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文書管理とワークフローを同時に使う3つの方法!おすすめの文書管理システムも紹介

目次

文書管理システムとワークフローシステムは、企業の効率化と生産性向上に不可欠なツールです。しかし、それぞれが独立して動いているとその効果を十分に発揮できない場合があります。そこで重要になるのが、文書管理とワークフロー機能を同時に使うことです。ワークフロー機能を文書管理システムに組み込むには、以下のステップで行うのが有効です。

  1. 目的を明確にする
  2. 文書管理対象とする書類を決める
  3. 各文書のライフサイクルを明確にする
  4. ワークフローに組み込める処理を洗い出す
  5. ワークフローの設定を行う
  6. 役割に合った権限設定を行う

この記事では、このステップの詳細と、その前提として文書管理機能とワークフロー機能を同時に使うメリット、おすすめの文書管理システムを紹介していきます。文書管理システムとワークフローを掛け合わせて効率化と生産性向上に繋げたい方は是非参考にしてみてください。

それでは、基礎知識である文書管理システムとワークフローシステムの違いから見ていきましょう。

文書管理システムとワークフローシステムの違いは?

文書管理システムとワークフローシステムは、見た目が似ていても、それぞれが果たす役割には大きな違いがあります。それぞれのシステムの違いを明確に理解することは、適切なツールを選択し、業務を効率化する上で非常に重要です。ここでは、両者の主要な機能について見ていきましょう。

文書管理システムとは

文書管理システムは、文書の作成・保管・管理・配布を効率化することを目的としたシステムです。具体的には、企業や組織内で生成されるあらゆる文書をデジタル形式で安全に保管し、必要な時に迅速にアクセスできるように設計されています。このシステムの主な機能には以下のようなものがあります。

機能 内容
バージョン管理 文書の編集履歴を保存し、いつ誰が編集したかを追跡
アクセス制御 文書へのアクセス権をユーザーやグループ毎に設定し、情報のセキュリティを保持
検索機能 キーワードやメタデータに基づいて文書を迅速に検索

これらの機能により、文書管理システムは情報の整理と保護に重点を置いており、企業のコンプライアンス要件や運用効率の向上に繋がります。このようなシステムを導入することで、文書の紛失リスクを減らし、作業の効率を大幅に向上させることが可能になります。

文書管理システムのより詳細な解説とおすすめ全27製品を徹底した記事はこちら

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムは、業務プロセスの自動化と最適化を支援するために設計されたツールです。このシステムの主な目的は、業務の各ステップをデジタル化し、業務フローを明確に管理することにあります。ワークフローシステムの核となる機能は次の通りです。

機能 内容
プロセス自動化 繰り返し発生するタスクを自動化し、手作業の削減と速度を向上
タスク管理 業務の各段階を追跡し、課題の進行状況を可視化
承認フローの設計 承認が必要な業務に対して、順序立てて承認プロセスを設計・実行

これらの機能によって、ワークフローシステムは業務の透明性を高めると同時に、組織内のコミュニケーションを促進し、プロセス全体の効率を改善します。業務の自動化と管理をこのようにデジタル化することで、時間とリソースの節約に繋がり、全体的な業務実行の質を向上させることが可能です。

次に、上記で解説した文書管理とワークフローの機能を同時に使う方法を見ていきましょう。

文書管理とワークフローを同時に使う3つの方法

文書管理とワークフローの機能を同時に活用することで、業務効率を大幅に向上させることができます。以下3つのいずれかの方法で同時に使うことが可能です。

  1. ワークフロー機能が備わった文書管理システムを使う
  2. 文書管理機能が備わったワークフローシステムを使う
  3. 文書管理システムとワークフローシステムを連携する

ここでは、3つの方法について、どのようにしてこれらのシステムが相互に補完し合い、組織の効果的な運用を支援するかを解説していきます。

1.ワークフロー機能が備わった文書管理システムを使う

組織の効率を最大限に高めるため、ワークフロー機能を備えた文書管理システムの使用は非常に有効です。このアプローチは、文書の作成から保管、承認プロセスまでの一連の流れをシームレスに統合し、以下のような具体的なメリットを提供します。

  • 作業効率の向上:文書に関するすべてのプロセスが一つのシステム内で完結するため、作業の重複が減少し、時間の節約に繋がる
  • エラーの削減:自動化されたワークフローは、手作業によるエラーを最小限に抑え、文書の正確性を保証する
  • コミュニケーションの改善:関連するスタッフ全員がプロセスの状況をリアルタイムで把握できるため、コミュニケーションが向上する

