手書きの紙をエクセルに変換するには？｜OCR活用の方法やメリットを解説

手書きの紙をエクセルに変換してデータ集計・分析を行っている企業において、手入力作業をどうにか削減したいとお困りではありませんか。

近年、手書きの紙をエクセルに変換するためにOCRツールを導入する企業が増えています。OCRとは読み込んだ画像のなかから文字を認識してテキストデータに変換する技術です。

本記事では、手書きの紙をエクセルに変換するための5つのステップやOCR処理の技術について詳しく解説しています。OCRツールを活用するメリット・デメリットも解説しているため、ぜひ参考にしてください。

手書きの紙をエクセルに変換する作業を効率化し、社内全体の生産性を高めましょう。

手書き書類のデータ化にはOCR処理が必要！

手書きの紙をエクセルデータに変換するには、OCR処理が欠かせません。OCRツールを導入し、手書きの紙を読み込ませればパソコンやスマホなどのデバイスのなかに文字データに変換して保存されます。

大量の手書き書類が発生するイベントにおけるアンケート回答用紙や、郵送・FAXで送付される申込用紙・注文書なども、OCR処理を活用すればデータ化できます。もちろん、Microsoft365に限らず、GoogleのスプレットシートやGoogleドキュメント、CSV、ほかのシステムに連携させることが可能です。

たとえば、手書きの申込用紙をOCR処理してExcelデータに変換したり、顧客管理システム（CRM）にインポートすることもできます。

OCRとは？

OCRとは、「Optical Character Recognition」の略で、日本語だと光学的文字認識と訳されます。スキャンした画像のなかから紙媒体に印刷された文字や手書きの文字をテキスト（文字）情報として認識し、テキストデータに変換するための技術です。

近年では名刺や領収書などをはじめに、さまざまな書類をデータ化してペーパーレス化を目指す企業が増えています。紙媒体での管理から解放されるため、DXやリモートワークの推進につながります。

たとえば、手書きの申込用紙をOCR処理してExcelに変換してファイルを共有しておけば、オフィスに出社しなくても自宅のパソコンからデータにアクセスをして適切な処理をすることが可能です。

このように、OCR技術はビジネスシーンで活躍しており、大きな注目を集めています。

OCR処理で文字を認識する仕組みとステップ

OCR処理をして文字を認識する仕組みについて理解するためには、紙に書かれた文字をデータ化するまでのステップを理解すると分かりやすいです。

紙に書かれた文字をデータ化するには、以下の5つのステップを踏みます。

1. 画像を取り込む
2. 文字列を判断する
3. 文字列の解析と文字の切り出しをする
4. 文字の解析をする
5. フォーマットに変換して出力する

ステップごとにOCR処理の流れを確認し、どのように文字が認識されるのかを確認しましょう。

1．画像を取り込む

まず、データ化したい文字が書かれた紙を画像で取り込みましょう。OCRツールごとに取り込み方法が異なり、スキャナーを使う場合やカメラ機能を使う場合があります。手書き文字も印刷された文字も同様に行います。この時点ではOCR処理はされていません。

2．文字列を判断する

画像を取り込んだあと、OCR処理が開始されます。いきなり文字を認識するのではなく、画像と文字列を分離させて、解析対象である文字列を明確にします。

3．文字列の解析と文字の切り出しをする

画像と文字列の分離が完了したら、文字列を1行ずつ分解します。さらに、1文字ずつ分解をして文字を切り出して文字を解析する準備を行います。

たとえば、「楽しいイベントでした」という文字列があったと仮定しましょう。このとき、「楽」「し」「い」「イ」「ベ」「ン」「ト」「で」「し」「た」と1文字1文字に分解されます。

4．文字の解析をする

切り出し作業が終了すると、ようやく文字の解析が始まります。書かれている文字がどの文字化と1文字ずつ解析されます。

その文字がどのように構成されているのか特徴を把握し、ソフトのなかから該当する文字をマッチングさせる作業です。そのため、筆跡によっては「ン」と「ソ」を間違えてマッチングさせてしまう可能性も否定できません。

さらに文字の前後から該当する単語があるかどうかを照合し、一致した場合はデータとして決定します。たとえば、「楽」「し」「い」は「楽しい」、「イ」「ベ」「ン」「ト」は「イベント」という単語として認識します。

5．フォーマットに変換して出力する

最後に、ExcelやWordなどに文書として出力したり、PDFなどの画像に出力したりしてOCR処理が完了します。テキストデータを出力する拡張子や保存先は、OCRツールから選択できます。

OCRの活用によるメリット

手書きの紙をエクセルにする際、OCRを活用するメリットは主に5つあります。

• 業務効率の向上
• 従業員の負担軽減
• データの活用
• 検索性の向上
• 人員配置の合理化

メリットを知って、前向きにOCRツールの導入を検討しましょう。

業務効率の向上

手書きの紙をOCRでデータ化すれば、今まで手入力していた時間を大幅に削減できます。OCRを使わずに手書き文書をエクセルやワードなどに変換するには、手で直接入力するしか方法がありません。データ化のために人員を配置し、時間と労力をかける必要がありました。

しかし、OCRを使えばスキャナーで読み込ませるだけのため、手入力と比較すると時間削減に役立ちます。さらに、RPAと連携させるとデータベースへの入力を自動化でき、作業効率を高めてくれます。

従業員の負担軽減

OCRツールを使えば、従業員にかかっていたデータ化の負担を軽減できます。

たとえば、単発で大きなイベントを開催し、そのアンケートを集計する際、アンケートのデータ化のためだけに新しく人を雇うことは難しいです。そのため、通常は他の業務に専念している方が手書きのアンケートをExcelやワードなどのツールに打ち込む作業をしなければなりません。

