マニュアル作成ツールおすすめ8選！失敗しない選び方も徹底解説

マニュアル作成ツールは、業務効率を高め、情報の属人化を防ぎ、教育コストの削減にも繋がる有用なツールです。業務手順やナレッジを社内で共有する際に、ツールを活用する企業が増えていますが、ツール選びには注意が必要です。導入目的や利用規模に応じて適切なツールを選ばないと、効果が十分に発揮されず、かえって業務が非効率になるリスクもあります。

マニュアル作成ツールを導入する主なメリットは次の通りです。

• 業務効率を向上させ、情報へのアクセスを容易にする
• 業務の属人化を防ぎ、組織全体の知識を集約する
• 教育や研修を効率化し、育成コストを削減する

一方、ツールには無料版と有料版があり、機能やサポートの充実度に大きな違いがあります。無料版は手軽に利用できますが、テンプレート数や共有ユーザー数、ストレージ容量が制限される場合が多いです。一方、有料版は豊富な機能や手厚いカスタマーサポート、セキュリティ対策が整っており、大規模な業務や長期的な運用に向いています。

本記事では、マニュアル作成ツールを選ぶ際に重視すべきポイントや、無料版と有料版の違いを詳しく解説しています。自社に最適なツールを見つけるために、本記事を参考にしてみてください。

マニュアル作成ツールとは

マニュアル作成ツールとは、業務手順や社内ナレッジをデジタル化し、チームや組織内で効率的に情報を共有するためのツールです。業務手順の標準化やナレッジ共有の重要性が高まる中、多くの企業がこのツールの導入を検討しています。ここでは、マニュアル作成ツールの役割や、導入が注目される背景について説明します。

マニュアル作成ツールの役割

マニュアル作成ツールは、業務手順や業務知識を効率的に管理し、必要な情報をいつでも誰でも簡単にアクセスできるようにする役割を持っています。特に、社内での業務の標準化やノウハウの蓄積に役立つため、様々な場面で活用されています。

以下にて、3つの具体的な役割を見ていきましょう。

業務手順の標準化

マニュアル作成ツールを使うことで、業務手順や操作方法を一貫したフォーマットで記録でき、誰が読んでも分かりやすい内容にまとめられます。これにより、同じ業務を異なるスタッフが担当しても質を保てるようになります。

情報の即時共有

マニュアル作成ツールを通じて作成されたマニュアルは、社内のどこからでもすぐにアクセス可能です。新人教育や突発的なトラブル時などにも、必要な情報を即座に引き出し活用できるため、業務の中断を最小限に抑えます。

情報の更新と管理

紙のマニュアルと異なり、デジタルツールでは情報の更新や追記が簡単です。必要な情報を常に最新の状態で管理でき、不要な情報の削除や変更も効率的に行えるため、情報の正確さを保ちやすくなります。

このように、マニュアル作成ツールは業務の効率化と情報管理を支援する役割を果たします。

マニュアル作成ツールが注目される背景

マニュアル作成ツールが広く注目される背景には、業務のデジタル化とチームワークの変化、そして業務効率化のニーズの高まりが挙げられます。テレワークの増加により、社内での直接的なやり取りが減少し、オンラインで情報を即時に共有できる仕組みが必要となりました。

具体的な内容を見ていきましょう。

リモートワークの普及

リモートワークが増えたことで、社員同士が直接会って説明や情報共有を行う機会が減っています。マニュアル作成ツールを用いれば、距離に関係なく業務内容や手順を全員で共有しやすくなります。

属人化の防止

特定の人だけが業務手順やノウハウを把握している属人化は、企業のリスクを高めます。マニュアルをデジタル化し、アクセスできる状態にすることで、特定の担当者に業務が偏ることを防ぎ、チーム全体のスキルアップにも繋がります。

業務効率化のニーズ

企業の成長には、業務の効率化が欠かせません。マニュアル作成ツールを活用することで、業務手順のミスや作業漏れを減らし、業務をスムーズに進めることが可能になります。時間や人件費の削減にも貢献し、企業のコスト削減にも繋がるため、マニュアル作成ツールの導入が進んでいるのです。

これらの背景から、マニュアル作成ツールは、現代のビジネス環境において重要な役割を果たしており、特に中小企業から大企業まで幅広く採用が進んでいます。

マニュアル作成ツールでできることの例

マニュアル作成ツールには、効率的に業務の手順書やナレッジベースを作成するための便利な機能が備わっています。これらの機能を活用することで、業務の標準化や情報共有がスムーズになり、社内のコミュニケーション効率も向上するのです。以下に、代表的な機能を具体的に紹介します。

