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【2024年】文書管理システムを徹底比較|おすすめのクラウドサービス8選

目次

文書管理システムとは、社内にある紙文書を電子化してWordやExcelなどの電子文書とともに一元管理を行うことができるシステムのことです。文書の作成から保管・管理、廃棄までを行うことができ、特に検索性に長けているので、業務効率化を期待できます。テレワークが進む中、セキュリティを重視しながらパソコンやスマホ上で文書を共有できるのは大きなメリットであるといえるでしょう。本記事では、文書管理システムの選び方やメリットについて紹介していきます。

文書管理システムの種類

文書管理システムはオンプレミス型とクラウド型の2種類に分けられます。自社でサーバを保有して運用するオンプレミス型とサービス提会社のサービスを利用するクラウド型、それぞれの特性について理解することで、自社に適したシステムを選択しましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、サーバを社内に構築して自社で運用するシステムのことです。自社で保有するのでサービス提供会社の影響は受けませんが、導入の初期費用が高く管理のコストやメンテナンスが必要になります。クラウド型よりセキュリティが強固なものが多く、大規模な組織や頻繁に機能の追加・変更をする組織において独自のシステムとして運用したい場合にはおすすめです。

クラウド型

クラウド型とは、サービス提供会社のサービスを利用して始めるシステムのことです。自社でサーバを保有しないのでスペースを必要とせずコストもかからないことから、簡単に始めることができます。クラウド上の管理なので場所を問わずにアクセスでき、データ容量の追加も料金プランの変更をするだけで可能です。

またオンプレミス型だとシステムが古くなっていってしまう一方で、クラウド型では常に最新のシステムを利用できるという魅力があります。ただし、サービス提供会社側のサーバトラブルやメンテナンスの可能性があることは頭に入れておきましょう。

文書管理システムの主な機能5つ

文書管理システムは社内文書・契約書を保管・管理することに加えて、電子化された文書を活用することで多方面での業務効率化が期待できます。ペーパーレス化を進めることでテレワークの環境を充実させたい、文書の共有を簡単にすることで意思決定の迅速化を図りたいなど、文書管理システムを導入する目的を明らかにすることで適したサービスが見つかるはずです。

  • 保管・管理の様々な手間を削減
  • 欲しい情報を簡単に見つけられる
  • ログの参照によるミスの削減
  • 時間・場所を選ばない情報共有
  • セキュリティ対策の強化

1.保管・管理の様々な手間を削減

クラウド型の文書管理システムの場合、増え続ける文書を保管するスペースを必要とせず、クラウド上での保管が可能です。水や紫外線などで簡単に劣化してしまう紙文書を電子化することで、安心して長期的な管理が可能になります。文書が増え続けると収納する場所の確保も難しくなり、管理の過程で様々な手間を要するようになります。

電子化された文書においては、見積書や請求書、契約書など様々な書類を仕分けてバインダーへファイリングしキャビネットへ収納するという収納の過程や、保存期間の設定によって、シュレッダーを利用して廃棄するといった手間の削減が可能です。

2.欲しい情報を簡単に見つけられる

キーワードを入力するだけで文書を検索することができるので、膨大な文書の中から必要な文書を探す手間を省くことができます。タグを設定することでタグ検索を利用できる機能や、文書のタイトルがわからなくてもあいまい検索ができる機能、文書を保管した日時を入力するだけで検索できる機能などが付与されており、簡単に必要な資料を探し出すことができます。

例えば、契約先との過去のやりとりをいつでもどこでも参照できるので、営業をスムーズに行うことが可能です。また、顧客情報をすぐに参照できるので、それぞれの顧客に適したサービスの提供や問い合わせに対してのスピーディな対応を実現できます。

3.ログの参照によるミスの削減

紙媒体で文書を管理していると、日付の記載のない文書があったり、記載があってもそれが最新かどうかを参照することが難しかったりします。文書を電子化して管理することで、いつ・誰が・どのような変更を加えたかを一目で確認できるので、修正・管理が簡単にできるようになり、最新のデータをすぐに参照することができます。

