おすすめの人事システムを徹底比較！失敗しない選び方と導入の流れ
最終更新日：2024/01/01
目次
人材管理や労務業務を効率化する「人事システム」。企業の成長に欠かせないツールでありながら、選定や導入に不安を感じている企業も多いのではないでしょうか。人事システムを適切に導入すれば、管理業務が効率化されるだけでなく、従業員満足度の向上やデータ分析による経営戦略の強化にも繋がります。
しかし、システム導入にあたっては、自社のニーズに合った機能を持つシステムの選定や、運用しやすい環境を整えることが重要です。本記事では、以下のポイントに基づいて、人事システム導入の必要性から選び方、導入の流れを詳しく解説します。
- 人事システムの基本機能と導入メリット
- 失敗しない選定方法
- 導入時の具体的なステップと注意点
人事システム導入に役立つ知識を分かりやすく紹介しているので、これから導入を検討する方も是非参考にしてください。
人事システムとは？必要性や導入すべき背景
企業における人材管理業務は、従業員数が増えるほど複雑化し、効率的な運用が求められる傾向にあります。人事システムはこうした課題を解決し、人材の管理や評価、労務手続き、給与計算などを一元的に管理するために開発されました。
ここでは、人事システムが何を実現し、どのような背景で導入が進められているのかを解説します。
人事システムによりできること
人事システムには、企業の人材に関するデータをデジタルで一括管理し、各種人事業務を効率化する役割があります。具体的には以下のような業務に対応できます。
- 従業員の入社から退職までの情報を一元管理
- 勤怠管理や労務手続きの自動化
- 社員のスキルやキャリア実績を把握し、適切な配置や育成計画を策定
- 人事評価や目標設定を通じたパフォーマンス管理
- 人材データの分析に基づく経営戦略の支援
人事システムの利用により、これらの業務を手作業で行う必要がなくなり、人的ミスの防止や業務の効率化が実現できます。また、クラウド型システムの普及により、リモートからでも簡単にアクセス可能な環境が整備されています。企業規模や業種に合わせた柔軟なカスタマイズが可能な点も特徴です。
人事システムの導入が進んでいる背景
人事システムの導入は、急速に進む業務のデジタル化や人材管理の高度化に対応するため、近年ますます必要とされています。特に以下の3つの要因が背景にあります。
業務効率化のニーズ増加
人事業務は多岐にわたり、従業員の増加に伴い手作業では処理しきれない部分が増加しています。人事システムの導入により、担当者の負担を軽減し、労務手続きや勤怠管理、給与計算などの業務を効率化することが可能です。
人材データの有効活用
人材データは経営戦略にも直結する重要な情報です。人事システムでは、従業員のスキルや業績を一元管理することで、タレントマネジメントや適材適所の人材配置が可能になります。
リモートワークの普及
リモートワークが定着する中、場所にとらわれずに人材情報を管理するクラウド型システムが注目されています。クラウド対応により、社外からもシステムにアクセスしやすく、社内外の関係者が最新情報を共有しやすくなっています。
以上のような背景が、企業における人事システムの導入を後押ししているのです。
人事システムの基本的な機能
人事システムには、企業の人材管理を総合的に支援するために多様な機能が搭載されています。ここでは、代表的な基本機能について詳しく解説します。各機能を活用することで、人事業務の効率化と精度向上が期待できるのです。
勤怠管理
勤怠管理機能は、従業員の出退勤状況や勤務時間を正確に把握するための重要な役割を担います。従業員の出退勤時間や残業時間の記録はもちろん、休暇や早退などの申請もシステム上で一元管理されます。これにより、手作業での確認や入力が不要になり、業務の効率が向上するのです。また、クラウド型のシステムではスマートフォンやPCからのアクセスも可能なため、リモートワークやフレックス勤務といった多様な働き方にも対応しやすくなっています。
具体的には、以下のような機能を備えています。
- 出退勤時刻、休暇申請などの記録と管理
- 残業時間や有給休暇取得状況をリアルタイムで集計
- 勤怠データを給与計算システムや労務管理システムと連携
従業員の勤怠データが正確に管理されることで、人的ミスのリスクが減り、給与計算や年末調整などの関連業務もスムーズに進行します。また、勤怠データは労働基準法に準じて適切に管理されるため、企業の法令順守にも貢献する重要な機能といえます。
人事管理
人事管理機能は、従業員の基本情報やキャリア履歴、スキル、資格といったデータを一元的に管理します。この機能により、従業員の情報がデータベース化され、必要に応じてすぐにアクセスできるため、人事部門や経営層にとって重要な情報基盤となります。また、異動や昇進、評価データなども一括して管理でき、組織運営の効率化に貢献するのです。
具体的な機能は以下の通りです。
- 従業員の基本情報や履歴、スキルなどをデータベース化
- 異動・昇進・評価などの記録や手続きをスムーズに処理
- データに基づく適材適所の配置や育成計画をサポート