この方法を採用することで、業務の透明性が高まり、組織全体の文書関連の作業が効率的かつ効果的に行えるようになります。企業が目指すべきは、こうした統合システムを通じて、日常業務のスピードと品質を同時に向上させることです。

2.文書管理機能が備わったワークフローシステムを使う

ワークフローシステムに文書管理機能を組み込むことで、業務プロセス全体の流れが一元化され、管理が格段に簡単になります。この組み合わせにより、文書の作成から流通、保管までのプロセスがスムーズに連携し、以下のような明確な利点をもたらします。

  • 迅速な情報アクセス:必要な文書を迅速に見つけ出し、業務の遅延を防ぐ
  • 改善されたデータ一貫性:文書が一つのシステム内で管理されることで、情報の一貫性と正確性が保たれる
  • 強化されたセキュリティ:適切なアクセス権限と監視システムにより、文書のセキュリティが強化される

このようなワークフローシステムの利用は、業務の自動化を推進し、全体的な効率を向上させることで、より迅速かつ正確な業務遂行を可能にします。企業が文書とワークフローの管理をシームレスに統合することで、業務プロセスの最適化を図り、組織全体のパフォーマンスの向上を目指せます。

3.文書管理システムとワークフローシステムを連携する

文書管理システムとワークフローシステムを効果的に連携させることで、組織の業務プロセスをさらに最適化することが可能です。このアプローチは、各システムの強みを活かし合うことで、次のような利点を提供します。

  • 情報の整合性の向上:異なるシステム間での情報共有がスムーズに行われ、データの一貫性が保たれる
  • 業務フローの加速:文書が関連するすべてのステップを迅速に通過するため、プロジェクトの完了時間が短縮される
  • 柔軟なプロセスカスタマイズ:組織のニーズに応じて、ワークフローと文書管理のプロセスをカスタマイズできる

これらのシステムを連携させることにより、業務プロセスの透明性が高まり、エラーのリスクが低減され、効率的な業務遂行が促進されます。また、組織全体のコミュニケーションと協働が向上し、各部署間での連携がより密になります。これによって、業務の質と速度の両方が向上し、組織の生産性を全体的に高めることができるでしょう。

次に、ワークフロー機能が備わった文書管理システムを導入するメリットについて、より具体的に見ていきましょう。

ワークフロー機能が備わった文書管理システムを導入するメリット

ワークフロー機能を備えた文書管理システムを導入することで、多くのメリットが得られます。代表的なメリットは以下5つです。

  1. バラバラで使うより効率が向上する
  2. プロセスや責任などの透明性が向上する
  3. 一元化することでセキュリティを強化できる
  4. 一つのシステムに集約することでシンプルになる
  5. 導入・運用コストの削減に繋がる

それぞれのメリットについて、詳しく見ていきましょう。

1.バラバラで使うより効率が向上する

ワークフロー機能が備わった文書管理システムを利用する最大の利点の一つは、業務の効率化です。このシステムにより、文書関連のプロセスが自動化され、手作業による時間と労力が大幅に削減できます。具体的に効率化する業務内容は次の3つです。

  • タスク自動化:ルーチンタスクの自動化により、従業員がより価値の高い業務に集中できるようになる
  • 迅速な情報フロー:文書の承認と配布が迅速に行われ、プロジェクトの遅延が減少する
  • 一貫したプロセス:すべての文書が一貫したプロセスで管理されるため、作業の透明性が向上し、ミスが減少する

これらの改善により、組織は時間を節約し、生産性を向上させられます。単にタスクを自動化するだけでなく、全体的な業務プロセスの質も向上させることが、このシステムの導入で得られる主なメリットです。

2.プロセスや責任などの透明性が向上する

ワークフロー機能が組み込まれた文書管理システムの導入によって、組織内の透明性が大幅に向上します。このシステムは、各文書のステータスとプロセスの進行状況をリアルタイムで追跡可能にすることで、以下のように透明性を促進することが可能です。

  • 明確な責任割当:誰がどの文書に対して何を行ったかが明確に記録され、個々の責任とアカウンタビリティが強化される
  • 進行状況の可視化:プロジェクトの進捗がすべての関係者にとって明確になるため、必要な調整や介入が容易に行える
  • 承認プロセスの透明化:承認が必要な文書のフローが透明になり、遅延の原因を迅速に特定し対処できる

これらの機能により、組織は業務の進行において不明瞭な部分を減少させ、全体の運営効率を向上させることが可能です。プロセスの透明化は、信頼性の向上とリスク管理の強化にも寄与し、よりスムーズな業務フローを実現します。