もし文書に間違いがあったとしても、どの時点でなぜそのようなミスが起きたのかを把握することができ、適切な文書管理を行うことが可能です。文書を書き換えることが多い環境の場合、バージョン管理機能のある文書管理システムを利用すると過去の文書を簡単に参照できて便利でしょう。

4.場所・時間を選ばない情報共有

USBメモリやバインダーで文書を保管していると所持している当人以外閲覧することができず、文書が属人化してしまう危険性があります。文書管理システムでは、本社や支店、出張先など物理的な距離がある場合でも文書を共有することができ、情報共有の効率化が期待できるでしょう。例えば、出張先で必要な情報がそろっていないことに気が付いた際にも、手元にあるデバイスからすぐに必要な文書にアクセスすることができます。

また、ワークフロー機能が付与されている場合、文書のチェック・申請・承認のすべてをシステム上で行うことが可能です。場所を選ばず業務をスムーズに進めることができるので、テレワーク環境の充実には不可欠な機能だといえます。

5.セキュリティ対策の強化

システム上で管理している文書それぞれに適したアクセス権限を設定できるので、セキュリティ対策の心配がありません。文書にアクセスできるユーザーの中でも削除可能なユーザー、編集が可能なユーザー、ダウンロードが可能なユーザーなど、細かく権限を設定することで文書の管理を安全に行うことができます。いつ、どの文書に誰のデバイスでアクセスがあったか、文書のデータを誰が印刷したか、という行動も記録されるので、不正が起きるのを防ぐことが可能です。

文書を管理していた社員が会社を辞めたことで文書の場所がわからなくなった、文書が紛失したが誰が持ち出したかわからない、などの問題が起きてしまう可能性も十分にあり得ます。文書管理システムの導入によるセキュリティの強化は、かなり期待できる機能の1つです。

文書管理システムの選び方

文書管理システムは多くの種類が展開されているので、管理したい文書と導入の目的の組み合わせによって適しているサービスを選択すると良いでしょう。導入する目的を明確にすることで、自社の状況に最適なサービスを利用することができます。管理したい文書が「社内文書」なのか「契約書」なのか、導入の目的が「文書の保管」なのか「文書の作成・共有」なのかをはっきりさせておくことが重要です。

  • 管理したい文書
  • 導入の目的
  • 管理したい文書と導入の目的に合った機能が備わっているか

1.管理したい文書

社内にある文書の中から電子化したい文書を洗い出し、どのような種類の文書が多いのか、どの程度の容量が必要となるのかを確認しましょう。文書管理システムを導入して文書管理を効率化するには、全ての文書を電子化する必要はないかもしれません。本当に電子化が必要な文書を厳選して、必要なサービスの規模を確かめましょう。例として、以下のような文書が挙げられます。

  • 社内文書
  • 稟議書
  • 研究報告書
  • 見積書
  • 設計書
  • 伝票
  • 契約書

2.導入の目的

文書管理システムには、基本的な文書の保管・管理を行うだけのサービスから文書の作成・共有まで効率化できるサービスまで様々な種類があります。管理している文書が多すぎるため検索に手間がかかっているのであれば、検索機能が充実していることが重要ですし、チームでの作業効率化を目指しているのであれば、文書の共有は重視したい機能の一つです。例として、以下のような導入の目的が挙げられます。

  • 文書の種類を問わず大量に電子化して保存したい
  • 膨大な文書の検索を容易に行えるようにしたい
  • テレワークが進んで文書の共有を重要視するようになった
  • 意思決定の迅速化を図りたい

3.管理したい文書と導入の目的に合った機能が備わっているか

管理したい文書と導入目的を組み合わせて、必要な機能が備わっているかどうかを確認しましょう。想定しているコストに対して本当に必要としている条件だけを満たすサービスを選択することで、過剰なコストをかけることなく文書管理を効率化することができます。代表的な例は以下の通りです。

