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文書管理システムと他システムを連携する方法とは?連携に強い文書管理システムシステム8選

目次

文書管理システムは、作業効率化やペーパーレス化の促進など様々なメリットがあります。それだけでも十分利用価値がありますが、他システムと連携することで更にその価値を高めることが可能です。それでは、具体的にシステム連携することでどのようなメリットがあるのでしょうか?

この記事では、他システムと連携する方法からメリットまで詳しく解説をしていきます。特に以下のようなお悩みを抱えている方は是非参考にしてみてください。

  • 文書管理システムを導入したいけど、既存システムと連携できるか知りたい
  • 具体的にどのような手順で文書管理システムと他システムを連携できるか知りたい
  • 連携に強い文書管理システムがどれか知りたい

この記事を通じて、文書管理システムを最大限に活用するための連携方法が理解できます。他システムと連携しながら、文書管理システムを十二分に活用していきましょう。

文書管理システムにおける連携とは

文書管理システムの連携機能は、異なるシステム間でデータを効果的にやり取りすることを可能にします。この連携により、情報の整合性が保たれ、業務の自動化や効率化が図れます。具体的にどのようなことができてどのような連携の種類があるのか、詳細を見ていきましょう。

システム連携によりデータやり取りができる

文書管理システムにおけるシステム連携は、異なるプラットフォームやアプリケーション間でデータを効率的にやり取りすることが可能です。この連携を通じて、文書や情報が自動的に交換され、手動でのデータ入力と更新の必要が減少します。これにより、時間の節約はもちろん、データの一貫性と精度が向上します。

文書管理システムと他システムとの具体的な連携例は以下の通りです。

  • プロジェクト管理ツールとの連携により、プロジェクト関連文書が自動的に同期
  • CRMシステムとの統合により、顧客関連の文書が最新の顧客データと連動
  • 会計ソフトウェアとの連携で、請求書や受領書の管理が自動化

これらの連携は、情報の即時性とアクセス性を大幅に向上させるため、組織の効率化に直接寄与します。文書管理システムを活用することで、異なるシステム間のスムーズなデータフローを実現し、業務の自動化と最適化を推進できます。

文書管理システムの連携で代表的な種類(API、CSV)

文書管理システムの連携には、主にAPI連携とCSVインポートの二つの方法が存在します。API連携は、リアルタイムでのデータ交換を可能にし、システム間の通信を自動化します。これにより、更新が頻繁に必要なデータを最新の状態に保つことが可能です。一方、CSVインポートは、大量のデータを一度に転送する際に有効です。特に、異なるシステム間での一括データ移行が必要な場合に適しています。

各連携の主な利点は以下の通りです。

利点
API連携
  • データのリアルタイム更新
  • 高度なセキュリティとエラー処理
  • システム間のシームレスなコミュニケーション
CSVインポート
  • 大規模なデータセットの効率的な移行
  • 簡易的な実装方法
  • 一時的なデータ統合のニーズに対応

これらの方法を選択する際には、データの量・更新の頻度・セキュリティの要件など、業務の具体的なニーズを考慮することが重要です。適切な連携手法を選ぶことで、文書管理システムの効率と効果を最大限に引き出すことが可能となります。

次に、具体的に文書管理システムの連携でどのようなことができるのか詳細を見ていきましょう。

文書管理システムの連携でできること

文書管理システムと他システムとの連携は、多様な業務プロセスを自動化し、業務の効率化を実現することが可能です。この連携によって、手動で行っていた作業を削減し、より迅速かつ正確に業務を遂行することが可能になります。次に、具体的な連携の用途とその効果について詳しく見ていきましょう。

  1. ワークフローに合わせたバッチ連携
  2. 申請書類の自動登録
  3. 既存の文書を一括登録
  4. 重要なメール等を自動アーカイブ

1.ワークフローに合わせたバッチ連携

バッチ連携は、定期的なタスクを自動化することで、ワークフローをスムーズにします。特に時間がかかるデータ処理や大量の情報更新を必要とする場合、バッチ処理は大きな助けとなります。これにより、従業員は繰り返し行う手作業から解放され、より創造的または戦略的な業務に集中することが可能です。

バッチ連携の具体的な利用例は以下の通りです。

  • 日次または週次でのレポート生成
  • 複数データソースからの情報集約
  • 定期的なバックアップとアーカイブ作成

これらの作業を自動化することで、時間とリソースの節約はもちろん、エラーの可能性も減少します。また、定期的に行われるこれらの処理は、組織内のデータ整合性と情報の正確性を維持する上で重要な役割を果たします。バッチ連携は、特に大量のデータを扱う環境でその真価を発揮し、業務の効率を大幅に向上させることが可能です。

2.申請書類の自動登録

文書管理システムと他の業務アプリケーションとの連携を活用することで、申請書類の自動登録が可能になります。これは、手動でのデータ入力作業を削減し、申請プロセスを迅速化するための効果的な手段です。自動登録により、データ入力の際の誤りを減らし、文書の処理時間を大幅に短縮できます。

自動登録を実現するためのステップは以下の通りです。

  1. 関連する申請フォームや文書をシステムに事前登録
  2. 申請データを自動で抽出し、適切なフォーマットでシステムに入力
  3. 完成した申請書類を自動で関連部署にルーティング

このプロセスにより、申請が必要な各種業務での効率が向上します。例えば、新規プロジェクトの承認書類や、経費精算のためのフォームなど、定型的な文書が自動で処理されるため、従業員はより重要な業務に集中することが可能です。自動登録機能は、業務の迅速化だけでなく、全体的な生産性の向上にも寄与します。

