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【2022年版】文書管理システムの市場と文書管理システムの選び方について 

目次

皆さんは文書管理システムについてご存知でしょうか?

そもそも文書管理システムとは何かというと、必要な文書を単純に保存するだけではなく、正しく保管を行い活用しやすくすることです。これにより業務が効率化し、生産性の上昇に繋げられます。文書管理には様々な利点がありますが、いったいどの文書管理システムを導入したらいいのか分からない方がいると思います。

そこで今回は、文書管理システムの市場と文書管理システムの選び方についてご紹介したいと思います。ぜひ最後まで読んでみてください。

文書管理システムとは

文書管理システムとはなにかというと、電子化した文書を保管し、活用するなどのライフサイクルで一括に管理できるコンピューター上のシステムです。このシステムは必要な文書の保管が便利になり、いつでも検索して取り出せ情報共有できるのが特徴です

例えば、日常の業務で資料や文書が積み重なり、処理するのに時間がかかることや、資料がどこにあるか分からず探す時間がかかるなど、作業時間をロスしてしまう時があると思います。

また、コロナ渦でテレワークが進む中で、オフィスに出社することがなくなり、オフィスに装備しているパソコンやタブレット上で必要文書や資料を確認したいときも必ずあると思います。

そんなときに文書管理システムを使えば、管理する文書や管理する目的に応じてシステムを選ぶことで、文書管理における課題を解決することができます。システムを利用することで、今まで時間を取っていた作業時間を減らすことができるのでおすすめです。

文書管理システムが必要な理由4つ

システムの導入に導入目的を明確にしておくことが大切です。どう言うことかというと、目的が定まっていない場合、自社にあった最適なシステムを選定できずに導入が失敗に終わってしまいます。

さて、文書管理システムを企業が導入する目的には様々なものがあると思いますが、ここでは文書管理システムがなぜ必要なのかを4つのポイントに分けました。

 

  • ペーパーレス化
  • 業務の効率化
  • ナレッジマネジメントの実施
  • セキュリティのリスクを減らせる

1.ペーパーレス化

近年ペーパーレス化が進んでいます。理由はいくつかありますが、その1つに保存場所が不要になってスペースを作れるなどオフィス環境が改善されるというのがあります。また、ファイリングや仕分けなどの手間もはぶけるので、業務を効率化することができます。

ちなみに紙文書をデジタル化する場合、スキャナや複合機などの読み取りをサポートする機能をつける必要があります。また、帳票の電子化が可能なシステムは豊富に販売されており、それらとの連携機能も重要となります。電子化されたドキュメントのファイル形式は多岐にわたるので、そうしたデータ管理に対応できるかどうかも確認が必要です。

2.業務の効率化

多くの企業が文書管理にリソースを割くために業務効率が悪化してしまう課題を持っています。そこで、文書管理システムを導入すれば、必要な資料やドキュメントを検索することで手作業よりも早く探すことができるので、業務を効率化できます。導入することでさらなる生産性アップが期待できます。

3.ナレッジマネジメントの実施

多くのIT企業がデータの価値を重要視してきています。昨今では、自社のノウハウを現状把握していくことはとても重要になります。しかし紙媒体で文書管理していると、蓄積されたデータを資産として活用できていません。そこで、文書管理システムを導入することで、ナレッジマネジメントを実施できるので、会社の情報を自社独自の資産として活用することができます。

ちなみにナレッジマネジメントとは何かというと、企業や社員がもつ知識や経験などのノウハウを企業内で共有することで企業全体の生産性や競争力、企業価値を高めていく経営手法のことを言います。

4.セキュリティのリスクを減らせる

セキュリティ面を強化できるのも文書管理システムの大きな利点の1つです。電子管理になることで、紙文書の不正持ち出しがなくなるので消失する心配もありません。また、災害時にも電子だと文書が消失する心配もありません。さらに、役職に合わせてアクセス権限を制限できるので、情報漏えいのリスクを最小限に抑えられます。編集履歴の閲覧もできるため、書類改ざんといった不正行為の防止にもつながります。