このような人事管理機能により、企業は人材を戦略的に活用でき、組織全体の生産性向上を実現できます。また、最新の情報がリアルタイムで更新・共有されるため、情報漏洩や管理ミスのリスクも抑制されます。
タレントマネジメント
タレントマネジメント機能は、企業における人材育成やキャリア開発にフォーカスしています。従業員のスキルやキャリア目標、評価データをもとに、適切な研修プログラムやキャリアパスを設計し、従業員が成長できる環境を提供します。この機能により、企業は優秀な人材の定着率を高め、組織の競争力を強化することが可能です。
- 従業員のスキルやキャリア目標に基づく育成プランの策定
- 定期的な人事評価やフィードバックによる成長支援
- 従業員満足度やエンゲージメントの可視化と向上施策の実施
従業員の成長を支援し、職場でのモチベーションを高めることは、離職率の低減やパフォーマンスの向上に繋がります。特に、データを活用して効果的な育成や配置が行われることで、戦略的な人材管理が可能になります。
給与計算
給与計算機能は、従業員の勤怠データや手当、控除額をもとに給与を迅速かつ正確に算出するための機能です。毎月の給与処理だけでなく、賞与や年末調整といった特定の時期に発生する業務にも対応しており、経理部門の負担を大きく軽減します。更に、クラウド型システムの場合、税法改正などの法規変更に迅速に対応できるのもメリットです。
具体的な特徴は次の通りです。
- 勤怠データや手当情報をもとに自動で給与を算出
- 賞与や年末調整など、給与関連の定期業務も一括処理
- 社会保険料控除や源泉徴収税の計算にも対応
給与計算の自動化により、手作業による計算ミスを防ぎ、正確で迅速な給与支払いが実現します。人事システムにより給与計算が効率化されることで、他の業務に割ける時間が増え、企業全体の業務効率が向上します。
社会保険対応
社会保険対応機能は、従業員が加入する健康保険や厚生年金保険、雇用保険などの社会保険に関する業務を支援します。社会保険の加入や脱退手続き、各種保険料の計算などを自動化することで、担当者の手間を軽減し、業務の効率化が図れます。また、システムによる管理で保険料計算のミスや書類の漏れを防ぎ、法令を順守した正確な処理が可能になるのです。
主な機能は以下の通りです。
- 保険料の自動計算と従業員への控除額の算出
- 入退社に伴う社会保険の加入・喪失手続き
- 健康保険や雇用保険などの申請書類を自動生成
この機能により、労務管理が効率化されるだけでなく、従業員にとっても適切な保険料や福利厚生が提供されることで安心して働ける環境が整います。
労務管理
労務管理機能は、企業の人事部門が日常的に行う労務関連業務を一元化・自動化するための機能です。主に、入退社手続きや各種申請処理、就業規則の管理など、複雑で時間のかかる業務を効率化します。これにより、人事担当者は単純作業から解放され、より戦略的な業務に注力できるようになります。
具体的な機能としては次の通りです。
- 入退社手続きや住所変更、扶養変更などの各種申請の自動処理
- 就業規則や雇用契約書の管理および更新
- 労働時間や休暇の取得状況をリアルタイムで確認し、労働基準法に準拠した管理を実現
労務管理機能によって、従業員の労働条件が適切に管理されるため、法令順守の徹底が図れ、労務リスクを最小限に抑えられます。また、クラウド対応のシステムでは、従業員自身がオンライン上で申請や承認を行えます。そのため、手続きが迅速に完結し、業務の透明性も向上するのです。
組織図作成
組織図作成機能は、企業の組織構造をビジュアルで分かりやすく示すための機能です。企業の規模が拡大するにつれて部署や役職が増加し、組織全体の構造が複雑化するため、正確かつ最新の組織図を維持することが求められます。人事システムの組織図作成機能により、組織の変更が発生した際にも迅速に図面を更新でき、常に最新の情報が保持されるのです。
この機能には以下のようなメリットがあります。
- 組織変更や人事異動に合わせてリアルタイムで組織図を自動更新
- 部署や役職の関係性を視覚的に把握でき、新入社員や異動者の理解をサポート
- 役職や人員配置に基づき、適切な指揮命令系統を整備しやすくなる
最新の組織図が簡単に作成・管理できるため、組織全体の構造や指揮系統を把握するのに役立ち、部署間の連携も円滑に行えます。更に、役職ごとの責任範囲を可視化することで、各部門の役割や業務の責任者が明確化されます。
人事システムを導入するメリット4つ
企業が人事システムを導入することで得られるメリットは多岐にわたります。業務の効率化やデータ管理の一元化、従業員満足度の向上など、効果的に活用することで組織全体の生産性向上にも繋がります。ここでは、人事システムを導入することで得られる具体的なメリット4つを見ていきましょう。
作業時間を削減できる
人事システムは、従来の手作業や紙ベースで行っていた業務を自動化し、作業時間を大幅に削減します。これにより、人事部門のスタッフは単純作業から解放され、より戦略的な業務に専念できるようになります。例えば、勤怠管理や給与計算、社会保険対応といった煩雑な業務が自動化されることで、業務効率が向上するのです。
具体的なメリットは以下の通りです。
- データ入力や書類作成の手間が省ける