3.既存の文書を一括登録

文書管理システムの連携機能を活用すると、既存の文書を一括で登録することが可能です。これにより、時間を要する文書の手動登録作業を削減し、効率的なデータ管理が実現します。一括登録は、特に大規模な文書移行が必要な時にその力を発揮します。

一括登録プロセスを簡潔にするためには、以下の手順で行うと良いでしょう。

  1. 文書のフォーマットを統一して準備
  2. 必要なメタデータ(タイトル、作成日、タグなど)を事前に設定
  3. システムのインポート機能を利用して、複数の文書を同時にアップロード

この方法により、企業は大量の文書データを迅速にシステムに統合することが可能となり、データアクセスの速度と正確性が向上します。さらに、一括登録は文書の検索性を高め、必要な情報へのアクセスを容易にすることが可能です。結果的に、全体的な文書管理の効率が大幅に向上し、業務プロセスが加速されます。

4.重要なメール等を自動アーカイブ

文書管理システムとの連携を利用すると、重要なメールやその他の通信を自動でアーカイブすることができます。この機能は、組織が重要な情報を保持し、必要に応じて迅速にアクセスできるようにするために非常に役立ちます。自動アーカイブによって、情報の保護と規制遵守が強化され、情報漏えいのリスク軽減が可能です。

自動アーカイブの設定方法は以下の通りです。

  1. メールサーバーと文書管理システムとの間に連携を設定
  2. アーカイブの条件を定義(例:特定のキーワード、送信者、受信日など)
  3. アーカイブされたデータに対するアクセス権を適切に管理

このプロセスは、日常的に発生する大量のコミュニケーションから重要な情報を選別し、安全に保存することを可能にします。また、監査や法的要求に応じたデータの抽出が必要な際にも、迅速かつ効果的に対応できるようになります。このように、自動アーカイブは組織の情報管理を効率化し、コンプライアンスを支援する重要なツールです。

文書管理システムを他システムと連携する6つのメリット

文書管理システムを他のシステムと連携させることは、企業運営の効率化とセキュリティ強化に大きく寄与します。この連携によって、データ管理がシンプルになり、業務プロセスがスムーズに運ぶようになります。具体的に挙げられるメリットは以下6つです。

  1. データを一元管理できる
  2. 業務効率の改善が見込める
  3. 人的ミスが削減できる
  4. データを確実に管理できる
  5. 内部統制・セキュリティ向上に繋がる
  6. コンプライアンスを強化できる

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

1.データを一元管理できる

文書管理システムと他のシステムを連携することで、データを一元管理することが可能になります。この一元管理は、データの整合性を保ち、情報アクセスの迅速化を実現します。企業全体で一貫したデータベースを持つことで、情報の重複や矛盾を減少させ、意思決定の精度を向上させることが可能です。

一元管理の主なメリットは次の通りです。

  • 情報の整合性と透明性の向上
  • 検索時間の短縮と情報アクセスの速度向上
  • レポート作成やデータ分析の効率化

これらの利点は、組織内のさまざまな部署が共通のデータを共有し、協力して業務を進める際に特に重要です。データが一元管理されていることで、必要な情報を迅速に取得し、より迅速な対応が可能となります。結果として、全社的な生産性の向上に寄与します。

2.業務効率の改善が見込める

文書管理システムと他システムの連携により、業務効率の向上が期待できます。連携により自動化が進み、日々の作業がスピードアップするため、従業員はルーチンワークから解放され、より価値の高い業務に集中できるようになります。特に、報告書作成やデータ分析などの時間を要する作業が効率化されることが大きな利点です。

業務効率化を促す主な要素は以下の通りです。

  • データ入力の自動化による時間削減
  • エラー発生のリスク低減
  • 必要な情報への迅速なアクセス

これらの改善により、全社的な生産性が向上し、従業員の満足度も高まるでしょう。自動化されたプロセスは、繰り返し発生するエラーを削減し、より正確なデータに基づいた意思決定が可能になるため、業務の質自体の向上も見込めます。このような連携は、組織の効率だけでなく、経済性にも寄与するため、多くの企業での導入が進んでいます。

3.人的ミスが削減できる

文書管理システムと他システムの連携は、人的ミスの削減に大きく貢献します。自動化されたデータ入力やプロセスにより、入力ミスや情報の不整合が大幅に減少させることが可能です。これは特に、情報が多岐にわたる大規模な組織で効果を発揮します。

具体的には、以下のような方法によりミス削減に繋がります。

  • データの自動検証機能を利用して誤入力を即座に検出
  • システム間での情報共有により、データの一貫性を保持
  • 重要な情報のバックアップを定期的に自動実行

これらの対策により、業務プロセスがよりスムーズに行われ、エラーによるコストや時間の浪費が減少します。また、正確なデータは信頼性の高いレポーティングと分析を可能にし、組織全体のパフォーマンス向上に寄与します。このようにシステム連携は、業務の質を向上させるだけでなく、長期的な経営安定性にも貢献する重要な要素です。

4.データを確実に管理できる

文書管理システムと他システムの連携は、データ管理の確実性を格段に向上させます。一元化されたデータ管理システムを使用することで、情報の紛失や不正アクセスを防ぎながら、データの整合性保持が可能です。これにより、組織内のデータセキュリティが強化され、情報漏洩のリスクが軽減されます。

データ管理の確実性を高めるための主要な方法は次の通りです。

  • セキュリティプロトコルの強化と暗号化技術の導入
  • アクセス権限の厳格な管理と監査ログの定期的なチェック
  • データの定期的なバックアップと災害復旧プランの実施