文書管理システムの市場について

2021年8月25日にREPORT OCEANという調査会社が発表したレポートによると、文書管理システムの市場規模は2020年に50億米ドル以上にも上り、2027年までの予測期間中に12%以上の平均成長率で成長すると言われています。

今、海外では医療業界やヘルスケア業界での発展が著しく、カルテの管理などこれまで手作業によって行われてきた仕事にDMSやアプリケーションを導入し、改革をもたらそうとようです。地域別では、アメリカと中国においてその発展が著しく、その他の地域では日本とカナダが2020年から2027年の予測期間中に約10%のCAGRが見込まれています。

こうした成長の背景には、世界中で進むペーパーレス化が大きく影響していると考えられ、REPORT OCEANは紙のファイルが流通しなくなると予測しています。実際に政府主導でペーパーレス化を進める国が増えていて、ペーパーレス化を進めるうえで、文書管理システムをセットで考えることは必然の流れです。しかし日本は、世界と比べて文書管理システムが遅れをとっていると評価する声が多いと言われています。

また、全世界を悩ませている新型コロナの発生も少なからずDMSに影響を及ぼしました。遅れをとっている日本でも、オンライン社会へ加速させる一因となり、ペーパーレス化や文書管理システムへの注目度が増えています。

文書管理システムを選ぶときに意識したい3つのポイント

文書管理システムを検討する際に、このような事を考える人が良くいます。

  • せっかく新たなシステムを導入するのであれば、キャビネット内の紙資料も全て電子化して入れてしまおう
  • 既存のファイルサーバーや個人PC内のデータは全て移行すればいい

確かにこのシステムは検索性に優れているので文書は見つけやすいです。ですが、あらかじめ管理対象ドキュメントを整理しておくことをおすすめします。その理由としては追加コストが発生する問題です。

どういうことかと言うと、文書管理システムを社内に構築する、もしくはクラウド上のサービスを利用する場合でも保存するデータ容量を把握しておかなければ、いざというときに追加コストが発生することになりかねません。

なのでバックアップ容量も考慮した上で必要なデータのみを保管していきましょう。そこで文書の棚卸が重要になってきます。業務をする上で必要な文書を判断し整理や把握をしていき、要性を判断するために3つのポイントを指標にして判断します。

対象ドキュメントの重要度

まず初めにこの文書が業務に関係があるのかを分けていきます。使わない文書は含めず現在の業務に関係がないものとして判断していきましょう。

頻度観点

次はふだん利用する頻度の観点から仕分けを行います。1年以内~2年以内に利用または検索したかといった基準を設け文書を絞り込みます。

いつかは必要になるだろうという思いから管理対象が増えていくことが多いですが、導入時に実行するとなると時間もコストもあがるので、直近の利用頻度・検索頻度の文書のみとしたほうが効率的です。

対象ドキュメントの数量・容量・形式の把握

電子データだけでなく、社内の紙文書も考慮します。紙文書の場合は、スキャン後の形式やリネームなど電子化の要件もあわせて確認する必要があります。

おすすめの文書管理システム13選

文書管理システムAI OCR契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • AI-OCR市場シェアNo1。あらゆる書類を高精度でデジタルデータ化
  • 高速処理のための分散コンピューティングと高いセキュリティレベル
  • AIがすべて自動で行うから設定不要で帳票のまるごと読み取りが可能

文書管理システムAI OCR電子帳票システム

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製品のおすすめポイント

  • ラクラク電子保存、 AIが自動で分類・データ化
  • 全ての保存帳票の文字列を検索可能(全文検索)
  • どこからでも確認・検索OKでテレワークを促進
  • 手書き文字の帳票もデータ化
  • 大手企業で実績のある安心の技術