- 手作業による入力ミスを防止できる
- 作業にかかる工数が減少し、人件費の削減に繋がる
このように、作業時間が短縮されることで、人事部門だけでなく、組織全体の生産性が高まります。効率化によって生まれた時間を人材育成やタレントマネジメントに活用することで、更なる付加価値を生むことが可能です。
人的ミスを防止できる
人事システムを導入することで、従来の手作業で発生しがちなミスを防止することが可能です。例えば、勤怠データや給与計算における入力ミス、書類の紛失や誤送信など、ヒューマンエラーが原因となるトラブルが減少します。システムにより自動で計算処理が行われるため、正確性が高まり、ミスによる業務修正の手間も削減されます。
- 自動計算による給与支払いの精度向上
- データの一元管理により、二重入力や情報漏洩を防止
- ミスが発生した場合もシステム上で容易に確認・修正可能
人的ミスが防止されることで、従業員への不利益を防ぎ、会社への信頼性も高まります。特に、給与や勤怠管理におけるミスは従業員の満足度にも直結するため、信頼性向上に貢献する重要な要素です。
データを一元管理できる
人事システムは、従業員の個人情報や勤怠データ、評価情報などの人材に関するあらゆるデータを一元管理する機能を持っています。これにより、必要な情報をいつでも簡単に参照でき、データ検索の手間が省けます。また、データがクラウド上で安全に保管されるため、オフィス内外問わずアクセスが可能です。
- 従業員の基本情報から勤怠、評価データまで一元的に管理
- 各種データがリアルタイムで更新され、最新情報にアクセス可能
- データがクラウド上に保存されるため、セキュリティ対策も充実
このように、データの一元管理により、効率的な人材管理が可能になり、従業員の配置や評価にも迅速に対応できる環境が整います。情報共有がスムーズになることで、組織内の連携も強化される点がメリットです。
従業員満足度を向上できる
人事システムの導入は、従業員の満足度向上にも寄与します。例えば、ワークフロー管理機能によって休暇申請や異動の承認プロセスが迅速化され、申請手続きがスムーズに行えるようになるのです。また、従業員が自身の勤怠状況や給与明細、評価情報をシステム上で確認できるようになります。そのため、透明性が向上し、従業員が安心して働ける環境が整います。
従業員満足度の向上が期待できるのは、以下のような点です。
- 申請・承認フローの迅速化により、従業員の不満解消
- 自身の評価データや給与明細をリアルタイムで確認可能
- 透明性のある評価や処遇が、従業員のモチベーション向上に繋がる
従業員が安心して働ける環境を整えることで、企業へのロイヤリティも高まり、離職率の低下や従業員エンゲージメントの向上が期待されます。
人事システムを導入する際の失敗しない選び方5つ
人事システムの導入を成功させるためには、事前に自社のニーズに合った製品を慎重に選定することが重要です。導入がうまくいかないと、結果としてシステムが業務負担を増やす原因にもなりかねません。ここでは、失敗を防ぐための5つの選び方を紹介します。
人事システムでやりたいことを明確にする
まず、人事システムを導入する目的や、具体的に実現したいことを明確にしておくことが重要です。例えば、勤怠管理の効率化や評価制度の透明化・人材育成の強化など、会社の課題やニーズに基づき、システムに求める機能をリストアップします。システムの目的を明確にすることで、導入後の期待効果を得られやすくなり、社内からの理解やサポートも得やすくなります。
以下のポイントを意識して、導入目的を明確にすると良いでしょう。
- 具体的な課題（例：勤怠管理における手間の削減、データ管理の効率化など）を洗い出す
- 長期的に達成したいゴール（例：人材データの一元管理、社員のモチベーション向上）
- 優先順位を決定し、必要不可欠な機能とそうでない機能を区別
目的が明確であれば、導入後も「なぜこのシステムを導入したのか」を見失うことなく、効果的に活用できます。
適切な人事システムの種類を選ぶ
人事システムには多くの種類があり、各企業に適したシステムを選ぶことが重要です。一般的には、勤怠管理や労務管理、タレントマネジメントなど、それぞれの機能に特化したシステムがあります。自社のニーズや業務の特徴に合わせ、必要な機能が含まれたシステムを選定することがポイントです。また、オンプレミス型やクラウド型といった提供形態の違いにも注意を払いましょう。
- 導入目的や規模に合わせたシステムタイプを選定
- 勤怠管理や人事評価など、業務に合わせたモジュールを選ぶ
- オンプレミス型かクラウド型かを検討
業務内容やシステム導入の目的に適した種類を選ぶことで、使いやすく、導入後の社内定着もスムーズに進みます。
自社の規模に合ったシステムを選ぶ
人事システムを選ぶ際には、自社の従業員数や企業規模に合ったシステムを選ぶことが重要です。例えば、大規模な企業向けのシステムには複雑な機能が含まれ、コストが高くなる傾向にあります。反対に、中小企業向けのシンプルなシステムは、操作が簡単でコストも抑えられるケースが多く見られます。自社の規模に合ったシステムを選ぶことで、導入後の運用負荷を抑え、費用対効果も向上させることが可能です。