これらの措置は、不正アクセスやデータ損失から情報を守るだけでなく、規制遵守の要求にも応えることが可能です。信頼できるデータ管理システムは、組織の信用性を向上させ、顧客やパートナーからの信頼を確保するための基盤となります。このようにして、システム連携は組織全体の運用の質を高める重要な役割を果たします。

5.内部統制・セキュリティ向上に繋がる

文書管理システムと他システムとの連携は、内部統制とセキュリティの向上にも大きく寄与します。システム間で情報が一元管理されることで、データへのアクセス制御が強化され、内部監査の効率も向上します。これにより、企業のコンプライアンス体制が強化され、リスク管理がより効果的に行えるようになるでしょう。

内部統制の強化に役立つ主要な措置は以下の通りです。

  • データアクセスのロールベース制御を実施し、適切な権限管理を行う
  • 操作記録の自動化により、誰がいつどのデータを操作したかを追跡
  • 定期的なセキュリティ監査と脆弱性評価の実施

これらの措置は、情報漏洩や不正アクセスの防止に効果的であり、組織のセキュリティポリシーの遵守を支援します。また、これらのシステム連携による強化された内部統制は、外部からの監査時にもその効果を発揮し、企業の信頼性と透明性を向上させます。結果として、企業全体のセキュリティ態勢が強化され、持続可能な成長をサポートする基盤を築くことが可能です。

6.コンプライアンスを強化できる

文書管理システムと他システムとの連携は、企業のコンプライアンス基準を強化する上でも非常に効果的です。適切なシステム連携を行うことで、法的要求や業界規範に適合する文書管理プロセスを確立できます。これは、監査の準備を容易にし、潜在的な法的リスクを減少させる重要なステップです。

コンプライアンス強化のためには以下の点が重要です。

  • 情報保護に関する法規制に準拠したデータ管理とアクセスポリシーの実施
  • 重要文書の保存期間と廃棄スケジュールの厳格な管理
  • システムやデータへのアクセスに関する詳細な監査ログの保持

これらの措置により、企業は法的要件を満たし、同時にデータと文書の安全性を保証します。さらに、連携されたシステムは透明性と追跡性を高め、万が一の監査や法的調査時に迅速に対応することが可能です。このような体制は、企業の信頼性を向上させ、ビジネスの持続可能性に貢献します。

以上のメリット6つを享受するためには、適切に文書管理システムと他システムを連携する必要があります。次に文書管理システムと他システムを連携する方法を見ていきましょう。

文書管理システムと他システムを連携する方法

文書管理システムを他のシステムと効果的に連携させるための方法を理解することは、業務効率化とデータ管理の最適化に不可欠です。具体的には以下3つのステップで連携させます。

  1. 他システムと連携できる文書管理システムを選ぶ
  2. 連携ルールを明確にする
  3. 場合によって、カスタマイズの追加開発をする

これらのステップについて適切に理解・実行することで、ここまでで解説したメリットを企業にもたらすことが可能です。一つ一つのステップを見ていきましょう。

1.他システムと連携できる文書管理システムを選ぶ

効果的なシステム連携を実現するためには、まず他システムと連携可能な文書管理システムを選定することが重要です。選択する際には、互換性、拡張性、およびサポートされる連携技術の範囲を検討する必要があります。システムの選択は、将来のニーズにも対応できるように、拡張性に富んだものを選ぶことが望ましいです。

連携可能なシステムを選ぶ際の考慮点は以下の通りです。

  • システムがサポートする連携の種類とその機能性
  • システム間でのデータ交換を容易にするための標準プロトコルのサポート状況
  • システムのカスタマイズ可能性と将来的なアップグレードオプション

これらの要素を考慮することで、現在および将来の業務要件に合わせて最適な文書管理システムを選択できます。適切なシステムを導入することで、業務の効率化はもちろん、長期的なIT戦略にも寄与することが期待されます。

後述で連携に強いおすすめのシステムも紹介するので、参考にしてみてください。

2.連携ルールを明確にする

他システムとの効果的な連携を実現するためには、連携ルールを明確に設定することが不可欠です。これには、データの共有方法、アクセス権限、およびデータ更新のプロトコルを定義することが含まれます。明確なルールとガイドラインを設けることで、システム間のデータの整合性とセキュリティを保ちながら、連携をスムーズに行うことができます。

連携ルールを設定する際に考慮すべきポイントは以下の通りです。

  • 各システムから何を共有し、何を非公開にするかを決定
  • データアクセスに関するセキュリティ要件を明確化
  • データ同期の頻度や方法について具体的な規定を設ける

これらのルールを事前に確立しておくことで、連携プロセス中の誤解や誤操作を防ぎ、システム間でのデータ処理の効率を最大化します。また、これにより、データの一貫性が保たれ、全体的な業務の透明性が向上します。このアプローチは、組織全体の運用効率を高めるとともに、ITインフラの持続可能な発展を支える基盤となるでしょう。

3.場合によって、カスタマイズの追加開発をする

文書管理システムと他システムとの連携を最適化するためには、場合によってはカスタマイズや追加開発が必要になることがあります。特定の業務要件やユニークなプロセスを支援するために、標準機能の範囲を超えたカスタマイズが求められることがよくあります。このステップは、システムの機能を拡張し、企業特有のニーズに合わせるために重要です。