●文書のファイリングや、シュレッダーによる破棄が面倒である
→電子化して管理することでペーパーレス化を実現。文書ごとに保存期間を設定できるので破棄の心配もない。

●大量の社内文書の中から必要な文書の検索に時間がかかっている
→あいまい検索機能やタグ検索機能によって簡単に文書を検索。

●テレワークが進み、文書を確認するために会社に行くのが億劫である
→細かなアクセス権限の設定で、セキュリティ対策を懸念することなくいつでもどこでも文書を共有。

●稟議書や契約書の承認が遠隔で行えない環境に不便さを感じている
→ワークフロー機能によって文書の承認を遠隔で行うことができ、意思決定が迅速化。

●優先度の低い文書の作成を手間に感じている
→レイアウトに沿って進めるだけで簡単に資料の作成が可能。

文書管理システムの比較ポイント4選

テレワークや電子帳簿保存法への対応により、多くのクラウド型文書管理システムが展開されています。その中でも重視するポイントを見極めて、様々な文書管理システムを比較してみましょう。特に重視したい、システムの使いやすさとセキュリティについて重点的に説明します。

  • テレワークへの対応
  • 法令を遵守しているかどうか
  • サービスの使いやすさ
  • セキュリティへの対応

1.テレワークへの対応

テレワークが進む中で特に、スマートフォンやタブレットでも文書の観覧・編集・承認ができ、インターネット環境があれば場所を選ばずに文書を確認できる文書管理システムが便利です。遠隔で作業を進めていく中で、契約書などの承認状況や閲覧履歴を管理できるワークフロー管理機能も付与されていると、書類が滞っている地点を把握でき、意思決定の迅速化や業務の効率化に効果的でしょう。

例えば「ASTRUX文書管理システム」では、iPhoneやiPad等の各種デバイスから文書を参照することができるほか、ワークフローの承認・ルート変更・否認とリトライに対応しています。

ASTRUX文書管理システムの製品詳細はこちら

2.法令を遵守しているかどうか

令和4年1月より改正された電子帳簿保存法では、メールやWebなどの電子取引で受領した書面は電子データとして保存することが義務付けられました。文書に作成日時を印字するタイムスタンプや作成者を記入する電子署名がないと文書として認められないこともあるので、タイムスタンプと電子署名を付与できるかの確認は必要不可欠です。

例えば、「MyQuick」にはPDFファイルを保存するだけでタイムスタンプが自動付与される機能があり、研究開発の報告書において使用権を主張できるといったメリットも考えられます。

MyQuickの製品詳細はこちら

3.サービスの使いやすさ

文書の属人化が問題視されている中で、文書管理システムを導入しても社内の全員がサービスを簡単に使うことができない場合、業務の効率化にはつながらない可能性があります。誰でも簡単に使いやすいかどうかという観点でサービスを比較してみると良いでしょう。特に注目したい使いやすさの観点として、電子化の簡単さと検索の簡単さに分けて紹介します。

①電子化の簡単さ

紙媒体で管理していた文書を電子化して管理するためには、文書ごとにカテゴリやタグを設定する必要があるため、自動入力や自動補正などの入力支援が充実していると使いやすいです。

例えば、「SmartRead」にはAI-OCR機能が搭載されており、あらゆる活字や手書き文字の高精度な文字読み取りに加えて複数の文書の自動仕分けやシステムの連携など、文書処理のさまざまなプロセスを効率化することができます。従来の手入力と比較してデータ化の作業時間を約75%削減することができ、人にしかできない作業へリソースを投下することで生産性の向上が可能です。

SmartReadの製品詳細はこちら

②検索の簡単さ

誰でも書類の検索を簡単にかけられるかどうかも、サービスの使いやすさとして重要なポイントです。キーワード検索機能・全文検索機能・あいまい検索機能・AND検索機能などサービスによって違った検索機能が備わっています。

