的なツールとなります。これにより、予算編成は、企業が直面する様々な財務的挑戦に対処する基盤として機能します。

予算管理表を作成する

エクセルを使用して予算管理表を作成することは、財務の見通しを明確にし、日々の運営をスムーズに行うための第一歩です。この工程で重要なのは、すべての予算項目を網羅的に、かつ明確に整理することです。以下のステップを踏むことで、使いやすく効果的な予算管理表が作成できます。

• 予算項目のリストアップ：必要なすべての収入源と支出項目をリストアップする
• 分類と予算割り当て：それぞれの項目を適切に明確に分類し、各カテゴリに予算を割り当てる
• フォーマットの最適化：データ入力と視覚的な追跡が容易になるよう、クリアで直感的なフォーマットを選ぶ

これにより、予算管理表はただの数字の羅列ではなく、組織の財務状態を一目で把握し、迅速な意思決定を助けるツールとなります。明確に整理された予算管理表は、予算の追跡と管理を効率化し、企業の財務健全性を維持するために不可欠です。

予算管理のフォーマットについては、Microsoftのサイトに公開されています。

＞予算管理のテンプレート

予実を比較して予算の修正を行う

エクセルで作成した予算管理システムでは、予定された予算と実際の支出を定期的に比較することが重要です。このプロセスは、財務の健全性を維持し、必要に応じて迅速な調整を可能にします。以下の手順に従うことで、予算の透明性と制御を強化することができます。

1. 定期的なレビュー：毎月または四半期ごとに予算と実績を比較し、差異を把握する
2. 差異の分析：予算超過または未使用予算の原因を分析し、未来の予算計画に反映させる
3. 調整の実施：分析結果に基づいて、予算を調整し、次期の財務目標達成に向けた最適な計画を立てる

このような定期的な予実比較は、組織が財務目標に沿って運営されているかを確認し、計画から大きく逸脱している場合には早期に対処する機会を提供します。効果的な予算の修正は、不確実な市場環境下でも組織の財政を安定させるための鍵となります。

エクセルで予算管理システムを作るメリット

エクセルを使用して予算管理システムを構築することには多くのメリットがあります。具体的にどのようなメリットがあるのか、特に顕著なメリットである2点を見ていきましょう。

専用システムを導入するより費用削減に繋がる場合がある

エクセルを使った予算管理システムは、多くの場合、専用の予算管理ソフトウェアに比べてコスト効率が良いです。特に小規模企業やスタートアップにとって、高額なソフトウェアの購入は大きな負担となり得ます。エクセルを利用する主な経済的利点は以下の通りです。

• 初期投資の削減：エクセルは多くのビジネスで既に利用されているため、新たなソフトウェアの購入や設定にかかるコストが不要
• 維持費の低減：専用ソフトウェアのように定期的な更新料やサポート費用がかからないため、長期的な運用コストを抑えることが可能

これらの要因により、エクセルを使用することで予算管理システムのコストを大幅に削減し、資金を他の重要な事業活動に再配分することが可能になります。特に資金調達が限られている状況では、エクセルは非常に有効な選択肢となります。

エクセルに使い慣れていれば導入の障壁が低い

エクセルは世界中のビジネスで広く利用されており、多くの職場で基本的なスキルとして認識されています。この普及度は、エクセルを使った予算管理システムを導入する際の大きな利点です。具体的なメリットを以下に挙げます。

• 短い学習曲線：ほとんどの従業員がエクセルの基本操作に既に慣れているため、新しいシステムを習得するためのトレーニング時間とコストが削減できる
• 即時の適用可能性：新しいソフトウェアを導入する際に必要な時間やリソースの投資なしに、即座に予算管理システムを運用開始できる

これらの要因により、エクセルを使用することで、導入のハードルが大きく低減され、速やかに組織全体での予算管理プロセスの改善を始めることが可能です。使い慣れたツールであるため、従業員の受け入れもスムーズで、導入後の適応期間も短くなります。

しかし、エクセルで予算管理システムを作ることはメリットだけではありません。そこにはしっかり向き合うべきデメリットがあります。

エクセルで予算管理システムを作るデメリット

エクセルでの予算管理システムの構築は、様々な面で制約があります。具体的には、以下のような点がデメリットとして挙げられます。

• 人為的なミスが起きやすい
• ファイル容量が大きくなるとパフォーマンスが悪くなる
• 関数等でエラーが出ると解消に時間がかかる場合がある
• 担当者の負担が大きくなることがある
• 予算の閾値に達した時の通知機能をつけるのが大変
• 専用システムよりセキュリティ面で劣る
• 他システムと連携がしづらい

