手書きのFAX注文業務をデジタル化して効率アップ！方法やメリットを解説

昨今、デジタル化やペーパーレス化が進み、多くの企業が紙の削減に関する取り組みを行っています。一方でFAXと手書きの注文書を利用して、受注・発注業務を行っている企業も多くあり、中には効率化したい・デジタル化したいがやり方がわからないという方もいることでしょう。そこで本記事では手書きの注文書によるFAX業務をより効率化する方法やメリット、注意点について詳しく解説します。本記事における内容を活かして業務効率化を実現しましょう。

 FAX業務の課題

FAX業務によって生じる主な課題・問題点を５つご紹介します。

• 人的ミスが起こりやすい
• コストがかかる
• 紙ベースのため検索がしにくい
• 情報の管理に手間と時間がかかる
• デジタル化への遅れ

人的ミスが起こりやすい

FAXによる受注業務は、手順が複雑であるため、人為的なエラーが頻繁に起こりやすい状況です。たとえば、次のようなケースが考えられます。

・FAXで送られた注文書を紛失し、受注漏れが生じる可能性があります。
・手書きの発注書による数字の読み違いなどが発生し、受注数や出荷日などにミスが生じることがあります。
・FAXの通信にトラブルが生じ、受注業務が円滑に進まない場合があります。
・誤って、別の取引先にFAXを送信してしまうことがあります。

FAXを利用した受注業務では、記載された内容が多くの場合、売上や利益に直結します。大きなミスが発生した際、シュレッダーに紛失したりするなどの誤りは、企業や組織の信頼を失う要因となりかねません。

コストがかかる

FAXを利用して受注を行う際には、注文の確認に関する人的コストとFAX用紙、インク、トナーなどの設備コストが発生します。たとえば、人的コストは、手書きの文字が読み取れなかったり、通常と異なる注文があった場合に、注文内容を確認するための電話を行うことがあります。設備コストは、通常のFAX受注業務を維持するために必要な経費ですが、ペーパーレス化が進めば一気に不要となるでしょう。

人的コストや設備コストの増加は、リソースの消費を招き、生産性の高い業務に従事することが難しくなる可能性があります。また、それにより従業員のモチベーション低下にもつながる懸念があります。

 紙ベースのため検索がしにくい

FAXを使った受注業務は、紙をベースとした受注管理を行うため、デジタルデータのように効率的に情報を閲覧や検索することができません。過去の情報を調べるためには、倉庫に行って大量の資料を手作業で探す必要があり、かなりの時間と労力がかかります。一方、受注情報をExcelなどに入力してデータ化する場合でも、受注数が増えると業務負担が増大し、データ入力時にミスが発生する可能性も考えられます。

書類管理によるコストの増大は、売上や利益の減少だけでなく、従業員のコスト削減などの否定的な影響をもたらす可能性が高く、速やかな解決が求められる課題と言えます。

情報の管理に手間と時間がかかる

FAX注文を受ける場合、受注情報やその履歴を紙ベースで管理する必要があるため、情報の共有や管理には手間と時間がかかります。そのため、注文情報を即座に確認できないことが業務効率の低下につながります。

デジタル化への遅れ

近年、企業が生産性や業務効率を向上させるために、デジタル化を強く推進しています。しかし、FAX注文を維持することで、従来の作業手法が維持され、ビジネスのデジタル化に向けた意識が低下するおそれがあります。また、デジタル化を進めたい場合でも、FAXに対応していないツールやシステムが存在するため、導入が難しい状況も懸念されます。

こうした理由から、FAX注文を続けることがデジタル化の妨げとなり得る要因の一つであり、大きな課題や問題点となっています。

FAX注文がなくならない理由とは

デジタル化が進んでいるのにもかかわらず、まだまだ多くのFAX注文が行われている現状です。ここではその理由をいくつか紹介します。

• 業務内容の見直しが必要となるため
• 手書きのメモをするため
• 取引先の意向
• 新たなシステムの導入が必要になるため
•  ITリテラシーの不足

業務内容の見直しが必要となるため

FAXを廃止するには、FAX以外の受発注や連絡手段を必ず用意する必要があります。これまでFAXを主要な手段として利用してきた企業では、業務プロセスや内容、使用するツールなどを大幅に見直す必要があり、それには相応の時間、労力、そしてコストが必要です。

こうした業務内容の見直しは、FAXの廃止を困難にする大きな理由の一つとなっています。

手書きのメモをするため

FAXは紙媒体であるため、手書きで簡単にメモを取ったり、受発注や連絡を行ったりすることが容易です。この利点は意外にも大きく、送信者も受信者も手書きの便利さから離れられない方が多いです。

OCR（光学文字認識）やFAXの電子データ化などの手法を使って手書きの利点を保ちつつデジタル化や効率化を図ることも可能ですが、これには従来のFAXを使った受発注よりも手間がかかる場合があり、実用的ではないこともあります。