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 文書のライフサイクルを自動化し、履歴管理も確実に
  • 業務効率をアップする多機能検索や、法規制を順守する電子取引管理
  • クラウドならではの利便性と堅牢なセキュリティ

文書管理システムAI OCR契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • AIが自動で、契約書の管理台帳を作成
  • スキャンした契約書をOCR処理でテキストデータ化
  • 電子帳簿保存法に則して電子契約を保管可能
  • セキュリティ対策も万全

文書管理システムAI OCR

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製品のおすすめポイント

  • 基本の特長となる高精度な文字認識と全自動変換
  • 各書類への対応力が高い、頼れるデータ抽出エンジン
  • 操作画面もユーザー管理も分かりやすく、セキュリティも安心の設計

文書管理システムAI OCR

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製品のおすすめポイント

  • 高精度な文書仕分け&読み取りで データ入力時間やコストを大幅削減
  • 誰でも使いやすいUI/UXだから 導入・運用・全社展開もスムーズ
  • 充実した外部連携機能で データをすぐに活用できる

文書管理システムファイル共有サービスオンラインストレージ

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製品のおすすめポイント

  • 誰もが使いやすいインターフェイスで業務効率を向上
  • 管理者の手間を省く、現実的で豊富な管理機能が魅力
  • モバイル活用もできるので、社外からの業務も行いやすい

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 複合機とソフトを使って簡単にスキャン、オフィスのペーパーレス化を推進
  • 複合機とソフトを活用し、文章管理のセキュリティ性を高める
  • IT用機器も含めた効率化の提案、電子化の推進によるデメリットをなくす

文書管理システム契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • ISO文書管理や契約書管理、電子帳簿保存法に対応でき業務の適用性が高い
  • 全文検索や高速ビューワ、ワークフローやセキュリティなど、充実した機能性
  • あいまい検索や属性検索、自然文検索など検索性能が高い

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • Wagby(ワグビィ)はシステムを自動生成できる開発ソフト
  • 標準的機能をノンプログラミングで実現可能
  • 堅牢なセキュリティと安心したレスポンス性で文章管理も楽に
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製品のおすすめポイント

  • インターフェイスの改善がなされさらに使いやすく、ワークフロー機能も強化されている
  • オプション製品を使用し、使用者のニーズに合わせて機能を拡張
  • 年間保守サービスと、操作やプログラムサポートなどさまざまなサポートメニュー
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製品のおすすめポイント

  • コンテンツの自動分類、アクセス権限など管理機能も自動化
  • モバイル利用や外部共有も可能、ポリシーに準拠してサイト展開もできる
  • 情報を保護し、リカバリー機能でミスや悪意のある攻撃からデータを守る

文書管理システムファイル共有サービスオンラインストレージ

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製品のおすすめポイント

  • 機械学習とポリシー設定によるコンテンツの保護
  • 共同作業を効率的に行い、ワークフロー作成を迅速に作成可能
  • 電子サインの搭載とアプリの統合機能により業務を円滑に

文書管理システム電子帳票システム

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製品のおすすめポイント

  • アクセス権管理や印刷・持ち出しを制限できる高いセキュリティ性能
  • 蓄積されたナレッジにすばやくアクセスできる
  • 電子帳簿保存法のスキャナ保存制度に則した証憑管理を支援

文書管理システム電子帳票システム

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製品のおすすめポイント

  • 電子帳簿保存法への対応が可能
  • インボイス制度対応の業務効率化
  • 文書のライフサイクルを適切に管理

文書管理システムAI OCR電子帳票システム

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製品のおすすめポイント

  • うんざりする台帳記入は全部AIにお任せ
  • 請求書・領収書・注文書など様々な取引関係書類をデータ化
  • 電子帳簿保存法・インボイス制度の保存要件に対応

文書管理システム電子帳票システム

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製品のおすすめポイント

  • 誰でも使いやすいシンプルなデザインで運用コストを削減
  • 安心のセキュリティで電子書類も紙の書類も一元管理
  • 自動読み取り機能で手入力の労働コストを削減