これらの機能により、マニュアル作成ツールは業務の効率化と情報管理の向上を支援する、有用なツールとして多くの企業で導入されています。

マニュアル作成ツールを利用するメリット3つ

マニュアル作成ツールは、社内の情報共有や業務効率化に大きく貢献するツールです。具体的には、業務の属人化を防止し、教育コストを削減しながら新人育成のスピードを上げるなど、企業の生産性向上に直結するメリットがあります。

ここでは、マニュアル作成ツールの導入がもたらす3つの代表的なメリットについて詳しく解説します。

業務効率が向上する

マニュアル作成ツールを導入することで、業務効率が大幅に改善されます。手順書や操作マニュアルなどの情報を体系的にまとめることで、社員が必要な情報にすぐにアクセスできるようになり、作業時間の短縮に繋がります。

具体的には以下の通りです。

作業手順の一元管理

作業手順を一元化することで、担当者が異なっても同じ基準で業務を進められるようになります。例えば、マニュアル作成ツールを活用することで、製品の仕様書や手順書を統一フォーマットで整備し、全員が同じ手順に従うことで作業のばらつきを防げます。

情報の即時アクセス

マニュアル作成ツールでは、業務に必要な情報を簡単に検索・参照できます。特に作業中に疑問が生じた場合、迅速に手順を確認できるため、作業の中断時間が減り、効率的に業務を進められます。

ドキュメントのリアルタイム更新

リアルタイムでドキュメントの更新が可能で、最新情報を常に反映させられるため、業務ミスやトラブルが軽減されます。これにより、例えば、新しい業務プロセスや製品仕様の変更が発生した際も、すぐに対応ができ、全社員に最新の情報が共有されます。

このように、マニュアル作成ツールの活用によって、業務効率の向上と作業の正確性が実現できるため、結果として企業全体の生産性も上がるのです。

属人化を防止し、情報共有を促進できる

属人化を防止し、全社員が情報にアクセスできる環境を整えることは、企業の健全な成長に不可欠です。マニュアル作成ツールを利用することで、特定の社員だけが持つノウハウを組織全体で共有し、情報が一部の人に偏ることを防げます。

ナレッジベースの構築

マニュアル作成ツールにより、業務や作業に関する情報が一箇所に集約され、ナレッジベースを構築できます。これにより、各社員が知識を共有しやすくなり、例えば業務に関する疑問や課題が生じた際も、すぐに社内のデータベースから必要な情報を取得できます。

権限管理によるセキュリティ

ツールには、閲覧・編集権限を設定する機能が備わっているものが多く、業務に関連する機密情報も安全に管理できます。これにより、機密情報に対するアクセス制限を設定しつつ、必要な人にだけ情報を共有することが可能になります。

引き継ぎの円滑化

業務の引き継ぎがスムーズに行えるため、担当者が異動や退職する場合でも問題なく業務が引き継がれます。例えば、引き継ぎ時に作業手順が漏れることなく新しい担当者に伝わるため、業務の継続性が保たれ、リスク管理の面でも効果的です。

以上のように、マニュアル作成ツールは属人化を防ぎ、情報共有を促進するための強力なサポート役として活躍し、組織全体の知識やスキルの向上を促します。

教育コストの削減と育成期間の短縮に繋がる

マニュアル作成ツールは、教育資料の作成と管理を効率化するため、新人教育や研修にかかる時間やコストを削減できます。特に新人が早く業務に慣れることで、即戦力化しやすくなり、育成期間を短縮することが可能です。

教育マニュアルの標準化

マニュアル作成ツールを活用して教育マニュアルを整備することで、新人が独力で学習できる環境を作れます。これにより、現場の担当者の負担が減り、研修を効率的に進めることが可能になります。また、教育内容が標準化されるため、指導内容にばらつきが生じません。

個別学習の支援

ツールに登録されたマニュアルはいつでも閲覧可能で、各社員が自分のペースで学習できます。例えば、新しい業務に取り組む際も、予め準備されたマニュアルをもとに必要な知識を身につけやすく、教育のスピードが加速します。

教育にかかる人件費削減

担当者が付きっきりで指導を行う必要が減り、教育にかかる人件費が大幅に抑えられます。更に、マニュアルを定期的に見直し、最新の内容を維持することで、教育内容を常にアップデートして提供できます。そのため、無駄な指導の手間も省けるのです。

以上のように、マニュアル作成ツールの導入は、教育にかかるコストの削減と人材育成のスピードアップを可能にし、長期的な企業の成長を支える基盤となります。

失敗しないマニュアル作成ツールの選び方5つ

マニュアル作成ツールを選ぶ際には、目的や業務内容に応じて適切な選定が重要です。機能や操作性、コスト面の確認がポイントで、これらを見落とすと導入後の効果が発揮されない可能性があります。ここでは、失敗しないための選び方を5つのポイントから解説します。