例えば「booMo」では、カテゴリやタイトル、タグ検索のほか全文検索、横断検索で文書を探すことができ、サムネイルの表示順も条件で切り替えることができます。ファイル名やフォルダ名だけでなく文書の中身でも検索できるサービスの方が便利でしょう。紙媒体の管理では文書を一枚一枚確認して探していたのに対して、検索作業にかかっていた時間を大幅に削減することができます。

booMoの製品詳細はこちら

4.セキュリティへの対応

文書の外部流出や不正アクセスを防ぐためにセキュリティレベルをしっかり確認しておく必要があります。誰が文書にアクセスできるのか、閲覧だけなのか編集も可能にするのか、などと文書やユーザーごとに閲覧制限をかけられる文書システムが利用しやすいです。ダウンロード・印刷を禁止するセキュリティが付与されているものや、閲覧・作業履歴のログ管理をできるものだと、不正利用への対策が強化できます。

例えば「Fleekdrive」では、PDFファイルがダウンロードされると、日時・ユーザID・テキストなどといった透かし文字を紙面に表示する機能もあり、社外流出の危険性を下げることができます。バックアップを自動取得できればシステムの故障にも対応できるので、メーカーの保守・サポートも確認してみると良いでしょう。

Fleekdriveの製品詳細はこちら

文書管理システムを導入するメリット3選

文書管理はExcelなどで行うことも可能ですが、業務効率やセキュリティを考慮して文書管理システムを導入するメリットは大いにあるといえます。文書管理システムの必要性について大きく3点を取り上げて考えてみましょう。

  • 簡単な文書管理で業務の効率化
  • 文書の共有・承認をスピーディに
  • セキュリティリスクの軽減

1.簡単な文書管理で業務の効率化

紙媒体の文書と電子データの文書をクラウド上で一括管理できるので、文書の印刷・ファイリングといった手間を省くことができ、人の手で管理するには難しかったバージョン管理も担ってくれることで、旧版を参照してしまうミスがなくなります。必要としている文書の検索も簡単なので人の手が必要な業務にリソースを割くことができ、テレワークをしている社員が文書を探すためだけに出社するという必要がなくなるのも便利な点だといえるでしょう。

取引履歴など過去のデータの参照もすぐに行うことができるので、それぞれの顧客に適したサービスの提供や、問い合わせに対してのスピーディな対応を実現できます。社内の業務が効率化するだけでなく、取引先をはじめとする顧客に対してもサービス向上が期待できるのは大きなメリットです。

2.文書の共有・承認をスピーディに

紙の文書での承認は手渡しで、1枚の文書に対して複数の担当者のハンコを求めてやりとりするため、時間がかかってしまう現状があります。文書管理システムを利用することで、本社と支社のように離れている状況でもシステム上で共有・承認が可能な文書管理システムは非常に便利です。

ワークフロー機能があるサービスだと文書のチェック・申請・承認のすべてをシステム上で行うことを可能にし文書がどの地点で滞っているかを確認することができるので、よりスピーディなやり取りを実現できます。

3.セキュリティリスクの軽減

紙媒体で文書を管理していると、増え続ける書類への管理が行き届かず紛失のリスクが考えられます。誰が持ち出しているか確認できなかったり、担当者しか場所を把握していなかったりなど文書の属人化のリスクもかなり大きいです。

アクセス権限の制限やタイムスタンプの付与によって、情報漏洩や改ざんなどの不正が難しい環境を作りだすことができます。このようにシステム自体が外部に対してのセキュリティが強固であることはもちろん、内部に対しても、文書自体への制限と文書を扱う人々への制限という二重のセキュリティで安心して文書を管理することが可能です。

文書管理システム導入における3つの注意点

2022年1月1日より電子帳簿保存法が施行され、文書の電子取引に関して抜本的な見直しが行われました。電子帳簿保存法で定められた内容に沿って文書を管理する必要があります。文書管理システムの選択において注意すべき点を3点紹介します。