以下のポイントを意識して選ぶと良いでしょう。
- 従業員数に見合ったコストパフォーマンス
- 必要な機能が過不足なく含まれているか
- 導入時の初期費用や月額料金の検討
企業規模に合ったシステムを選ぶことで、導入後もスムーズに運用でき、長期的なコスト削減に繋がります。
既存の他システムと連携できるものを選ぶ
人事システムを導入する際には、既存のシステムやツールと連携できるかどうかも重要な選定基準です。例えば、給与計算システムや勤怠管理システム、社内の経費精算システムなど、他の業務システムとスムーズにデータ連携ができることで、業務の効率化が図られます。また、API連携やデータエクスポート機能が充実しているシステムを選ぶことで、より柔軟な運用が可能です。
- 社内の他システムと連携できるかを確認
- APIやCSVエクスポート機能の有無
- データのインポート・エクスポートに対応しているか
他システムと連携ができることで、データの一貫性が保たれ、よりスムーズに人事業務を進められます。業務の効率化やデータ管理の精度向上に寄与するため、連携機能の有無は事前に確認しておきましょう。
予算と費用対効果の合ったシステムを選ぶ
人事システムの導入には初期費用や月額費用が発生するため、自社の予算と見合ったシステムを選ぶことが大切です。また、導入にかかるコストだけでなく、システム運用により得られる効果も考慮し、費用対効果の高いシステムを選ぶことがポイントです。無駄な機能が多く含まれていても運用が難しくなるため、必要な機能を満たしつつ、コストを抑えられるシステムが理想といえるでしょう。
- 初期費用、月額料金、メンテナンス費用を事前に把握
- 自社の予算に合致しているか確認
- 運用コストと得られる効果のバランスを検討
コストに見合った人事システムを導入することで、費用対効果を最大限に引き出し、業務効率の向上や人材管理の強化を実現できます。
おすすめの人事システム製品一覧
人事と一言でいっても扱う業務は多岐にわたります。ここでは、目的・機能別におすすめの人事システムを紹介します。労務管理特化タイプ、人事・タレントマネジメントに特化したタイプ、企業のリソースを広範囲にカバーするERPタイプの3タイプごとに製品の特長を見ていきましょう。
労務管理に特化したシステム
まずは労務管理に特化したシステムから見ていきましょう。
ジョブカン労務HR
株式会社DONUTSが提供する「ジョブカン労務HR」は、労務管理に特化した製品です。同社から提供している勤怠管理、ワークフロー、経費精算、採用管理、給与計算といった他システムと連携できる点が特徴です。また、従業員の個人情報（各種保険加入状況やマイナンバー、扶養家族、経歴、スキルなど）を安全に一元管理できます。労務の経験が浅い担当者でも使いやすいよう、ToDoリスト機能や進捗管理機能などを備えています。
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ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 帳票の自動作成 年末調整 ワークフロー機能 労働者名簿作成 電子申請対応 電子署名 書類作成機能 マイナンバー管理 推奨環境 PCブラウザ サポート 電話 メール チャット トライアル 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種
SmartHR
株式会社SmartHRが提供する「SmartHR」は、労務管理を重視したい企業向けの製品です。トップクラスのシェアを誇るクラウド型のソフトで、電子申請に対応しています。雇用契約、入社手続き、年末調整など各種手続きのペーパーレス化に貢献してくるでしょう。従業員の情報を一元管理することで、タレントマネジメントにも有効活用できます。
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ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 年末調整 多言語対応 ワークフロー機能 入退社手続き 項目のカスタマイズ機能 システム連携 Web給与明細 マイナンバー管理 データ分析機能 目標管理機能 OKR目標管理 MBO評価対応 組織管理 取扱履歴保存 入社処理 提出状況確認 二重認証 外部連携 アクセス制御 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ サポート 電話 メール チャット トライアル 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種
ジンジャー人事労務
jinjer株式会社が提供する「ジンジャー人事労務」は、クラウド型の人事労務管理システムです。従業員の情報や履歴を一括管理し、見やすく、扱いやすいデータベースを構築します。また、入社手続きや面倒な書類のやりとりも、電子化することで業務効率を向上できます。ペーパーレス化で、日々の業務をラクにしましょう。
freee人事労務