OCRでも一部誤認識されて修正を入れなければならない場合がありますが、すべて手入力することと比べると負担は大きく軽減されます。

データの活用

手書きの情報をデータ化すれば、データ活用ができるようになります。たとえば、データを編集して社内に共有したり、エクセルに変換してグラフ・図表を作成することも可能です。

紙のままだと1枚1枚見なければ情報が入ってきませんが、今後の経営や企業活動に活用するのであれば分析は欠かせません。たとえば、顧客満足度を知るためのアンケートをただ回収するだけでなく、「どのような層に満足してもらえているのか」「不満はどのような点に多いのか」など、クロス分析をすれば課題や改善点が見えてくるはずです。

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検索性の向上

紙のまま書類を保管していると、必要な書類をすぐに探し出すことは容易ではありません。とくに膨大な書類を保管している企業では、書庫から探し出すことに時間がかかってしまいます。

一方、OCRを活用して手書きの情報をデータ化すれば、キーワードや日付から簡単に必要な情報を検索できます。もちろん、データにアクセスできる環境さえ整えれば、オフィスに出社しなくても必要なデータの取得が可能です。リモートワークやテレワークの推進にも役立つでしょう。

人員配置の合理化

OCRの活用は、人員配置の合理化にも役立ちます。たとえば、申込用紙を営業部門に所属している従業員が手入力して社内にデータ共有をし、発注・納品の作業をしていたとしましょう。しかし、本来営業部門の仕事は新しく仕事を獲得し、会社の利益を上げることです。

OCRを活用してデータ入力の単純作業を減らせれば、従業員はその時間を本業に費やすことが可能です。

OCR活用によるデメリット

手書きの紙をエクセルにする際、OCRを活用するデメリットは2つあります。

• 定型ではない伝票には対応できないケースがある
• 100％文字認識できるわけではない

あらかじめ理解したうえでOCRツールを導入し、対策を考えておきましょう。

定型ではない伝票には対応できないケースがある

定型ではない伝票には対応できないケースがあります。なぜなら、OCRはもともと決められたフォーマットの帳票の文字を読み取るために作られた技術だからです。そのため、木全フォーマットでない帳票の文字を読み取ることは苦手です。

データ化に失敗してしまうケースも出てくるため、あらかじめ定型を登録したり機能性の高いOCRツールを選んだりと、工夫するようにしましょう。

100％文字認識できるわけではない

OCRの読み取り精度は100％ではないため、すべての文字を認識するとは限りません。とくに手書きだと人間でも読みづらい筆跡があるように、OCRはクセの強い文字やかすれた文字の読み取りが苦手です。

OCRが誤読してしまった場合、人の手による修正作業が必要です。修正作業が多いと、かえって業務効率が悪くなり、従業員の負担がかかってしまうかもしれません。そのため、できるだけ高い読み取り精度のOCRツールを選び、修正作業が発生しづらいよう対策することをおすすめします。

おすすめOCRツール5選

OCRツールの導入を検討する際のポイント

OCRツールの導入を検討する際、以下の4つのポイントに注目しましょう。

• 手書き文字をデータ化するシーンを想定する
• 利用の目的を明瞭にする
• 各ツールの搭載機能をチェックする
• トライアル版で実際の使用感を確かめてみる

しっかりと4つのポイントを検討し、自社に合うOCRツールを見つけてくださいね。

手書き文字をデータ化するシーンを想定する

まず、手書き文字をデータ化するシーンを想定しましょう。たとえば、以下のように具体的に考えます。

• FAXで送られてくる手書きの注文書をデータ化する
• 店舗から回収するお客様アンケートをデータ化する
• 手書きの領収書・請求書をデータ化する

具体的にシーンをイメージすれば、本当にOCRツールが必要かどうかが見えてくるはずです。そもそも、OCRツールを導入してまでデータ化するほどの手書き文書がないという判断に至る可能性もあります。しっかりと必要性や活用シーンを明確にして導入の検討を進めましょう。

利用の目的を明瞭にする

「手書きの紙をデータ化する」といっても、企業ごとに目的や解決したい課題は異なります。たとえば、以下のような目的が挙げられます。

• データ化にかかる時間を短縮し、スピーディーに情報を処理したい
• 従業員にかかる負担を減らし、本業に集中させたい
• 顧客管理システムと自動連携させて顧客管理を効率化したい

このように、OCRツール導入の目的を明確にすれば、自然と求める性能や機能が見えてくるはずです。

各ツールの搭載機能をチェックする

OCRツールを比較する際は、まず搭載機能をチェックしましょう。

OCRツールの基本機能は、以下の通りです。

• 文字認識
• テキストの抽出
• 識字率向上
• データ整形

基本機能においても、ツールごとに制度が異なるためよく比較しましょう。

また、特定の業務に役立つ以下のような特化型機能もあります。

• マルチ言語対応
• 既存システム・RPA連携
• タイムスタンプの付与
• 請求書・領収書の読み取り

自社に必要な機能をカバーしているかどうかをチェックして、OCRツールを選定しましょう。

トライアル版で実際の使用感を確かめてみる

OCRツールの多くは無料でお試しできるトライアル版やデモ環境が準備されています。導入前に使ってみて使用感を確かめてみましょう。なぜなら、性能が高くても実際に使ってみると操作しづらく、従業員の負担になる場合もあるからです。

また、識字率98%と99％でどのように違うのかも体感してみることも重要です。1％程度だから価格の低い98%と思っていると、修正の手間の多さに驚かされるかもしれません。2〜3つのOCRツールの使いやすさを比較したうえで、最適なOCRツールを選定しましょう。

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