カスタマイズを検討する際のポイントは以下の通りです。

  • 既存の機能だけでは解決できない特定の業務プロセスのニーズを特定
  • システムの拡張性を評価し、将来的なアップグレードや変更に対応できるかを確認
  • 専門の開発パートナーと協力して、必要なカスタマイズを計画・実施

カスタマイズや追加開発により、システムはより柔軟に業務に対応できるようになり、効率的な運用が可能になります。また、このアプローチは、技術的な障壁を克服し、企業が独自の競争優位を築く助けとなることが期待されます。

連携機能が充実している文書管理システム8選

文書管理システムは数多くありますが、全てのシステムが他システムとの連携に適しているわけではありません。そのため、連携機能が充実しているシステムを選ぶことが、業務効率を大幅に向上させる鍵となります。そこで、連携機能が充実している文書管理システムとして、8つのシステムを紹介します。

おすすめ文書管理システム全27選の比較と選定ポイントについて詳しく解説した記事はこちら

先に各システムの連携に関する情報を表でお見せすると以下の通りです。

製品 APIの内容
box
  • 連携可能なアプリは1,500以上
  • Salesforce、Zoom、Slack、Office 365、ServiceNow などの多様な連携機能から自由に選択できる
NotePM
  • APIによる連携
  • Slack/Chatwork/Teams/LINE WORKS/Google Chatとの連携
  • Zapier連携による3,000以上のアプリとデータ連係
  • Word、Excel、PowerPoint、PDFなど、さまざまなファイルの一括インポート
ConTrack
  • SGSジャパン社製 AIエンジンと要求管理機能の連携
  • Apache Subversionと構成管理機能の連携
  • Redmine・Jira Softwareと変更管理機能の連携
  • Microsoft製品やPDFなどと文書解析エンジンの連携
楽々Document Plus
  • boxと連携して社外へ簡単にファイルを送付
  • 電子契約サービス連携で契約書などの申請・締結・保管までをシステム上で一貫管理
  • CSVインポートによる文書一括登録
SmartRead
  • APIで業務アプリケーションと連携
  • RPA製品と連携して文書のデータ化処理を自動化可能
Fleekdrive
  • Salesforceの豊富なファイル管理機能と連携
  • 動画配信プラットフォーム「J-Stream Equipmedia」と連携
  • クラウド帳票出力サービスFleekform(フリークフォーム)と連携
  • APIによる他システムとの連携
MyQuick
  • 電子契約サービスと連携
  • AzureADと連携してシングルサインオンが可能に
  • APIによる他システムとの連携
クラウドサイン SCAN
  • 100以上のサービスと連携可能
  • クラウドサイン上での電子と紙契約書の一元管理

※連携できる内容は2024/4/22時点のもの

それでは、各システムの特徴について一つずつ見ていきましょう。

  • box
    文書管理システム ファイル共有サービス オンラインストレージ

    株式会社Box Japanのboxは、セキュアなコンテンツ管理、ワークフロー、コラボレーションのためのファイル共有サービスです。Boxを利用すれば、スマートフォンなどのモバイルデバイスからでも仕事が行えます。指先の操作一つで快適に音声や動画、ファイルの閲覧や編集ができ、多様な働き方を実現。また、ゼネラル・エレクトリックやJLL、ネーションワイドの各社を含むグローバルをリードする企業など、日本の6,000社以上の企業に利用されています。

    製品のおすすめポイント

    1 機械学習とポリシー設定によるコンテンツの保護

    アクセス制御や電子透かし、機密情報定義による分類機能により、クラウド上でもファイルは厳重に保護されています。またBox Shieldの機械学習とポリシー設定による脅威検知機能により、コンテンツを保護。共同利用が容易でありながら、同時に高いセキュリティ性を兼ね備えています。

    2 共同作業を効率的に行い、ワークフロー作成を迅速に作成可能

    ファイルに対する注釈やタスクまで作成可能で、共同作業をより効率的に行えます。クラウドなので社内外やデバイス、ソフトウェアを問いません。またコーディングなしのワークフロー自動化ツールもあり、作業を効率化。Box Relayを活用し、反復作業から従業員を解放できます。

    3 電子サインの搭載とアプリの統合機能により業務を円滑に

    電子サインがソフト上で行えるだけでなく、boxは1,500以上のアプリの統合機能を備えています。また開発者向けのAPIや改良ツールを活用し、企業によるニーズに合わせたboxのカスタマイズや拡張が可能。ソフト1つで業務をシームレスに行い、コンテンツへのアクセスを容易にします。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 ワークフロー管理 文書編集 レポート機能 モバイル利用 office連携 フォルダ同期機能 ファイル検索 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ユーザー管理 ログ機能 自動バックアップ 復元機能 二段階認証 多言語対応 脅威検知 コンプライアンス機能 Googleドライブ連携 Microsoft Teams連携 Salesforce連携 モバイルアプリあり チャットツール連携
  • 文書管理システム ナレッジマネジメントシステム ファイル共有サービス

    株式会社プロジェクト・モードのNotePMは、7,000社以上に導入されている、使いやすさNo.1を受賞したマニュアル作成・ナレッジ共有システムです。マニュアル作成、社内wiki、ノウハウ共有、社内FAQ、社内ポータル、取引先との情報共有など、さまざまなシーンで活躍します。社内の情報を探すのが大変、知識の共有が上手くいかないといった悩みを解決し、日報や議事録、マニュアルかな社内報といった文章を簡単に管理できます。またウィキペディアのように情報を書き込み蓄積するツールが導入されており、社内の知りたいことが簡単に見つかる機能が搭載されています。