3.一元化することでセキュリティを強化できる

ワークフロー機能が組み込まれた文書管理システムを一元化することは、セキュリティの面でも大きな利点をもたらします。文書と情報フローを単一のシステム内で管理することで、セキュリティ対策を集中し、強化することが可能になります。主要なセキュリティ向上の要因を挙げると以下の通りです。

  • 一貫したセキュリティポリシーの適用:全ての文書に対して統一されたセキュリティプロトコルが適用され、安全性が確保される
  • アクセス制御の強化:不正アクセスのリスクを減少させるため、ユーザーごとのアクセス権限が厳格に管理される
  • 監視と追跡の容易さ:全ての文書のアクセス履歴と操作記録が詳細に追跡されるため、セキュリティ監視が容易になる

これらの措置により、文書管理システムは機密情報の保護を強化し、データ漏洩や不正アクセスから組織を守る重要な役割を担います。セキュリティの一元化は、より効果的なリスク管理と迅速な対応を可能にし、組織全体の信頼性を向上させます。

4.一つのシステムに集約することでシンプルになる

文書管理とワークフロー機能を一つのシステムに統合することにより、企業のITインフラがシンプルかつ効率的になります。この集約化による主な利点は次の通りです。

  • 操作の簡略化:異なるシステム間での移動が不要になり、ユーザーインターフェースが統一されることで、操作が簡単になる
  • トレーニングコストの削減:従業員が学習するシステムが少なくなるため、トレーニング時間とコストが削減される
  • メンテナンスの効率化:一つのシステムだけを管理することで、IT部門の負担が軽減され、システム全体のメンテナンスとアップデートがより迅速に行える

これらの改善によって、企業はリソースをより効果的に使用し、全体の管理負担を減らすことが可能です。文書管理システムとワークフローを統合することは、複雑性を減少させ、日々の業務をよりスムーズに進行させるための鍵となります。

5.導入・運用コストの削減に繋がる

ワークフロー機能を備えた文書管理システムの導入は、中長期的に見ても企業の運用コストを大幅に削減することが可能です。このシステムの導入がコスト削減に貢献する主な方法は次の通りです。

  • 紙の使用量の削減:デジタル化された文書管理は、紙の使用を大幅に減少させ、印刷コストや物理的な保管スペースの必要性を低減する
  • 効率的な資源利用:自動化されたプロセスにより、従業員の時間を効率的に利用できるようになり、他の業務に注力できる時間が増える
  • システムメンテナンスの合理化:一元化されたシステムは、複数のシステムを個別に管理する必要がなくなるため、ITの保守やサポートのコストが削減される

これらの改善により、企業は直接的な資金の節約はもちろん、間接的な労力や時間の節約を実現し、全体的な運用効率を向上させることが可能になります。システムの導入初期にかかるコストはあるものの、長期的な運用においてはその投資が大きなリターンをもたらすことでしょう。

ワークフロー機能がある文書管理システムおすすめ5選

前述のメリットの通り、ワークフロー機能を備えた文書管理システムは

、業務効率を飛躍的に向上させることが可能です。具体的に、ワークフロー機能を備えた文書管理システムの中からおすすめの5つを厳選して紹介します。これらのシステムを活用することで、あなたの組織もより効果的に業務を進めることができるでしょう。

  • 文書管理システム AI OCR

    株式会社Cogent LabsのSmartReadは、独自開発のAIを活用することで認識率99.22%を誇るAI-OCRサービスです。コージェントラボが独自に開発した人工知能(AI)により、注文書や契約書、アンケート、預金通帳など多様なタイプのドキュメントを素早く正確に読み取り、情報を抽出。サードパーティツールを通して業務システム等に連携することで、データの利活用を促進します。SmartReadは事前学習済みのAIを活用することで、お客様による事前設定工数を大幅に削減できるだめ、作業時間やコストの削減に貢献します。

    製品のおすすめポイント

    1 高精度な文書仕分け&読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減

    独自開発のAIエンジンを活用し、ドキュメントの種類を自動で判別・仕分けした上で、あらゆる活字や手書き文字を高精度で読み取り可能。従来人手をかけていたデータ入力作業をSmartReadに置き換えることでその時間やコストを削減し、人にしかできない業務にリソースを投下できるため、生産性の向上を実現します。