フリー株式会社が提供する「freee人事労務」は、クラウド型の人事労務システムです。想定している従業員数は、数人規模～数百人規模のため中小企業向けと言えるでしょう。同社のシリーズ製品と連携することができ、給与計算・年末調整・マイナンバーへの対応などの機能が充実しています。
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ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 PC打刻 ICカード打刻 モバイル打刻 データインポート アラート機能 外部ソフト連携 自動計算 年末調整 源泉徴収票 給与明細 賞与明細 有給計算 勤怠データ入力 タイムレコーダー連携 会計データ連携 ワークフロー管理 自動アップデート 年末調整 多言語対応 ワークフロー機能 勤怠管理 入退社手続き 給与計算 書類作成機能 Web給与明細 マイナンバー管理 推奨環境 PCブラウザ サポート 電話 メール チャット トライアル 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種
マネーフォワード人事労務
会計ソフトとしておなじみの株式会社マネーフォワードが提供する人事労務のシステムです。従業員のデータを一元管理することができ、同社のシリーズ製品と連携が可能です。給与・勤怠・社会保険・年末調整・経費精算などと連携できるため、情報をシームレスに反映することができ、工数の削減やミスの軽減に役立ちます。
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労務管理システムソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 ワークフロー機能 労働者名簿作成 項目のカスタマイズ機能 システム連携 推奨環境 PCブラウザ サポート メール チャット トライアル 無し 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種
人事・タレントマネジメントに特化したシステム
次に、人事業務、タレントマネジメントに特化したシステムをご紹介します。それぞれの製品特徴を比較しながら見ていきましょう。
カオナビ
株式会社カオナビが提供する「カオナビ」は、クラウド型の人事・労務管理システムです。中小企業から大手企業まで、さまざまな規模の会社に選ばれており、トップクラスのシェアを誇ります。顔写真付きの従業員情報をデータベース化でき、人材育成や離職防止をサポートします。
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ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 人事異動シミュレーション ワークフロー管理 各種適正度表示 各種指数表示 健康管理 評価制度構築 適正社員ピックアップ 甘辛分析 業界別テンプレート スキル管理 レポート自由作成 小中規模企業向け 大規模企業向け 評価シートのテンプレートあり 組織図作成 アンケート機能 ハイパフォーマンス分析 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ サポート メール トライアル 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種
タレントパレット
株式会社プラスアルファ・コンサルティングが提供する「タレントパレット」は、最先端のタレントマネジメントを実現するプラットフォームです。人材の最適な配置、採用・育成、離職防止などの実現をサポート。マーケティングの視点も取り入れながら人事戦略を立案、実行できます。
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ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 各種指数表示 各種適正度表示 人事異動シミュレーション ワークフロー管理 健康管理 作業比較データ表示 離職ワード分析 評価制度構築 適正社員ピックアップ 適性検査 甘辛分析 スキル管理 人事給与システム連携 勤怠管理システム連携 組織図作成 評価シートのテンプレートあり 評価傾向分析 評価分布表示 アンケート機能 行動特性評価 MBO評価対応 ハイパフォーマンス分析 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ サポート メール トライアル 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種
One人事
One人事株式会社が提供する「One人事」は、人事業務を効率化する統合型のHR Saas。高い満足度を誇る人事管理システムです。入社から退社するまで、従業員の管理に必要な業務を一気通貫でサポート。給与計算、勤怠管理、人事評価、タレントマネジメントなど、情報を一元管理することで業務の効率化を図ります。