手書きニーズの高さも、FAXを廃止できずに使い続ける大きな理由の一つです。

取引先の意向

自社がFAXを廃止したい場合でも、顧客や取引先が引き続きFAXを利用したいと希望する場合は、簡単にFAXをやめることができないことがあります。別の手段に移行するには、顧客や取引先の協力が必要であり、協力が得られない場合はFAXを使ったやり取りを続けざるを得ないこともあります。関係を損なわないように、強硬な姿勢を取りにくい事情も存在します。

実際に、FAXを廃止したいと望んでいる企業でも、顧客や取引先との関係性を考慮しつつ、FAXの使用を維持することを余儀なくされる場合が少なくありません。

新たなシステムの導入が必要になるため

FAXを廃止するためには、FAXに代わる受発注や連絡のシステムを導入する必要があります。例えばBtoB-EC、EDI、Web受発注システムなどが代替手段として挙げられますが、これらの導入や維持管理には大きなコストがかかります。

FAXの運用にも一定のコストがかかりますが、場合によってはシステム導入や運用にかかるコストがFAXの運用コストを上回り、受発注の件数が少なく費用対効果が得られないケースもあります。

このようなコストメリットが得られない状況は、FAXを別のシステムに置き換える経営判断が難しいため、FAXを廃止できずに使用を継続する大きな理由となっています。

 ITリテラシーの不足

FAXを廃止できない主な理由の一つは、経営陣やFAXを利用するチームメンバーのITリテラシーの不足です。近年のデジタルツールの利便性や効率性についての知識や事例を知らない場合、FAXの送受信が依然として問題なく機能しているため、FAXの使用に潜むデメリットに気付くことができません。

特に、古い体質の企業や変化を避ける傾向が強い企業では、この傾向がより顕著に見られます。新しい技術やツールの恩恵を享受するためには、組織全体がその可能性を理解し、それに合わせたスキルや知識を身につける必要があります。

FAXを電子化する4つの方法

これまで既存のFAX業務における問題点やなくならない理由を紹介してきましたが、本章ではいよいよFAXを電子化する方法を４つ解説します。これらをそれぞれ把握し、自社に最適な方法での電子化を実現しましょう。

• FAX OCRを導入する
• PC-FAXを導入する
• インターネットFAXを導入する
• 受発注システムを導入する

FAX OCRを導入する

FAX-OCRは、FAXに光学文字認識（OCR）技術を用いて手書きの伝票や発注書を自動的にテキストデータ化する方法です。文字を画像ではなくテキストとして変換することで、デジタルデータとして容易に保存・管理でき、書類内容の検索も可能になります。これにより、取引先の発注業務の流れを変えることなく、自社の受注業務を効率化することができます。

しかしながら、FAX-OCRを導入する際には設備コストが発生したり、システムに慣れるまで生産性が向上しない可能性があります。また、文字をデータ化する際に、かすれたり特定の書体の文字には認識の難しさが生じるため、確認作業が必要なケースも出てきます。このような点に留意することが重要です。

【OCRツールのFAXサービスと複合機の違いは？】

複合機とFAXサービスの違いをOCR連携の観点から考えると、FAXサービスの方がより適していると思われます。

その理由は、複合機の場合、出力された紙をスキャンして電子ファイル化する必要があり、スキャン作業には手間や画像の劣化が伴う可能性があります。画像の劣化はOCRの読み取り精度にも影響するため、スキャンの間に処理を挟まないFAXサービスが望ましいです。

また、仕分けの際にも、FAXサービスでは受信番号や発信者番号、発信者端末IDの情報を取得できるため、より詳細に仕分けが可能です。

【OCRが注目されている理由や仕組みなど、OCRについて詳しく解説している記事はこちら】

OCRとは？意味や仕組み、利用メリットなどを徹底解説！

 PC-FAXを導入する

PC-FAXは、電話回線に接続されたFAXとパソコンを結びつけ、パソコン上で作成したデータをそのままFAXで送受信する方法です。パソコンの画面からFAXの送受信を行えるため、ペーパーレス化を進めることができます。

ただし、PC-FAXを利用するためには、PCにPC-FAX機能を持ったFAXと対応するOSが搭載されている必要があります。また、通信には電話回線を使用するため、送信距離に応じた通信料が発生することも留意すべき点です。

インターネットFAXを導入する

インターネットFAXは、専門の企業が提供するクラウドサービスを利用し、インターネット回線を使ってWeb上でFAXを送受信できるシステムです。これは、クラウドFAXとも呼ばれます。受信データはメールに添付されて届くため、パソコンやスマートフォンなどのデバイスがあれば、どこからでもFAXを確認できます。また、受信した内容はPDF形式でダウンロードや印刷も可能です。インターネットFAXを使用することで、従来の専用機器を使ったFAXの送受信が不要になります。

ただし、サービスを利用する際には、FAX番号が変更される場合があるため、事前に確認することが重要です。また、サービスの利用料が発生するため、FAXを頻繁に利用する企業ではコストがかさんでいく可能性があります。