    2 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ

    新しいツールのスムーズな導入を実現するためには、使いやすさが不可欠です。実際に利用する現場従業員への教育も不要なSmartReadのUI/UXは多くのお客様に評価されており、一部署だけでなく全社的な業務効率向上に貢献できます。

    3 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる

    ドキュメントの「データ化」は決してゴールではなく、そのデータをいかに活用できるかが重要です。SmartReadはAPIをはじめとする連携機能が充実しているため、RPAやデータ連携ツールを通して既存システムとスムーズに連携し、企業のデータ活用やDXを推進します。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 文書管理システム 外部連携 ワークフロー管理 文書編集 ISO文書管理 CSVファイル出力 アクセス制限 ドラッグ&ドロップ登録 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 取消線対応 英語対応 英語以外の言語対応 自動補正機能 非定型帳票対応 手書き文字対応 撮影画像対応 画像読み取り 準定型帳票対応 API連携 Excel変換 Word変換 RPA連携 ベリファイ機能
  • 文書管理システム AI OCR 契約書管理システム

    株式会社オプティムのOPTIM Contractは、AIを活用した契約書管理サービスです。契約書データのアップロードでAIが契約書のタイトル・企業名・契約締結日・契約終了日を取得し、契約書一通ごとの情報を管理します。フリーワード・タグ・全文での検索など柔軟な検索機能を持ち、契約更新も自動でリマインドされるなど契約管理に必要な要素が詰まっています。また、権限の与えられた契約書にのみアクセスが許可され、役割に応じた権限管理が可能です。

    製品のおすすめポイント

    1 AIが自動で、契約書の管理台帳を作成

    OPTiM Contractは、契約書管理業務を劇的に効率化できるサービスです。
    契約書の管理台帳をAIが自動作成してくれるので、手間のかかる入力業務をなくすことができます。契約終了や自動更新の時期を自動通知する機能があり、契約管理のミスも削減可能です。OPTiM Contractを導入すれば、契約管理業務の効率化だけでなく、ミスの削減にもつながります。

    2 スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化

    サービスの使いやすさもOPTiM Contractの大きな魅力といえます。
    既存の契約書をOCR処理でテキストデータ化できるので、紙と電子の契約書が混在していても一元管理が可能です。スキャンデータの契約書に使われている単語でも検索でき、契約書の検索や確認にかかる時間の削減にも大きな効果を発揮します。

    3 電子帳簿保存法に則して電子契約を保管可能

    OPTiM Contractは、国内に利用企業の多い電子契約サービスとの連携機能も充実しています。連携済みのサービスで締結した契約書は、OPTiM Contractに簡単にアップロードが可能です。「Adobe Sign」や「クラウドサイン」、「GMOサイン」、「WAN-sign」、「Docusign」に対応しています。すでに電子契約サービスを利用している場合は、連携によりさらなる業務効率化につながります。

    4 セキュリティ対策も万全

    電子取引保存の法的要件認証であるJIIMA認証を取得しています。契約書PDFの手動アップロードも可能なので、紙契約と電子契約の両方を、改正電子帳簿保存法の電子取引の保存要件を満たした上で一元管理ができます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 属性検索 外部連携 OCR登録 CSVファイル出力 アクセス制限 ドラッグ&ドロップ登録 他サービス連携 英語対応 手書きの読み取り可 スキャンデータの文字検索可 AI自動管理 リスク検出 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 英語対応 非定型帳票対応 手書き文字対応 画像読み取り 準定型帳票対応 タイムスタンプ API連携 データベース連携
  • 文書管理システム 契約書管理システム

    住友電工情報システム株式会社の楽々Document Plusは、800社以上の導入実績があり、さまざまな業種や用途で利用されている文書管理システムです。紙文書の抱える問題点や、ファイルサーバーによる電子文書の管理が抱えるセキュリティ問題などを解決し、自社の設定した権限のもと文書管理・活用が可能になります。ペーパーレス化の実現だけでなく、社内の業務効率の向上、テレワークのサポートにもつながります。

    製品のおすすめポイント

    1 ISO文書管理や契約書管理、電子帳簿保存法に対応でき業務の適用性が高い

    ISO9001/14001の要求事項を網羅しているので、マニュアルや規定文書の管理を効率的に運用可能です。契約書管理に関しては自動通知や自動更新などの期限管理機能を搭載、人的ミスをなくします。また電子帳簿保存法のうちスキャナ保存・電子取引に対応しており、JIIMA認証も取得済みのため、安心して利用可能です。

