契約書を電子化する方法とは？電子化のメリット・注意点も解説

近年、DXの広がりにより、多くの企業が「ペーパーレス」や「脱ハンコ」を実現する契約書の電子化を検討しています。そこで本記事では、契約書の電子化についてその概要やメリット・デメリット、方法、そして注意点を解説します。

契約書の電子化とは

「契約書の電子化」とは、従来の紙媒体の契約書に代わり、PDFなどの電子データ形式で契約書を作成し、電子署名や電子サイン、電子印鑑を用いて契約を締結するプロセスを指します。紙の契約書では記名押印により署名者や契約内容の証明が行われますが、電子契約書の場合、その役割を電子署名が担い、同様の法的効力を持ちます。

電子署名法第3条によると、電子署名によって本人が契約書にサインしたことが確認され、紙の契約書と同等の効力が保証されます。また、タイムスタンプによって契約書が改ざんされていないことや、署名が有効であることが証明されます。

契約書の電子化には、契約締結時間の短縮やコスト削減といったメリットがあります。また、日本の民法では、契約は当事者間の意思の合致があれば成立するため、契約書自体が必須ではありません。このため、電子契約書も紙の契約書と同様に有効とされます。

近年では、コロナ禍によるテレワークの普及や、政府の「ペーパーレス」や「脱ハンコ」などのデジタル化推進施策が進んでおり、今後さらに多くの企業が契約書の電子化を導入することが期待されています。

契約書を電子化するメリット４つ

契約書の電子化には、従来の紙の契約書に比べて多くのメリットがあります。以下では、「コスト削減」「業務効率化」「管理体制の強化」といった主要な利点について詳しく説明します。

1. コスト削減
2. 業務効率化
3. 管理体制の強化
4. コンプライアンスの強化

1. コスト削減

契約書を電子化することで、さまざまなコストを削減できます。紙の契約書には印紙税がかかり、その費用は契約の種類や金額によっては大きな負担となります。しかし、電子契約に切り替えると、印紙税の支払いが不要になり、契約書の発行にかかる費用が削減できます。また、紙代や印刷代、郵送にかかる切手代などの経費も削減でき、全体的なコスト削減が可能になります。

2. 業務効率化

電子契約により、業務の効率化が進みます。従来の紙の契約書では、契約書の印刷、押印、郵送といった事務作業に多くの時間がかかっていました。また、契約書を保管し、必要なときに探し出す作業も手間がかかります。電子契約では、これらの作業がインターネット上で完結するため、契約締結までの時間が大幅に短縮されます。さらに、契約書の作成や管理がクラウド上で行えるため、場所を選ばずに業務を進めることができ、リモートワークにも対応しやすくなります。

3. 管理体制の強化

電子契約を導入することで、契約書の管理体制が強化されます。電子契約書はクラウド上で一元管理できるため、契約書の紛失リスクが軽減され、必要な契約書を簡単に検索・閲覧することが可能です。また、バックアップ機能やアクセス権限の設定により、情報のセキュリティを高めることができます。さらに、契約期限の管理も容易になり、アラート機能を活用することで更新漏れやトラブルを防ぐことができます。

4. コンプライアンスの強化

電子契約は、コンプライアンスの強化にも寄与します。電子署名やタイムスタンプを用いることで、契約書が改ざんされていないことや、署名が適切に行われたことを証明できます。また、ログ管理機能により、契約に関わった人物やプロセスが記録され、不正行為のリスクを低減できます。これにより、企業の内部統制や法令遵守が一層強化されます。

契約書の電子化は、コスト削減や業務効率化、管理体制の強化といった具体的なメリットをもたらし、企業の競争力向上にもつながる重要な手段です。特に、リモートワークの増加やデジタル化の進展に伴い、今後ますますその重要性が高まることが予想されます。

契約書を電子化するデメリット4つ

契約書の電子化には多くの利点がありますが、デメリットや注意点も存在します。以下に、主なデメリットをいくつかの項目に分けて説明します。

1. すべての契約が電子契約に対応していない
2. 取引先の同意が必要
3. 導入にコストと時間がかかる
4. デジタル化に伴うセキュリティリスク

1. すべての契約が電子契約に対応していない

電子契約は多くの契約に対応していますが、一部の契約は紙の書面が必要です。たとえば、宅地建物の売買契約や事業用借地権設定契約、任意後見契約など、一部の契約は法令に基づき紙での契約が義務付けられています。今後、これらの契約が電子化される可能性もありますが、現時点では紙での契約が必要な場合があることに注意が必要です 。

2. 取引先の同意が必要

電子契約を導入するには、契約相手の同意が必要です。一方的に電子化を進めることはできません。特に紙の契約に慣れている取引先がある場合、電子契約への切り替えに対して抵抗を示す可能性があります。こうした場合、取引先に電子契約のメリットや法的な有効性を説明し、協力を求める必要があります。協力が得られなかった場合は、紙の契約と電子契約を併用する柔軟な対応が必要です 。