    製品のおすすめポイント

    1 ウィキペディアのように利用し、情報を書き込み蓄積する

    NotePMはマニュアル・ノウハウをWeb上で簡単に作成し、保存できる機能が備わっています。高機能エディタとテンプレートが搭載され、バラバラなフォーマットを標準化可能。矢印や吹き出しなどのマニュアルに便利な画像編集機能も搭載されており、ウィキペディアのように簡単に編集できます。

    2 高機能の検索エンジンで欲しい情報が簡単に見つかる

    Word・Excel・PowerPoint・PDFなどを保存できます。またその内容はデータベースに保管され、検索機能を使うことで簡単に表示可能です。全文検索でキーワードを入力すれば、欲しい情報がすぐに表示、情報を活用可能です。またページを見た人がわかる機能など検索に付随する機能も豊富です。

    3 アクセス制限やファイル共有など機能が豊富

    アクセス制限機能やページを見た人が分かる機能によって、企業の形態に応じた柔軟なセキュリティ設定が可能です。他にも便利な機能が豊富で、ファイル共有やチャット連携などチームの業務を円滑化する手段が豊富に用意。マルチデバイス対応なので、本社にいなくても情報共有が簡単にできます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 変更履歴記録 属性登録 属性検索 外部連携 動画共有 文書編集 CSVファイル出力 いいね・コメント機能 アクセス制限 ページ閲覧者表示 レポート機能 モバイル利用 ドラッグ&ドロップ登録 ファイル検索 コメント機能 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ログ機能 自動バックアップ 復元機能 二段階認証
  • 文書管理システム

    株式会社ベリサーブのConTrackは、システム開発の品質確保に必要な構成管理や変更管理などの機能を合わせ持つトレーサビリティ管理ツールです。開発ドキュメントの文脈を追跡し、不具合の原因を明らかにします。要求管理、構成管理、変更管理などシステム全体を可視化する機能や、成果物登録やトレース設定などの開発現場作業を軽減する機能を持ち、生産性向上をサポートします。また、直感的で使いやすい操作画面で、短時間で操作方法を習得できるのも魅力です。

    製品のおすすめポイント

    1 開発文書管理の課題を解決する統合システム

    現場の作業負荷なくプロジェクトの品質向上をサポートする機能を搭載しています。これまでの開発文書管理の課題であった成果物の登録・変更やトレース設定の作業負荷の軽減を意識した機能を持ちます。また、さまざまなツールとの有機的な連携により、開発プロジェクトの品質向上と生産性・効率性向上の両立をサポートします。

    2 操作も快適で、状況の把握がスムーズに行える

    機能が高度なだけではなく、ユーザビリティも優れています。成果物間の関連性確認は、ラインビューとマトリクスビューの2パターンなので、一目でシステム全体の影響範囲が把握できます。成果物は、ドラッグ&ドロップするだけの簡単登録が可能で、文書解析エンジンにより、ワンアクションで簡単に要素レベルまで登録できます。

    3 さまざまなフォーマッチ対応する文書解析エンジン

    システムの核となる文書解析エンジンは、開発文書の構造を解析し、トレーサビリティ管理の対象となる要素を自動的に抽出・登録します。文書中にアウトライン表示や章立て番号などの一定の規則があれば、解析が可能です。Microsoft の各ツール、テキスト、PDFなど、多種・多様なファイルフォーマットに対応しています。

    ソフト種別 オンプレミス型ソフト
    基本的な機能 外部連携 属性検索 変更履歴記録 属性登録 文書編集 ドラッグ&ドロップ登録
  • 文書管理システム 契約書管理システム

    住友電工情報システム株式会社の楽々Document Plusは、800社以上の導入実績があり、さまざまな業種や用途で利用されている文書管理システムです。紙文書の抱える問題点や、ファイルサーバーによる電子文書の管理が抱えるセキュリティ問題などを解決し、自社の設定した権限のもと文書管理・活用が可能になります。ペーパーレス化の実現だけでなく、社内の業務効率の向上、テレワークのサポートにもつながります。

    製品のおすすめポイント

    1 ISO文書管理や契約書管理、電子帳簿保存法に対応でき業務の適用性が高い

    ISO9001/14001の要求事項を網羅しているので、マニュアルや規定文書の管理を効率的に運用可能です。契約書管理に関しては自動通知や自動更新などの期限管理機能を搭載、人的ミスをなくします。また電子帳簿保存法のうちスキャナ保存・電子取引に対応しており、JIIMA認証も取得済みのため、安心して利用可能です。

    2 全文検索や高速ビューワ、ワークフローやセキュリティなど、充実した機能性

    高性能な全文検索エンジンと、ヒットしたページを瞬時に表示する高速ビューワで、求める情報をスピーディに探し出すことができ、ユーザビリティの高いシステムです。ワークフロー機能を標準搭載しており、ペーパーレスでの登録・承認・公開が可能です。透かし文字の挿入、アクセス制御など、万全のセキュリティ性で情報漏洩の対策も行えます。

    3 あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索性能が高い

    高性能の検索エンジン・高速ビューワだけでなく、あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索方法が幅広く、効率的に検索できます。複合機からスキャンしたPDFファイルもOCR処理されるので、全文検索の対象となり効率的に書類を活用可能。誤認識した文字もあいまい検索でヒットできるためペーパーレス化が進みます。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 契約書作成可 変更点検知 他サービス連携 複数部署管理 紙契約書データ化 更新通知 承認フロー設定 スキャンデータの文字検索可 AI自動管理 マルチデバイス対応 属性検索 属性登録 外部連携 変更履歴記録 ワークフロー管理 動画共有 ログイン連携 ISO文書管理 CSVファイル出力 アクセス制限 あいまい検索 OCR登録 モバイル利用 ドラッグ&ドロップ登録
  • 文書管理システム AI OCR