  • 文書の電子化への対応
  • 運用コスト
  • ルールの作成や教育の必要性

1.文書の電子化への対応

法律上、文書を電子保存する際にはタイムスタンプや電子署名が必要となるので、そうした機能がついたサービスを選択しなければなりません。タイムスタンプは文書の作成日時を印字するもの、電子署名は作成者を記名するもので、文書が改ざんされていないことを証明する重要な要素となります。電子取引に関する文書に関しては、データ保存が義務付けられました。やり取りの頻度が多い電子文書を保管するには手間がかかるので、いかに簡単に文書を保管できるかが重要な観点となります。

また、紙文書の電子化にはかなりの時間や労力を必要とする可能性があるので、電子化の過程を手助けしてくれるサービス提供会社を選ぶのも良いかもしれません。サービス自体に電子化の過程を手助けする機能がなかったとしても、オプション製品で対応できる場合もあるので確認してみましょう。

2.運用コスト

クラウド型の文書管理システムの場合、利用料を定期的に支払う必要があるので自社の規模に対して必要なサービスかどうかを見極めることが重要です。社内でよくみる文書が30%以下の場合、電子化する方がコストが高いともいわれています。状況に応じてよく利用する文書のみを電子化する手段をとることも可能です。

社内の電子化する範囲の文書を決定し、それに対してサービスが納得できるコストで最低限の要件をしているかどうか確認しましょう。無料でトライアル期間を設けてるサービスもあるので、一度サービスを利用してみて、導入範囲を再検討することも可能です。

3.ルールの作成や教育の必要性

文書管理システムの導入のために運用ルールを設定し、社内全員で共有するための教育コストがかかるので、実装までに手間や時間がかかる点には要注意です。文書ごとの保存期間や権限の設定、必要な入力項目などを定める必要があります。

文書管理の方法がマニュアル化していないと、文書管理システムをうまく活用できず効果を見出せないかもしれません。手間や時間を要することにはなりますが、必要とする文書を誰でも探すことができるようにするための重要な工程になるため、ルールをマニュアル化し教育して周知させることを怠らないようにしましょう。

おすすめのクラウド型文書管理システム8選

ここまで文書管理システムの機能・メリット・注意点等を紹介してきましたが、「文書管理システムの良さはわかるけれど、まだ導入段階に至ってない」という方々に向けて無料トライアル期間を設けているサービスと、導入の支援が手厚いサービスに分けておすすめのクラウド型文書管理システムを紹介していきます。

無料トライアル期間がある文書管理システム5選

文書管理システムは機能が充実するほど金額が高額になる場合もあり、導入に踏み切れない状況も考えられます。まずは管理したい文書と目的を明確にすることが重要ですが、無料トライアルがあるサービスを利用し、自社に適しているかを確認することも可能です。そこで、トライアル期間を設けているおすすめのサービスを5つ紹介します。

  • SmartRead
  • NotePM
  • Documal SaaS
  • Freekdrive
  • MyQuick
トライアル期間 月額 データ量
SmartRead 30日間(3万円) 80000円程度 文書6万枚前後
NotePM 30日間 30000円 500GB
Documal SaaS 30日間 66000円 30GB
Freekdrive 30日間 75000円 10000GB
MyQuick 各社に応じて 77000円 50GB

※各社おすすめしているプランを参考に、50名での利用を想定した場合の一覧です。

「SmartRead」精度99.2%のAIを搭載

SmartReadは、30日間のトライアルが可能なサービスです。注文書や契約書、預金通帳など複数文書の自動仕分けや他システムとの連携が容易なため、文書処理の各プロセスを効率化することが可能です。誰でも使いやすいシステムであることから、公共機関や金融機関などの様々な業種において大規模に導入されています。スモールプランでは月額30000円相当で月々の利用料の変動による超過料金はなく、初期導入・サポート費用なしで運用を開始することができます。