文書管理システム文字起こしソフトナレッジマネジメントシステム電子契約書契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • Legaledgeで契約書のマネジメント業務とドキュメンテーション業務をシームレスに連携
  • 契約書情報を自動で解析してデータ化
  • 契約書のレビュー・作成をより快適に

文書管理システム電子契約書契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 電子契約に必要な機能を多く揃えた、信頼性の高いサービス
  • 堅牢なセキュリティで、 契約書データを安全に管理・保存
  • 設計から導入、運用まで充実したサポートを提供

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 都合に合わせて運用環境も選べる利便性の高いシステム
  • 現場のリアルな課題に応える機能を数多く搭載
  • 豊富な導入実績を持つ、安心の支援体制が整えられている

文書管理システム契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • さまざまな条件でスピーディに探せる、多機能検索
  • 細かい設定が可能なアラート機能で、作業の漏れを防ぐ
  • 電子帳簿保存法の証憑管理に最適な、データ削除・変更の制限

文書管理システム契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 契約書のスキャン・データ入力の業務を代行
  • 契約更新・終了間近の契約書を自動で通知など、リスク管理機能も充実
  • 導入から運用、書類返却までのスムーズな流れ

文書管理システム契約書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • AIによる自動で手間のない管理台帳作成を実現
  • 全社での運用を可能にする、柔軟な閲覧権限管理
  • 更新期限の自動リマインドなど抜け漏れ回避の機能を搭載

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 目当ての文書検索を的確に行う、さまざまな機能
  • 各デバイスに最適化されたデジタルブックビューアー
  • 誰でもすぐに使いこなせ、オリジナル化も可能な管理機能

文書管理システム

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製品のおすすめポイント

  • 開発文書管理の課題を解決する統合システム
  • 操作も快適で、状況の把握がスムーズに行える
  • さまざまなフォーマッチ対応する文書解析エンジン
トライアル 無し
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製品のおすすめポイント

  • 複合機の操作パネルで保存先フォルダーやファイルが自動化できる
  • 連携できるソリューションが豊富で、使い方の幅が広い
  • よりセキュリティが強固なLiteスキャンツール

文書管理システムワークフローシステム

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製品のおすすめポイント

  • 多種多様なサンプルフォームを提供、小口旅費精算、物品購入申請が可能
  • 申請フォームを簡単にカスタマイズ、ドキュメントを自動で保存
  • 複雑な承認ルートも直感操作で作成可能、柔軟に対応でき、合議機能も搭載

文書管理システムナレッジマネジメントシステムファイル共有サービス

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製品のおすすめポイント

  • ウィキペディアのように利用し、情報を書き込み蓄積する
  • 高機能の検索エンジンで欲しい情報が簡単に見つかる
  • アクセス制限やファイル共有など機能が豊富
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製品のおすすめポイント

  • Office系の文書をそのままシステムに登録可能、文章をフォルダごとに一元管理できる
  • 属性検索や文章内文字、文書名検索など多彩な検索方法に対応
  • 履歴管理だけでなく作業履歴にも対応、古い文章の整理も自動で削除する機能を設定可能

文書管理を効率化するには文書管理システムの導入が必須

今回は文書管理システムの市場と文書管理システムの選び方について解説しました。文書管理システムは、電子化した文書の保管や活用などのライフサイクルで一括に管理できるコンピューター上のシステムです。必要な文書の保管が便利になり、いつでも検索して情報を取り出せるので業務の効率化に繋がります。

実際に海外では医療業界やヘルスケア業界で発展が著しく、手作業していた仕事にDMSやアプリケーションを導入し、業務の効率化をもたらそうとしているようです。文書管理システムは数多くあるので、自社にあったシステムを導入してみてください。市場規模も上がっていると見られる文書管理システムをまだ導入されていない場合はぜひご検討ください。

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