    株式会社Cogent LabsのSmartReadは、独自開発のAIを活用することで認識率99.22%を誇るAI-OCRサービスです。コージェントラボが独自に開発した人工知能(AI)により、注文書や契約書、アンケート、預金通帳など多様なタイプのドキュメントを素早く正確に読み取り、情報を抽出。サードパーティツールを通して業務システム等に連携することで、データの利活用を促進します。SmartReadは事前学習済みのAIを活用することで、お客様による事前設定工数を大幅に削減できるだめ、作業時間やコストの削減に貢献します。

    製品のおすすめポイント

    1 高精度な文書仕分け&読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減

    独自開発のAIエンジンを活用し、ドキュメントの種類を自動で判別・仕分けした上で、あらゆる活字や手書き文字を高精度で読み取り可能。従来人手をかけていたデータ入力作業をSmartReadに置き換えることでその時間やコストを削減し、人にしかできない業務にリソースを投下できるため、生産性の向上を実現します。

    2 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ

    新しいツールのスムーズな導入を実現するためには、使いやすさが不可欠です。実際に利用する現場従業員への教育も不要なSmartReadのUI/UXは多くのお客様に評価されており、一部署だけでなく全社的な業務効率向上に貢献できます。

    3 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる

    ドキュメントの「データ化」は決してゴールではなく、そのデータをいかに活用できるかが重要です。SmartReadはAPIをはじめとする連携機能が充実しているため、RPAやデータ連携ツールを通して既存システムとスムーズに連携し、企業のデータ活用やDXを推進します。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 文書管理システム 外部連携 ワークフロー管理 文書編集 ISO文書管理 CSVファイル出力 アクセス制限 ドラッグ&ドロップ登録 帳票種類分け(タグ付け) ワークフロー 取消線対応 英語対応 英語以外の言語対応 自動補正機能 非定型帳票対応 手書き文字対応 撮影画像対応 画像読み取り 準定型帳票対応 API連携 Excel変換 Word変換 RPA連携 ベリファイ機能
  • 文書管理システム ファイル共有サービス オンラインストレージ

    株式会社FleekdriveのFleekdriveは、企業の情報資産を社内外問わず有効活用できるファイル共有サービスです。いつでも、どこからでも業務ファイルにアクセス可能で、フォルダの階層も一目で理解できるなど、使いやすいインターフェイスが特長。また、取引先へのメール送付や社内の承認作業など、簡易タスクを自動化する管理機能も魅力です。企業の様々なニーズにきめ細かく応える設計が、多くの導入実績につながっています。

    製品のおすすめポイント

    1 誰もが使いやすいインターフェイスで業務効率を向上

    シンプルな操作でのファイル共有、管理はもちろん、大容量のファイルもダウンロードせずにブラウザ上で閲覧できるなど、働く人のニーズを捉えたきめ細かい設計が強みです。ファイルへのコメントや支持もFleekdrive上で完結するなど、業務効率をアップする機能が多く搭載されています。

    2 管理者の手間を省く、現実的で豊富な管理機能が魅力

    ユーザーの一括登録や期限付きアカウントの発行など、様々なビジネスシーンに有用な管理機能が豊富に使えます。セキュリティの機能も充実しており、IPアドレスによりアクセス元を制限したり、PDFのコピーや印刷を制限したりと、多くの手段で社内の情報資産を守ることができます。

    3 モバイル活用もできるので、社外からの業務も行いやすい

    モバイル端末ひとつで、業務の効率を改善します。スマホで撮った写真を直接共有することも、大容量データを閲覧・送信することも、自由自在に行えます。また、もし使用しているデバイスを紛失しても、スマホのアプリケーションロック機能により情報漏えいを防ぐことができるので安心です。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 外部連携 自動アーカイブ アクセス制限 モバイル利用 office連携 フォルダ同期機能 ファイル検索 コメント機能 ゲスト招待/共有機能 アクセス制限 ユーザー管理 ログ機能 自動バックアップ 多言語対応 自動バックアップ 脅威検知 オフライン利用可 コンプライアンス機能 Salesforce連携 ファイル暗号化 モバイルアプリあり
  • 文書管理システム 契約書管理システム

    インフォコム株式会社のMyQuickは、文書管理、文書共有、文書検索など幅広い範囲をサポートする文書管理システムです。文書ファイルの保管だけではなく、文書の属性項目を定義した文書データベースを作成できるので検索しやすい仕組みになっています。電子契約サービスとの連携で、情報資産の共有も可能です。また、閲覧権限、登録権限などから組み合わせて操作権限を細かく設定できるため、組織構造を反映したグループ管理や、文書のアクセス制御が可能です。

    製品のおすすめポイント

    1 さまざまな条件でスピーディに探せる、多機能検索

    文書ファイルに記載されている文字はもちろん、文書の分類、年度や日付、数値情報などから素早く目的の文書を検索できます。よく使う検索条件は、検索メニューに保存しておき、欲しい情報が欲しいときにシステムから自動的にプッシュ通知されるので便利です。また、自動作成されるツリー型カテゴリによる検索機能も搭載されています。