これらのエクセルが持つ機能的限界や操作上の問題点を理解することで、より効果的な予算管理方法を選択する手助けとなります。一つずつ詳細を見ていきましょう。

人為的なミスが起きやすい

エクセルを用いた予算管理システムでは、データの手入力が多くなります。そのため、人為的なエラーが発生しやすい点が大きなデメリットです。特に大規模なデータを扱う場合、一つの入力ミスが大きな計算誤差を引き起こす可能性があります。この問題に対処するためには、以下のような対策が有効です。

• データ入力のダブルチェック：重要なデータは二人以上でチェックすることで、入力ミスを減少できる
• エクセルの検証機能利用：エクセルのデータ検証機能を活用して、入力規則を設定し、不適切なデータの入力を防ぐ

これらの手段を講じることで、エクセルでの予算管理時に発生しやすい人為的エラーを最小限に抑え、より信頼性の高いデータ管理を実現することが可能です。正確なデータ入力は、予算管理の基本であり、その正確性が組織の財務健全性を左右します。

ファイル容量が大きくなるとパフォーマンスが悪くなる

エクセルで複雑な予算管理システムを構築すると、多くのデータや複雑な計算式が含まれることからファイルの容量が大きくなりがちです。ファイルが大きくなると、エクセルのパフォーマンスが著しく低下し、処理速度が遅くなったり、時にはクラッシュすることもあります。この問題を軽減するためには、次のような対策を考えることが効果的です。

• データの分割：大きなファイルを複数の小さなファイルに分割し、データの管理を容易にする
• 不要な計算式の削除：使用頻度が低いまたは不必要な計算式は削除し、ファイルの軽量化を図る

これらの対策を実施することで、エクセルのパフォーマンスを向上させるとともに、使いやすさを保持することが可能です。予算管理においてスムーズなデータ処理は、迅速かつ正確な意思決定を支援します。

関数等でエラーが出ると解消に時間がかかる場合がある

エクセルで予算管理システムを構築する際、複雑な関数やマクロを用いることが一般的です。しかし、これらが原因でエラーが生じることがあります。特に、エクセルの関数やマクロが正しく機能しない場合、それを診断して修正するのには専門的な知識が必要とされることが多く、時間がかかる場合があります。エラーの解消をスムーズに行うためには、以下の対策が有効です。

• 定期的な関数チェック：エクセルの「数式のエラーチェック」機能を利用して、文書内のエラーを定期的に検出・修正
• ドキュメントの整備：使用している関数やマクロの詳細なドキュメントを作成し、エラーが発生した際に迅速に対処できるようにする

これらの手順を踏むことで、エラーの診断と解消のプロセスが迅速かつ効率的に行われ、システムのダウンタイムを最小限に抑えることができます。また、エクセルの知識を持つスタッフを確保することも、エラー対応の速度を向上させるためには重要です。

担当者の負担が大きくなることがある

エクセルを用いた予算管理システムでは、維持管理のために担当者にかかる負担が大きくなることがあります。これは、システムの更新、エラーチェック、データ入力など、日常的な管理作業が担当者の時間を大量に消費するためです。この問題を軽減するためには、以下のような対策が効果的です。

• 自動化の導入: 可能な限りデータ入力と更新の自動化を図り、手動作業を減少させる
• トレーニングとサポートの強化: 担当者がエクセルの高度な機能を効率的に使えるように、定期的なトレーニングを提供する

これらの対策を実施することで、担当者の作業負担を軽減し、システムの効率と効果を高めることができます。また、担当者がシステムを適切に管理できるように支援することで、全体的な組織の生産性の向上にも繋がります。

予算の閾値に達した時の通知機能をつけるのが大変

エクセルを使用した予算管理システムでは、予算の閾値に達した時の通知機能を組み込むことが技術的に困難です。この機能は財務管理において非常に重要で、予算の超過を即座に警告することで、適切な財務対策を迅速に講じることが可能になります。エクセルでこのような自動通知機能を実装するためには、以下のステップが必要です。