    2 全文検索や高速ビューワ、ワークフローやセキュリティなど、充実した機能性

    高性能な全文検索エンジンと、ヒットしたページを瞬時に表示する高速ビューワで、求める情報をスピーディに探し出すことができ、ユーザビリティの高いシステムです。ワークフロー機能を標準搭載しており、ペーパーレスでの登録・承認・公開が可能です。透かし文字の挿入、アクセス制御など、万全のセキュリティ性で情報漏洩の対策も行えます。

    3 あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索性能が高い

    高性能の検索エンジン・高速ビューワだけでなく、あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索方法が幅広く、効率的に検索できます。複合機からスキャンしたPDFファイルもOCR処理されるので、全文検索の対象となり効率的に書類を活用可能。誤認識した文字もあいまい検索でヒットできるためペーパーレス化が進みます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 契約書作成可 変更点検知 他サービス連携 複数部署管理 紙契約書データ化 更新通知 承認フロー設定 スキャンデータの文字検索可 AI自動管理 マルチデバイス対応 属性検索 属性登録 外部連携 変更履歴記録 ワークフロー管理 動画共有 ログイン連携 ISO文書管理 CSVファイル出力 アクセス制限 あいまい検索 OCR登録 モバイル利用 ドラッグ&ドロップ登録
  • 株式会社デジタルマトリックスのASTRUX文書管理システムは、JAなどで採用されている、PDFやWord文書を効率的に管理できます。一般文書だけでなく図面・医療文書、ISO文書の保管、記録と言った、運用から管理までをWebベースで管理できます。また誰がいつ何をしたかが一目でわかるログ機能など、セキュリティ性に対する対策も万全。安全な環境で企業の意思伝達・決定の効率化を進め、ビジネスの発展に繋げることが可能になります。

    製品のおすすめポイント

    1 インターフェイスの改善がなされさらに使いやすく、ワークフロー機能も強化されている

    旧バージョンから見直しをし、基本的なインターフェイスが見やすく、かつ扱いやすくなっています。またワークフローの機能が強化されており、各種種別・アクションや申請を簡単に行える機能が標準搭載。機能を活用し、承認状況の把握や自動承認機能など、意思決定を速める機能が多く備わっています。

    2 オプション製品を使用し、使用者のニーズに合わせて機能を拡張

    たとえば「ASTRUX OptionKit」を使用することで大量のデータを一括で登録が可能。信用金庫向けオプションやDocuWorks変換オプションなど多彩な拡張機能があります。またIpadオプションを利用すれば、ネット環境が無くともオフラインでファイルの参照が可能になります。工場や現場、営業先などでの利用におすすめです。

    3 年間保守サービスと、操作やプログラムサポートなどさまざまなサポートメニュー

    保守サービスに関してはASTRUXサポートWeb、操作方法に関しては問い合わせで対応できます。またプログラムサポートとして最新のパッチなどの情報が記載されており、分からない質問はFAQで確認可能。保守サービスは3か月の猶予ののち、一年単位でサポート可能、企業の形態・年数に応じリーズナブルにサポートを利用できます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 属性検索 属性登録 ワークフロー管理 ログイン連携 文書編集 ISO文書管理 アクセス制限 モバイル利用 ライフサイクル管理 ドラッグ&ドロップ登録
  • box
    文書管理システム ファイル共有サービス オンラインストレージ

    株式会社Box Japanのboxは、セキュアなコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーションのためのファイル共有サービスです。Boxを利用すれば、スマートフォンなどのモバイルデバイスからでも仕事が行えます。指先の操作一つで快適に音声や動画、ファイルの閲覧や編集ができ、多様な働き方を実現。また、ゼネラル・エレクトリックやJLL、ネーションワイドの各社を含むグローバルをリードする企業など、日本の6,000社以上の企業に利用されています。

    製品のおすすめポイント

    1 機械学習とポリシー設定によるコンテンツの保護

    アクセス制御や電子透かし、機密情報定義による分類機能により、クラウド上でもファイルは厳重に保護されています。またBox Shieldの機械学習とポリシー設定による脅威検知機能により、コンテンツを保護。共同利用が容易でありながら、同時に高いセキュリティ性を兼ね備えています。

    2 共同作業を効率的に行い、ワークフロー作成を迅速に作成可能

    ファイルに対する注釈やタスクまで作成可能で、共同作業をより効率的に行えます。クラウドなので社内外やデバイス、ソフトウェアを問いません。またコーディングなしのワークフロー自動化ツールもあり、作業を効率化。Box Relayを活用し、反復作業から従業員を解放できます。