受発注システムを導入する

受発注システムは、FAXの代わりに専用の受発注に特化したシステムを導入し、デジタル化を進める方法です。この方法により、取引先とのデータ共有が容易になり、納品書や請求書などもシステム上で管理されるため、人的ミスが発生しにくく情報の参照も容易になります。

しかしながら、システムの導入によって取引先の発注業務フローに変更が生じることがあります。特定の取引先では新しいシステムの定着までに時間がかかることや、従来の方法を希望する場合もあるかもしれません。新しいシステムが適応されるまでの段階で、適切なサポートやコミュニケーションが重要となります。

 FAX OCRを導入するメリット6つ

ここでは、FAXを電子化する方法の一つのFAX OCRを導入することで享受できるメリットを6つ紹介します。

• コストが削減できる
• 管理業務がしやすくなる
• 自動仕分けできる
• データを検索できる
• ミスを削減できる
• テレワークの対応が可能になる

コストが削減できる

FAX受注業務の効率化によるメリットは、自社と取引先の双方がFAX運用に関連して発生するコストの削減にあります。特に、多くの取引先を抱える企業では、FAXに特化したスタッフを雇用しているケースもあり、それに伴う人件費がかさんでいます。

取引先からの理解が得られ、ペーパーレス化が実現すれば、人件費だけでなく、FAX運用に不可欠な紙やインク、リース料などの設備コストも大幅に削減できます。

管理業務がしやすくなる

受注書類のデジタル化は、手入力や内容確認にかかる手間を削減し、受注業務や納期確認、出荷確認などの業務を大幅に効率化できます。さらに、受注数の管理も容易になります。

これまで、書類の確認や整理に多くの時間や手間を費やしていた状況では、デジタル化によって時間や人的リソースが節約され、コア業務に重点を置くことができるというメリットも期待されます。

自動仕分けできる

受信したFAX文書を仕分けする際、通常は出力された紙を目で確認し、FAXの発信元や内容を人が判断しています。しかし、FAXサービスを利用して受信した場合、受信番号や発信者番号、発信者の端末ID（例: 発信元の社名やFAX番号など）の情報を取得できるため、これらの情報を参考にして仕分けを行うことができます。

ただし、発信者番号や発信者端末IDの情報が必ずしも取得できるわけではなく、同じFAX番号から異なる担当者宛のFAXも存在することがあります。

OCRを連携した場合、これらの情報に加えて、FAX文書内に含まれるOCRで読み取ったテキストデータを利用して自動で仕分けを行うことが可能です。さらに、FAX文書のレイアウトを自動で識別し、仕分けを行うOCR技術も存在します。これらの機能を活用することで、効率的な仕分け作業が実現できます。

データを検索できる

紙で出力された文書を探す際には、大量の紙の中から目的の文書を見つけるのにかなりの時間がかかります。同様に、FAXサービスで受信した電子ファイルでも、検索できるキーワードがない場合は、各ファイルを1つずつ確認する必要があります。

2022年1月1日から予定されている電子帳簿保存法の大幅な改定では、検索機能の確保が要件とされ、主要な記録項目を検索条件として設定できることが求められています。このため、電子帳簿保存法に対応するために、OCR連携を検討している顧客もいます。OCRを利用することで、文書内のテキストデータを認識し、検索可能な情報として利用できるようになり、法改定に適合した検索機能を確保できます。

ミスを削減できる

書類のデジタル化により、書類の紛失や手書き発注書の確認作業などがなくなるため、FAX受注業務独特の人的ミスが減少することが期待されます。さらに、FAXによる返送業務もデジタル化することで、二重入力を防止することができます。この結果、より正確な受注管理が実現されるでしょう。

テレワークの対応が可能になる

デジタル化が実現すれば、パソコンやタブレット端末を通じて24時間365日、リアルタイムでデータを確認でき、場所を選ばず勤務することも可能になります。このような柔軟な働き方は、コロナ禍や災害などの緊急時に事業を継続しやすくし、事業継続計画（BCP）にも貢献します。

FAX OCRを導入するデメリット

FAX OCRを導入する際はやはり初期投資費用が掛かってしまいます。そのため、費用対効果の見極めが非常に大切です。まず、1件あたりや1日あたりの受注処理にかかっている人数や時間を把握し、OCR導入によるコスト削減を試算しましょう。

さらに、FAX OCR機能は用紙の文字情報をテキストデータ化します。手書きの文字を正確にテキストデータに変換しても、自社で使用している販売管理システムの商品マスタと連携していなければ、商品特定に時間がかかり、導入しても効果が薄いことがあります。導入を検討している製品が、自社の販売管理システムの商品マスタと連携できるかどうかを確認する必要があります。

さらに、FAX OCRには対応している書式が限られていたり、紙の書類をスキャナーなどで読み込ませる必要があったりする場合もあります。これらの手間や制約にも留意する必要があります。

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