    2 細かい設定が可能なアラート機能で、作業の漏れを防ぐ

    契約書の更新や終了など知らせる機能を持ちます。30日前、1年経過、ファイル登録なしなどさまざまな条件を設定し、条件に一致した文書を知らせるアラートを自動的にメールで配信することができます。複雑な通知も設定できるので、ピンポイントで通知することが可能で作業の漏れを回避します。

    3 電子帳簿保存法の証憑管理に最適な、データ削除・変更の制限

    電子帳簿保存法の改正に伴い、取引データの保存の際のセキュリティ強化および内部統制強化のために一度登録したデータの変更・削除を項目ごとに制限することが可能です。権限管理機能である文書自体の削除権限の設定を合わせることで、電子ファイルの削除を制限しつつ、管理項目の修正許可を行うなど柔軟な運用ができるようになります。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 属性検索 属性登録 外部連携 ログイン連携 レポート機能 ワークフロー管理 文書編集 アクセス制限 あいまい検索 OCR登録 ページ閲覧者表示 契約書作成可 他サービス連携 更新通知 スキャンデータの文字検索可
  • 文書管理システム 契約書管理システム

    弁護士ドットコム株式会社のクラウドサイン SCANは、紙のスキャンやデータのインポートを代行する文書管理サービスです。250万社以上もの企業に利用されています。スキャンやデータの入力が不要になるので、作業時間が大幅に短縮できるのが大きなメリットです。データ化後は、契約書の検索や日付管理などが行えます。契約締結日や自動更新の有無、部署名など様々な情報で検索することで目当ての契約書がすぐに見つかります。

    製品のおすすめポイント

    1 契約書のスキャン・データ入力の業務を代行

    クラウドサイン SCANは、契約書を全てスキャンし、契約日などの書類情報の入力も全て代行します。これまで、他部署からの契約書照会対応でキャビネット内の書類を探して、スキャンするなどの契約書照会対応に割かれていた時間を、他の業務に活用できるので生産性が大幅にアップします。

    2 契約更新・終了間近の契約書を自動で通知など、リスク管理機能も充実

    契約書のスキャンや入力の代行の後、取込んだデータは、すぐに検索することが可能です。また、アラート機能を利用することで、更新日や終了日が近づいた際に管理者に自動でメールが送られてくるので、抜けや漏れを防ぎます。手間をかけずに契約書管理が行え、リスクも低減するサービスと言えます。

    3 導入から運用、書類返却までのスムーズな流れ

    導入から運用の流れは、まず問い合わせの後、提供社がヒアリングにうかがうところから始まります。申し込み後、スキャンしたい契約書を提供社に発送すると、そこでスキャン作業、書類情報入力、OCR作業を代行して行います。完了後、書類は返却されます。オプションで倉庫に預けることも可能です。

    ソフト種別 クラウド型ソフト
    基本的な機能 契約書作成可 他サービス連携 自社システム連携 複数部署管理 紙契約書データ化 更新通知 AI自動管理 マルチデバイス対応 テンプレート管理 属性検索 OCR登録