    3 電子サインの搭載とアプリの統合機能により業務を円滑に

    電子サインがソフト上で行えるだけでなく、boxは1,500以上のアプリの統合機能を備えています。また開発者向けのAPIや改良ツールを活用し、企業によるニーズに合わせたboxのカスタマイズや拡張が可能。ソフト1つで業務をシームレスに行い、コンテンツへのアクセスを容易にします。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 ワークフロー管理 文書編集 レポート機能 モバイル利用 office連携 フォルダ同期機能 ファイル検索 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ユーザー管理 ログ機能 自動バックアップ 復元機能 二段階認証 多言語対応 脅威検知 コンプライアンス機能 Googleドライブ連携 Microsoft Teams連携 Salesforce連携 モバイルアプリあり チャットツール連携

「文書管理システム」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • 動画共有
    • CSVファイル出力
    • ページ閲覧者表示
    • 属性登録
    • 外部連携
    • モバイル利用
    • ドラッグ&ドロップ登録
    • ワークフロー管理
    • 文書編集
    • ライフサイクル管理
    • アクセス制限
    • いいね・コメント機能
    • OCR登録
    • あいまい検索
    • 変更履歴記録
    • 属性検索
    • レポート機能
    • ISO文書管理
    • 自動アーカイブ
    • ログイン連携
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料トライアル 要相談
スターター 9,980円/月額
備考
同時利用制限数は1で、月間アップロード上限は10です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
ビジネス 49,800円/月額
備考
同時利用制限数は5で、月間アップロード上限は100です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
制限なし
OPTIM Contractの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
1ヶ月トライアルプラン 30,000円/月額
スモールプラン(クラウド版) 36万円/年(月額3万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数1.2万枚前後
スタンダードプラン(クラウド版) 96万円/年(月額8万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数6万枚前後
エンタープライズプラン(クラウド版) 240万円/年(月額20万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数26万枚前後
オンプレミスプラン(オンプレミス版) お客様に最適な プランをご提案いたします
備考
初期費用は不要!
1年
SmartReadの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
DX Suite Lite 30,000円/月額
備考
無料枠18,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
DX Suite Standard 100,000円/月額
備考
無料枠50,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート(2か月)
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート
DX Suite Pro 200,000円/月額
備考
無料枠200,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート(2か月)
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート
1か月
DX suiteの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
利用期間の最低制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円~
備考
プランは5種あり、プランによっては初期費用が発生し、タイムスタンプ機能の同梱などがなされます。
利用料金 30,000円~/10ユーザー/月額
備考
プランはクラウドサービス、オンプレミスの利用形態ごとにご用意しています。
ユーザー、ストレージ、AI OCR画像数の課金制です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 無料
無料トライアル 月額無料
備考
年間アップロード上限:120(月間上限:10)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:6ヶ月
スターターS1 月額 9,980円(税抜)
備考
年間アップロード上限:1,200(月間上限:100)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS2 月額 19,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:6,000(月間上限:500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS3 月額 29,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:12,000(月間上限:1,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
ビジネスB1 月額 34,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:18,000(月間上限:1,500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB2 月額 39,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:24,000(月間上限:2,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB3 月額 49,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:36,000(月間上限:3,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
1年
DenHo(デンホー)の資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料プラン 0円
備考
5名まで無料で利用でき、200件までアップロード可能です。
スタータープラン 月額9,800円~
備考
アップロード可能件数は500件で、10名まで利用できます。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要相談
12か月~
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 300,000円~
備考
パブリックSaaSの初期費用です。プライベートSaaS初期費用は1700,000円~です。
プラン1 20,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス10アカウント」です。
プラン2 60,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス50アカウント」です。
プラン3 100,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス100アカウント」です。
基盤サービス(最小構成) 240,000円/月額
備考
プライベートSaaS運用基本サービスです。
基盤サービス(標準構成) 300,000円/月額
備考
プライベートSaaS運用基本サービスです。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
文書管理サービス(SaaS) 120,000円/月額
備考
ディスク容量は10GBです。
文書管理パッケージ ライセンス 1,800,000円~
備考
100ID~の料金です。
6ヶ月
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
スタンダードプランは300,000円、
MyQuickオンプレミスは600,000円かかります。
スタータープラン 20,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は10GB、設定可能IP数は5IP、利用可能データベース数は1です。
スタンダードプラン 70,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は50GB、設定可能IP数は20IP、利用可能データベース数は2です。
プレミアムプラン 要相談
備考
MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は8ユーザー、利用可能ディスク量は100GB、設定可能IP数は無制限、利用可能データベース数は5です。
MyQuickオンプレミス 150,000円~/月額
備考
MyQuickオンプレミス版です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
初回時に行う、契約書手動補正件数により異なります。
ライセンス費用 要相談
備考
契約書の年間アップロード件数によって異なります。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
ライトプラン 132,000円(税込)/年額
備考
容量は5GBで、ユーザー数は無制限です。
スタンダードプラン 264,000円(税込)/年額
備考
容量は20GBで、ユーザー数は無制限です。
プレミアムプラン 528,000円(税込)/年額
備考
容量は50GBで、ユーザー数は無制限です。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
3ヵ月
スマートOCRの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 70,000円
保守料金 800円/月額
備考
リコー複合機1台ごとの契約となります。
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
Team 500円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は10GB×契約ユーザー数。
Business 1,500円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は200GB×契約ユーザー数。
Enterprise 4,000円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は無制限。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
お問い合わせ お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要お問い合せ
備考
詳細は別途お問い合わせください。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用・サポート費用 0円
プラン 8 4,800円/月額
プラン 15 9,000円/月額
プラン25 15,000円/月額
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
Project 開発キット50,160 円(税込)/年間 本番運用110,000円(税込)
Unlimited 1,650,000 円(税込)/1開発者
備考
次年度以降は330,000 円(税込)/1開発者の値段になります。
Corporate 3,300,000円(税込)/5台・年間~
備考
ユーザ企業(企業グループを含む)による「全社 Wagby 化」を実現可能です。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス (初年度保守付) 684,750円(税込)
ASTRUX文書管理システム 保守費用 (1年間) 136,950円(税込)
ASTRUX2.0 Option Kit 1サーバーライセンス (初年度保守付) 258,500円(税込)
ASTRUX2.0 Option Kit 保守費用 (1年間) 275,000円(税込)
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
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初期費用 要お問い合わせ
備考
Businessプラン
Businessプラン 要お問い合わせ
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Enterpriseプラン 要お問い合わせ
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文書管理システムでワークフローも行う流れ

