この導入事例のポイント
- 紙管理をおこなっていたため、版の差し替え、改定時には多大な作業時間がかかっていた
- 版管理だけなく、文書内の修正箇所も明確にできる「ASTRUX2.0」を導入
- 文書内の修正箇所を明確にできるようになったことで規程集の改定対応スピードがアップ
この導入事例のポイント
- 既存システムはメーカー側で設定変更をする必要があり、対応までに時間がかかっていた
- 操作が分かりやすく、内部統制機能を保持している「ASTRUX2.0」を導入
- 改ざん防止、アクセス制御、ログ参照などの機能があるため、監査時の説明が楽になった
この導入事例のポイント
- 既存システムの操作性が悪く公開までに時間がかかるため、電子化が進まなかった
- 操作が分かりやすく、システムの検索性も高い「ASTRUX2.0」を導入
- シンプルなフォルダ構造なため、社員も馴染みやすく、ＩSO文書の閲覧が増えた
製品を導入することになった背景
森定興商株式会社は、パイプや鋼材、建材などの生産材を取り扱う商社として80年以上の実績があります。社内での文書管理には、以前はJ社のISO文書管理ソフトを使用していました。しかし、このソフトウェアでは周知が徹底されず、システムの再検討が必要とされていました。導入前に企業が抱えていた課題
導入前に森定興商株式会社が抱えていた主な課題は、文書の周知が不十分であること、一般社員の文書閲覧が少ないこと、そしてシステムの操作性が悪いという点でした。特に、改定から承認、公開までのスピード感が欠けており、電子化のメリットが十分に活かされていなかったのです。導入前の課題に対する解決策
これらの課題に対して、ASTRUX2.0が導入されました。この製品は、一般社員にも使いやすいタブとフォルダ構造を採用しており、各アクション時にはメールで通知が行われるため、スピード感が向上します。また、システムは非常に操作性が高く、不具合の報告も少ないとされています。製品の導入により改善した業務
ASTRUX2.0の導入により、一般社員のISO文書の閲覧が増え、文書管理が効率化されました。特に、仙台営業所の記録文書などが、以前はFAXで送付されていたものが、現在は完全に電子化されています。この結果、必要な情報を素早く閲覧できるようになりました。また、営業部門ではASTRUXに格納された情報が営業ツールとして広く活用されています。このようにして、製品の導入は業務効率化だけでなく、営業活動においても大きな成果を上げています。
この導入事例のポイント
- 既存システムでは変更履歴が一切残らないため、情報の検索や確認に時間がかかっていた
- 既存システムであがっていた問題点を解決できる「ASTRUX2.0」を導入
- 版管理ができるようになったことで、文書管理がより品質の高いものとなった
- 検索機能が向上したことで、ファイルの閲覧までの時間が短縮され業務が効率化した
製品を導入することになった背景
ポーラ化成工業株式会社は、以前からISO文書の電子化に取り組んでいましたが、システムの運用を見直す際に、ASTRUX文書管理システムを評価検討しました。この決定は、既存のシステムが文書の変更履歴を残さない、確認業務に時間がかかる、申請作業に遅れが生じるといった問題点を解消するためでした。導入前に企業が抱えていた課題
導入前にポーラ化成工業株式会社が抱えていた主な課題は、文書の変更履歴が一切残らず、過去の情報や確認業務に時間がかかることでした。また、申請作業に遅れが生じることがあり、事前に期日を決め、承認者へ作業を促す仕組みが必要でした。導入前の課題に対する解決策
導入前の課題に対して、ASTRUX文書管理システムは版管理、文書の属性情報や承認履歴、ISOの文書管理に必要な機能が実装されているため、無理なく文書管理の仕組みが構築できました。また、操作方法の取得は1時間程度の勉強会でスムーズに理解でき、直感的に操作できるインターフェイスが提供されています。製品の導入により改善した業務
ASTRUXの導入により、文書の変更履歴が残るようになり、過去の情報から最新文書まで一貫して管理できるようになりました。承認作業も、電子のメリットである正確性と速さを活かし、質の高い情報伝達が可能になりました。また、期日を指定しておけば、メール通知機能により遅延者に督促通知を送ることができ、承認作業の遅延防止にも繋がりました。
この導入事例のポイント
- 過去の修理内容を探す手間がかかっていることに加え、保管スペースの問題があった
- 修理履歴に付随するあらゆるデータを一元管理できる「ASTRUX2.0」を導入
- 修理関連情報を一元管理できるようになり、瞬時に情報を閲覧・検索できるようになった
- iPadでも利用できるようになり、保守サービスの効率化とサービス品質が向上した