「文書管理システム」の製品比較表

※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています

  • 製品名
  • 料金プラン
  • プラン名金額
  • 無料トライアル
  • 最低利用期間
  • 基本的な機能
    • 属性登録
    • OCR登録
    • モバイル利用
    • ドラッグ&ドロップ登録
    • ワークフロー管理
    • 文書編集
    • CSVファイル出力
    • ライフサイクル管理
    • いいね・コメント機能
    • あいまい検索
    • ページ閲覧者表示
    • 変更履歴記録
    • 属性検索
    • レポート機能
    • ISO文書管理
    • 自動アーカイブ
    • アクセス制限
    • 動画共有
    • ログイン連携
    • 外部連携
  • サービス資料
  • 無料ダウンロード
  • ソフト種別
  • サポート
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料トライアル 要相談
スターター 9,980円/月額
備考
同時利用制限数は1で、月間アップロード上限は10です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
ビジネス 49,800円/月額
備考
同時利用制限数は5で、月間アップロード上限は100です。
ユーザー作成上限数・ファイル容量制限・ファイル保存期間はすべて無制限です。
制限なし
OPTIM Contractの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
1ヶ月トライアルプラン 30,000円/月額
スモールプラン(クラウド版) 36万円/年(月額3万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数1.2万枚前後
スタンダードプラン(クラウド版) 96万円/年(月額8万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数6万枚前後
エンタープライズプラン(クラウド版) 240万円/年(月額20万円相当)
備考
初期費用は不要!処理可能枚数26万枚前後
オンプレミスプラン(オンプレミス版) お客様に最適な プランをご提案いたします
備考
初期費用は不要!
1年
SmartReadの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
DX Suite Lite 30,000円/月額
備考
無料枠18,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
DX Suite Standard 100,000円/月額
備考
無料枠50,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート(2か月)
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート
DX Suite Pro 200,000円/月額
備考
無料枠200,000円分含む
無料枠を超過する読取は従量課金制
DX Suite 標準サポート
・メールサポート
・活用サポートコンテンツ
オンボーディングサポート(2か月)
・専任担当者による導入・運用支援
・帳票定義設定サービス
・Web会議による個別サポート
1か月
DX suiteの資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
利用期間の最低制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円~
備考
プランは5種あり、プランによっては初期費用が発生し、タイムスタンプ機能の同梱などがなされます。
利用料金 30,000円~/10ユーザー/月額
備考
プランはクラウドサービス、オンプレミスの利用形態ごとにご用意しています。
ユーザー、ストレージ、AI OCR画像数の課金制です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 無料
無料トライアル 月額無料
備考
年間アップロード上限:120(月間上限:10)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:6ヶ月
スターターS1 月額 9,980円(税抜)
備考
年間アップロード上限:1,200(月間上限:100)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS2 月額 19,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:6,000(月間上限:500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
スターターS3 月額 29,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:12,000(月間上限:1,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
ビジネスB1 月額 34,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:18,000(月間上限:1,500)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB2 月額 39,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:24,000(月間上限:2,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
ビジネスB3 月額 49,800円(税抜)
備考
年間アップロード上限:36,000(月間上限:3,000)
ユーザー作成上限数:無制限
ファイル容量制限:無制限
ファイル保存期間:無制限
IPアドレス制限
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
1年
DenHo(デンホー)の資料サムネイル
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
無料プラン 0円
備考
5名まで無料で利用でき、200件までアップロード可能です。
スタータープラン 月額9,800円~
備考
アップロード可能件数は500件で、10名まで利用できます。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要相談
12か月~
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 300,000円~
備考
パブリックSaaSの初期費用です。プライベートSaaS初期費用は1700,000円~です。
プラン1 20,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス10アカウント」です。
プラン2 60,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス50アカウント」です。
プラン3 100,000円/月額
備考
「パブリックSaaS運用基本サービス100アカウント」です。
基盤サービス(最小構成) 240,000円/月額
備考
プライベートSaaS運用基本サービスです。
基盤サービス(標準構成) 300,000円/月額
備考
プライベートSaaS運用基本サービスです。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
文書管理サービス(SaaS) 120,000円/月額
備考
ディスク容量は10GBです。
文書管理パッケージ ライセンス 1,800,000円~
備考
100ID~の料金です。
6ヶ月
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
スタンダードプランは300,000円、
MyQuickオンプレミスは600,000円かかります。
スタータープラン 20,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は10GB、設定可能IP数は5IP、利用可能データベース数は1です。
スタンダードプラン 70,000円/月額
備考
MyQuickクラウド版です。
同時アクセス数は4ユーザー、利用可能ディスク量は50GB、設定可能IP数は20IP、利用可能データベース数は2です。
プレミアムプラン 要相談
備考
MyQuickクラウド版です。同時アクセス数は8ユーザー、利用可能ディスク量は100GB、設定可能IP数は無制限、利用可能データベース数は5です。
MyQuickオンプレミス 150,000円~/月額
備考
MyQuickオンプレミス版です。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
備考
初回時に行う、契約書手動補正件数により異なります。
ライセンス費用 要相談
備考
契約書の年間アップロード件数によって異なります。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
ライトプラン 132,000円(税込)/年額
備考
容量は5GBで、ユーザー数は無制限です。
スタンダードプラン 264,000円(税込)/年額
備考
容量は20GBで、ユーザー数は無制限です。
プレミアムプラン 528,000円(税込)/年額
備考
容量は50GBで、ユーザー数は無制限です。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
料金 要相談
制限なし
オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要相談
利用料金 要相談
3ヵ月
スマートOCRの資料サムネイル
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 70,000円
保守料金 800円/月額
備考
リコー複合機1台ごとの契約となります。
制限なし
パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 0円
備考
初期費用は発生しません。
Team 500円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は10GB×契約ユーザー数。
Business 1,500円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は200GB×契約ユーザー数。
Enterprise 4,000円/月額
備考
1ユーザーあたりの料金で、最低10ユーザーから利用可能です。ストレージ容量は無制限。
1年
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
お問い合わせ お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要相談
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 要お問い合せ
備考
詳細は別途お問い合わせください。
制限なし
クラウド型ソフト オンプレミス型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用・サポート費用 0円
プラン 8 4,800円/月額
プラン 15 9,000円/月額
プラン25 15,000円/月額
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
Project 開発キット50,160 円(税込)/年間 本番運用110,000円(税込)
Unlimited 1,650,000 円(税込)/1開発者
備考
次年度以降は330,000 円(税込)/1開発者の値段になります。
Corporate 3,300,000円(税込)/5台・年間~
備考
ユーザ企業(企業グループを含む)による「全社 Wagby 化」を実現可能です。
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /
ASTRUX文書管理システム Ver2.x 1サーバーライセンス (初年度保守付) 684,750円(税込)
ASTRUX文書管理システム 保守費用 (1年間) 136,950円(税込)
ASTRUX2.0 Option Kit 1サーバーライセンス (初年度保守付) 258,500円(税込)
ASTRUX2.0 Option Kit 保守費用 (1年間) 275,000円(税込)
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
料金 お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト パッケージ型ソフト 
電話 / メール / チャット /
初期費用 要お問い合わせ
備考
Businessプラン
Businessプラン 要お問い合わせ
Business Plusプラン 要お問い合わせ
Enterpriseプラン 要お問い合わせ
制限なし
クラウド型ソフト 
電話 / メール / チャット /

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まとめ

この記事では、文書管理システムと他システムとの連携の重要性とその方法について詳しく解説しました。適切なシステム連携を行うことで、以下のようなメリットがあります。

  • データを一元管理できる
  • 業務効率の改善が見込める
  • 人的ミスが削減できる
  • データを確実に管理できる
  • 内部統制・セキュリティ向上に繋がる
  • コンプライアンスを強化できる
  • チャットツールとの連携で決済スピードが上がる

しかし、上記のようなメリットを享受するためには、適切にシステムを連携しなければなりません。その第一歩として特に重要なのが、他システムとの連携に強いシステムを導入することです。以下のようなシステムは他システムとの連携がしやすいので、これらを参考にしながら選ぶと良いでしょう。

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