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「NotePM」使いやすさも導入しやすさも◎

NotePMは、30日間の無料トライアルが可能なサービスです。社内のマニュアル、手順書、業務ノウハウ、議事録などストック型の文書管理に優れていて、スマホブラウザにも対応しています。また、銀行・大学でも導入される高度なセキュリティをもつので安心です。8名までの利用ならユーザー1名当たり月額600円で利用可能で、見るだけのユーザーは無料です。

NotePMの製品詳細はこち

「Documal SaaS」長い歴史をもつシステム

Documal SaaSは30日間の無料トライアルが可能なサービスです。安価なパブリックSaaSと専用環境を構築するプライベートSaaSから選択することが可能で、25年にわたる導入実績から利用者のフィードバックを盛り込んだシステムとなっています。運用の基本サービスとして10名からユーザー1名あたり月額2200円で利用でき、1名ずつアカウントを追加することも可能です。

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「Fleekdrive」快適な共同作業を実現

Fleekdriveは30日間の無料トライアルが可能なサービスです。文書の管理・検索に優れており、あまり利用しないファイルを自動でアーカイブする機能が備わっています。リアルタイムの共同作業に強く、マルチデバイスに対応しています。世界190か国での導入実績があるので、安心して利用可能です。最も小規模なTeamプランはユーザー1名あたり月額550円となっています。

Fleekdriveの製品詳細はこちら

「MyQuick」幅広い機能で業務効率化

MyQuickは各社に応じてトライアル期間を設けることが可能なサービスです。文書を保管するだけで、分類・年月日・担当者などのデータベースが作成され、管理・検索・共有などの幅広いサポートに対応しています。1993年の販売から900社以上の企業がサービスを利用しており、MyQuickクラウドは98%以上の継続率を誇ります。ユーザー数の制限がなく、スタータープランは月額22000円で利用可能です。

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導入支援が手厚い文書管理システム3選

文書管理システムの導入にあたって文書のデータ入力が簡単であることや、不安に思う点に対して担当者が対応してくれるかどうかを重視する場合に適したサービスを3つ紹介します。自社が必要としている機能を持つサービスを選択することが最適ですが、文書管理システムがよくわからないので不安だ、という場合には導入支援が手厚いシステムを選択するのも良いかもしれません。

  • ASTRUX2.0 SaaS
  • EIMANAGER
  • FillingStar

「ASTRUX2.0 SaaS」ニーズに合わせて機能を拡張

1000社を超える企業や団体で導入されているASTRUX文書管理システムのクラウド版サービスです。オプション製品が充実しているのでニーズに合わせて機能を拡張することができ、例えばASTRUX OptionKitを使用すると導入における大量データの一括登録の手間を削減できます。

サーバの管理やセキュリティ対策などのシステム運用をすべて任せられるので、ITに詳しい担当者の設定が不要なのも嬉しいポイントです。またASTRUXサポートWebやメール、FAXで導入手順・環境設定・技術的な質問に対応が可能で、サポートサービスは3か月の猶予ののちに1年単位でのサポートを行っています。

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「EIMANAGER」導入から運用までをサポート

製造業を中心に流通業、サービス業といった様々な業界から支持され、導入実績10万人以上、継続率94%を誇るサービスです。文書情報管理士という資格保有者をはじめとして、コンサルタントやアプリ開発経験者など豊富な経験を持つ担当者たちがワンチームで対応してくれます。システム導入にあたって行う文書選別作業やスキャンの準備・実施から、その後の文書管理まで一貫して支援を受けることが可能で、運用サポートが手厚いサービスとなっています。

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「クラウドサイン SCAN」

弁護士監修で130万人以上が利用する電子契約サービスであるクラウドサイン上へ、契約書の入力からインポートまでを代行するサービスです。ヒアリングシートをもとに見積もりを作成し、スキャンしたい書類の発送または出張作業によって、スキャン作業・書類情報入力・OCR作業のすべてを代行してくれます。別料金で書類を倉庫に預けることもでき、導入から運用までをスムーズに実現することが可能です。