ツールを導入する目的を明確にする

マニュアル作成ツールを導入するにあたって、最初に「何のために導入するのか」という目的を明確にすることが重要です。目的がはっきりしないと、ツールの機能が過剰または不足してしまい、実際の運用で効果が十分に得られないことがあります。具体的な導入目的によって、最適なツールの機能が異なるため、事前に見極めることが肝心です。

導入目的は次のような内容を軸に検討します。

業務の標準化

業務手順を一貫した方法で実行するには、手順書の作成や管理が容易なツールが必要です。これにより、誰が行っても同じ水準で業務が進められ、質のばらつきを防ぎやすくなります。

情報共有とナレッジ管理

社内の知識を一元化し、誰でもアクセスできるようにすることで、情報共有がスムーズになります。このため、検索機能やナレッジベースとしての機能が優れたツールが適しています。

教育と研修の効率化

社員教育や研修に活用する場合は、動画や画像の利用が可能なツールが効果的です。特に操作手順の説明において、視覚的に情報を補うことで理解が深まりやすくなります。

このように、明確な目的を持つことで、ツール選定時に必要な機能がはっきりし、導入後の失敗を防げます。

操作がしやすいこと

マニュアル作成ツールは、業務の中で日常的に使用するため、操作性の高さが大きなポイントです。操作が複雑なツールを選んでしまうと、社員が使いこなせず、結果的に導入メリットが薄れてしまいます。ツールの操作がシンプルであることは、社内での活用を促進し、業務効率化に貢献するためにも重要です。

操作性の高いツールには次の特徴があります。

直感的で分かりやすいインターフェース

直感的に操作できるインターフェースは、社員がストレスなく使用できるため、ツールの習得コストを抑えられます。特にアイコンが分かりやすく、要素をドラッグ＆ドロップで簡単に配置できると便利です。

サポート機能の充実

オンラインマニュアルやチャットサポートが整備されていると、使い方に困った際にすぐ確認でき、操作に関する悩みが減ります。これにより、社員が安心してツールを活用しやすくなります。

テンプレートや編集機能の豊富さ

テンプレートが揃っていると、初心者でもすぐに高品質なマニュアルを作成できるため、業務に応じたカスタマイズがしやすくなります。

操作性が高く、誰でも簡単に使いこなせるツールを選ぶことで、社内での活用が促進され、導入効果が高まります。

動画や画像対応の有無を確認する

マニュアル作成ツールの選定においては、動画や画像の対応状況も重要なポイントです。特に操作手順や複雑な業務内容を分かりやすく説明するためには、テキストだけでなく視覚的な補完が役立ちます。画像や動画を活用できるツールを選ぶことで、より理解しやすいマニュアルを提供できます。

動画や画像対応のツールには以下の機能が備わっています。

視覚的な情報を組み合わせたマニュアルが作成できるツールを選ぶことで、業務の伝達精度が上がり、理解度も深まります。

予算に合った費用であること

マニュアル作成ツールの導入にはコストも大きな要素となります。導入後にランニングコストが予想以上に高くなると、運用が難しくなるため、予算に合ったツールを選ぶことが必要です。また、費用対効果を最大化するために、必要な機能が揃っているかも確認しておくと良いでしょう。

予算に合ったツール選びのポイントは以下の通りです。

コストパフォーマンスの高いツールを選ぶことで、費用の無駄を省きながら、必要な機能が備わったツールを導入できるため、長期的な運用が可能になります。

セキュリティ対策がしっかりしていること

マニュアル作成ツールには、社内業務に関する重要情報が含まれるため、セキュリティ対策が十分であることが必要です。特にクラウド型のツールを使用する場合、情報漏洩のリスクが懸念されるため、セキュリティ機能が整っているかを確認することが重要です。

セキュリティが充実したツールの特徴は以下のような点があります。

セキュリティ対策が整ったツールを選ぶことで、情報管理が安全に行え、業務に必要な情報を安心して共有できます。

マニュアル作成ツールの無料と有料の違い

マニュアル作成ツールには、無料版と有料版があり、利用できる機能やサービスが大きく異なります。企業やチームの規模に応じて適切なツールを選ぶことが重要です。無料版はコストを抑えられますが、機能が制限されることが多く、有料版の方が効率化や情報共有の精度が向上することが一般的です。以下では、無料版と有料版の違いを6つの要素に分けて解説します。

テンプレートの種類

マニュアル作成ツールには、様々な業務に対応したテンプレートが提供されています。特に有料版は豊富なテンプレートが揃っており、マニュアル作成を効率化することが可能です。テンプレートを活用することで、マニュアル作成の手間が軽減され、統一されたデザインで作成できる点がメリットです。