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ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 自動バックアップ レポート機能 一括削除 一括収集 帳票出力 自社サービス連携 取扱履歴保存 組織管理 権限管理 提出状況確認 年末調整 ワークフロー機能 入退社手続き 電子申請対応 電子署名 源泉徴収票の発行 Web給与明細 外部連携 押印機能 アクセス・参照制限 マルチデバイス対応 推奨環境 PCブラウザ サポート 電話 メール トライアル 無し 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種
HR Brain
株式会社HR Brainが提供する「HR Brain」は、累世導入数3,000社以上の実績を誇るクラウド型のタレントマネジメントシステムです。人材データを一元管理することで、人事における課題を可視化し、分析し、根本的な課題解決をサポートします。管理職・リーダーの育成計画も支援してくれます。
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ソフト種別 クラウド型ソフト 基本的な機能 タレントマネジメントシステム 人事異動シミュレーション ワークフロー管理 作業比較データ表示 各種適正度表示 各種指数表示 評価制度構築 甘辛分析 スキル管理 1on1サポート 人事評価システム 大規模企業向け 小中規模企業向け 行動特性評価 評価分布表示 評価傾向分析 評価シートのテンプレートあり 組織図作成 目標管理機能 アンケート機能 Excel出力 csv出力 MBO評価対応 PDF出力 ハイパフォーマンス分析 年末調整 労働者名簿作成 利用者権限の管理 入退社手続き 給与計算 電子署名 項目のカスタマイズ機能 書類作成機能 源泉徴収票の発行 システム連携 Web給与明細 マイナンバー管理 推奨環境 PCブラウザ スマートフォンブラウザ サポート 電話 メール チャット トライアル 有り 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種
ERP型システム
最後に、企業の人的リソースを統合的に管理し分配するERP型のシステムです。ERPとは、Enterprise Resources Planning の略。ヒト・モノ・カネ・情報を適切に管理し、分配することで有効活用する仕組みのことです。経営戦略にも深くかかわり、主に大企業での需要が高いタイプとなります。
POSITIVE
スミセイ情報システム株式会社のPOSITIVEはERP型の人事システムです。大企業に最適な機能を標準搭載しており、世界展開する企業・グループ経営を行っている企業に向いています。10万人規模での運用を想定してシステム構築されているため、大企業が求めるような高い水準でのセキュリティや、さまざまな給与体系・勤務体系にも対応できます。
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ソフト種別 オンプレミス型ソフト 基本的な機能 タレントマネジメントシステム 各種指数表示 各種適正度表示 人事異動シミュレーション 作業比較データ表示 給与シミュレーション 評価制度構築 適正社員ピックアップ スキル管理 推奨環境 PCブラウザ サポート メール トライアル 無し 最低利用期間 最低利用期間の制限なし よく導入している業種
人事システムを導入する流れと注意点
人事システムの導入は、業務効率化や人材管理の精度向上に大きく貢献しますが、事前の計画と準備が必要です。ここでは、人事システムの導入におけるステップごとに注意すべき点を解説します。
ステップ1：既存の問題点と必要機能を洗い出す
最初のステップとして、現状の人事業務における問題点や課題を明確にし、それを解決するために必要な機能を洗い出します。例えば、勤怠管理の煩雑さや、手作業によるミスなどが挙げられます。これにより、自社にとって本当に必要な機能が明確になり、無駄な機能を含むシステムの導入を避けられるのです。
以下のポイントで現状の課題を確認すると良いでしょう。
- 手間やコストがかかりすぎている業務はないか
- 繰り返し発生しているミスやトラブル
- 従業員の利便性や満足度を向上させるために必要な要素
現状の課題と必要機能が明確であれば、システム選定時の判断材料となり、導入後も期待通りの効果が得られやすくなります。
ステップ2：自社に合ったシステムを選ぶ（必要に応じて無料体験で試す）
自社のニーズに合致するシステムを選定する際には、可能であれば無料体験を利用して、実際に使用感を確認することが重要です。無料体験を通じて、システムの操作性や使い勝手、画面の見やすさをチェックし、実務に合うかどうかを検討します。使いやすいシステムであれば、従業員にとっても負担が少なく、社内への浸透もスムーズに進むでしょう。
確認すべきポイントは以下の通りです。
- ユーザーインターフェースの分かりやすさや操作のしやすさ
- 利用者が日常的に使いやすい画面デザインや項目配置
- 実務に必要な機能が直感的に使えるか
無料体験で確認することで、実際の運用場面をイメージでき、導入後に「思っていたのと違う」という問題を防ぎやすくなります。