文書管理システムにワークフロー機能を組み込むことは、業務の効率化と精度の向上に直接貢献します。しかし、適切なステップで組み込まないとうまく効率化できません。そこで、このセクションでは、文書管理システムを利用してワークフローを効果的に行うための具体的なステップを詳細に説明します。各ステップを実践することで、業務プロセスの最適化と管理の改善が可能になります。

  1. 目的を明確にする
  2. 文書管理対象とする書類を決める
  3. 各文書のライフサイクルを明確にする
  4. ワークフローに組み込める処理を洗い出す
  5. ワークフローの設定を行う
  6. 役割に合った権限設定を行う

Step1.目的を明確にする

文書管理システムでワークフローを実行する前に、最初のステップはその目的を明確にすることです。この段階では、組織が達成したい具体的な目標を定義し、それに基づいてワークフローの設計を行います。目的を明確にすることにより、以下の点に注力できます。

  • 効率化したいプロセスの特定:どの業務プロセスが効率化の対象かを明確にし、それによって何を改善したいのかを定義する
  • 期待する成果の設定:ワークフロー導入によって期待される具体的な成果を設定し、それを達成するための基準を確立する

この初期段階での明確な目標設定は、後続のステップでの具体的なアクションプランを策定しやすくするだけでなく、プロジェクト全体の方向性を定めるための基盤となります。これにより、全体のプロジェクトがスムーズに進行し、目標達成に向けた確かな第一歩を踏み出すことが可能です。

Step2.文書管理対象とする書類を決める

文書管理システムでワークフローを効率的に実行するためには、次に管理対象とする書類を正確に選定することが重要です。このステップでは、どの文書をシステムで管理するかを決定し、それぞれの文書がビジネスプロセスにおいてどのような役割を果たすのかを理解することが求められます。選定プロセスには以下のような点を考慮すると良いでしょう。

  • 文書の種類の特定:契約書・報告書・プロジェクト計画書など、どの種類の文書をシステムで管理するかを明確にする
  • 文書の使用頻度と重要性の評価:頻繁に使用される文書や、重要な決定に影響を与える文書を優先的に管理対象にする

これらの文書を適切に選定することで、システムの効果を最大限に引き出すことが可能です。文書が適切に選ばれることで、ワークフローの各ステージで必要な情報が迅速に提供され、業務の進行がスムーズになります。