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オンプレミス型・クラウド型文書管理システムを徹底比較

文書管理システムAI OCR契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • AIが自動で、契約書の管理台帳を作成
  • スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化
  • 電子帳簿保存法に則して電子契約を保管可能
  • セキュリティ対策も万全

文書管理システムAI OCR

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製品のおすすめポイント

  • 基本の特長となる高精度な文字認識と全自動変換
  • 各書類への対応力が高い、頼れるデータ抽出エンジン
  • 操作画面もユーザー管理も分かりやすく、セキュリティも安心の設計

文書管理システムAI OCR

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製品のおすすめポイント

  • 高精度な文書仕分け&読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減
  • 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ
  • 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる

文書管理システムAI OCR電子帳票システム

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製品のおすすめポイント

  • ラクラク電子保存、 AIが自動で分類・データ化
  • 全ての保存帳票の文字列を検索可能(全文検索)
  • どこからでも確認・検索OKでテレワークを促進
  • 手書き文字の帳票もデータ化
  • 大手企業で実績のある安心の技術

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 文書のライフサイクルを自動化し、履歴管理も確実に
  • 業務効率をアップする多機能検索や、法規制を順守する電子取引管理
  • クラウドならではの利便性と堅牢なセキュリティ

文書管理システムファイル共有サービスオンラインストレージ

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製品のおすすめポイント

  • 誰もが使いやすいインターフェイスで業務効率を向上
  • 管理者の手間を省く、現実的で豊富な管理機能が魅力
  • モバイル活用もできるので、社外からの業務も行いやすい

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 複合機とソフトを使って簡単にスキャン、オフィスのペーパーレス化を推進
  • 複合機とソフトを活用し、文章管理のセキュリティ性を高める
  • IT用機器も含めた効率化の提案、電子化の推進によるデメリットをなくす

文書管理システム契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • ISO文書管理や契約書管理、電子帳簿保存法に対応でき業務の適用性が高い
  • 全文検索や高速ビューワ、ワークフローやセキュリティなど、充実した機能性
  • あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索性能が高い

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • Wagby(ワグビィ)はシステムを自動生成できる開発ソフト
  • 標準的機能をノンプログラミングで実現可能
  • 堅牢なセキュリティと安心したレスポンス性で文章管理も楽に
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製品のおすすめポイント

  • インターフェイスの改善がなされさらに使いやすく、ワークフロー機能も強化されている
  • オプション製品を使用し、使用者のニーズに合わせて機能を拡張
  • 年間保守サービスと、操作やプログラムサポートなどさまざまなサポートメニュー
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製品のおすすめポイント

  • コンテンツの自動分類、アクセス権限など管理機能も自動化
  • モバイル利用や外部共有も可能、ポリシーに準拠してサイト展開もできる
  • 情報を保護し、リカバリー機能でミスや悪意のある攻撃からデータを守る

文書管理システムファイル共有サービスオンラインストレージ

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製品のおすすめポイント

  • 機械学習とポリシー設定によるコンテンツの保護
  • 共同作業を効率的に行い、ワークフロー作成を迅速に作成可能
  • 電子サインの搭載とアプリの統合機能により業務を円滑に

文書管理システム電子帳票システム

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製品のおすすめポイント

  • 電子帳簿保存法への対応が可能
  • インボイス制度対応の業務効率化
  • 文書のライフサイクルを適切に管理

文書管理システムAI OCR電子帳票システム

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製品のおすすめポイント

  • うんざりする台帳記入は全部AIにお任せ
  • 請求書・領収書・注文書など様々な取引関係書類をデータ化
  • 電子帳簿保存法・インボイス制度の保存要件に対応

文書管理システム電子帳票システム

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製品のおすすめポイント

  • 誰でも使いやすいシンプルなデザインで運用コストを削減
  • 安心のセキュリティで電子書類も紙の書類も一元管理
  • 自動読み取り機能で手入力の労働コストを削減