ステップ3：システムを導入して既存システムからデータ移行する
システムを正式に導入する際には、既存のデータを新しいシステムに移行する作業が必要です。このデータ移行作業は、人事データや過去の勤怠記録、評価データなどを移し替える重要な工程です。データ移行の段階でエラーやデータ不整合が生じると、システムの正確な運用に支障が出るため、丁寧な対応が求められます。
具体的な手順は次の通りです。
- 移行するデータの精査と整理を行い、不要なデータは省く
- データ形式やフォーマットの整合性を確認し、新システムへの適合性を確保
- 移行作業後にデータが正確に登録されているかテストと確認
システムを正式に活用するためにも、データ移行はスムーズに行い、データの漏れや重複を防ぐためのチェック体制が重要です。
ステップ4：自社に合わせてカスタマイズする
導入した人事システムを、自社の業務フローや業務要件に合わせてカスタマイズすることも重要です。多くの人事システムでは、一定の柔軟性を持たせたカスタマイズが可能です。例えば、申請の承認フローや評価基準のカスタマイズなど、自社の独自要件に対応することで、実務に即した運用が可能になります。
以下の点を基準にカスタマイズを検討すると良いでしょう。
- 人事評価の基準やプロセスをシステム上で設定
- 承認フローの段階や手順をシステム上で自動化
- 自社の組織図や人員配置に合わせた画面表示や項目の設定
カスタマイズを行うことで、従業員の負担を軽減し、業務効率を最大化できます。システムを効果的に活用するために、自社に合わせた最適な設定を行いましょう。
ステップ5：社内研修を行う（合わせてマニュアルを作成する）
新しい人事システムを円滑に運用するためには、社内での研修やマニュアル作成が不可欠です。システムの操作方法や機能の利用方法を従業員に理解してもらうことで、導入初期からスムーズな運用を実現できます。特に、マニュアルは日常業務での疑問やトラブル発生時に役立つため、具体的で分かりやすい内容を心がけましょう。
社内研修やマニュアル作成のポイントは以下の通りです。
- 基本的な操作方法や注意事項を実践形式で説明
- 各機能ごとの使用手順やトラブル時の対処法を分かりやすく記載
- ユーザーが頻繁に利用する機能を中心に、具体例を交えて解説
導入後の研修やマニュアルが整備されていれば、従業員が自信を持ってシステムを活用でき、結果としてシステム導入効果が高まります。
まとめ
人事システムは、人材管理や労務業務を効率化し、企業全体の生産性向上に大きく寄与するツールです。本記事では、人事システムの基本機能・導入によるメリット・選定方法・導入フローについて詳しく解説しました。ポイントを振り返りながら、まとめとして重要な点を整理します。
- 業務効率化
人事システムを導入することで、従業員情報や勤怠データ、評価などを一元管理でき、作業時間の大幅削減が可能です。人的ミスの防止にも繋がり、精度の高い人事業務が実現します。 - 従業員満足度向上
システム導入で申請や承認フローがスムーズになり、従業員の利便性が向上します。透明性ある評価も可能となり、社員のモチベーションアップに寄与します。 - 選定時のポイント
システム導入で失敗しないためには、まず導入目的を明確にすることが重要です。企業規模や業務フローに応じて適切な種類を選び、他システムとの連携やコストも考慮しましょう。
また、導入の流れとしては、現状の問題点の洗い出しから始まり、システムの選定・データ移行・カスタマイズ・社内研修と進みます。特にデータ移行やカスタマイズは、運用の成否を分ける重要なポイントです。
人事システムの導入で業務効率や従業員満足度が向上し、企業全体の成長を支える基盤となります。
【2024】おすすめタレントマネジメントシステム比較20選|目的別の選び方も紹介
「タレントマネジメントシステム」の製品比較表
※税込と表記されている場合を除き、全て税抜価格を記載しています
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- 製品名
- 料金プラン
- プラン名金額
- 無料トライアル
- 最低利用期間
- 基本的な機能
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- 各種指数表示
- レポート自由作成
- ワークフロー管理
- 健康管理
- スキル管理
- ポイント付与
- 甘辛分析
- 離職ワード分析
- 適性検査
- 1on1サポート
- モバイルアプリ対応
- 業界別テンプレート
- 評価制度構築
- googleカレンダー表示
- 給与シミュレーション
- 昇格率表示
- 人事異動シミュレーション
- 作業比較データ表示
- 適正社員ピックアップ
- 各種適正度表示
- 給与明細発行
- サービス資料
- 無料ダウンロード
- ソフト種別
- 推奨環境
- サポート
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-
-
- 初期設定費用 要相談
- 月額費用 要相談
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談