Step3.各文書のライフサイクルを明確にする

次に、文書管理システムにおいてワークフローを効果的に組み込むためには、各文書のライフサイクルを明確に定義することが必要です。このステップでは、文書が生成されてから破棄されるまでの全過程を詳細に理解し、各フェーズで何が必要かを特定します。文書のライフサイクルを明確にすることで、次のような利点が得られます。

  • 適切な保管とアクセス:文書の保存期間やアクセス権限を適切に設定し、セキュリティを保ちつつ効率的な情報アクセスを実現
  • 効率的な更新と廃棄:文書の有効期限が切れた際の更新や廃棄プロセスを自動化し、コンプライアンス違反のリスクを軽減

文書のライフサイクルを明確にすることは、組織内の情報管理を整理し、無駄な作業を削減するために不可欠です。これにより、文書の各ステージで必要なアクションがクリアになり、全体的なプロセスの透明性と効率が向上します。

Step4.ワークフローに組み込める処理を洗い出す

次のステップは、特に重要な一つで、どの業務プロセスを自動化するかを決定することです。このステップで行うべきは、組織の日常的な業務を詳細に分析し、ワークフローシステムに組み込むことが可能で効果的な処理を特定することです。具体的には次のような点を考慮すると良いでしょう。

  • 文書の承認フロー:どの文書にどのような承認プロセスが必要か、どの部門の承認が求められるかを明確にする
  • 文書の配布と共有:文書が関係者間でどのように共有されるべきか、アクセス権の管理はどうするかを検討する
  • 更新とアーカイブ処理:文書の定期的なレビューと更新のスケジュールを設定し、古い文書のアーカイブ方法を決める

これらのプロセスをワークフローシステムに組み込むことで、業務の自動化と効率化を図り、時間の節約とエラーの削減に繋がります。プロセスを明確にすることは、全体のワークフローの最適化に不可欠です。

Step5.ワークフローの設定を行う

ワークフローに組み込む処理が明確になったら、次は具体的なワークフロー設定を行います。このステップでは、各業務プロセスの流れを具体的に定義し、ワークフローシステム内での自動化の設定を実施します。ワークフローの設定に含むべきは次の要素です。

  • フローのデザイン:文書がどのように流れるか、どのステップでどのようなアクションが必要かを図式化する
  • ロールと責任の割り当て:各ステップで誰が何を行うのか、どの部門が関与するのかを明確にする
  • 自動トリガーの設定:特定のアクションが完了したときに次のステップが自動的に開始されるようにトリガーを設定する

これらの設定を行うことで、ワークフローがスムーズに機能し、文書管理プロセスの自動化が効果的に行われます。正確なワークフローの設定は、業務の効率化だけでなく、エラーの減少とプロジェクトの進行速度の向上にも寄与します。

Step6.役割に合った権限設定を行う

ワークフローの設計とプロセスの自動化が完了したら、次は各ステップに関わる人員に適切な権限を設定することが重要です。この段階では、誰が文書にアクセスできるのか、どのレベルの操作が可能なのかを厳密に決定します。権限設定は、セキュリティと効率性を確保するために不可欠です。この際に考慮すべき点は次の点があります。

  • アクセスレベルの定義:文書の重要性と機密性に基づいて、異なるアクセスレベルを設定
  • タスクごとの権限割当:特定の業務やタスクを行うために必要な権限を、関連するスタッフや部門に割り当て
  • 監視とログの管理:権限を持つ操作が行われた際には、それが記録され、必要に応じて監査が行えるようにする

適切な権限設定によって、文書管理システムはさらに信頼性とセキュリティを高めることが可能です。これにより、組織内の情報流通は適切に管理され、不正アクセスや情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。

文書管理システムでワークフローを両立させよう

この記事を通じて、文書管理システムとワークフロー機能を統合することの重要性と具体的な方法について解説しました。ワークフロー機能を備えた文書管理システムを導入することで、次のようなメリットがあります。

  • バラバラで使うより効率が向上する
  • プロセスや責任などの透明性が向上する
  • 一元化することでセキュリティを強化できる
  • 一つのシステムに集約することでシンプルになる
  • 導入・運用コストの削減に繋がる

各ステップを慎重に実施することで、組織の文書管理プロセスがスムーズに運行し、全体の生産性向上に寄与することが期待できます。

文書とワークフローの両方を効果的に管理することは、現代のビジネス環境において必須です。適切なシステムの選定と運用が、組織の持続的な成長と競争力の維持に不可欠です。そのため、今回解説した内容に基づいて、あなたの組織でも最適な文書管理システムとワークフローの統合を実現しましょう。

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