• マクロのプログラミング：エクセルのVBAを使用して、特定の条件で自動的にアラートが出るようマクロをプログラム
• 定期的な監視とテスト：システムが正確に機能するかを確認するために、定期的な監視とテストが必要

これらの工程は専門的な知識を要するため、実施には時間とコストがかかります。しかしながら、これを成功させることで、予算管理の効率と正確性を大きく向上させることが可能です。適切な設定と維持管理により、エクセルでも高度な予算管理機能を部分的に実現することができます。

専用システムよりセキュリティ面で劣る

エクセルを使用した予算管理システムは、専用の財務管理システムに比べてセキュリティ面での弱点があります。このセキュリティの不足は、機密データの漏洩リスクを高める可能性があり、特に大企業やセキュリティが重視される業界では大きな問題となります。以下の対策を実施することで、リスクを軽減することが可能です。

• パスワード保護：エクセルファイルにはパスワードを設定し、不正アクセスからデータを保護する
• アクセス権限の管理：ファイルのアクセス権限を厳格に管理し、必要な人にのみアクセスを許可する
• 定期的なバックアップ：データのバックアップを定期的に行い、データ損失や漏洩後の迅速な対応を可能にする

これらの措置により、エクセルのセキュリティ機能を強化し、より安全な予算管理環境を提供することが可能です。しかし、これらは根本的な解決には至らず、完全なセキュリティを確保するためには専用のシステムへの投資を検討する価値があります。

他システムと連携がしづらい

エクセルを用いた予算管理システムは、他のビジネスシステムやソフトウェアとの連携が困難であるというデメリットもあります。これは、データの統合性や効率的な情報共有を妨げ、業務の自動化や最適化を遅らせる要因となります。この改題を対処するには、以下のような複雑な仕組みにより回避できるかもしれません。。

• 中間ソフトウェアの利用：特定のAPI管理ツールや中間ソフトウェアを使用して、エクセルデータを他システムと連携させる方法を探る
• マクロとVBAの利用：カスタムマクロやVBAスクリプトを開発して、外部データソースとのデータ交換を自動化する

これらの対策にもかかわらず、エクセルは本来的にはスタンドアロンのツールであるため、専用のシステムに比べて連携機能に限界があります。企業が成長し、データとプロセスの複雑化が進むにつれて、より統合されたソリューションへの移行が必要になる場合があります。

上記を考慮すると、まずは無料で試せる予算管理システムを使ってみる方が賢明と言えるでしょう。

無料で試せる予算管理システム8選

エクセルで予算管理システムを作ろうとしている背景に、高額なコストがネックになっていることがあるかと思います。そういう方には、まず無料で試せる予算管理システムを試してみることをおすすめします。ここでは、以下の通り、無料で使えて機能性や使い勝手に優れた8つのシステムを厳選しました。

• クラウドERP ZAC
• Galileopt DX
• Manageboard
• STRAVIS
• fusion_place
• Anaplan
• CCH Tagetik
• board

まずは、各システムの特徴をしっかり確認し、自社の目的に合ったシステムを試してみることをおすすめします。その結果、費用対効果が合いそうであればシステムを導入、合わなければエクセルで自作すれば良いです。

クラウドERP ZAC

Galileopt DX

Manageboard

STRAVIS

fusion_place

Anaplan

CCH Tagetik

board

長期的な目線で予算管理システムを導入しよう

予算管理はどのようなビジネスにとっても欠かせない要素ですが、その方法はさまざまです。エクセルを用いた自作システムから、専用の予算管理ソフトウェアまで、選択肢は多岐に渡ります。この記事では、エクセルでの自作方法と具体的なメリットとデメリットを掘り下げて解説しました。

長期的な視点を持って予算管理システムを選ぶことは、企業の成長戦略と直接結びついています。以下のような観点で多角的に評価することが重要です。

• 初期コスト
• 運用コスト
• 運用の手軽さ
• 拡張性
• セキュリティなど

今回紹介した各システムを試し、自社のニーズに最も合ったツールを見つけることで、より効率的で持続可能な財務管理が実現可能です。

経営の根幹をなす予算管理には、適切なツール選びが不可欠です。ぜひこの記事を参考に、あなたのビジネスに最適な予算管理システムを選択してみてください。