- 利用料金 要相談
- 制限なし
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- クラウド型ソフト パッケージ型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談
- 利用料金 要相談
- 制限なし
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-
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません
- スモールプラン 要相談
- スタンダートプラン 要相談
- コンサルティングプラン 要相談
- 1年
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
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- 初期費用 要相談
- 利用料金 要相談
- 制限なし
-
-
-
- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 要相談
- 利用料金 要相談
- 制限なし
-
-
-
- なし
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
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- 初期費用 0円
- 利用料金 要相談
- 制限なし
-
-
-
- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 要相談
- 要相談 要相談
- 制限なし
-
-
-
- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 要相談
- 利用料金 要相談
- 制限なし
-
-
-
- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 150,000円
- 50名プラン 30,000円/月額 備考
- システム内登録が50名までの従業員数のプランです。
- 200名プラン 80,000円/月額 備考
- システム内登録が51名～200名までの従業員数のプランです。
- 500名プラン 150,000円/月額 備考
- システム内登録が201名～500名までの従業員数のプランです。
- 1年
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-
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
-
- 初期費用 要相談
- 利用料金 要相談
- 制限なし
-
-
-
- オンプレミス型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- スタートプラン 10,000円～/月額 備考
- 採用管理機能と人材DB機能で人事情報をスムーズに管理。人事情報を一元管理したい方向けプランです。
- スタンダードプラン 60,000円～/月額 備考
- 採用管理機能と人材DB機能に加え、人材情報の分析機能を追加したプラン。人材情報を可視化します
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
-
-
-
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- 初期費用 0円 備考
- 初期費用は発生しません。
- プラン 40,000円～/月額
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 400,000円
- システム利用料 18,000円～/月額 備考
- 導入月の利用費は免除となります。導入翌月からシステム利用料が発生します。システム利用料に加え1,000円のシステムメンテナンス費用が加算されますが、100名以下の場合のシステム利用費は一律18,000円です。
- 2年
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談 備考
- 問合わせ後にヒアリング
- 利用料金 要相談
- なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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- 初期費用 要相談 備考
- 問合わせの後デモンストレーション
- 利用料金 要相談
- 制限なし
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- クラウド型ソフト
- PCブラウザ スマートフォンブラウザ
- 電話 / メール / チャット /
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