3. 導入にコストと時間がかかる

電子契約を導入するには、システムの整備や業務フローの見直し、従業員の研修など、多くの準備が必要です。これには、初期投資やシステム運用コスト、時間がかかることがあります。また、社内での業務フローの変更に対応するための準備も必要であり、従来の方法に慣れている従業員にとっては、新しいシステムに適応するための教育やトレーニングが必要となります 。

4.デジタル化に伴うセキュリティリスク

電子化には高いセキュリティが必要ですが、デジタルデータの取り扱いに対するリスクも存在します。特に、データの改ざんや不正アクセスといったセキュリティリスクに対する対策が必要です。また、電子契約を保管・管理するためのクラウドシステムの選択や、適切なバックアップの運用も必要不可欠です 。

契約書を電子化する方法とは

契約書の電子化は、業務効率の向上やコスト削減に大きなメリットをもたらします。以下に、契約書を電子化する方法について詳しく説明します。

1. 電子契約サービスの選定
2. 法的要件の確認
3. 電子署名の活用
4. データの保管と管理

1. 電子契約サービスの選定

まず、契約書を電子化するためには、信頼性の高い電子契約サービスを選ぶ必要があります。電子契約サービスを利用することで、契約書の作成から署名、保管までを一貫してオンラインで管理することが可能です。これにより、紙の契約書に比べて契約プロセスが大幅に効率化され、契約に要する時間を短縮できます。

2. 法的要件の確認

次に、電子契約の法的有効性を確認することが重要です。日本においては、電子契約は「電子署名法」に基づいて法的に認められています。ただし、電子契約を有効にするためには、契約当事者の同意を明確に示す必要があります。また、信頼性のある電子署名を利用することで、契約内容が法的に認められやすくなります​。

こちらの国税庁のサイトにて契約書の電子化に関する詳しい要件が記載されています。

3. 電子署名の活用

契約書に署名する際は、電子署名を使用します。電子署名には、署名者の本人確認ができるだけでなく、署名後の文書改ざん防止機能も備わっているため、安全性が高いです。電子署名を導入することで、契約書の偽造や改ざんのリスクが大幅に低減できると強調されています​。

4. データの保管と管理

契約書を電子化した後は、安全かつ効率的にデータを保管・管理することが重要です。電子契約サービスを利用することで、クラウド上で契約書を管理でき、必要なときにすぐにアクセスできます。また、契約書の検索や閲覧も容易になるため、業務効率がさらに向上します。

契約書を電子化する際の注意点

契約書を電子化する場合、いくつか確認すべき注意点があります。本章ではとくに重要な注意点を7つ紹介します。

1. 法的有効性の確認
2. セキュリティとプライバシー保護
3. 契約管理システムの選定
4. 契約管理システムの選定
5. 保存・保管方法の確認
6. 運用ルールの整備
7. トラブルシューティングと法的リスクの把握

1. 法的有効性の確認

電子契約は、紙の契約と同様に法的効力を持ちますが、電子署名法や関連法規に準拠しているか確認が必要です。また、国や業界によっては、電子契約が認められない場合があるため、事前に確認することが重要です。

2. セキュリティとプライバシー保護

契約書は重要な機密情報を含むため、セキュリティ対策が不可欠です。電子契約プラットフォームは、暗号化技術、二段階認証、監査証跡の機能を提供する必要があります。これにより、不正アクセスやデータの改ざんを防ぎ、プライバシー保護も徹底できます。

3. 電子署名の正当性の確認

電子契約において、電子署名が有効であることが重要です。署名者の本人確認が適切に行われているか、改ざんされていないかを確認するため、信頼できる認証機関の利用が推奨されます。

4. 契約管理システムの選定

電子契約を管理するためのシステムを選ぶ際には、使いやすさ、法的要件への準拠、セキュリティ、サポート体制などを考慮する必要があります。また、導入コストや操作性も重要な要素です。

5. 保存・保管方法の確認

電子契約は法定保存期間の間、適切に保存される必要があります。電子データのバックアップや耐久性を考慮し、保存形式が将来的に閲覧可能であることを確認することが重要です。クラウド上に保存する場合は、データ保護や法規制への準拠にも配慮します。

6. 運用ルールの整備

社内での電子契約の運用に関して明確なルールを定め、全社員が理解し運用できるようにする必要があります。契約プロセスの透明性を確保し、責任の所在を明確にすることが重要です。

7. トラブルシューティングと法的リスクの把握

万が一、契約内容に紛争が発生した際に、電子契約に基づいて適切に対処できる体制を整えることが求められます。法的リスクを事前に把握し、トラブル時の対応策を準備しておくことが安心です。

電子化した契約書の管理に最適な契約書管理システム5製品紹介

電子化した契約書の管理は、様々な管理機能やセキュリティ機能を搭載した契約書管理システムによって保存することが最も効率的かつ安全です。そこで本章ではデジタル化のプロである「デジ窓」が選んだおすすめの契約書管理システムを5製品ご紹介します。

さらに多くの契約書管理システムを一括比較した記事はこちら

まとめ

本記事では契約書の電子化についてその概要やメリット・デメリット、方法、そして注意点を解説しました。契約書の電子化によりペーパーレスや業務効率化といった大きな恩恵を受けることができるでしょう。契約書の電子化を考えている方は、ぜひこちらの記事を参考にしてください。