製品を導入することになった背景

焼津市はふるさと納税の返礼品発注業務において、月間13万件もの発注処理を行っていました。特に12月には申込件数が集中する傾向があり、そのピーク時期を乗り切るためには効率的な業務遂行が求められていました。このような状況下で、NEC Software Robot Solutionの導入が決定されました。

導入前に企業が抱えていた課題

焼津市は、新鮮な魚介類などの返礼品が納税者から支持され、寄附申込件数が増加していました。繁忙期には返礼品を発送する事業者への発注業務が膨大になり、職員の疲弊が進行していました。この疲弊が人的ミスの発生に繋がる可能性があり、寄附者に対する「丁寧かつ正確な対応」というモットーが十分に実践できない状況となっていました。

導入前の課題に対する解決策

焼津市は、定型的なプロセスが多く含まれる発注業務に対して、RPA製品の導入によって定型業務を自動化し、職員の負荷を軽減する方針を2018年の春ごろから固めていました。NEC Software Robot Solutionは、他社製品と比較検討した結果、導入が決定されました。シナリオのつくりやすさや、市役所内の誰もが扱えることなどが選定の要因となりました。

製品の導入により改善した業務

NEC Software Robot Solutionの導入によって、発注業務にかかっていた時間が10分の1に削減されました。寄附者からの苦情件数も大幅に減少し、寄附者からのお問い合わせの電話に対し、丁寧・正確に応じるための時間が十分に確保できるようになりました。最繁忙期である12月を対象に、発注業務に充てていたすべての時間を測定したところ、およそ9割もの作業時間の削減効果が得られています。