文書管理システム文字起こしソフトナレッジマネジメントシステム電子契約書契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • Legaledgeで契約書のマネジメント業務とドキュメンテーション業務をシームレスに連携
  • 契約書情報を自動で解析してデータ化
  • 契約書のレビュー・作成をより快適に

文書管理システム電子契約書契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 電子契約に必要な機能を多く揃えた、信頼性の高いサービス
  • 堅牢なセキュリティで、 契約書データを安全に管理・保存
  • 設計から導入、運用まで充実したサポートを提供

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 都合に合わせて運用環境も選べる利便性の高いシステム
  • 現場のリアルな課題に応える機能を数多く搭載
  • 豊富な導入実績を持つ、安心の支援体制が整えられている

文書管理システム契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • さまざまな条件でスピーディに探せる、多機能検索
  • 細かい設定が可能なアラート機能で、作業の漏れを防ぐ
  • 電子帳簿保存法の証憑管理に最適な、データ削除・変更の制限

文書管理システム契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 契約書のスキャン・データ入力の業務を代行
  • 契約更新・終了間近の契約書を自動で通知など、リスク管理機能も充実
  • 導入から運用、書類返却までのスムーズな流れ

文書管理システム契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • AIによる自動で手間のない管理台帳作成を実現
  • 全社での運用を可能にする、柔軟な閲覧権限管理
  • 更新期限の自動リマインドなど抜け漏れ回避の機能を搭載

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 目当ての文書検索を的確に行う、さまざまな機能
  • 各デバイスに最適化されたデジタルブックビューアー
  • 誰でもすぐに使いこなせ、オリジナル化も可能な管理機能

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 開発文書管理の課題を解決する統合システム
  • 操作も快適で、状況の把握がスムーズに行える
  • さまざまなフォーマッチ対応する文書解析エンジン
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製品のおすすめポイント

  • 複合機の操作パネルで保存先フォルダーやファイルが自動化できる
  • 連携できるソリューションが豊富で、使い方の幅が広い
  • よりセキュリティが強固なLiteスキャンツール

文書管理システムワークフローシステム

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製品のおすすめポイント

  • 多種多様なサンプルフォームを提供、小口旅費精算、物品購入申請が可能
  • 申請フォームを簡単にカスタマイズ、ドキュメントを自動で保存
  • 複雑な承認ルートも直感操作で作成可能、柔軟に対応でき、合議機能も搭載

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • ドラッグ&ドロップでファイルを簡単登録、検索しやすくする
  • 情報共有の効率化をすすめ、データ化された文章が活用できる
  • 権限に合わせて文章の閲覧制限ができる高いセキュリティ性、他にも豊富な機能

文書管理システムナレッジマネジメントシステムファイル共有サービス

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製品のおすすめポイント

  • ウィキペディアのように利用し、情報を書き込み蓄積する
  • 高機能の検索エンジンで欲しい情報が簡単に見つかる
  • アクセス制限やファイル共有など機能が豊富
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製品のおすすめポイント

  • Office系の文書をそのままシステムに登録可能、文章をフォルダごとに一元管理できる
  • 属性検索や文章内文字、文書名検索など多彩な検索方法に対応
  • 履歴管理だけでなく作業履歴にも対応、古い文章の整理も自動で削除する機能を設定可能

セキュリティ強化に文書管理システムは必須

業務のテレワーク化が進む中で、出社せずに業務を行う場面は今後も増えていくことが考えられます。社内のネットワークを利用しなくても強固なセキュリティを保持するには、セキュリティに特化しているシステムが必要でしょう。文書管理システムはセキュリティ対策に強く、サービス上で書類のやりとりを完結させることも可能なので、テレワークには非常に適したサービスであるといえます。

また、電子帳簿保存法の改正により電子取引に関する文書については、データ保存が義務付けられました。法律で定められた基準を満たしたサービスを選択することで、会社で管理する手間も大きく削減可能です。どのような文書をどのような目的でシステム上で管理したいのかをはっきりさせて、自社に必要な規模のシステムを導入するようにしましょう。

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