具体的な違いは、以下のようにまとめられます。

テンプレートの種類が豊富であると、マニュアル作成にかかる時間が短縮され、初心者でも高品質なマニュアルを作成しやすくなります。

共有できるユーザー数

無料版と有料版の大きな違いのもう一つは、共有できるユーザー数です。ユーザー数の制限は、ツールを利用するチームや組織の規模に影響を与え、特に複数のチームで同時に利用する場合には、有料版の方が適しています。無料版では一定の制限が設けられているため、活用の範囲が限られる点がデメリットです。

ユーザー数の制限が少ないと、部署やプロジェクトの枠を超えた情報共有がしやすくなり、社内での一貫性のあるマニュアル運用が可能です。

保存できるファイル数・ストレージ量

マニュアル作成ツールには、保存できるファイル数やストレージ量にも大きな違いがあります。特に長期間にわたってマニュアルを保管・管理する場合や、画像や動画を多用する場合、ストレージの上限が業務効率に影響を与えます。有料版は無料版よりも大容量のストレージが用意されている点が強みです。

十分な保存容量が確保されていると、過去のマニュアルも蓄積でき、必要に応じていつでも参照しやすくなります。

バックアップ機能（編集履歴・ゴミ箱など）

バックアップ機能の充実度も、無料版と有料版で異なります。有料版は、編集履歴やゴミ箱などのバックアップ機能が豊富で、マニュアルの変更や削除が発生した際にも、データを安全に管理できるようになっています。これにより、誤って削除したデータの復元や、編集履歴を追跡できる点が魅力です。

バックアップ機能が充実していると、マニュアル作成時の変更や誤操作によるリスクが軽減され、安全にデータ管理を行えます。

セキュリティ対策（二段階認証・暗号化・アクセス権限）

セキュリティ面も無料版と有料版で大きな違いがあります。特に機密情報を含むマニュアルや、全社的に共有される重要な手順書などの管理には、セキュリティが欠かせません。セキュリティ対策が不十分な場合、情報漏洩のリスクが高まるため、無料版と有料版のセキュリティ機能を比較して選ぶことが重要です。

セキュリティ機能が充実した有料版を選ぶことで、重要な情報を安全に管理でき、社内の安心感も高まります。

カスタマーサポート

マニュアル作成ツールの利用を成功させるには、トラブル時に迅速に対応してもらえるカスタマーサポートの存在が重要です。有料版では通常、迅速で丁寧なサポートが受けられ、導入後も安心してツールを活用できます。一方、無料版ではサポートが限定されるため、トラブル解決に時間がかかる場合が多く、業務効率に影響を及ぼす可能性があります。

カスタマーサポートの充実度は、ツールの活用度合いを左右する大きなポイントです。迅速なサポート体制が整っていると、予期せぬトラブルに柔軟に対応でき、業務の継続性が保たれます。

おすすめのマニュアル作成ツール8選

まとめ

マニュアル作成ツールは、業務の効率化やナレッジ共有、教育コストの削減において強力なサポート役となるツールです。しかし、適切なツールを選ばなければ、導入効果が半減してしまうリスクもあります。そこで、本記事では、失敗しないための選び方のポイントと、無料版・有料版の違いについて解説しました。要点を以下にまとめます。

• 目的を明確にすることの重要性
  ツール導入にあたって、まず「何のために導入するか」を明確にすることが最優先です。業務手順の標準化や情報共有、教育の効率化といった目的に合わせ、必要な機能を備えたツールを選ぶことが重要。
• 操作性の高さを重視
  日常的に使うツールであるため、操作が簡単で誰もが使いやすいインターフェースを備えているかが鍵となる。特に、直感的な操作が可能なツールは、社員が自発的に活用しやすく、導入効果が上がる。
• 動画や画像機能の確認
  視覚的に手順を伝えやすい動画や画像対応があると、複雑な業務の伝達もスムーズになる。キャプチャー機能や動画編集機能が充実したツールは教育や業務効率化の場面で特に有用。
• 予算に見合うコストパフォーマンス
  無料版には基本的な機能のみが備わる場合が多く、ストレージやユーザー数が限られることが多い。一方、有料版はコストはかかるが、豊富な機能やサポートが揃っており、長期的な運用には適している。
• セキュリティ対策の有無
  機密情報や社内業務情報を扱う場合、セキュリティ機能が充実していることが必須条件。二段階認証やアクセス権限設定、データ暗号化などが備わったツールは、安全性の面で優れている。

上記のポイントをふまえて自社に最適なマニュアル作成ツールを選定することで、業務効率の向上や社内の情報共有の円滑化が期待できます。初めての導入では無料版から試し、目的に応じて有料版に移行するのも一つの方法です。